Електронний документообіг: чи може новий директор підписувати акти старого

До 30.09.2025 року на підприємстві був один директор, з 01.10.2025 року призначено нового директора. Чи можна акт, який виписаний 25.09.2025 року і в якому зазначено старого директора, відправити через сервіс електронного документообігу «Вчасно» у жовтні, якщо електронний підпис буде нового директора?


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Підписання електронних документів новим директором, які датовані періодом, коли директором була інша особа, не рекомендується.


Згідно з Законом України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», електронний документ є офіційним тільки за наявності обов’язкових реквізитів, включаючи електронний підпис автора. Накладання електронного підпису завершує створення документа, і цей підпис має юридичну силу, прирівняну до власноручного підпису. Оригінал електронного документа повинен бути цілісним та справжнім, що підтверджується електронним підписом автора.


Водночас, Закон України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» визначає, що кваліфікований електронний підпис має презумпцію його відповідності власноручному підпису. Однак, це не означає, що новий директор може підписувати документи, датовані періодом роботи старого директора. Така практика може створити ризик визнання цих документів недійсними.


Особливо важливо враховувати, що електронний документ є офіційним лише тоді, коли підпис відповідає періоду, зазначеному в документі. Якщо акт, датований 25.09.2025 року, буде підписаний новим директором у жовтні, це може викликати сумніви щодо його достовірності та відповідності законодавству.


Для уникнення юридичних ризиків, рекомендується, щоб усі документи, датовані періодом роботи старого директора, були підписані саме ним. Якщо це неможливо, варто звернутися до Міністерства фінансів України для отримання додаткових роз’яснень щодо цієї ситуації.


👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».


Джерело: 7еminar


Читайте більше:


Паперові vs електронні документи: чи відрізняються терміни зберігання

Електронні ключі не дозволяють підписати документ: покроковий алгоритм вирішення

Чи може директор підписувати документи під час відпустки (лікарняного): правила та альтернативні рішення

Під час подання звітності отримали квитанцію, що документ не відповідає всім вимогам електронного документа


Сервіси для бухгалтера:


Положення про електронний документообіг

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇