- Яких ситуацій стосується
- Визначаємо суму компенсації за невикористану відпустку
- Доплата до мінзарплати
- Донарахування ЄСВ виходячи із мінзарплати
- Відображення компенсації за невикористану відпустку в Податковому розрахунку
Яких ситуацій стосується
Будь-яких. Наприклад працівник перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 або 6 років, або він перебуває у довготривалій відпустці без збереження зарплати (спочатку у «карантинній», потім у «воєнній»), або із працівником було призупинено дію трудового договору, але він вирішив через деякий час звільнитись.
Чи інша ситуація – працівник перебуває на військовій службі і також надав заяву про звільнення за власним бажанням. Всі ці ситуації об’єднує одне – в місяці звільнення їм нараховується тільки компенсація за невикористану відпустку.
Визначаємо суму компенсації за невикористану відпустку
Головна особливість розрахунку суми компенсації за невикористану відпустку – потрібно визначати дві середні зарплати, якщо у працівника є невикористані дні щорічної відпустки або соцвідпустки «на дітей», право на які виникло до 31.12.2023 та після 01.01.2024. Це передбачено п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100):
Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток, надання матеріальної (грошової) допомоги або виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки, надання матеріальної (грошової) допомоги або виплати компенсації за невикористані відпустки. Обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 р., проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.
Тож бухгалтеру потрібно визначити дві середні зарплати для днів відпустки що компенсується, право на які виникло:
- до 31.12.2023 – виходячи із заробітку за січень-грудень 2023 року;
- після 01.01.2024 – розрахунковим періодом будуть останні 12 місяців, що передують місяцю звільнення.
Але при цьому слід врахувати такі правила:
Правило 1. Якщо в розрахунковому періоді був час, коли згідно із законодавством працівник не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, такі дні виключають із розрахунку.
Правило 2. Якщо в розрахунковому періоді не було заробітку, середню зарплату визначають виходячи з окладу або мінімальної зарплати. При чому враховують зайнятість працівника, а розмір окладу або МЗП беруть на час розрахунку, тобто на момент виплати компенсації (додатково див. лист Мінекономіки від 03.01.2024 №4707-05/572-09).
Приклад 1. Працівника було прийнято на роботу 22.07.2022. З 18.02.2024 його було мобілізовано, а 18.06.2025 він вирішив звільнитись за власним бажанням. Колдоговором передбачено тривалість щорічної відпустки 24 к. дн. Відпустку працівник не використовував. Оклад працівника в 2024 році 10000 грн, в 2025 року – 12000 грн.
Для початку визначимо належні дні відпустки.
За 1-й робочий рік 22.07.2022–21.07.2023 працівнику належить щорічна основна відпустка повної тривалості – 24 к. дн.
На 2-й робочий рік 22.07.2023–21.07.2024 приходиться період військової служби, який не зараховується до відпускного стажу.
Якщо працівник звільняється до завершення робочого року, або в робочому році були періоди, які не зараховуються до відпускного стажу, то кількість належних днів відпустки слід визначати розрахунковим шляхом. Спеціальної формули розрахунку днів відпустки немає. Але Мінекономіки листі від 26.02.2024 р. № 4707-05/14491-09 у листі рекомендує використовувати алгоритм розрахунку, передбачений Порядком №100. Отже:
- визначаємо кількість днів відпустки на 1 к. дн за повний робочий рік 22.07.2023–21.07.2024, виключаючи святкові дні, які приходяться на цей період:
24 / (366 - 0) = 0,0656;
- визначимо календарні дні стажу за робочий рік 22.07.2023–21.07.2024, виключаючи дні військової служби з 18.02.2024 по 21.07.2024, які приходяться на такий робочий рік: неоплачуваної відпустки (якщо вона не зараховується до стажу):
366 - 155 = 211 к. дн.;
- перемножуємо отримані показники:
0,656 х 211 = 13,8416 = 14 к. дн.
Отже, за 2-й робочий рік працівнику належить 14 днів щорічної основної відпустки. При чому ці дні потрібно розділити на 2 періоди:
- до 31.12.2023 – 0,0656 х 163 = 11 к.дн.;
- після 01.01.2024 – 0,0656 х 48 = 3 к.дн.,
де 163 та 48 – кількість календарних днів, що зараховують до відпускного стажу до 31.12.2023 та після 01.01.2024 відповідно.
За 3-й робочий рік 22.07.2024-18.06.2025 право на дні щорічної відпустки не виникло, оскільки на такий робочий рік повністю прийшовся період військової служби.
Таким чином, працівнику при звільненні слід виплатити компенсацію за 38 календарних днів щорічної основної відпустки (24+14), в яких 35 днів (24+11) – належать за період до 31.12.2023, а 3 дні відпустки – за період з 01.01.2024 р.
Далі обчислимо середню зарплату.
Для днів відпустки право на які виникло до 31.12.2023 розрахунковим періодом буде січень-грудень 2023 року. Припустимо, що нарахована зарплата склала 100000 грн.
Середня зарплата складає:
100 000 грн : 365 к.дн. = 273,97 грн.
Для днів відпустки право на які виникло після 01.01.2024 розрахунковим періодом буде червень 2024–травень 2025 рр. Проте в такому періоді у працівника немає заробітку. Тому середню зарплату визначаємо з окладу, який встановлений працівнику у місяці звільнення – 12000 грн.
Для обчислення середньої зарплати використовує механізм встановлений Порядком №100: якщо розрахунок середньої заробітної плати обчислюється виходячи з посадового окладу чи мінімальної заробітної плати, то її нарахування здійснюється шляхом множення посадового окладу чи мінімальної заробітної плати на кількість місяців розрахункового періоду.
Тобто застосовуємо формулу:
ЗП сер = оклад х 12 міс : 365
Таким чином середня зарплата буде складати:
12000 х 12 : 365 = 394,52 грн.
Отже, визначимо суму компенсації, яка буде нарахована працівнику при звільненні:
273,97 грн х 35 к.дн. + 394,52 грн х 3 к.дн. = 9588,95+1183,56 = 10772,51 грн.
Приклад 2. Працівниці перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років з 2022 року. 18.06.2025 вона звільняється. У працівниці є 15 к.днів невикористаної щорічної відпустки. Оклад працівниці в червні 2025 р. становив 6500 грн.
Право на дні щорічної відпустки виникло до 31.12.2023, оскільки період відпустки для догляду за дитиною до 3 років не зараховується до стажу, який дає право на щорічну основну відпустку. Тому потрібно визначати одну середню зарплату. Так, відповідно до п. 2 Порядку №100 для компенсації за невикористану відпустку, право на яку виникло до 31.12.2023 середня зарплата визначається з виплат за 2023 рік.
Тобто розрахунковим періодом є січень-грудень 2023.
Але в такому періоді немає заробітку. Тому середню зарплату визначають виходячи з окладу або МЗП., який встановлений на час розрахунку. Оскільки оклад працівниці менше розміру мінімальної зарплати (6500 грн < 8000 грн), середню зарплату визначаємо виходячи із МЗП:
8000 грн х 12 : 365 = 263,01 грн.
Сума компенсації:
263,01 грн х 15 к.дн. = 3945,15 грн.
Доплата до мінзарплати
Якщо працівнику в місяці звільнення нарахована тільки компенсація за невикористану відпустку і вона менше розміру мінзарплати, виникає питання – чи потрібно нараховувати окрім компенсації доплату до МЗП?
Відповідно до ст. 3-1 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці) розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчим за розмір мінімальної заробітної плати. Якщо нарахована заробітна плата працівника, який виконав місячну норму праці, є нижчою за законодавчо встановлений розмір мінімальної заробітної плати, роботодавець проводить доплату до рівня мінімальної заробітної плати, яка виплачується щомісячно одночасно з виплатою заробітної плати.
Але при обчисленні розміру зарплати працівника для забезпечення її мінімального розміру не враховуються доплати за роботу в несприятливих умовах праці та підвищеного ризику для здоров’я, за роботу в нічний та надурочний час, роз’їзний характер робіт, премії до святкових і ювілейних дат. Це прямо передбачено в ст. 3-1 Закону про оплату праці.
Проте, окрім цих прямо зазначених виплат до зарплати, для цілей доплати до МЗП не включається компенсація за невикористану відпустку. Тобто виплати, нараховані за невідпрацьований час, виплати, які не залежать від відпрацьованого часу, не включають до МЗП, а нараховують «зверху» МЗП.
Таким чином, оскільки в місяці звільнення у працівника немає жодного відпрацьованого дня, йому буде нарахована тільки компенсація за невикористану відпустку. Доплати до МЗП не буде.
Донарахування ЄСВ виходячи із мінзарплати
Частиною 5 ст. 8 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» передбачено обов’язок проводити донарахування ЄСВ до мінвнеску.
Так, у разі якщо база нарахування єдиного внеску не перевищує розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума єдиного внеску розраховується як добуток розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки єдиного внеску. При чому ця вимога застосовується за основним місцем роботи.
Разом із тим, пп. 6 п. 2 розд. III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженої Наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449, передбачено ще одну умову донарахування ЄСВ з МЗП – перебування у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацювання всіх робочих днів звітного місяця, які передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності згідно із законодавством.
Отже, при нарахуванні компенсації працівнику у разі його звільнення, може бути декілька ситуацій:
Ситуація 1 | Працівник є зовнішнім сумісником. В цьому випадку ЄСВ нараховуємо тільки на фактично нараховану суму. Вимогу щодо ЄСВ з МЗП не виконуємо |
Ситуація 2 | Сума компенсації більша розміру МЗП. ЄСВ нараховуємо на фактично нараховану суму |
Ситуація 3 | Працівник звільняється в середині місяця. Сума компенсацїі менша розміру МЗП. Але вимогу щодо ЄСВ з МЗП не виконуємо, оскільки звільнення відбувається в середині місяця, тобто в трудових відносинах працівник перебував не повний місяць. ЄСВ нараховуємо на фактично нараховану суму |
Ситуація 4 | Працівник звільняється в останній день місяця. Сума компенсації менша розміру МЗП. ЄСВ нараховуємо виходячи із мінзарплати |
Приклад 3. Працівник (основне місце роботи) звільняється 16.06.2025. Сума компенсації за невикористану відпустку – 5600 грн.
ЄСВ буде нарахований в розмірі 5600 грн х 22% = 1232 грн.
Приклад 4. Працівник (основне місце роботи) звільняється 30.06.2025. Сума компенсації за невикористану відпустку – 5600 грн.
ЄСВ буде нарахований в розмірі 1760 грн (8000 грн х 22%), а саме:
- на суму компенсації:
5600 грн х 22% = 1232 грн;
- та на додаткову базу:
(8000 – 5600) х 22% = 528 грн.
Відображення компенсації за невикористану відпустку в Податковому розрахунку
Додаток Д1. Суму компенсації за невикористану відпустку відображаємо в додатку 1 як звичайну зарплату. Тип нарахування «10» (графа 9) не застосовуємо, оскільки цей тип використовують тільки при відображенні відпускних.
Але зверніть увагу на заповнення графи 14. В ній зазначаємо кількість календарних днів трудових відносин в звітному місяці по день звільнення включно. Також якщо працівник перебував у відпустці без збереження зарплати, то потрібно такі дні зазначити в графі 13.
Якщо потрібно виконати вимогу ЄСВ з МЗП, то в додатку 1 слід заповнити рядок із додатковою базою. При чому в графі 9 слід зазначити тип нарахування «13».
Додаток 4ДФ. Компенсація відображається з ознакою доходу 101 (графа 6). Також в графі 8 слід зазначити дату звільнення працівника.
Приклад 5. Мобілізований працівник звільняється 16.06.2025 року. В червні йому нараховано компенсацію за невикористану відпустку в сумі 6000 грн. Інших нарахувань не було.
Зразок Додатка Д1 за червень 2025 р.
Зразок Додатка 4ДФ за червень 2025 р.
Приклад 6. Працівник (основне місце роботи) перебував у відпустці без збереження зарплати з 01.01.2025 року. 30.06.2025 він звільняється. В червні йому нараховано компенсацію за невикористану відпустку в сумі 6500 грн. Інших нарахувань не було.
В даному випадку звільнення в останній день місяця. Тому потрібно виконати вимогу ЄСВ з мінзарплати. В додатку 1 буде заповнено 2 рядки. Крім того в графі 13 слід також зазначити дні відпустки без збереження зарплати.
Зразок Додатка Д1 за червень 2025 р.
Зразок Додатка 4ДФ за червень 2025 р.
Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar
Статті на тему:
Звільнення директора: підстави та порядок
Звільнення працівника: алгоритм від А до Я
Розрахунок при звільненні: чекліст для бухгалтера
Прогул працівника: нові заборони для звільнення під час воєнного стану
Вихідна допомога у разі звільнення працівника: кому та скільки виплачувати
Звільнення працівників у зв’язку зі скороченням штату: підстави, алгоритм, ризики