
Відрядження, підзвітні кошти
04.05.2026
Розрахунки з підзвітними особами: бухгалтерські проведення
У статті розглянуто практичні приклади обліку операцій з підзвітними особами: придбання товарів за готівку, компенсація працівнику власних витрат, розрахунки за відрядженням з авансом, понаднормативні добові та використання корпоративної платіжної картки. Для кожної ситуації наведено бухгалтерські проводки, порядок відображення витрат, ПДВ та оподаткування (ПДФО, ВЗ, ЄСВ), а також особливості закриття розрахунків із працівниками

- Ситуація 1. Облік придбання товарів через підзвітну особу з оплатою готівкою
- Ситуація 2. Облік компенсації працівнику, що придбав товари власним коштом
- Ситуація 3. Облік розрахунків за відрядженням коли своєчасно провели розрахунки
- Ситуація 4. Облік розрахунків з відрядженням у разі виплати понаднормативних добових
- Ситуація 5. Облік розрахунків за відрядженням з використанням корпоративної платіжної картки (КПК)
Ситуація 1. Облік придбання товарів через підзвітну особу з оплатою готівкою
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ видало готівкою аванс підзвітній особі – 12 500 грн. За рахунок підзвітних сум придбали канцтовари – 8400 грн, в т.ч. ПДВ (20%) – 1400 грн. Залишок невикористаної готівки повернув в касу. Податкову накладку від постачальника підзвітна особа не отримала.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Видали аванс під звіт | 372 | 301 | 12 500 |
2 | Придбали у постачальника канцтовари | 209, 22* | 631 | 8400 |
3 | Закрили рахунки обліку розрахунків | 631 | 372 | 8400 |
4 | Невикористаний аванс повернули в касу (12 500 грн – 8400 грн) | 301 | 372 | 4100 |
Примітки *Оскільки постачальник не оформив податкову накладну (ПН) на підприємство-покупця, права на податковий кредит з ПДВ не виникає. Сума ПДВ збільшить первісну вартість запасів, як непрямий податок, що не відшкодовується підприємству (п. 9 НП(С)БО 9 «Запаси») | ||||
Ситуація 2. Облік компенсації працівнику, що придбав товари власним коштом
Працівник відділу закупівель ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ за свій рахунок придбав канцтовари на суму 6000 грн, у т.ч. ПДВ (20%) – 1000 грн. ПН на ім’я підприємства постачальник зареєстрував. Витрати працівник поніс згідно трудових обов’язків*. Витрати компенсували безготівково.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Затверджений звіт керівником на компенсацію вартості придбаних канцтоварів | 209, 22 | 631 | 5000 |
2 | Відображений податковий кредит з ПДВ на підставі зареєстрованої у ЄРПН податкової накладної | 641/пдв | 631 | 1000 |
3 | Закрили рахунки обліку розрахунків | 631 | 372 | 6000 |
4 | Відшкодували витрати працівнику з рахунку в банку | 372 | 311 | 6000 |
Примітки * Суму компенсації витрачених власних коштів працівника за придбання для роботодавця не оподатковується податком на доходи фізосіб (ПДФО) і військовим збором (ВЗ), якщо працівник несе витрати у межах трудової функції працівника (Узагальнююча податкова консультація, затверджена наказом Мінфіну від 26.04.2019 №181) | ||||
Ситуація 3. Облік розрахунків за відрядженням коли своєчасно провели розрахунки
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ перерахували безготівково під звіт аванс на відрядження по території України – 12 000 грн. Працівник адміністративного відділу подав звіт, що підтверджує витрати вчасно та долучив до нього:
- квитки на проїзд – 2400 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 400 грн;
- рахунок готелю та фіскальний чек на оплату – 5400 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 900 грн;
Сума добових у межах неоподатковуваних сум – 1720 грн (860 грн × 3 дні).
З підзвітною особою виконали остаточні розрахунки.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Перерахували аванс на відрядження з рахунку в банку | 372 | 311 | 12 000 |
2 | Затвердили витрати на відрядження:
| 92 92 92 | 372 372 372 | 1720 2000 4500 |
3 | Нарахували податковий кредит з ПДВ на підставі документів на проїзд та проживання | 641/пдв | 372 | 1300 |
4 | Підзвітна особа повернула на рахунок в банку невикористаний аванс (12 000 грн – 1720 грн – 2000 грн – 4500 грн – 1300 грн) | 311 | 372 | 2480 |
Ситуація 4. Облік розрахунків з відрядженням у разі виплати понаднормативних добових
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ перерахували безготівково під звіт аванс на відрядження по території України – 8000 грн. Працівник відділу збуту подав звіт, що підтверджує витрати вчасно та долучив до нього:
- квитки на проїзд – 1200 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 200 грн;
- рахунок готелю та фіскальний чек на оплату – 2400 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 400 грн;
Сума добових – 3000 грн (1000 грн × 3 дні).
З підзвітною особою виконали остаточні розрахунки.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Перерахували аванс на відрядження з рахунку в банку | 372 | 311 | 8000 |
2 | Затвердили витрати на відрядження:
| 93 93 93 | 372 372 372 | 2594,10 1000 2000 |
3 | Нарахували податковий кредит з ПДВ на підставі документів на проїзд та проживання | 641/пдв | 372 | 600 |
4 | Відобразили оподатковувану суму добових (1000 грн – 864,70 грн) × 3 дні | 663 | 372 | 405,90 |
5 | Нарахували дохід працівника у сумі оподатковуваних добових (405,90 грн × 1,219512)** | 93 | 663 | 495 |
6 | Утримали ПДФО із суми оподатковуваних добових (495 грн × 18%) | 663 | 641/пдфо | 89,10 |
7 | Утримали ВЗ із суми оподатковуваних добових (405,90 грн × 5%) | 661*** | 642 | 20,30 |
8 | Перерахували ПДФО | 641/пдфо | 311 | 89,10 |
9 | Перерахували ВЗ | 642 | 311 | 20,30 |
10 | Підзвітна особа повернула на рахунок в банку невикористаний аванс (8000 грн - 2594,10 грн – 1000 грн – 2000 грн – 600 грн – 405,90 грн) | 311 | 372 | 1400 |
Примітки * Неоподатковувана максимальна сума добових по території України – 10% від розмірі мінімальної зарплати станом на 1 січня звітного року. У 2026 році – не більше 864,70 грн. **Якщо виплачуєте добові понад максимальний неоподатковуваний розмір добових, утримайте ПДФО (18%) та ВЗ (5%) із суми перевищення. Щоб утримати ПДФО застосовуйте коефіцієнт додаткового блага – 1,219512 *** Щоб утримати із суми понаднормативних добових ВЗ, підвищуючий коефіцієнт не застосовуйте. ВЗ утримайте із доходу працівника (зарплати) | ||||
Ситуація 5. Облік розрахунків за відрядженням з використанням корпоративної платіжної картки (КПК)
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ перерахувало працівників виробництва аванс на відрядження – 25 000 грн. З КПК оплачено:
- добові у межах неоподатковуваних сум – 6400 грн (800 грн × 8 днів);
- проїзд – 3600 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 600 грн;
- проживання – 12 000 грн, в т.ч. ПДВ (20%) – 2000 грн.
Працівник зняв у банкоматі готівку. Комісія банку – 20 грн. Витрати на проїзд та проживання оплатив з КПК без комісії банку.
Залишок невикористаного авансу працівник повернув не вчасно, готівкою.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Перерахували кошти на КПК | 313 | 311 | 25 000 |
2 | Знято готівку у банкоматі | 372 | 333 | 9400 |
3 | Списали з КПК готівку | 333 | 313 | 9400 |
4 | Списали з КПК комісію банку за зняття готівки | 92 | 313 | 20 |
5 | Оплатили вартість:
| 372 372 | 333 333 | 12 000 3600 |
6 | Списали з КПК вартість:
| 333 333 | 313 313 | 12 000 3600 |
7 | На підставі затвердженого звіту працівника визнали витрати (6400 грн + 3000 грн + 10 000 грн) | 23 | 372 | 19 400 |
8 | Нарахували податковий кредит з ПДВ на підставі документів на проїзд та проживання | 641/пдв | 372 | 2600 |
9 | Утримали ПДФО із суми несвоєчасно поверненого залишку авансу* (9400 грн + 12 000 грн + 3600 грн – 19 400 грн – 2600 грн) = 3000 грн × 1,219512 × 18% | 661 | 641/пдфо | 658,54 |
10 | Утримали ВЗ із суми несвоєчасно поверненого залишку авансу** 3000 грн × 5% | 661 | 642 | 150 |
11 | Нарахували відрахування ЄСВ (3000 грн × 22%) | 23 | 651 | 660 |
12 | Сплатили ПДФО | 641/пдфо | 311 | 658,54 |
13 | Сплатили ВЗ | 642 | 311 | 150 |
14 | Сплатили ЄСВ | 651 | 311 | 660 |
15 | Повернуто залишок невикористаного авансу із порушенням строків звітування готівкою (9400 грн + 12 000 грн + 3600 грн – 19 400 грн – 2600 грн) | 301 | 372 | 3000 |
Примітки * Не повернута сума отриманого авансу вважається надміру витраченими коштами і вважається оподатковуваним доходом, який оподаткуйте ПДФО та ВЗ. При оподаткуванні ПДФО застосуйте коефіцієнт 1,219512. ** ВЗ утримайте із суми без застосування коефіцієнта | ||||
Джерело: 7еminar
Читайте більше:
Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту
Хвороба у відрядженні чи у відпустці: що платити роботодавцю
Положення про відрядження: зразок + конструктор
Продовження відрядження у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю: зразок наказу
ТОП-10 обов'язкових правил розрахунків з підзвітними особами
Підзвітні кошти: обмеження, вимоги та помилки
Майбутній помічник купив квитки шефу: кейс по ПДФО
Менше пошуків – більше готових рішень! Навігатор бухгалтерських проведень допоможе за кілька кліків знайти потрібні проводки для будь-якої ситуації. Обирайте: швидкий пошук за рахунком або покроковий перехід через розділи. У кожному кейсі – вже сформований набір проводок, який можна адаптувати та зберегти у PDF
✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
ПДФО
06.08.2026
Включення до Реєстру великих платників: куди сплачувати ПДФО та подавати Розрахунок ЮО
Податківці повідомили, що після включення до Реєстру великих платників ПДФО сплачується за попереднім місцем податкового обліку. Натомість Розрахунок ЮО необхідно подавати вже до контролюючого органу за новим основним місцем обліку із зазначенням у додатку 4ДФ відповідного коду територіальної громади

Податкова та фінзвітність
06.08.2026
Подання Розрахунку ЮО за відокремлений підрозділ: роз'яснення податківців
Податкові агенти та платники ЄСВ подають Розрахунок за основним місцем обліку у строки, визначені ПКУ. Якщо відокремлений підрозділ не уповноважений нараховувати та сплачувати ПДФО, юридична особа подає окремий Розрахунок з додатком 4ДФ за кожен такий підрозділ

Відрядження, підзвітні кошти
06.08.2026
Податківці роз'яснили облік витрат на відрядження, якщо готель оплачено карткою працівника
Податківці зазначили, що Податковий кодекс не передбачає коригувань фінансового результату щодо витрат на відрядження, якщо проживання в готелі працівник оплатив власною банківською карткою. Водночас порядок бухгалтерського обліку та документального підтвердження таких витрат належить до компетенції Мінфіну

Податкова та фінзвітність
06.08.2026
ДПС пояснила порядок заповнення граф 7–12 додатка ГД до Звіту неприбуткової організації
Податківці нагадали, які відомості потрібно зазначати у графах 7–12 додатка ГД до Звіту неприбуткової організації при отриманні гуманітарної допомоги. Якщо вартість допомоги дорівнює нулю, її слід відобразити за правилами бухгалтерського обліку, а за необхідності додати до Звіту пояснення у довільній формі

ЗЕД
06.08.2026
Порядок оформлення аркуша коригування митної декларації планують змінити
Мінфін пропонує оновити порядок оформлення аркуша коригування митної декларації та деталізувати процедуру внесення змін після завершення митного оформлення. Проєкт передбачає обов'язкове погодження окремих коригувань керівником митниці, уточнює порядок роботи у разі повернення або доплати митних платежів і визначає, що всі раніше оформлені аркуші коригування зберігатимуться в інформаційних системах

ПДФО
06.08.2026
Податківці роз'яснили порядок сплати ПДФО при оренді нерухомості нерезидента
ДПС нагадала, що нерезидент може здавати нерухомість в оренду в Україні лише через уповноважену юридичну особу або ФОП-резидента, які виконують функції податкового агента. Саме вони зобов'язані утримувати та сплачувати ПДФО під час виплати доходу від оренди

Бронювання, критичність
06.08.2026
Укртрансбезпека застерегла перевізників від шахрайських схем під час підтвердження статусу критичності
В Укртрансбезпеці наголосили, що рішення про визначення підприємств такими, що мають важливе значення для національної економіки, ухвалюються виключно за результатами розгляду документів у порядку їх надходження. Перевізників закликали не довіряти посередникам, які за винагороду обіцяють вплинути на рішення Комісії

Пенсія, соцпільги
06.08.2026
Хто може отримати субсидію на дрова і скраплений газ у 2026 році
Пенсійний фонд приймає заяви на призначення субсидії для придбання дров і скрапленого газу на новий опалювальний сезон. Для отримання допомоги потрібно відповідати встановленим умовам та подати необхідний пакет документів

Працевлаштування, переведення
06.08.2026
Чи потрібно звільняти сумісника, щоб зробити його основним працівником
Чинне законодавство не містить прямої вимоги звільняти працівника для зміни статусу роботи із сумісництва на основне місце роботи. Водночас КЗпП не визначає процедури такого переходу, через що Мінекономіки рекомендує оформлювати звільнення і нове прийняття

Працевлаштування, переведення
06.08.2026
Автоперевізникам роз’яснили вимоги щодо легального працевлаштування водіїв
Фахівці Держпраці провели інформаційно-роз’яснювальну роботу серед автомобільних перевізників щодо легального працевлаштування водіїв. Роботодавцям також нагадали про необхідність дотримання режиму праці та відпочинку водіїв

Пенсія, соцпільги
06.08.2026
Мінсоцполітики готує масштабну пенсійну реформу: що може змінитися вже з 2027 року
Мінсоцполітики планує вже восени винести до Верховної Ради законопроєкт про масштабну реформу пенсійної системи. Серед ключових змін – базова та страхова пенсії, добровільна накопичувальна система, новий підхід до спеціальних пенсій і поетапне впровадження реформи з 2027 року

ФОП
05.08.2026
ФОП-загальник продає вантажний автомобіль: коли виникає ПДВ та як оподатковується дохід
Податківці роз'яснили, як оподатковується продаж вантажного автомобіля фізичною особою – підприємцем на загальній системі оподаткування. Хоча дохід від відчуження транспортного засобу оподатковується за правилами, встановленими для фізичних осіб, якщо автомобіль використовувався у господарській діяльності та за ним було сформовано податковий кредит, виникають і ПДВ-зобов'язання. ДПС також нагадала, коли виникає обов'язок нарахувати ПДВ та за якою датою потрібно складати податкову накладну

Готівкові кошти, розрахунки
05.08.2026
Звільнення за станом здоров’я: які виплати належать працівнику у 2026 році
У разі припинення трудового договору з працівником через стан здоров’я, який не дозволяє виконувати роботу, звільнення здійснюється за п. 2 ст. 40 КЗпП України. При такому звільненні роботодавець зобов’язаний провести з працівником повний розрахунок, що включає заробітну плату, компенсацію за невикористані відпустки та вихідну допомогу. Розмір вихідної допомоги не може бути меншим за середньомісячний заробіток, але може бути збільшений колективним договором

ФОП
05.08.2026
ФОП-агенти повинні проводити через РРО всю суму коштів: роз'яснення ДПС
Податківці нагадали про особливості визначення доходу ФОП-єдинників, які працюють за договорами доручення, комісії, транспортного експедирування чи агентськими договорами. Для цілей оподаткування доходом таких підприємців є лише сума отриманої винагороди. Водночас при здійсненні розрахункових операцій через РРО або ПРРО необхідно проводити всю суму коштів, отриману від клієнта, а не лише агентську винагороду. ДПС також наголосила, що застосування РРО/ПРРО для таких ФОП є обов'язковим незалежно від обсягу доходу, якщо вони не використовують виключно безготівкові розрахунки

Самозайняті особи
05.08.2026
Чи може фізособа, яка отримала КЕП, скористатись ним для звітування як самозайнята особа
Податківці пояснили, що фізична особа, яка отримала КЕП у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, може скористатись ним для подання звітності в електронному вигляді, як самозайнята особа

ПДВ
05.08.2026
Передача автомобілів для ЗСУ: коли виникає ПДВ
Податкова служба роз'яснила, які ПДВ-наслідки виникають у разі передачі транспортних засобів для потреб Збройних Сил України в межах військово-транспортного обов'язку. Якщо автомобіль залучено за актом приймання-передачі, право власності на нього залишається за підприємством, а сама передача не вважається постачанням товарів. Водночас податкові наслідки залежать від подальшої долі транспортного засобу: його повернення, знищення або виплати компенсації

Документообіг, первинні документи
05.08.2026
Паспорт, трудова, військовий квиток – чому їх не апостилюють і що робити
Проставлення апостиля – найпоширеніший спосіб міжнародного підтвердження українських документів, однак застосовується не до всіх категорій. Апостиль не ставиться на оригінали паспортів, трудових книжок, військових квитків, техпаспортів, дозволів на зброю, листування та деякі інші документи. У таких випадках допускається апостилювання лише нотаріально засвідчених копій. Крім того, для ряду документів попереднє апостилювання оригіналу є обов’язковим для подальшої легалізації копій

Відстрочки, ВЛК
05.08.2026
Як змінились строки розгляду заяв по оформленню відстрочки
Кабінет Міністрів змінив порядок розгляду заяв про надання та переоформлення відстрочки від мобілізації. Відтепер строки розгляду обчислюються у робочих, а не календарних днях, що фактично подовжує час очікування рішення. Нові правила застосовуються до заяв, які подаються через ЦНАП для розгляду комісіями при ТЦК та СП. Водночас до завершення розгляду заяви зберігається заборона на мобілізацію, однак заявникам варто самостійно контролювати статус розгляду, щоб не пропустити можливу відмову





