Скорочення штату працівників у 2026 році: порядок дій, документи та виплати

1. Скорочення штату та скорочення чисельності працівників: у чому різниця
2. Підстави для звільнення при скороченні штату чи чисельності працівників
3. Кого не можна звільнити за скороченням штату або чисельності
4. Порядок скорочення штату або чисельності працівників: покрокова процедура
5. Висновки

Скорочення штату та скорочення чисельності працівників: у чому різниця

Скорочення чисельності та скорочення штату – це різні поняття (див. лист Мінпраці від 07.04.2011 №114/06/187-11).

Штат працівників визначається як сукупність посад, передбачених штатним розписом підприємства.

Відповідно, скорочення штату означає зменшення кількості або повну ліквідацію певних посад, спеціальностей чи професій.

Важливо, що при цьому можуть одночасно вводитися інші посади, спеціальності чи професії, що може призвести до збереження або навіть збільшення загальної кількості працівників (див. Роз'яснення від 25.01.2011).

На відміну від цього, чисельність працівників – це фактичний склад працюючих осіб. Тому скорочення чисельності передбачає звільнення працівників через економічну необґрунтованість їх поточної кількості та необхідність її зменшення.

Отже, скорочення штату передбачає звільнення працівників конкретної професії у зв'язку з її виключенням зі штатного розпису (наприклад, посади інженера, економіста, бухгалтера, маркетолога), тоді як скорочення чисельності означає звільнення працівників різних професій або зменшення кількості працівників однієї професії.

Підстави для звільнення при скороченні штату чи чисельності працівників

Трудовий договір, укладений на невизначений термін, а також строковий трудовий договір до закінчення його дії, може бути розірваний власником або уповноваженим органом у випадках змін в організації виробництва та праці, включаючи ліквідацію, реорганізацію, банкрутство або перепрофілювання підприємства, установи, організації, а також скорочення чисельності або штату працівників (п. 1 ч. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП).

Роботодавець вважається таким, що виконав вимоги ч. 2 ст. 40 та ч. 3 ст. 49-2 КЗпП щодо забезпечення працевлаштування працівника, якщо запропонував йому всі наявні на підприємстві вакансії, тобто вільну посаду, що відповідає його професії чи спеціальності, або іншу роботу, яку працівник може виконувати з урахуванням його освіти, кваліфікації, досвіду тощо. При цьому роботодавець зобов'язаний запропонувати працівнику, який підлягає звільненню, всі наявні вакантні посади та роботу, яку він здатний виконувати, тобто ті, що відповідають його кваліфікації (згідно з постановою ВС від 04.04.2019 у справі №826/4673/16).

Також важливо, щоб скорочення чисельності або штату працівників було належним чином обґрунтоване. Це пов'язано з тим, що у випадку трудового спору з працівником, звільненим у зв'язку зі скороченням, суди будуть враховувати рекомендації п. 19 Постанови від 06.11.1992 №9 «Про практику розгляду судами трудових спорів», де зазначено, що суди повинні з'ясувати, зокрема, наступні питання:

1. чи дійсно у відповідача відбулися зміни в організації виробництва та праці, такі як скорочення чисельності або штату працівників;
2. які існують докази, що підтверджують зміни в організації виробництва та праці.

Обґрунтуванням для таких змін можуть бути, наприклад, реорганізація підприємства, оптимізація структури, створення або закриття структурних підрозділів, зміни у видах або обсягах діяльності.

Зверніть увагу! Зменшення обсягів продажів продукції не може вважатися зміною в організації виробництва та праці, такі обставини можуть призвести, наприклад, до раціоналізації робочих місць, що кваліфікується як зміна істотних умов праці (див. лист Мінсоцполітики від 13.04.2017 №159/0/22-17)

Кого не можна звільнити за скороченням штату або чисельності

Роботодавець не має права звільняти з власної ініціативи працівника:

1. у період його тимчасової непрацездатності. Звільнення працівника є неправомірним, якщо на дату розірвання трудового договору працівнику відкрито листок непрацездатності (ч. 3 ст. 40 КЗпП);
2. у період перебування працівника у відпустці будь-якого виду – щорічній, додатковій, навчальній, соціальній, відпустці без збереження заробітної плати тощо. (ч. 3 ст. 40 КЗпП);
3. якщо він відноситься до захищених категорій працівників: вагітні жінки, жінки, які мають дітей віком до 3-х років (а в окремих випадках – до 6-ти); одинокі матері, які виховують дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю. Звільнення таких працівників можливе лише у виняткових випадках, наприклад – у разі повної ліквідації підприємства, установи чи організації, за умови дотримання всіх гарантій і соціальних компенсацій (ст. 184 КЗпП).

Порядок скорочення штату або чисельності працівників: покрокова процедура

Крок 1. Затвердження нового штатного розпису

Перед скороченням необхідно затвердити новий штатний розпис. Це можна зробити одним із двох способів:

1. Затвердження нового штатного розпису. Наприклад, у наказі зазначають:

«Затвердити та ввести в дію з 1 липня 2026 року штатний розпис ТОВ «Вікторія» у новій редакції, що додається».

2. Внесення змін до чинного штатного розпису.

Завантажуйте шаблон та зразок Наказу про внесення змін до штатного розпису та скорочення чисельності працівників у зв'язку з реорганізацією.

Крок 2. Повідомлення профспілки

Якщо на підприємстві діє профспілка, її слід письмово повідомити про заплановане вивільнення не пізніше ніж за три місяці до дати звільнення. Про це вказано у ст. 43 КЗпП.

Проте у період дії воєнного стану норми ст. 43 КЗпП підлягають застосуванню лише в разі звільнення працівників підприємств, установ або організацій, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Законі України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», далі – Закон №2136). Однак обов’язок роботодавця повідомляти профспілку передбачено не лише у ст. 43 КЗпП, а й у статті у ч. 3 ст. 22 Закону України від 15.09.99 №1045-XIV «Про професійні спілки, їх права та гарантії діяльності»:

У разі, якщо роботодавець планує звільнення працівників з причин економічного, технологічного, структурного чи аналогічного характеру або у зв'язку з ліквідацією, реорганізацією, зміною форми власності підприємства, установи, організації, він повинен завчасно, не пізніше як за три місяці до намічуваних звільнень надати первинним профспілковим організаціям інформацію щодо цих заходів, включаючи інформацію про причини наступних звільнень, кількість і категорії працівників, яких це може стосуватися, про терміни проведення звільнень, а також провести консультації з профспілками про заходи щодо запобігання звільненням чи зведенню їх кількості до мінімуму або пом'якшення несприятливих наслідків будь-яких звільнень.

Тож доцільно не ігнорувати цей крок. Адже у разі судового оскарження працівником наказу про його звільнення суд може призупиняти розгляд справи і направляти запит до профспілки щодо проведення роботодавцем консультацій з профспілкою про заходи щодо запобігання звільненням.

Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення профспілці про заплановане скорочення чисельності та штату

Повідомлення має містити:

1. причини скорочення;
2. кількість і категорії працівників;
3. строки проведення звільнень;
4. заходи для мінімізації або уникнення звільнень.

Для держслужбовців строк попередження – не менше 30 календарних днів (ст. 49-2 КЗпП).

Крок 3. Створення комісії

Видати наказ про створення комісії для визначення працівників, які мають переважне право залишитись на роботі (ст. 42 КЗпП).

Це, зокрема, стосується працівників із вищою кваліфікацією та продуктивністю праці.

Завантажуйте шаблон та зразок Наказу про внесення змін до штатного розпису у зв'язку зі скороченням посад (професій) та створення комісії

Крок 4. Повідомлення центру зайнятості

Якщо скорочення стосується масового вивільнення відповідно до ч. 1 ст. 48 Закону України від 05.07.2012 №5067-VI «Про зайнятість населення», то слід повідомити центр зайнятості за формою № 4-ПН. Форма затверджена наказом Мінекономіки від 18.03.2021 №563.

Критерії масового вивільнення працівників з ініціативи роботодавця визначаються в залежності від загальної чисельності працівників та кількості вивільнених протягом одного місяця. Докладно про це див. у Довіднику «Критерії масового звільнення»

Завантажуйте шаблон Інформації про заплановане масове вивільнення працівників у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці (форма № 4-ПН).

Крок 5. Видання наказу щодо дій відділу кадрів

Уповноважити кадрову службу:

1. попередити працівників не пізніше ніж за 2 місяці. Якщо йдеться про скорочення держслужбовців, то повідомити потрібно за 30 календарних днів.

Зверніть увагу! Ці строки попередження вказані у (ч. 1 ст. 49-² КЗпП) і вони діють і під час воєнного стану, адже жодних змін щодо вказаних строків у Закон №2136 не передбачено.

1. запропонувати інші вакансії на підприємстві, якщо вони є.

Завантажуйте шаблон і зразок Наказу про попередження працівників про заплановане звільнення у зв’язку зі скороченням чисельності та штату

Крок 6. Повідомлення працівників

Роботодавець має письмово попередити працівників про скорочення і отримати підпис від кожного працівника про ознайомлення. Це можна зробити:

1. через індивідуальні повідомлення;
2. або при ознайомленні із загальним наказом про скорочення.

Крок 7. Проведення звільнення

Після завершення строку попередження працівника звільняють на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП.

Завантажуйте шаблон і зразок Наказу про звільнення у зв'язку із скороченням чисельності та штату працівників

В обов’язковому порядку працівнику виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).

Проте, якщо працівник бажає звільнитися раніше двомісячного строку, то це допускається з його ініціативи, із збереженням права на вихідну допомогу (див. лист Мінсоцполітики від 07.10.2015 №420/06/186-15).

За роз’ясненням Мінсоцполітики (див. лист від 15.02.2012 №18/06/186-12), звільнення працівника за власним бажанням (ст. 38 КЗпП) чи за угодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП) не передбачає виплати вихідної допомоги, навіть якщо таке звільнення відбувається у зв’язку із процедурою скорочення чисельності або штату працівників.

Під час звільнення працівника роботодавець має виконати всі інші вимоги, які передбачені в КЗпП щодо цієї процедури. Докладно про це читайте у публікації «Розрахунок при звільненні: чекліст для бухгалтера».

Висновки

1. Скорочення штату передбачає звільнення працівників конкретної професії у зв'язку з її виключенням зі штатного розпису, тоді як скорочення чисельності означає звільнення працівників різних професій або зменшення кількості працівників однієї професії.
2. КЗпП допускає можливість звільнення працівника у випадку скорочення чисельності або штату працівників, коли немає можливості перевести його на іншу роботу за його згодою.
3. В обов’язковому порядку працівнику, який звільняється у зв’язку із скороченням чисельності або штату працівників, виплачується вихідна допомога у розмірі не менше середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).

Читайте більше:

Розрахунок при звільненні: чекліст для бухгалтера

Звільнення працівника: алгоритм від А до Я

Шаблони та зразки документів:

Наказ про внесення змін до штатного розпису та скорочення чисельності працівників у зв'язку з реорганізацією

Повідомлення профспілці про заплановане скорочення чисельності та штату

Наказ про внесення змін до штатного розпису у зв'язку зі скороченням посад (професій) та створення комісії

Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв'язку із змінами в організації виробництва і праці (форма № 4-ПН)

Наказ про попередження працівників про заплановане звільнення у зв’язку зі скороченням чисельності та штату

Наказ про звільнення у зв'язку із скороченням чисельності та штату працівників