Електронні чеки у відрядженні: що вважається оригіналом документа

Під час використання підзвітних коштів або витрат у відрядженні ключовим є належне документальне підтвердження кожної операції. Законодавство чітко визначає, які саме розрахункові та підтвердні документи приймаються бухгалтерією і в якій формі їх можна подавати. Особливу увагу слід приділяти вимогам до електронних документів та можливості їх візуалізації з інформаційних систем

3

24

Розрахунковий документ – це документ встановленої форми (касовий чек, товарний чек, розрахункова квитанція тощо), який підтверджує факт оплати товарів, послуг або інших розрахункових операцій (Закон України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг»).

Такий документ може бути створений у паперовій або електронній формі РРО / ПРРО чи заповнений вручну у випадках, передбачених законодавством. Вимоги до форми та обов’язкових реквізитів розрахункових документів визначені Положенням, затвердженим наказом Мінфіну від 21.01.2016 №13.


Працівники, які отримали кошти під звіт або на відрядження, зобов’язані подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів разом із підтвердними документами та повернути невикористані кошти у встановлені строки. Форма такого Звіту затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841.

Підтвердні документи можуть подаватися як у паперовій, так і в електронній формі

Якщо під час відрядження працівник користувався платіжною карткою, витрати можуть підтверджуватися банківською випискою або інформацією з рахунка в паперовій чи електронній формі.

Електронний документ, відображений на папері та оформлений відповідно до законодавства про електронні документи та електронні довірчі послуги, вважається оригіналом підтвердного документа

Якщо розрахунковий документ можна перевірити за реквізитами або його дані зберігаються на сервері ДПС, підзвітна особа може подати його візуалізовану версію разом зі Звітом. Водночас копії розрахункових документів до Звіту подавати не дозволяється.


Джерело: ДПС


Читайте більше:


Встановлення розміру добових витрат при відрядженнях у 2026 році: зразок наказу

Розрахунки з підзвітними особами: бухгалтерські проведення

Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту

Повернення невикористаних підзвітних коштів, податкові наслідки невчасного повернення невикористаного підзвіту

Нові транспортні квитки з 2026 року та авансовий звіт: як відшкодовувати витрати на відрядження


Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
3

24

2

5

4

162

5

1117

2

11

3

92

7

962

3

4626

3

17

3

294

4

3936

2

47

3

9

5

2607

3

11434

7

10762

4

769

4

43

3

39

4

3246