Працівник з інвалідністю: зарплата, податки, звітність, зразки документів

1. Норматив працевлаштування осіб з інвалідністю
2. Калькулятор нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю 2026
3. Прийняття особи з інвалідністю на роботу
4. Відпустки працівникам особам з інвалідністю
5. Підтвердження інвалідності в умовах воєнного стану
6. Оплата праці та податкові пільги у працівників осіб з інвалідністю
7. Нарахування ЄСВ у розмірі 8,41%

Особою з інвалідністю вважають особу зі стійкими фізичними, психічними, інтелектуальними або сенсорними порушеннями, які при взаємодії з різними бар’єрами можуть заважати її повній та ефективній участі в житті суспільства нарівні з іншими (ст. 1 Закону України від 21.03.1991 №875-ХІІ «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні»; далі – Закон №875).

Норматив працевлаштування осіб з інвалідністю

Для роботодавців установлено норматив робочих місць для забезпечення працевлаштування осіб з інвалідністю в такому розмірі (ст. 18-2 Закону №875):

1. 1 робоче місце для роботодавців у яких середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу (далі – СКШП) за квартал становить від 8 до 25 працівників;
2. 4% від СКШП за квартал;
3. 2% від СКШП за квартал для закладів охорони здоров’я, реабілітаційних закладів та надавачів соціальних послуг; державних, комунальних та недержавних підприємств, установ, організацій, основним видом діяльності яких є реабілітація осіб з інвалідністю, навчання таких осіб або догляд за ними.

При розрахунку нормативу до СКШП не включаються штатні одиниці, що відносяться до робіт, професій з важкими, шкідливими чи небезпечними умовами праці, перелік яких визначається Кабінетом Міністрів України.

Для виконання нормативу місце роботи особи з інвалідністю має бути основним. Хоча прямо про це не зазначено в Законі №875 в редакції, яка діє на сьогодні. Але це правило випливає із норм Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату від 28.09.2005 №286, на підставі якої визначається показник СКШП.

Крім того, одна з новацій змін – для зарахування працівника – особи з інвалідністю до нормативу можна тільки у випадку якщо його розмір оплати праці перевищує розмір мінімальної заробітної плати у розрахунку за повністю відпрацьований календарний місяць.

Також окремих працівників з інвалідністю можна зарахувати в подвійному розмірі, а саме якщо встановлена 1 група незалежно від причин її встановлення або 2 група з порушенням зору або психічними розладами.

У разі недотримання нормативу з 1 січня 2026 року роботодавці замість адміністративно-господарських санкцій сплачують цільовий внесок.

Не є платниками внеску:

1. роботодавці, у яких СКШП у календарному кварталі становить менше 8 працівників;
2. роботодавці, у яких СКШП у календарному кварталі становить 8 і більше працівників, але вони норматив виконали;
3. дипломатичні представництва та консульські установи іноземних держав.

Розмір внеску роботодавці обчислюють з показників кварталу, за який він сплачується. Визначають його за такою формулою:

Цільовий внесок = ЗП сер х 40% х 3 х різниця між нормативом і СКШП осіб з інвалідністю за квартал,

де ЗП сер – середньомісячна заробітна плата (винагорода) у відповідному календарному кварталі, розрахованої на одного працівника.

Увага! На час воєнного стану внесок буде зменшено до 50% від базового розміру

Порядок розрахунку середньомісячної зарплати за квартал на 1 працівника має бути затверджено окремим нормативно-правовим актом (на сьогодні маємо тільки проєкт). Формула обчислення цього показника наступна:

ЗП сер = ЗП кварт : К сер : 3,

1. де ЗП сер – середньомісячна заробітна плата (винагорода) на одного працівника за відповідний календарний квартал, на яку нарахований єдиний внесок;
2. ЗП кварт – нарахована заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) за календарний квартал, на яку нарахований єдиний внесок;
3. К сер – середня кількість працівників, які працюють на умовах трудового договору (контракту), контракту про проходження служби або на інших умовах, передбачених законодавством, крім цивільно-правових договорів, та яким нараховано заробітну плату (дохід, грошове забезпечення) за відповідний календарний квартал;
4. 3 – кількість місяців у календарному кварталі.

До нарахованої зарплати за квартал включають:

1. основну та додаткову зарплату;
2. інші заохочувальні та компенсаційні виплати, включно з натуральною формою;
3. грошове забезпечення військовослужбовців, поліцейських, співробітників БЕБ, Служби судової охорони тощо.

Не будуть включатися:

1. виплати за цивільно-правовими договорами;
2. допомога по вагітності та пологах;
3. оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок роботодавця;
4. допомога по тимчасовій непрацездатності від Пенсійного фонду;
5. зарплата за працівників на шкідливих чи небезпечних роботах;
6. зарплата та допомога працівникам, призваним на військову службу, мобілізованим або направленим на базову військову службу.

Середня кількість працівників (Ксер), своєю чергою, обчислюється за формулою:

К сер = СКШП + Ксум в еквіваленті повної зайнятості.

Середньооблікова кількість штатних працівників облікового складу за календарний квартал (СКШП) визначається шляхом підсумовування СКШП за кожен місяць кварталу та ділення отриманої суми на три. При чому до СКШП для розрахунку середньомісячної зарплати не будуть враховані:

1. особи, які виконують роботи (надають послуги) за договорами ЦПХ;
2. працівники, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами або у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею віку, передбаченого законодавством;
3. працівники, які перебувають у відпустці без збереження заробітної плати протягом повної тривалості звітного періоду;
4. працівники, з якими призупинено дію трудового договору відповідно до статті 13 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136);
5. працівники, які направлені для проходження базової військової служби, призвані на військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб з-поміж резервістів в особливий період або прийнятих на військову службу за контрактом, у тому числі шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби;
6. працівники, праця яких відноситься до робіт, професій з важкими, шкідливими чи небезпечними умовами праці, перелік яких визначається Кабміном.

Кількість зовнішніх сумісників в еквіваленті повної зайнятості за відповідний календарний квартал враховується пропорційно оплаченому часу та визначається шляхом ділення загальної кількості людино-годин робочого часу (відпрацьованого та невідпрацьованого), за який була нарахована заробітна плата зовнішнім сумісникам, на табельний фонд робочого часу, визначений з урахуванням тривалості робочого тижня, встановленої роботодавцем згідно з законодавством або колективним договором. При чому час відпрацьований понаднормово враховуватись не буде.

Окрім цих новацій у 2026 році роботодавцям / платникам внеску потрібно буде подавати звітність. Період звітування – календарний квартал. Строк подання – протягом 40 календарних днів з останнього дня звітного кварталу. А сплатити внесок потрібно протягом 10 календарних днів, що настають за останнім днем граничного строку подання такої звітності.

Увага! Порядок подання звітності та форма мають бути затверджені (на сьогодні такого нормативно-правового документа ще немає)

Калькулятор нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю 2026

Прийняття особи з інвалідністю на роботу

На підставі ст. 24 Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП) роботодавець при працевлаштуванні особи з інвалідністю має право отримувати від працівника документи, які підтверджують стан його здоров’я:

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, – також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

Особа з інвалідністю має надати документ, який підтверджує встановлення інвалідності.

Зверніть увагу! З 1 січня 2025 року інвалідність більше не встановлює МСЕК. Тепер такі функції виконують експертні команди з оцінювання повсякденного функціонування (п. 40 Порядку проведення оцінювання повсякденного функціонування особи, затвердженого постановою Кабміну від 15.11.2024 №1338 (далі – Постанова №1338)

Документом встановлення / підтвердження інвалідності є Витяг експертної команди за формою, затверджено наказом МОЗ від 10.12.2024 №2067 «Деякі питання забезпечення проведення оцінювання повсякденного функціонування особи».

Проте довідки та документи, видані МСЕК до 01.01.2025, залишаються чинними на період, на який їх видано, але з урахуванням строків проходження переогляду.

Зверніть увагу! Заборонено укладати трудовий договір з особою, якій запропонована робота протипоказана медичним висновком за станом здоров’я. Особу з інвалідністю працевлаштовують на робоче місце, яке відповідає індивідуальній програмі її реабілітації (ст. 17 Закону №875)

Не може бути відмовлено в прийнятті на роботу з причини інвалідності, за винятком тих випадків, коли за висновком МСЕК

або в інших установлених законом випадках, якщо стан здоров’я особи перешкоджає виконанню професійних обов’язків, загрожує здоров’ю і безпеці праці інших осіб або продовження трудової діяльності чи зміна її характеру та обсягу загрожує здоров’ю особи з інвалідністю та може зумовити його погіршення (ст. 17 Закону №875).

Особу з інвалідністю, направлену на роботу відповідно до законодавства, приймають на роботу без установлення випробувального терміну (ст. 26 КЗпП). Хоча на час воєнного стану випробування може бути встановлено для будь-якої категорії працівників (ст. 2 Закону №2136).

На прохання особи з інвалідністю їй установлюють неповний робочий день (тиждень) і створюють пільгові умови праці. Залучення осіб з інвалідністю до надурочних і нічних робіт допускається тільки за їхньою згодою (ст. 172 КЗпП).

Відпустки працівникам особам з інвалідністю

Особам з інвалідністю надають за їхнім бажанням щорічну відпустку повної тривалості до закінчення шестимісячного строку безперервної роботи на цьому підприємстві в перший рік роботи. Крім того, щорічну відпустку надають особам з інвалідністю у зручний для них час (ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»; далі – Закон №504).

Тривалість щорічної відпустки для осіб з інвалідністю (ст. 6 Закону №504):

1. для I і II груп – 30 к. дн.;
2. для III групи – 26 к. дн.

Тривалість відпустки без збереження заробітної плати для осіб з інвалідністю (ст. 25 Закону №504):

1. для I і II груп – до 60 к. дн.;
2. для III групи – 30 к. дн.

Право працівника на відпустку більшої тривалості виникає не з дня надання ним документів, що підтверджують встановлення групи інвалідності (довідки МСЕК або витягу з рішення експертної команди), а з дня встановлення інвалідності (див. лист Мінсоцполітики від 29.12.2015 №774/13/116-15)

Підтвердження інвалідності в умовах воєнного стану

Повторний огляд осіб з інвалідністю з нестійкими, оборотними змінами та порушеннями функцій організму проводиться раз на один-три роки (п. 47 Постанови №1338).

Дату чергового переогляду зазначають у довідці до акта огляду медико-соціальною експертною комісією або у Витягу з рішення експертної команди.

Зверніть увагу! З 01.01.2025 вже не діють МСЕК. Тому рішення про підтвердження інвалідності приймають експертні команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення інвалідності

При чому, якщо особі було видано довідку МСЕК, то є певні строки проходження / підтвердження групи інвалідності.

Для осіб, яким інвалідність встановлена безстроково, документами, що підтверджують цей факт, є документи, видані МСЕК до 01 січня 2025 року. Отримання документів нового зразка для них не є обов’язковим. Повторний переогляд вони можуть пройти або за власним бажанням, або за рішенням суду.

Окрім того, усі довідки та документи, видані МСЕК до 01.01.2025, залишаються чинними на період, на який їх видано.

Водночас для осіб, повторний огляд яких був призначений з 1 січня 2025, але які не пройшли його своєчасно, старі документи дійсні й також підтверджують інвалідність, але тільки до 01 липня 2025 року. Після цієї дати для них підтвердженням інвалідності буде лише витяг з рішення експертної команди.

Якщо інвалідність (із зазначенням строку повторного огляду) була встановлена до 01.01.2025 р., і повторний переогляд припав на період воєнного стану на території України, але яка відповідно до постанови Кабміну від 08.03.2022 №225 «Деякі питання порядку проведення медико-соціальної експертизи дітям на період дії воєнного стану на території України» не проходила такий повторний огляд в медико-соціальних експертних комісіях, пройти повторний переогляд мають у такий строк:

1. чоловіки віком від 25 до 60 років, яким була встановлена 2 або 3 група інвалідності із зазначенням строку повторного огляду, – з 1 квітня 2025 р. до 1 листопада 2025 р.;
2. інші особи, за винятком тих, кого неможливо направити на проведення оцінювання повсякденного функціонування, – до 1 квітня 2026 року.

Оплата праці та податкові пільги у працівників осіб з інвалідністю

До заробітної плати особи з інвалідністю може застосовуватися податкова соціальна пільга (ПСП).

ПСП застосовується до доходу, нарахованого на користь платника податку протягом звітного податкового місяця як заробітна плата (інші прирівняні до неї відповідно до законодавства виплати, компенсації та винагороди), якщо його розмір не перевищує граничної суми доходу (пп. 169.4.1 ПКУ). У 2026 році граничний розмір доходу не повинен перевищувати 4660 грн.

Якщо працівник є особою з інвалідністю, то є підстави для застосування підвищеної ПСП, якщо:

1. працівник має інвалідність I або II групи, у тому числі з дитинства (пп. «ґ» п.169.1.3 Податкового кодексу України, далі – ПКУ). У такому разі ПСП застосовується у розмірі 150% базової ПСП. Умовою застосування цієї ПСП є подання працівником заяви та копії пенсійного посвідчення або довідки МСЕК;
2. працівник має інвалідність І і ІІ групи і відноситься до числа учасників бойових дій на території інших країн у період після Другої світової війни, на яких поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» (пп. «б» пп.169.1.4 ПКУ). Розмір пільги – 200% базової ПСП. Відповідно до Порядку подання документів для застосування податкової соціальної пільги, затвердженого постановою Кабміну від 29.12.2010 №1227, для застосування пільги необхідне подання працівником заяви, копії пенсійного посвідчення або довідки МСЕК та копії посвідчення учасника бойових дій.

Також працівник з інвалідністю, який має двох і більше дітей у віці до 18 років, може скористатися ПСП, передбаченою у пп. 169.1.2 ПКУ.

Розмір податкової соціальної пільги і граничного доходу 2026 році

Ситуація 1. Застосування ПСП до заробітної плати.

На підприємстві на умовах неповного робочого дня (по 4 години з понеділка по п’ятницю) працює жінка, яка має інвалідність ІІ групи. Заробітна плата - 4500 грн щомісячно.

Відповідно до пп. «ґ» п.169.1.3 ПКУ ця працівниця, як особа з інвалідністю ІІ групи, має право на ПСП у розмірі 2496,00 грн. У додатку 4ДФ така ПСП вказується з ознакою пільги – 02 відповідно до розділу 2 «Довідник ознак податкових соціальних пільг» (додаток 2 до Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4).

В цій ситуації сума ПДФО становить: (4500 грн – 2496 грн) × 18% = 360,72 грн.

При нарахуванні ВЗ об’єкт оподаткування не зменшується на суму ПСП: 4500 грн х 5 % = 225,00 грн.

Працівниці належить до виплати: 4500 грн - 360,72 грн – 225,00 грн = 3914,28 грн.

Зразок 1 (фрагмент 4ДФ)

Нарахування ЄСВ у розмірі 8,41%

Для підприємств, установ та організацій, де працюють особи з інвалідністю, встановлено єдиний внесок (ЄСВ) у розмірі 8,41% (ч. 13 ст. 8 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 №2464-VI; далі Закон – №2464).

При цьому не застосовується вимога ч. 5 ст. 8 Закону №2464 щодо ЄСВ у розмірі, не менше мінімального страхового внеску.

Нарахування ЄСВ у розмірі 8,41% здійснюється роботодавцем із дати отримання від працівника документів щодо встановлення інвалідності та проводиться протягом строку, встановленого Постановою №1338 (абз. 8 пп. 5 п. 2 р. III Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 №449; далі – Інструкція №449).

Якщо працівник оформлює групу інвалідності в 2025 чи в 2026 році, то підставою для нарахування пільгової ставки ЄСВ 8,41% буде Витяг з рішення експертної команди з оцінювання повсякденного функціонування особи щодо встановлення або продовження інвалідності (ІПК від 20.02.2025 №896/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК).

Нагадуємо, що з 1 січня 2025 року встановлення інвалідності підтверджується:

1. завіреним витягом із рішення експертної команди, оформленим згідно з Постановою №1338,

або

1. копією чинної довідки МСЕК, виданою до 1 січня 2025 року.

Ситуація 2. Заробітна плата працівника з інвалідністю менше розміру мінімальної зарплати

Зарплата працівника (основне місце роботи, особа з інвалідністю, встановлено неповний робочий час) за лютий склала 4500 грн. ЄСВ – 378,45 грн.

На заробітну плату особи з інвалідністю ЄСВ нараховуємо на фактично нараховану суму.

Для такої категорії працівників вимога щодо нараховування ЄСВ в розмірі мінімального внеску не діє, тобто доплати ЄСВ до мінімального внеску не буде.

У графі 8 додатку Д1 зазначаємо код категорії застрахованої особи «2».

Зразок 2 (фрагмент Д1)

Ситуація 3. Сума відпускних працівнику з інвалідністю у звітному місяці менше розміру мінімальної заробітної плати

Працівнику з інвалідністю (основне місце роботи, повна зайнятість) надано щорічну відпустку з 16 по 28 лютого 2026 року. Сума відпускних – 5000 грн. З 1 по 15 лютого – відпустка без збереження заробітної плати.

Зразок 3 (фрагмент Д1)

Шаблони та зразки документів:

Наказ про надання щорічної основної відпустки (особи з інвалідністю)

Заява про надання відпустки без збереження зарплати особі з інвалідністю

Наказ про надання відпустки без збереження зарплати особі з інвалідністю

Читайте більше:

Щорічна відпустка для осіб з інвалідністю

Прийняти працівника з інвалідністю VS сплатити цільовий внесок: що «вигідніше» роботодавцю

Як виконати норматив осіб з інвалідністю у 2026 році: 4 правила + 8 прикладів

До 10 березня штрафи за норматив осіб з інвалідністю: востаннє за старими правилами

Калькулятор нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю 2026

Середня кількість працівників: як визначити для «інвалідного» нормативу та цільового внеску

Цільовий внесок за невиконання нормативу осіб з інвалідністю: як розрахувати у 2026 році

Скасування інвалідності, зміна групи інвалідності: що робити роботодавцю

Чи врятує звіт №3-ПН від невиконання «інвалідного» нормативу