
Експерт
Тетяна ГульКонсультант з питань оплати праці та трудового законодавства, редактор 7еminar та kadroland
Табель обліку робочого часу – обов’язковий документ на підприємстві. Адже на його підставі проводиться нарахування заробітної плати. Тому важливо знати як заповнювати цей документ. В наступному матеріалі ми зібрали найрозповсюджені випадки його заповнення різних ситуаціях – при повному та неповному робочому часі, у разі відрядження працівника, перебування у відпустці чи тимчасовій непрацездатності

Табель обліку робочого часу – це первинний документ як для обліку відпрацьованого часу, так і для нарахування зарплати працівникам.
Типова форма Табелю №П-5 затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489 (далі – Наказ №489). Цей наказ не зареєстровано у Мінюсті, тому Табель за формою №П-5 носить рекомендаційний характер. Він включає мінімальну кількість реквізитів та показників, рекомендованих для застосування. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.
Крім того, Наказ №489 не містить вимог щодо порядку заповнення та ведення Табелю. Тому всі організаційні моменти щодо заповнення Табеля слід прописати в Положенні про Табельний облік або Положенні про облік використання робочого часу.
Увага! Табель заповнюють на підставі належним чином оформлених документів: наказів про прийняття, звільнення, відрядження, надання відпустки, про роботу у вихідні дні; листків непрацездатності; довідок/ повісток з ТЦК тощо. Внести до табеля нових працівників або викреслити звільнених можна, якщо є накази, що підтверджують прийняття чи звільнення. Якщо працівник відсутній, а підтвердних документів немає, то слід проставляти нез’ясовані причини неявки
Для відображення використаного робочого часу або неявок на роботу за кожний день у табелі відведені два рядки:
Порядок використання цих рядків у табелі офіційно ніде не прописаний, тому можливо у верхньому рядку писати умовні позначення видів витрат робочого часу, у нижньому – кількість годин. Можна взагалі облік вести в одному рядку, а не у двох.
Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу (буквений і цифровий коди) наведені на титульному аркуші табеля типової форми №П-5. Таких кодів 30. Але підприємство може вводити власні коди для позначення тих чи інших явок / неявок на роботу. При цього головне – прописати такі додаткові коди у власному локальному документі.
Далі про заповнення табелю у різних випадках.
На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівник (Сидоренко В.В.) працює на умовах повного робочого часу. У червні такий працівник відпрацював всі дні передбачені графіком – 21 день або 168 годин.
Для позначення фактично відпрацьованих годин за кожен робочий день червня проставляємо позначку «Р», так як зображено на рис. нижче.

На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 6-денний робочий тиждень. Тривалість робочого дня з понеділка по п’ятницю складає по 7 годин, у суботу – 5 годин. Працівник відпрацював усі дні червня.
При заповненні табелю також використовуємо код Р. Проте при такому графіку роботи у червні буде інша норма робочого часу.
Тому при відпрацюванні усіх днів, встановлений графіком роботи кількість відпрацьованого часу у працівника буде 25 днів.
Також зверніть увагу, що в табелі проставляємо фактично відпрацьовані години.
Як буде заповнений табель обліку використання робочого часу в цьому випадку наведено на рисунку нижче.

На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Але працівнику за його бажанням встановлено неповний робочий час відповідно до ст. 56 КЗпП, він працює щодня по 4 години. У червні він відпрацював 21 день, але 84 годин.
При заповненні табеля для позначення неповного робочого часу використовуємо код РС та проставляємо фактичну кількість відпрацьованих годин працівником.
Зразок заповнення табеля обліку використання робочого часу нижче.

Мета Табеля – накопичення інформації про використання робочого часу. Тому в полях навпроти вихідних днів, а також святкових і неробочих можна поставити прочерк або залишити їх порожніми. Тим більше, що в Табелі за формою №П-5 спеціального кодування для таких днів не передбачено.
Але! Якщо працівника залучили до роботу у вихідні дні (згідно його графіку роботи), то відпрацьований час в такий день позначають буквеним кодом «РВ» (або цифровим «06») та позначають кількість годин фактично відпрацьованих в такий день. При чому далі у правій частині наводять розшифровку кількості відпрацьованих годин у вихідні чи святкові дні.
На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівника за наказом залучили до роботу у вихідний день 28.06.2025 р. тривалістю 4 години. Всього у червні він відпрацював 22 дні або 172 години, в тому числі 4 години у вихідний день.
Зразок заповнення табеля обліку робочого часу в такому випадку на рисунку нижче.

На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівника за наказом залучили до роботу у вихідний день 07.06.2025 р. тривалістю 8 години. Але за роботу у такий день йому було надано інший день відпочинку 09.06.2025 р. Всього у червні він відпрацював 21 день або 168 годин.
Нагадаємо, що залучення працівників до роботи у вихідні дні провадиться за письмовим наказом керівника, у якому зазначається вид компенсації за таку роботу. Статтею 72 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) передбачена така компенсація: або надання іншого дня відпочинку або оплата у подвійному розмірі.
Якщо компенсацію обрано у вигляді подвійної оплати, то у працівника буде більше відпрацьовано годин, певна кількість з яких у вихідний день і яку бухгалтерія буде оплачувати в подвійному розмірі.
Якщо ж працівник у якості компенсації обирає інший день відпочинку, про що повинно зазначити у відповідному наказі, то такий день у табелі відмічають позначкою «ІН» – інший невідпрацьований час, передбачений законодавством. При чому цей день не оплачується, а за роботу у вихідний день проставляються фактично відпрацьовані години, які оплачуються в одинарному розмірі.
Зразок заповнення табеля обліку робочого часу в такому випадку на рисунку нижче.

На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівника направлено у відрядження терміном на 4 дні з 16.06.2025 по 19.06.2025 р.
При відрядженні у верхній клітинці вказують кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця незалежно від того, скільки годин в цей день працівник відпрацював за місцем відрядження, а в нижній – умовне позначення відрядження (буквений код «ВД» або цифровий «07»).
При цьому у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження.

Зверніть увагу: кількість годин, що припали на період відрядження можна відобразити в окремій колонці.

На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівник перебував у щорічній основній відпустки тривалістю 14 календарні дні з 09.06.2025 р. по 22.06.2025 р. В червні такий працівник відпрацював 11 днів.
Час перебування у відпустках також має певні особливості відображення у табелі обліку використання робочого часу. Усі відпустки надають у календарних днях, тому і в Табелі їх відображають не тільки у полях за робочими днями, але й у вихідні дні. При чому щорічну основну відпустку позначають із літерним кодом «В» або цифровим кодом «08».

Увага! Кожен вид відпустки має «своє» позначення в табелі обліку використання робочого часу. Наприклад, щорічну додаткову відпустку за ст. 7 та 8 Зaкону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) відображають із літерним кодом «Д», соцвідпустку на дітей – із кодом «ДО»
Нижче в таблиці наведені такі позначення, які передбачені типовою формою табелю обліку використання робочого часу П-5. Але для деяких відпусток позначень не передбачено, тому доцільно в локальному документі підприємства запровадити такі позначення.
Позначення для відпусток в табелі обліку використання робочого часу
Умовні позначення | Код | |
буквений | цифровий | |
Основна щорічна відпустка | В | 08 |
Щорічна додаткова відпустка | Д | 09 |
«Чорнобильська» відпустка | Ч | 10 |
Творча відпустка | ТВ | 11 |
Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням | Н | 12 |
Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням | НБ | 13 |
Відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25, крім п. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Додаткова оплачувана відпустка працівникам, що мають дітей | ДО | 15 |
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку | ВП | 16 |
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6 років | ДД | 17 |
Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) | НА | 18 |
Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) | БЗ | 19 |
Відображаючи тимчасову непрацездатність працівника слід бути уважним. Адже цей період може біти як оплачуваним, так і неоплачуваним. Позначають їх також по-різному. Оплачувану непрацездатність позначають із літерним кодом «ТН» або цифровим «26», неоплачувану із кодом літерним кодом «НН» або цифровим «27».
На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівник хворів з 09.06.2025 р. по 17.06.2025 р. і лікарняний був оплачений. В червні такий працівник відпрацював 14 днів.
Оплачують календарні дні хвороби, тому в табелі відмічають усі дні, що припадають на цей період, як робочі, так і вихідні або святкові.

Шаблони та зразки:
Табель обліку використання робочого часу
Наказ про затвердження Положення про табельний облік
Положення про облік використання робочого часу працівників
Читайте більше:
Табель обліку робочого часу для авансу: складати окремо чи ні
Табель обліку робочого часу для гіг-спеціалістів резидента Дія Сіті: чи потрібен
При зміні найменування посади у трудових книжках та облікових документах працівників у зв'язку з уточненням назв за Класифікатором професій без зміни істотних умов праці, потрібно подавати Додаток 4 до ТЦК?

КМУ затвердив єдині правила технічного огляду обладнання для застосування засобів захисту рослин та передбачив обов’язкову реєстрацію причіпного і навісного обладнання ЗЗР. Новий порядок, розроблений у межах гармонізації законодавства з вимогами ЄС, набере чинності 17 січня 2028 року

Перед пранням виконавець має оглянути білизну разом із клієнтом і зафіксувати її стан, зокрема плями та пошкодження. Ступінь зносу може становити від 20% до 80%, а додатково можна замовити сушіння, прасування, ароматизацію, бактерицидну та іншу спеціальну обробку

Протягом 2025–2026 років митні органи виявили 657 випадків подання недостовірних відомостей у сертифікатах про походження лісоматеріалів, за якими складено протоколи на 158 млн грн. Тепер через «Єдине вікно» запрацював автоматизований обмін даними про сертифікати між Держмитслужбою, Держлісагентством та ДП «Лісогосподарський інноваційно-аналітичний центр»

Одержувачі окремих видів державної соціальної допомоги можуть онлайн повідомити ПФУ про зміну банківських реквізитів через вебпортал Фонду. Для цього потрібно авторизуватися за допомогою КЕП, заповнити заяву, вказати рахунок у форматі IBAN та підписати її – усього процедура складається з 6 кроків

Мінсоцполітики працює над ініціативою амбасадорів повернення – волонтерів, які допомагатимуть українцям за кордоном дізнаватися про життя, можливості та підтримку в конкретних громадах. Модель ініціативи 7–10 вересня у Вінниці напрацьовували представники громадських організацій та 20 громад з різних регіонів України

Маємо ТОВ, де не ведеться військовий облік взагалі. Розуміємо, що при перевірці буде штраф від 34000 до 59500 грн. Питання в тому, чи може бути збільшений штраф за кожне порушення, чи це максимальний 59500,00 грн?

Дітям ветеранів і ветеранок компенсують 100% вартості контрактного навчання у 2026/2027 навчальному році. Для отримання компенсації потрібно звернутися до закладу освіти, після чого підтвердити сертифікат у Дії протягом 20 календарних днів

Замовляючи торт через інтернет, варто перевірити, чи зареєстрований продавець як оператор ринку харчових продуктів, та дізнатися склад і умови зберігання продукції. Якщо продавець є звичайною фізособою, а не суб’єктом господарювання, Держпродспоживслужба не має правових підстав для перевірки такого продавця

Єдиний реєстр арбітражних керуючих містить основні відомості про фахівців та їхню діяльність. Розповідаємо, як за допомогою реєстру знайти потрібного арбітражного керуючого та перевірити інформацію про нього

Вартість доступу провайдерів до електричних опор знижено з 10 грн до символічної 1 копійки, щоб стимулювати розбудову швидкісних інтернет-мереж у віддалених населених пунктах. Нові умови можуть відкрити можливість підключення для мешканців 1 043 населених пунктів, які досі не мають домашнього інтернету

Матері, які виховували дитину з інвалідністю або тяжкохвору дитину до шестирічного віку, за визначених законом умов мають право на дострокову пенсію за віком. Для матері необхідно досягти 50 років і мати не менше 15 років страхового стажу, для батька – відповідно 55 років та 20 років стажу

У Мінекономіки обговорюють створення окремого фонду для підтримки бізнесу, на фінансування програм якого потрібно близько 6 млрд грн; одним із можливих джерел називають підвищення ПДВ з 20% до 21–21,5%, однак рішення поки не ухвалене. За концепцією Мінекономіки, фонд може запрацювати у січні 2027 року та компенсувати бізнесу збитки основних засобів у межах до $10 млн на одну юридичну особу

Запровадження внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю суттєво змінило підхід до кола роботодавців і платників: тепер важливим є не лише факт використання найманої праці, а й чисельність працівників та виконання встановленого нормативу. У листі ДПС від 11.05.2026 №545/2/99-00-21-01-01-02 (а також в ЗІР) чітко визначено, що звітність про нарахування, обчислення та сплату внеску подається як роботодавцями, так і платниками внеску незалежно від кількості найманих осіб та виконання нормативу

Жінок-офіцерів під час ведення персонального військового обліку слід включати до третьої групи Списків, а не до першої. Саме таку позицію надало Міністерство оборони у відповідь на запит експертки Галини Казначей щодо відображення військовозобов’язаних жінок офіцерського складу
