- Табель обліку робочого часу: статус, форма та особливості заповнення
- Повний робочий час + відпрацьований весь місяць
- Неповний робочий час
- Робота у вихідний день
- Відрядження працівника
- Щорічна відпустка
- Тимчасова непрацездатність працівника
Табель обліку робочого часу: статус, форма та особливості заповнення
Табель обліку робочого часу – це первинний документ як для обліку відпрацьованого часу, так і для нарахування зарплати працівникам.
Типова форма Табелю №П-5 затверджена наказом Держкомстату від 05.12.2008 №489 (далі – Наказ №489). Цей наказ не зареєстровано у Мінюсті, тому Табель за формою №П-5 носить рекомендаційний характер. Він включає мінімальну кількість реквізитів та показників, рекомендованих для застосування. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку на підприємстві.
Крім того, Наказ №489 не містить вимог щодо порядку заповнення та ведення Табелю. Тому всі організаційні моменти щодо заповнення Табеля слід прописати в Положенні про Табельний облік або Положенні про облік використання робочого часу.
Увага! Табель заповнюють на підставі належним чином оформлених документів: наказів про прийняття, звільнення, відрядження, надання відпустки, про роботу у вихідні дні; листків непрацездатності; довідок/ повісток з ТЦК тощо. Внести до табеля нових працівників або викреслити звільнених можна, якщо є накази, що підтверджують прийняття чи звільнення. Якщо працівник відсутній, а підтвердних документів немає, то слід проставляти нез’ясовані причини неявки
Для відображення використаного робочого часу або неявок на роботу за кожний день у табелі відведені два рядки:
- верхня – для кількості відпрацьованих (чи невідпрацьованих) годин за відповідними видами витрат робочого часу;
- нижня – для відмітки умовних позначень видів витрат робочого часу понаднормові, нічні години, робота у вихідні та святкові дні, відпустки, тимчасова непрацездатність, прогули. простої та ін.).
Порядок використання цих рядків у табелі офіційно ніде не прописаний, тому можливо у верхньому рядку писати умовні позначення видів витрат робочого часу, у нижньому – кількість годин. Можна взагалі облік вести в одному рядку, а не у двох.
Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу (буквений і цифровий коди) наведені на титульному аркуші табеля типової форми №П-5. Таких кодів 30. Але підприємство може вводити власні коди для позначення тих чи інших явок / неявок на роботу. При цього головне – прописати такі додаткові коди у власному локальному документі.
Далі про заповнення табелю у різних випадках.
Повний робочий час + відпрацьований весь місяць
Приклад 1. На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівник (Сидоренко В.В.) працює на умовах повного робочого часу. У червні такий працівник відпрацював всі дні передбачені графіком – 21 день або 168 годин.
Для позначення фактично відпрацьованих годин за кожен робочий день червня проставляємо позначку «Р», так як зображено на рис. нижче.
Приклад 2. На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 6-денний робочий тиждень. Тривалість робочого дня з понеділка по п’ятницю складає по 7 годин, у суботу – 5 годин. Працівник відпрацював усі дні червня.
При заповненні табелю також використовуємо код Р. Проте при такому графіку роботи у червні буде інша норма робочого часу. Тому при відпрацюванні усіх днів, встановлений графіком роботи кількість відпрацьованого часу у працівника буде 25 днів. Також зверніть увагу, що в табелі проставляємо фактично відпрацьовані години.
Як буде заповнений табель обліку використання робочого часу в цьому випадку наведено на рисунку нижче.
Неповний робочий час
Приклад 3. На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Але працівнику за його бажанням встановлено неповний робочий час відповідно до ст. 56 КЗпП, він працює щодня по 4 години. У червні він відпрацював 21 день, але 84 годин.
При заповненні табеля для позначення неповного робочого часу використовуємо код РС та проставляємо фактичну кількість відпрацьованих годин працівником.
Зразок заповнення табеля обліку використання робочого часу нижче.
Робота у вихідний день
Мета Табеля – накопичення інформації про використання робочого часу. Тому в полях навпроти вихідних днів, а також святкових і неробочих можна поставити прочерк або залишити їх порожніми. Тим більше, що в Табелі за формою №П-5 спеціального кодування для таких днів не передбачено.
Але! Якщо працівника залучили до роботу у вихідні дні (згідно його графіку роботи), то відпрацьований час в такий день позначають буквеним кодом «РВ» (або цифровим «06») та позначають кількість годин фактично відпрацьованих в такий день. При чому далі у правій частині наводять розшифровку кількості відпрацьованих годин у вихідні чи святкові дні.
Приклад 4. На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівника за наказом залучили до роботу у вихідний день 28.06.2025 р. тривалістю 4 години. Всього у червні він відпрацював 22 дні або 172 години, в тому числі 4 години у вихідний день.
Зразок заповнення табеля обліку робочого часу в такому випадку на рисунку нижче.
Приклад 5. На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівника за наказом залучили до роботу у вихідний день 07.06.2025 р. тривалістю 8 години. Але за роботу у такий день йому було надано інший день відпочинку 09.06.2025 р. Всього у червні він відпрацював 21 день або 168 годин.
Нагадаємо, що залучення працівників до роботи у вихідні дні провадиться за письмовим наказом керівника, у якому зазначається вид компенсації за таку роботу. Статтею 72 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) передбачена така компенсація: або надання іншого дня відпочинку або оплата у подвійному розмірі.
Якщо компенсацію обрано у вигляді подвійної оплати, то у працівника буде більше відпрацьовано годин, певна кількість з яких у вихідний день і яку бухгалтерія буде оплачувати в подвійному розмірі.
Якщо ж працівник у якості компенсації обирає інший день відпочинку, про що повинно зазначити у відповідному наказі, то такий день у табелі відмічають позначкою «ІН» – інший невідпрацьований час, передбачений законодавством. При чому цей день не оплачується, а за роботу у вихідний день проставляються фактично відпрацьовані години, які оплачуються в одинарному розмірі.
Зразок заповнення табеля обліку робочого часу в такому випадку на рисунку нижче.
Відрядження працівника
Приклад 6. На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівника направлено у відрядження терміном на 4 дні з 16.06.2025 по 19.06.2025 р.
При відрядженні у верхній клітинці вказують кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи підприємства-роботодавця незалежно від того, скільки годин в цей день працівник відпрацював за місцем відрядження, а в нижній – умовне позначення відрядження (буквений код «ВД» або цифровий «07»).
При цьому у складі загальної кількості відпрацьованих за місяць днів/годин у графі «Відпрацьовано за місяць» відображаються лише робочі дні/години, що припадають на період відрядження.
Зверніть увагу: кількість годин, що припали на період відрядження можна відобразити в окремій колонці.
Щорічна відпустка
Приклад 7. На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівник перебував у щорічній основній відпустки тривалістю 14 календарні дні з 09.06.2025 р. по 22.06.2025 р. В червні такий працівник відпрацював 11 днів.
Час перебування у відпустках також має певні особливості відображення у табелі обліку використання робочого часу. Усі відпустки надають у календарних днях, тому і в Табелі їх відображають не тільки у полях за робочими днями, але й у вихідні дні. При чому щорічну основну відпустку позначають із літерним кодом «В» або цифровим кодом «08».
Увага! Кожен вид відпустки має «своє» позначення в табелі обліку використання робочого часу. Наприклад, щорічну додаткову відпустку за ст. 7 та 8 Зaкону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) відображають із літерним кодом «Д», соцвідпустку на дітей – із кодом «ДО»
Нижче в таблиці наведені такі позначення, які передбачені типовою формою табелю обліку використання робочого часу П-5. Але для деяких відпусток позначень не передбачено, тому доцільно в локальному документі підприємства запровадити такі позначення.
Позначення для відпусток в табелі обліку використання робочого часу
Умовні позначенні | Код | |
буквений | цифровий | |
Основна щорічна відпустка | В | 08 |
Щорічна додаткова відпустка | Д | 09 |
«Чорнобильська» відпустка | Ч | 10 |
Творча відпустка | ТВ | 11 |
Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням | Н | 12 |
Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням | НБ | 13 |
Відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25, крім п. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки) | ДБ | 14 |
Додаткова оплачувана відпустка працівникам, що мають дітей | ДО | 15 |
Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами і відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку | ВП | 16 |
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6 років | ДД | 17 |
Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки) | НА | 18 |
Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) | БЗ | 19 |
Тимчасова непрацездатність працівника
Відображаючи тимчасову непрацездатність працівника слід бути уважним. Адже цей період може біти як оплачуваним, так і неоплачуваним. Позначають їх також по-різному. Оплачувану непрацездатність позначають із літерним кодом «ТН» або цифровим «26», неоплачувану із кодом літерним кодом «НН» або цифровим «27».
Приклад 8. На підприємстві правилами внутрішнього розпорядку встановлено 5-денний робочий тиждень по 8 годин з вихідними днями у суботу та неділю. Працівник хворів з 09.06.2025 р. по 17.06.2025 р. і лікарняний був оплачений. В червні такий працівник відпрацював 14 днів.
Оплачують календарні дні хвороби, тому в табелі відмічають усі дні, що припадають на цей період, як робочі, так і вихідні або святкові.
Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar
Шаблони та зразки:
Табель обліку використання робочого часу
Наказ про затвердження Положення про табельний облік
Положення про облік використання робочого часу працівників
Матеріали на тему:
Табель обліку робочого часу для авансу: складати окремо чи ні
Табель обліку робочого часу для гіг-спеціалістів резидента Дія Сіті: чи потрібен