Звільнення працівника, який не працює тривалий час: розрахунок компенсації, відображення в звітності

1. Яких ситуацій стосується
2. Визначаємо суму компенсації за невикористану відпустку
3. Доплата до мінзарплати
4. Донарахування ЄСВ виходячи із мінзарплати
5. Відображення компенсації за невикористану відпустку в Податковому розрахунку

Яких ситуацій стосується

Будь-яких. Наприклад працівник перебуває у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3 або 6 років, або він перебуває у довготривалій відпустці без збереження зарплати (спочатку у «карантинній», потім у «воєнній»), або із працівником було призупинено дію трудового договору, але він вирішив через деякий час звільнитись.

Чи інша ситуація – працівник перебуває на військовій службі і також надав заяву про звільнення за власним бажанням. Всі ці ситуації об’єднує одне – в місяці звільнення їм нараховується тільки компенсація за невикористану відпустку.

Визначаємо суму компенсації за невикористану відпустку

Головна особливість розрахунку суми компенсації за невикористану відпустку – потрібно визначати дві середні зарплати, якщо у працівника є невикористані дні щорічної відпустки або соцвідпустки «на дітей», право на які виникло до 31.12.2023 та після 01.01.2024. Це передбачено п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100):

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток, надання матеріальної (грошової) допомоги або виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки, надання матеріальної (грошової) допомоги або виплати компенсації за невикористані відпустки. Обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 р., проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.

Тож бухгалтеру потрібно визначити дві середні зарплати для днів відпустки що компенсується, право на які виникло:

1. до 31.12.2023 – виходячи із заробітку за січень-грудень 2023 року;
2. після 01.01.2024 – розрахунковим періодом будуть останні 12 місяців, що передують місяцю звільнення.

Але при цьому слід врахувати такі правила:

Правило 1. Якщо в розрахунковому періоді був час, коли згідно із законодавством працівник не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, такі дні виключають із розрахунку.

Правило 2. Якщо в розрахунковому періоді не було заробітку, середню зарплату визначають виходячи з окладу або мінімальної зарплати. При чому враховують зайнятість працівника, а розмір окладу або МЗП беруть на час розрахунку, тобто на момент виплати компенсації (додатково див. лист Мінекономіки від 03.01.2024 №4707-05/572-09).

Доплата до мінзарплати

Якщо працівнику в місяці звільнення нарахована тільки компенсація за невикористану відпустку і вона менше розміру мінзарплати, виникає питання – чи потрібно нараховувати окрім компенсації доплату до МЗП?

Відповідно до ст. 3-1 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці) розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчим за розмір мінімальної заробітної плати. Якщо нарахована заробітна плата працівника, який виконав місячну норму праці, є нижчою за законодавчо встановлений розмір мінімальної заробітної плати, роботодавець проводить доплату до рівня мінімальної заробітної плати, яка виплачується щомісячно одночасно з виплатою заробітної плати.

Але при обчисленні розміру зарплати працівника для забезпечення її мінімального розміру не враховуються доплати за роботу в несприятливих умовах праці та підвищеного ризику для здоров’я, за роботу в нічний та надурочний час, роз’їзний характер робіт, премії до святкових і ювілейних дат. Це прямо передбачено в ст. 3-1 Закону про оплату праці.

Проте, окрім цих прямо зазначених виплат до зарплати, для цілей доплати до МЗП не включається компенсація за невикористану відпустку. Тобто виплати, нараховані за невідпрацьований час, виплати, які не залежать від відпрацьованого часу, не включають до МЗП, а нараховують «зверху» МЗП.

Таким чином, оскільки в місяці звільнення у працівника немає жодного відпрацьованого дня, йому буде нарахована тільки компенсація за невикористану відпустку. Доплати до МЗП не буде.

Донарахування ЄСВ виходячи із мінзарплати

Частиною 5 ст. 8 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» передбачено обов’язок проводити донарахування ЄСВ до мінвнеску.

Так, у разі якщо база нарахування єдиного внеску не перевищує розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід, сума єдиного внеску розраховується як добуток розміру МЗП, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід (прибуток), та ставки єдиного внеску. При чому ця вимога застосовується за основним місцем роботи.

Разом із тим, пп. 6 п. 2 розд. III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженої Наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449, передбачено ще одну умову донарахування ЄСВ з МЗП – перебування у трудових відносинах повний календарний місяць або відпрацювання всіх робочих днів звітного місяця, які передбачені правилами внутрішнього трудового розпорядку і графіками змінності згідно із законодавством.

Отже, при нарахуванні компенсації працівнику у разі його звільнення, може бути декілька ситуацій:

Відображення компенсації за невикористану відпустку в Податковому розрахунку

Додаток Д1. Суму компенсації за невикористану відпустку відображаємо в додатку 1 як звичайну зарплату. Тип нарахування «10» (графа 9) не застосовуємо, оскільки цей тип використовують тільки при відображенні відпускних.

Але зверніть увагу на заповнення графи 14. В ній зазначаємо кількість календарних днів трудових відносин в звітному місяці по день звільнення включно. Також якщо працівник перебував у відпустці без збереження зарплати, то потрібно такі дні зазначити в графі 13.

Якщо потрібно виконати вимогу ЄСВ з МЗП, то в додатку 1 слід заповнити рядок із додатковою базою. При чому в графі 9 слід зазначити тип нарахування «13».

Додаток 4ДФ. Компенсація відображається з ознакою доходу 101 (графа 6). Також в графі 8 слід зазначити дату звільнення працівника.

Зразок Додатка Д1 за квітень 2026 р.

Зразок Додатка 4ДФ за квітень 2026 р.

Зразок Додатка Д1 за квітень 2026 р.

Зразок Додатка 4ДФ за квітень 2026 р.

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar

Статті на тему:

Звільнення директора: підстави та порядок

Звільнення працівника: алгоритм від А до Я

Розрахунок при звільненні: чекліст для бухгалтера

Прогул працівника: нові заборони для звільнення під час воєнного стану

Вихідна допомога у разі звільнення працівника: кому та скільки виплачувати

Звільнення працівників у зв’язку зі скороченням штату: підстави, алгоритм, ризики