Зниження витрат на оплату праці: законні інструменти для роботодавця

1. Як законно зменшити витрати на оплату праці
2. Відпустка без збереження зарплати
3. Неповний робочий час
4. Простій
5. Зменшення зарплати
6. Призупинення дії трудового договору
7. Звільнення працівників

Як законно зменшити витрати на оплату праці

Загалом можна зазначити такі шляхи зниження витрат на оплату праці, що допускає чинне законодавство:

1. надання працівникам відпустки за свій рахунок;
2. установлення неповного робочого часу;
3. оформлення простою;
4. зменшення розміру зарплати;
5. призупинення дії трудового договору;
6. звільнення працівників.

Відпустка без збереження зарплати

Згідно норм законодавства надання працівникам відпусток без збереження зарплати здійснюється в інтересах саме працівників, адже це визначено статтями 25 та 26 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) і статтею 84 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) за їх бажанням, а не за ініціативи роботодавця. І будь-які форми тиску на працівника з метою змусити написати його заяву про надання відпустки без збереження зарплати, звісно, є протиправними.

Оформлення відпустки без збереження зарплати зазвичай починають з оформлення заяви працівника і потім вже на її підставі роботодавець видає відповідний наказ про відпустку. Якщо ми візьмемо норми статті 26 Закону про відпустки, то за сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження зарплати на термін, обумовлений угодою між працівником та роботодавцем, але не більше ніж на 30 календарних днів на рік.

Завантажуйте зразок: Наказ на відпустку без збереження зп (зведений).

Разом із тим, протягом періоду дії воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надати йому відпустку без збереження зарплати без обмеження цим строком в 30 днів і без зарахування часу перебування у такій відпустці до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Отже, період відпустки за власний рахунок, що надається за згодою сторін на підставі статті 26 Закону про відпустки та на підставі статті 12 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136), не зараховують до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку.

Лікарняні, які збіглися з періодом такої відпустки, оплаті не підлягають, водночас декретні оплачують з дня виникнення права на відпустку в зв'язку з вагітністю та пологами. Якщо працівник перебуває у відпустці без збереження повний місяць, база нарахування ЄСВ за такий місяць відсутня. Відповідно, ЄСВ за цей місяць роботодавець не сплачує. Якщо за відповідний місяць ЄСВ не сплачено, такий місяць не потрапляє до страхового стажу працівника.

Рекомендуємо статтю: Відпустка без збереження зарплати під час воєнного стану: умови та тривалість

Неповний робочий час

Це може бути:

1. неповний робочий день, тобто зменшення тривалості щоденної роботи на обумовлену кількість годин;
2. неповний робочий тиждень – зберігається нормальна тривалість робочого дня, але зменшується кількість робочих днів на тиждень;
3. поєднання неповного робочого дня і неповного робочого тижня (приміром, тривалість робочого дня 5 годин при чотирьох робочих днях на тиждень).

Межу, до якої можна зменшувати тривалість робочого часу, законодавство не встановлює.

Оплата праці в цих випадках неповного робочого часу проводиться пропорційно відпрацьованому часу або залежно від виробітку. При цьому робота працівника з неповним робочим днем понад передбачений трудовим договором час, але в межах установленої законодавством тривалості повного робочого дня, не вважається надурочною і оплачується в одинарному розмірі. Робота на умовах неповного робочого часу не тягне за собою будь-яких обмежень обсягу трудових прав працівників. Тобто так само у працівника буде щорічна основна відпустка не менше ніж 24 календарних днів.

Але не забувайте, що якщо є певна економія на зарплаті, то якщо це основний працівник, у разі неповного робочого часу треба донараховувати ЄСВ до МЗП все одно

Неповний робочий час може бути встановлений безпосередньо під час прийняття на роботу або пізніше, на визначений строк або безстроково. Ініціатором установлення неповного робочого часу може бути як працівник, так і роботодавець.

Якщо працівник сам бажає працювати неповний робочий час, це, звісно, набагато простіше. Він подає роботодавцю відповідну заяву. Серед іншого, в ній зазначають:

1. бажаний режим роботи (неповний робочий день, тиждень або їх поєднання);
2. тривалість робочого дня в робочі дні тижня (тобто якщо зменшується робочий день);

та/або

1. кількість робочих днів протягом робочого тижня (якщо зменшується кількість робочих днів);

або

1. кількість робочих годин на тиждень (якщо порядок виходу працівника на роботу регулюється графіком виходу на роботу, графіком змінності).

Якщо роботодавець не заперечує, на підставі такої заяви видають наказ про встановлення неповного робочого часу.

Якщо це буде ініціатива роботодавця, це складніше, адже не можна встановити неповний робочий час через те, що у роботодавця нема грошей. Можна встановити неповний робочий час за ініціативи роботодавця лише у зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці.

Тобто спочатку треба знайти конкретні зміни, чому за ініціативою роботодавця буде встановлений неповний робочий час. При цьому треба подати працівнику повідомлення і у періоді воєнного стану таке повідомлення здійснюється не пізніше як до запровадження таких умов.

Пункт 4 статті 247 КЗпП каже, що виборний орган первинної профспілкової організації разом з роботодавцем вирішує питання робочого часу. Разом із тим, з точки зору судової практики (Рішення Кам’янка-Бузького райсуду Львівської обл. від 15.05.2020 у справі №446/20/19) ця норма встановлює вимоги щодо погодження роботодавцем загальних умов роботи працівників та не визначає жодним чином механізми погодження з первинним профспілковим органом, тобто з профспілкою, змін істотних умов праці працівникам, в тому числі і встановлення неповного робочого часу.

Якщо працівник після того, як роботодавець йому запропонував працювати в режимі неповного робочого часу, не погоджується, то відбувається звільнення за пунктом 6 статті 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги в розмірі не менше середнього місячного заробітку.

Отже, якщо це ініціатива роботодавця, він має пройти наступні кроки для того, щоб встановити неповний робочий час:

1. видати наказ про проведення заходів щодо встановлення неповного робочого часу в зв'язку зі змінами в організації виробництва і праці, зазначити чіткі конкретні зміни, чому ж саме треба працювати менше;
2. повідомити працівників про майбутні зміни. І зробити це можна, вручивши кожному працівнику під підпис повідомлення про зміну істотних умов праці, складене в довільній формі. Якщо працівник відмовляється отримати таке повідомлення чи ставити підпис, скласти відповідний акт;
3. напередодні встановлення неповного робочого часу отримати від працівника згоду або відмову від продовження роботи в нових умовах праці. Для цього підійде розписка або письмова заява працівника про згоду/відмову від продовження роботи в зв'язку зі змінами істотних умов праці;
4. видати наказ про встановлення неповного робочого часу працівникам, які погодилися на роботу в нових умовах праці. Якщо неповний робочий час встановлюють на певний період, треба зазначити це у наказі;
5. видати наказ про припинення трудових договорів на підставі пункту 6 частини 1 статті 36 КЗпП з працівниками, які відмовилися продовжувати роботу в нових умовах.

Детальніше у статті: Неповний робочий час: прийняття на роботу і оплата праці

Простій

Простій – це зупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами.

Законодавство не встановлює чітких умов, підстав оголошення простою на конкретному підприємстві, також не встановлено жодних обмежень. Тому вирішення питання щодо оголошення простою повною мірою залежить від об'єктивних обставин, які склалися на підприємстві, та бажання роботодавця.

Обов'язкова умова – наявність обставин, які спричинили повну зупинку роботи підприємства або його структурних підрозділів.

Крім того, простій може бути застосований до окремих працівників з огляду на можливість виконання ними своїх трудових обов'язків. До прикладу, у зв'язку з втратою, пошкодженням засобів виробництва, з якими вони працювали. При цьому працівники цього ж структурного підрозділу, які в процесі праці не використовують втрачені, пошкоджені засоби виробництва або результат роботи працівників, які використовували такі засоби, та не мають інших перешкод для виконання своєї трудової функції, можуть продовжувати роботу.

Важливо усвідомлювати, що самої по собі дії правового режиму воєнного стану в Україні – це недостатньо для оголошення простою, якщо підприємство може продовжувати нормально функціонувати

І сьогодні простій оголошують з таких підстав:

1. знищення або пошкодження майна підприємства, важливих об'єктів інфраструктури, енергетичних та логістичних ресурсів;
2. розташування підприємства на тимчасово окупованих територіях або на територіях, де ведуться активні бойові дії, тощо.

Кодекс законів про працю (далі – КЗпП) і інші акти законодавства не регулюють детально порядок оголошення та запровадження простою на підприємстві. Певний алгоритм дій міститься в листі Мінпраці ще від 23.10.2007 №257/06/187-07:

1. Видати наказ про оголошення простою. У ньому варто вказати:
2. період запровадження або обставину, з якою пов’язуватиметься припинення простою;
3. перелічити працівників, на яких він поширюється;
4. визначити розмір заробітної плати, яка виплачуватиметься працівникам;
5. відповідальну особу за доведення до відома цього наказу іншим працівникам.
6. Оформити акт простою (зафіксувати причини, що зумовили зупинення роботи підприємства).

Завантажуйте зразки та шаблони документів: Акт про початок простою, Наказ про оголошення простою.

Якщо простій матиме цілодобовий характер, у наказі слід визначити необхідність присутності або відсутності працівника на роботі.

Час простою не з вини працівника оплачується з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу). При цьому, якщо ці 2/3 тарифної ставки будуть менше ніж мінімальна зарплата і це основний працівник, треба донараховувати ЄСВ до мінімальної зарплати.

При цьому законом не встановлено обмежень щодо можливості оплати в більшому розмірі, і колективними угодами, договорами можуть бути встановлені більші розміри виплат. Проте нерідко такі норми мають рекомендаційний характер для роботодавця.

Зменшення зарплати

Закон дає змогу зменшити зарплату:

1. якщо укладений колективний договір, шляхом змін до колективного договору;
2. якщо колдоговір не укладали – шляхом змін до локального акту або актів роботодавця про оплату праці.

Змінити можна не лише посадові оклади, тарифні ставки чи відрядні розцінки, а і доплати, надбавки, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, і навіть системи оплати праці.

Тобто якщо це є Положення про оплату праці, – змінюються Положення про оплату праці. Можлива інша ситуація. Окремо є Положення про оплату праці і Положення про преміювання. І тоді треба вносити зміни до цих двох документів.

Про нові або зміну діючих умов оплати праці в бік погіршення роботодавець повинен повідомити працівника. Разом із тим, у період дій воєнного стану повідомлення працівника про зміну умов оплати праці, передбачених статтею 103 КЗпП, здійснюється не пізніше як до запровадження таких умов.

Читайте також: Зменшення зарплати працівнику: як оформити без порушення

Призупинення дії трудового договору

Це тимчасове припинення роботодавцем забезпечення працівника роботою і тимчасове припинення працівником виконання роботи за укладеним трудовим договором в зв'язку з збройною агресією проти України, що виключає можливість обох сторін трудових відносин виконувати обов'язки, передбачені трудовим договором.

У разі, коли працівники готові працювати, але роботодавець не в змозі забезпечити їх роботою, призупинення дії трудового договору не є правомірним. Або роботодавець може забезпечити роботою, а працівник не може працювати. Тут так само призупинення дії трудового договору є неправомірним.

Детальніше розповідали у статті: Призупинення дії трудового договору: нові вимоги для роботодавців

Звільнення працівників

Трудовий договір може бути розірваний роботодавцем лише, приміром, у ситуації змін в організації виробництва і праці, в тому числі скорочення чисельності або штату працівників. Закриття структурного підрозділу юридичної особи зі створенням чи без створення іншого структурного підрозділу свідчить про зміну внутрішньої організаційної структури юридичної особи. І ця обставина може бути підставою для звільнення працівників цього структурного підрозділу згідно з пунктом 1 частини І статті 40 КЗпП.

Не можуть бути звільнені через скорочення чисельності або штату працівників:

1. вагітні жінки;
2. жінки, які мають дітей віком до трьох років, якщо дитина потребує домашнього догляду, на підставі медичного висновку – до 6-ти років;
3. одинокі матері за наявності дитини віком до 14 років або дитини з інвалідністю;
4. батьки, які виховують дітей без матері, в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі;
5. опікуни, піклувальники, один з прийомних батьків;
6. один з батьків-вихователів;
7. особи, на яких поширюється дія статті 119 КЗпП (приміром, працівники, призвані на військову службу).

Кроки, які має пройти роботодавець для того, щоб скоротити чисельність або штат:

1. підготувати техніко-економічне обґрунтування необхідності скорочення чисельності або штату працівників;
2. за наявності на підприємстві первинної профспілкової організації не пізніше як за три місяці до намічувальних звільнень подати їм письмову інформацію про заходи, пов'язані зі звільненням працівників, про його причини, кількість та категорії працівників, яких це може стосуватися, строки звільнень тощо;
3. провести з профспілковою організацією консультації про заходи щодо запобігання звільненням або скорочення їх кількості.

Водночас частина 2 статті 49⁴ КЗпП і пункт 2 частини 3 статті 50 Закону України від 05.07.2012 №5067-VI «Про зайнятість населення» йдеться про необхідність повідомлення профспілки лише у разі запланованого масового вивільнення працівників:

1. 10 і більше працівників роботодавця з чисельністю працівників від 20 до 100;
2. 10% і більше працівників у роботодавця з чисельністю працівників від 101 до 300;
3. 30 і більше працівників роботодавця з чисельністю працівників від 301 до 1000;
4. 3% і більше працівників у роботодавця з чисельністю працівників понад 1000.

Але, враховуючи протиріччя певних норм, те що одні норми кажуть, що треба повідомляти профспілку лише у разі масового вивільнення, а норми Закону України від 15.09.1999 №1045-XIV «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності» (далі – Закон №1045) – у разі будь-якого скорочення чисельності або штату, звісно, безпечніше використовувати норми частини 3 статті 22 Закону №1045 і при будь-якому скороченні чисельності або штату, навіть не масового, не пізніше як за три місяці надати письмову інформацію в профспілку.

Треба видати наказ з основної діяльності щодо скорочення чисельності або штату. І у ньому слід:

1. зафіксувати зміни, які планують в організації виробництва і праці;
2. причини проведення скорочення штату або зменшення чисельності працівників;
3. конкретні посади та роботи, які підлягають скороченню, без зазначення прізвищ, імен, по-батькові конкретних працівників;
4. дату, з якої будуть проводитися скорочення штату чи чисельності на підприємстві.

Треба скласти і затвердити новий штатний розпис без урахування скорочених посад або внести зміни до чинного штатного розпису. Якщо це масове звільнення, треба подати в центр зайнятості форму №4-ПН.

Завантажуйте шаблони та зразки докуменів: Наказ про скорочення штату працівників, Штатний розпис.

Треба визначити конкретний перелік працівників, які будуть звільнені. І в статті 42 КЗпП визначені категорії працівників, які мають переважне право на залишення на роботі у разі звільнення працівників в зв'язку зі скороченням чисельності або штату. Це право береться до уваги тільки в разі скорочення однорідних професій.

Переважне право залишитися на роботі передусім мають працівники з вищою кваліфікацією та продуктивністю праці. Якщо кваліфікація та продуктивність праці рівні, переважне право залишитися на роботі мають категорії працівників, перелічені в частині два статті 42 КЗпП.

Треба повідомити працівників про наступне звільнення. Це треба зробити не пізніше як за два місяці. Зазвичай працівникам, яких звільняють, має бути запропонована інша робота у цього ж роботодавця.

І якщо на підприємстві є первинна профспілкова організація, треба отримати попередню згоду виборного органу на звільнення працівників, обраних до профспілкових органів. Це передбачено статтею 43 КЗпП, частиною 2 статті 5 Закону №2136.

Далі треба видати наказ про звільнення працівників на підставі пункту 1 частини 1 статті 40 КЗпП. Якщо звільняють працівника, обраного до профспілкових органів, треба видати такий наказ не пізніше ніж через місяць з дня отримання від виборного органу первинної профспілкової організації попередньої згоди на звільнення. Це частина 8 статті 43 КЗпП.

Звільнення за пунктом 1 частини 1 статті 40 КЗпП є підставою для виплати працівнику вихідної допомоги в розмірі не менше середнього місячного заробітку. Це передбачено статтею 44 КЗпП.

Рекомендуємо ознайомитись зі стеттею: Звільнення працівників у зв’язку зі скороченням штату: підстави, алгоритм, ризики

Разом із тим, у період дії воєнного стану допускається звільнення працівника за ініціативи роботодавця у період його тимчасової непрацездатності, а також у період перебування працівника у відпустці, крім відпустки в зв'язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку, із зазначенням дати звільнення, яка є першим робочим днем, наступним за днем закінчення тимчасової непрацездатності, зазначеним у документі про тимчасову непрацездатність, або першим робочим днем після закінчення відпустки.

Шаблони та зразки:

Штатний розпис

Акт про початок простою

Положення про оплату праці

Наказ про оголошення простою

Акт про відмову підписати наказ

Наказ про скорочення штату працівників

Положення про преміювання працівників

Трудовий договір (неповний робочий день)

Наказ на відпустку без збереження зп (зведений)

Наказ про встановлення неповного робочого часу за заявою працівника

Наказ про встановлення неповного робочого часу за заявою працівника (у ФОП)

Читайте більше:

Неповний робочий час: прийняття на роботу і оплата праці

Зменшення зарплати працівнику: як оформити без порушення

Призупинення дії трудового договору: нові вимоги для роботодавців

Вихідна допомога у разі звільнення працівника: кому та скільки виплачувати

Відпустка без збереження зарплати під час воєнного стану: умови та тривалість

Звільнення працівників у зв’язку зі скороченням штату: підстави, алгоритм, ризики