
Відрядження, підзвітні кошти
04.05.2026
Розрахунки з підзвітними особами: бухгалтерські проведення
У статті розглянуто практичні приклади обліку операцій з підзвітними особами: придбання товарів за готівку, компенсація працівнику власних витрат, розрахунки за відрядженням з авансом, понаднормативні добові та використання корпоративної платіжної картки. Для кожної ситуації наведено бухгалтерські проводки, порядок відображення витрат, ПДВ та оподаткування (ПДФО, ВЗ, ЄСВ), а також особливості закриття розрахунків із працівниками

- Ситуація 1. Облік придбання товарів через підзвітну особу з оплатою готівкою
- Ситуація 2. Облік компенсації працівнику, що придбав товари власним коштом
- Ситуація 3. Облік розрахунків за відрядженням коли своєчасно провели розрахунки
- Ситуація 4. Облік розрахунків з відрядженням у разі виплати понаднормативних добових
- Ситуація 5. Облік розрахунків за відрядженням з використанням корпоративної платіжної картки (КПК)
Ситуація 1. Облік придбання товарів через підзвітну особу з оплатою готівкою
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ видало готівкою аванс підзвітній особі – 12 500 грн. За рахунок підзвітних сум придбали канцтовари – 8400 грн, в т.ч. ПДВ (20%) – 1400 грн. Залишок невикористаної готівки повернув в касу. Податкову накладку від постачальника підзвітна особа не отримала.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Видали аванс під звіт | 372 | 301 | 12 500 |
2 | Придбали у постачальника канцтовари | 209, 22* | 631 | 8400 |
3 | Закрили рахунки обліку розрахунків | 631 | 372 | 8400 |
4 | Невикористаний аванс повернули в касу (12 500 грн – 8400 грн) | 301 | 372 | 4100 |
Примітки *Оскільки постачальник не оформив податкову накладну (ПН) на підприємство-покупця, права на податковий кредит з ПДВ не виникає. Сума ПДВ збільшить первісну вартість запасів, як непрямий податок, що не відшкодовується підприємству (п. 9 НП(С)БО 9 «Запаси») | ||||
Ситуація 2. Облік компенсації працівнику, що придбав товари власним коштом
Працівник відділу закупівель ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ за свій рахунок придбав канцтовари на суму 6000 грн, у т.ч. ПДВ (20%) – 1000 грн. ПН на ім’я підприємства постачальник зареєстрував. Витрати працівник поніс згідно трудових обов’язків*. Витрати компенсували безготівково.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Затверджений звіт керівником на компенсацію вартості придбаних канцтоварів | 209, 22 | 631 | 5000 |
2 | Відображений податковий кредит з ПДВ на підставі зареєстрованої у ЄРПН податкової накладної | 641/пдв | 631 | 1000 |
3 | Закрили рахунки обліку розрахунків | 631 | 372 | 6000 |
4 | Відшкодували витрати працівнику з рахунку в банку | 372 | 311 | 6000 |
Примітки * Суму компенсації витрачених власних коштів працівника за придбання для роботодавця не оподатковується податком на доходи фізосіб (ПДФО) і військовим збором (ВЗ), якщо працівник несе витрати у межах трудової функції працівника (Узагальнююча податкова консультація, затверджена наказом Мінфіну від 26.04.2019 №181) | ||||
Ситуація 3. Облік розрахунків за відрядженням коли своєчасно провели розрахунки
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ перерахували безготівково під звіт аванс на відрядження по території України – 12 000 грн. Працівник адміністративного відділу подав звіт, що підтверджує витрати вчасно та долучив до нього:
- квитки на проїзд – 2400 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 400 грн;
- рахунок готелю та фіскальний чек на оплату – 5400 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 900 грн;
Сума добових у межах неоподатковуваних сум – 1720 грн (860 грн × 3 дні).
З підзвітною особою виконали остаточні розрахунки.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Перерахували аванс на відрядження з рахунку в банку | 372 | 311 | 12 000 |
2 | Затвердили витрати на відрядження:
| 92 92 92 | 372 372 372 | 1720 2000 4500 |
3 | Нарахували податковий кредит з ПДВ на підставі документів на проїзд та проживання | 641/пдв | 372 | 1300 |
4 | Підзвітна особа повернула на рахунок в банку невикористаний аванс (12 000 грн – 1720 грн – 2000 грн – 4500 грн – 1300 грн) | 311 | 372 | 2480 |
Ситуація 4. Облік розрахунків з відрядженням у разі виплати понаднормативних добових
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ перерахували безготівково під звіт аванс на відрядження по території України – 8000 грн. Працівник відділу збуту подав звіт, що підтверджує витрати вчасно та долучив до нього:
- квитки на проїзд – 1200 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 200 грн;
- рахунок готелю та фіскальний чек на оплату – 2400 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 400 грн;
Сума добових – 3000 грн (1000 грн × 3 дні).
З підзвітною особою виконали остаточні розрахунки.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Перерахували аванс на відрядження з рахунку в банку | 372 | 311 | 8000 |
2 | Затвердили витрати на відрядження:
| 93 93 93 | 372 372 372 | 2594,10 1000 2000 |
3 | Нарахували податковий кредит з ПДВ на підставі документів на проїзд та проживання | 641/пдв | 372 | 600 |
4 | Відобразили оподатковувану суму добових (1000 грн – 864,70 грн) × 3 дні | 663 | 372 | 405,90 |
5 | Нарахували дохід працівника у сумі оподатковуваних добових (405,90 грн × 1,219512)** | 93 | 663 | 495 |
6 | Утримали ПДФО із суми оподатковуваних добових (495 грн × 18%) | 663 | 641/пдфо | 89,10 |
7 | Утримали ВЗ із суми оподатковуваних добових (405,90 грн × 5%) | 661*** | 642 | 20,30 |
8 | Перерахували ПДФО | 641/пдфо | 311 | 89,10 |
9 | Перерахували ВЗ | 642 | 311 | 20,30 |
10 | Підзвітна особа повернула на рахунок в банку невикористаний аванс (8000 грн - 2594,10 грн – 1000 грн – 2000 грн – 600 грн – 405,90 грн) | 311 | 372 | 1400 |
Примітки * Неоподатковувана максимальна сума добових по території України – 10% від розмірі мінімальної зарплати станом на 1 січня звітного року. У 2026 році – не більше 864,70 грн. **Якщо виплачуєте добові понад максимальний неоподатковуваний розмір добових, утримайте ПДФО (18%) та ВЗ (5%) із суми перевищення. Щоб утримати ПДФО застосовуйте коефіцієнт додаткового блага – 1,219512 *** Щоб утримати із суми понаднормативних добових ВЗ, підвищуючий коефіцієнт не застосовуйте. ВЗ утримайте із доходу працівника (зарплати) | ||||
Ситуація 5. Облік розрахунків за відрядженням з використанням корпоративної платіжної картки (КПК)
ТОВ «Вікторія», платник податку на прибуток та ПДВ перерахувало працівників виробництва аванс на відрядження – 25 000 грн. З КПК оплачено:
- добові у межах неоподатковуваних сум – 6400 грн (800 грн × 8 днів);
- проїзд – 3600 грн в т.ч. ПДВ (20%) – 600 грн;
- проживання – 12 000 грн, в т.ч. ПДВ (20%) – 2000 грн.
Працівник зняв у банкоматі готівку. Комісія банку – 20 грн. Витрати на проїзд та проживання оплатив з КПК без комісії банку.
Залишок невикористаного авансу працівник повернув не вчасно, готівкою.
№з/п | Зміст операції | Бухгалтерський облік | Сума | |
Д-т | К-т | |||
1 | Перерахували кошти на КПК | 313 | 311 | 25 000 |
2 | Знято готівку у банкоматі | 372 | 333 | 9400 |
3 | Списали з КПК готівку | 333 | 313 | 9400 |
4 | Списали з КПК комісію банку за зняття готівки | 92 | 313 | 20 |
5 | Оплатили вартість:
| 372 372 | 333 333 | 12 000 3600 |
6 | Списали з КПК вартість:
| 333 333 | 313 313 | 12 000 3600 |
7 | На підставі затвердженого звіту працівника визнали витрати (6400 грн + 3000 грн + 10 000 грн) | 23 | 372 | 19 400 |
8 | Нарахували податковий кредит з ПДВ на підставі документів на проїзд та проживання | 641/пдв | 372 | 2600 |
9 | Утримали ПДФО із суми несвоєчасно поверненого залишку авансу* (9400 грн + 12 000 грн + 3600 грн – 19 400 грн – 2600 грн) = 3000 грн × 1,219512 × 18% | 661 | 641/пдфо | 658,54 |
10 | Утримали ВЗ із суми несвоєчасно поверненого залишку авансу** 3000 грн × 5% | 661 | 642 | 150 |
11 | Нарахували відрахування ЄСВ (3000 грн × 22%) | 23 | 651 | 660 |
12 | Сплатили ПДФО | 641/пдфо | 311 | 658,54 |
13 | Сплатили ВЗ | 642 | 311 | 150 |
14 | Сплатили ЄСВ | 651 | 311 | 660 |
15 | Повернуто залишок невикористаного авансу із порушенням строків звітування готівкою (9400 грн + 12 000 грн + 3600 грн – 19 400 грн – 2600 грн) | 301 | 372 | 3000 |
Примітки * Не повернута сума отриманого авансу вважається надміру витраченими коштами і вважається оподатковуваним доходом, який оподаткуйте ПДФО та ВЗ. При оподаткуванні ПДФО застосуйте коефіцієнт 1,219512. ** ВЗ утримайте із суми без застосування коефіцієнта | ||||
Читайте більше:
Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту
Хвороба у відрядженні чи у відпустці: що платити роботодавцю
Положення про відрядження: зразок + конструктор
Продовження відрядження у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю: зразок наказу
ТОП-10 обов'язкових правил розрахунків з підзвітними особами
Підзвітні кошти: обмеження, вимоги та помилки
Майбутній помічник купив квитки шефу: кейс по ПДФО
Менше пошуків – більше готових рішень! Навігатор бухгалтерських проведень допоможе за кілька кліків знайти потрібні проводки для будь-якої ситуації. Обирайте: швидкий пошук за рахунком або покроковий перехід через розділи. У кожному кейсі – вже сформований набір проводок, який можна адаптувати та зберегти у PDF
✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Звільнення, скорочення
04.11.2026
Лікарняний по догляду за дитиною: чи може роботодавець звільнити працівника
Чи може роботодавець звільнити працівника за прогул, якщо той перебував на лікарняному для догляду за хворою дитиною? Ні, така відсутність має поважну причину, а електронний листок непрацездатності є офіційним підтвердженням. Навіть якщо роботодавець стверджує, що не бачив лікарняного в системі, це не дає підстав звільняти працівника за прогул. Розглянемо, як працівнику оскаржити незаконне звільнення, поновитися на роботі та отримати компенсацію за час вимушеного прогулу

Звільнення, скорочення
04.11.2026
Чи може роботодавець відмовити у прийнятті заяви про звільнення
Роботодавець не має права відмовити працівнику у прийнятті заяви про звільнення, адже її подання є одностороннім волевиявленням працівника. Закон також визначає способи підтвердження факту подання заяви та випадки, коли працівник може звільнитися без двотижневого строку попередження

Е-сервіс
04.11.2026
Оновлення порталу ПФУ: пов’язані Заяви-розрахунки тепер підтягуються до лікарняного
Пенсійний фонд України оновив функціонал вебпорталу електронних послуг: тепер під час перегляду е-лікарняного в особистому кабінеті страхувальника автоматично відображаються пов’язані з ним заяви-розрахунки

Інше
04.11.2026
Зафіксовано масову розсилку фішингових листів нібито від імені ДПС: що робити
ДПС попереджає про масову розсилку фейкових електронних листів нібито від імені податкової служби з повідомленнями про податковий борг. Такі листи надходять зі сторонніх адрес і можуть містити шкідливі вкладення або посилання, через які зловмисники отримують доступ до комп’ютера. Як відрізнити підробку від офіційного повідомлення ДПС, які адреси використовує податкова та чому не можна відкривати підозрілі файли – розповідаємо далі

Документообіг, первинні документи
04.11.2026
Які документи підтвердять зміну діяльності платника після знищення майна: ДПС
Знищення або пошкодження майна через бойові дії може суттєво змінити умови господарської діяльності підприємства: вплинути на виробництво, зберігання товарів, наявність ресурсів і можливість виконувати операції. Щоб підтвердити такі зміни перед податковою, платнику варто зібрати сукупність документів, які засвідчують факт пошкодження та його наслідки. Розбираємо, які саме документи можуть стати доказами

ПДВ
04.11.2026
Оплата одна – накладних дві: чи можна віднести суми ПДВ до податкового кредиту та як зробити виправлення
Чи можна включити ПДВ до податкового кредиту, якщо постачальник склав дві податкові накладні на один авансовий платіж? В ІПК від 26.10.2026 № 6274/ІПК/99-00-21-03-02 ДПС пояснила: поділ однієї передоплати на кілька ПН не відповідає вимогам ПКУ, якщо накладні не узгоджуються з первинним документом – платіжною інструкцією. Розглянемо, скільки ПН складати за кількох авансів або відвантажень протягом дня, як виправити помилкові накладні та що робити покупцю, щоб не втратити податковий кредит

Е-сервіс
04.11.2026
«е-Підприємець» у 2026 році: додали форму №20-ОПП і повідомлення про прийняття працівника
Кабмін постановою №1336 розширив можливості комплексної електронної послуги «е-Підприємець». Тепер до переліку послуг додано подання відомостей про об’єкти оподаткування (форма №20-ОПП) та повідомлення про прийняття працівника на роботу або укладення гіг-контракту. Також сервіс став доступним керівникам юридичних осіб і уповноваженим представникам бізнесу, а заяву можна підписати через «Дія.Підпис». Розглянемо, які процедури тепер можна об’єднати в одній заяві та що ці зміни означають для бухгалтерів і підприємців

Відрядження, підзвітні кошти
04.11.2026
Оподаткування компенсації працівнику за купівлю товарів для підприємства
Компенсація працівнику за придбані для підприємства товари за власні кошти не оподатковується ПДФО та військовим збором, якщо придбання здійснено в межах виконання трудових обов'язків, а витрати обґрунтовано та підтверджено роботодавцем. У разі, якщо придбання товарів не пов’язане з трудовою функцією, виплачена компенсація вважається доходом працівника і оподатковується на загальних підставах

Державний нагляд
04.11.2026
Державна допомога бізнесу: законопроєкт №15437 рекомендували ухвалити в цілому
Комітет Верховної Ради 4 листопада 2026 року рекомендував ухвалити в цілому законопроєкт №15437 про відновлення контролю за державною допомогою суб’єктам господарювання. Документ передбачає повернення повноважень АМКУ щодо моніторингу державної підтримки бізнесу, оновлення відповідної звітності та гармонізацію правил із законодавством ЄС. Також пропонуються спеціальні умови застосування норм під час воєнного стану, зокрема для територій бойових дій та програм підтримки малого й середнього бізнесу. Розглянемо, які зміни пропонують і що вони означатимуть для бізнесу та надавачів державної допомоги

Готівкові кошти, розрахунки
04.11.2026
Оновлено порядок заповнення реквізиту «Призначення платежу»: наказ Мінфіну від 12.10.2026 №544
Мінфін оновив порядок заповнення реквізиту «Призначення платежу» в платіжних інструкціях. Зміни стосуються примусового стягнення коштів податковими органами, перерахування коштів виконавчою службою для погашення податкового боргу, а також списання передоплати й митних платежів. Окремо визначено, які поля та яку інформацію мають зазначати відповідні органи під час переказу коштів на бюджетні, небюджетні рахунки та єдиний рахунок. Розглянемо, що саме змінилося та як тепер заповнюватимуть призначення платежу

Особи з інвалідністю
04.11.2026
ТОВ і ФОП мають по одному працівнику у відпустці без збереження зарплати: чи подавати Звіт про внесок
Чи потрібно подавати Звіт про внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю, якщо на ТОВ є лише директор, який перебуває у відпустці без збереження зарплати, а у ФОП є один найманий працівник, який також перебуває у відпустці без збереження зарплати?

ФОП
04.11.2026
ФОПи у геймдеві: як декларувати дохід від Steam, якщо кошти надходять на рахунок одного учасника
ДПС України надала роз’яснення щодо особливостей оподаткування та визначення доходу ФОП(платників єдиного податку третьої групи), які здійснюють спільну діяльність із розроблення та реалізації комп’ютерних ігор через платформу Steam

Охорона праці
04.11.2026
Скасування 58 регуляторних інструментів: законопроєкт №16055 рекомендують ухвалити за основу
В Україні пропонують скасувати 58 застарілих і дублюючих інструментів державного регулювання господарської діяльності. Законопроєкт №16055 має зменшити адміністративне навантаження на бізнес, скоротити зайві дозвільні процедури та спростити взаємодію підприємців із державними органами. 4 листопада профільний комітет рекомендував Верховній Раді прийняти документ за основу. Розповідаємо, які зміни пропонують і що вони можуть означати для бізнесу

Оренда
04.11.2026
Оренда нерухомості: як застосовувати ставку 5% ПДФО у жовтні 2026 року
З 23 жовтня 2026 року доходи фізосіб від здавання нерухомості в оренду за визначених умов оподатковуються ПДФО за ставкою 5% замість 18%. Але нова ставка не поширюється на всі доходи за 2026 рік: вирішальне значення має дата їх отримання. Тож орендодавцям під час декларування потрібно розмежувати доходи, отримані до 23 жовтня та починаючи з цієї дати. Пояснюємо, які ставки застосовувати та що врахувати у річній декларації

Е-сервіс
04.11.2026
Як перевірити особу в Єдиному реєстрі боржників через ДРРП: покрокова інструкція
Державні реєстратори отримали новий функціонал для перевірки фізичних та юридичних осіб у Єдиному реєстрі боржників (ЄРБ) безпосередньо через Державний реєстр речових прав на нерухоме майно (ДРРП). Тепер інформацію про наявність або відсутність особи в реєстрі боржників можна отримати в режимі реального часу за допомогою електронного запиту. Для цього потрібно обрати відповідну операцію в зареєстрованій заяві ДРРП, зазначити параметри пошуку та сформувати документ із результатами перевірки. Отримані відомості можна автоматично долучити до заяви, завантажити або роздрукувати

Кадрова робота
04.11.2026
Е-працевлаштування, навчання та військовий облік: що нового в системі «Обрій» в коментарі від експерта
Система «Обрій» переходить до нового етапу цифровізації ринку праці. З 3 листопада 2026 року набрали чинності зміни за постановою КМУ №1345: до інформаційних джерел системи додали Реєстр військовозобов’язаних, до проєкту залучили Держпраці, а також оновили правила електронної взаємодії та захисту персональних даних. Розбираємо, що змінилося, які сервіси вже доступні та які можливості ще перебувають на етапі тестування








