Типові помилки при оплаті лікарняного: як уникнути штрафу від ПФУ

1. Документи для перевірки та роль уповноваженої особи
2. Помилки у визначенні страхового стажу
3. Лікарняні для сумісників: обов'язкова довідка
4. Повідомлення про виплату та правильність розрахунків
5. Висновки

Поговоримо про типові помилки в оплаті лікарняних, за які можна наразитися на дуже великі суми витрат та штрафи.

Документи для перевірки та роль уповноваженої особи

Під час документальної перевірки Пенсійний фонд має переконатися, що призначення та виплати матеріального забезпечення застрахованим особам здійснюються відповідно до законодавства.

Тому вкрай ризикованим є ігнорування процедури призначення лікарняних, яка визначена Законом. Якщо керівник підприємства ігнорує вимогу про призначення особи, уповноваженої із соціального страхування, або не бере на себе її обов’язки, то після перевірки доведеться сплатити штраф і пеню, а також повернути всі суми, які були виплачені працівникам за рахунок Пенсійного фонду.

Пам’ятайте, що для успішного проходження перевірки вам необхідно підготувати пакет документів, які підтверджують правомірність призначення, розрахунку та фактичної виплати допомоги. Обов’язково до такого пакету включають рішення уповноваженого уповноваженої особи із соціального страхування або накази керівника про призначення допомоги за кожним страховим випадком.

Також при перевірці слід надати наказ про призначення уповноваженої особи із соціального страхування та положення про уповноваженого із соціального страхування підприємства, якщо воно розроблялося як окремий локальний акт. Якщо керівник підприємства самостійно приймає рішення про призначення допомоги, то такі документи не потрібні.

Помилки у визначенні страхового стажу

Типова помилка при оплаті лікарняного пов’язана із визначенням страхового стажу працівника. Досить часто бухгалтери не перевіряють відомості про працівника у державному реєстрі застрахованих осіб. Хоча при нарахуванні лікарняних обов’язково слід перевірити як загальний страховий стаж працівника, так і стаж за останні 12 календарних місяців. Адже це суттєво впливає на розмір лікарняних.

Наприклад, якщо загальний страховий стаж працівника менше трьох років, то розмір допомоги зменшується до 50%. А якщо за останні 12 місяців страховий стає менше 6 місяців, то максимальний розмір середньоденної допомоги обчислюється із розміру мінімальної заробітної плати. Тобто для таких осіб лікарняні рахуються з фактичного доходу, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінзарплати. У 2026 році це 284 гривень 07 копійок за кожен день хвороби.

Зверніть увагу! Обчислення розміру середньоденної заробітної плати, з якої обраховуються суми допомоги, – серед обов’язкових питань, які перевіряє Пенсійний фонд

Тому важливо враховувати актуальні дані про страховий стаж працівника при розрахунку сум лікарняних. Для цього доцільно використовувати довідки ОК-5 чи ОК-7, які містять відомості про суми заробітної плати, з якої сплачено єдиний внесок, та про страховий стаж.

Нагадаємо, що працівники можуть отримати ці довідки можна безпосередньо у будь-якому сервісному центрі Пенсійного фонду України або онлайн, тобто на порталі Дія, у мобільному застосунку Дія або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.

Неправильне визначення страхового стажу як правило завжди призводить до завищення суми лікарняних, що трактується Пенсійним фондом як нецільове використання коштів. Санкція – повернення надлишково отриманих коштів та штраф у розмірі 50%і пеня.

Втомилися щоразу згадувати, як рахувати лікарняні чи декретні? Спробуйте Калькулятор середня зарплата – лікарняні, який сам підбере розрахунковий період і врахує страховий стаж. Просто введіть дані – і одразу отримаєте готовий результат із можливістю зберегти або роздрукувати

Лікарняні для сумісників: обов'язкова довідка

Інша поширена помилка – це призначення допомоги зовнішньому чи внутрішньому суміснику без наявності довідки про середню зарплату за основним місцем роботи. Формально така довідка потрібна для того, щоб розрахунок середньоденної зарплати за сумісництвом проводився з урахуванням максимальної величини бази нарахування єдиного внеску за всіма місцями роботи працівника. У 2026 році максимальна база складає 172 940 гривень. Але навіть якщо ви абсолютно впевнені, що сумарний заробіток вашого сумісника за всіма місцями його роботи дуже далекий від цієї суми, все одно довідку з основного місця роботи він має надати.

Зверніть увагу! Під час документальної перевірки Пенсійний фонд має з’ясувати, що у роботодавця наявні всі необхідні документи, на підставі яких він отримував страхові виплати для своїх працівників

За відсутності довідки Пенсійний фонд розцінює виплату допомоги суміснику як безпідставну. Результат – вимога повернути кошти зі штрафом 50%.

Отже, якщо сумісник не надає довідку про середню зарплату за основним місцем роботи, зафіксуйте це письмово. Без неї – видайте рішення уповноваженого або наказ про відмову в призначенні допомоги. Зразки таких документів ви знайдете на сайті 7eminar у розділі «Документи».

Повідомлення про виплату та правильність розрахунків

Неподання або несвоєчасне подання повідомлення про виплату коштів – це один із критеріїв, за яким підприємство потрапляє до числа кандидатів на позапланову перевірку.

Страхувальник повинен подати повідомлення про виплату страхових коштів застрахованим особам протягом 3 місяців з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено».

Тож не забувайте, що фінальним етапом є подання не заяви-розрахунку, а повідомлення про виплату страхових коштів – не пізніше 30 календарних днів з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок. Якщо повідомлення не подати протягом трьох місяців, то Пенсійний фонд обов’язково прийде з позаплановою перевіркою.

Безперечно у центрі уваги Пенсійного фонду – правильність розрахунків при нарахуванні лікарняних. Він обов’язково перевірить, як було визначено розрахунковий період, чи враховані поважні причини, чи не було завищено сукупний дохід при обчисленні середньоденної зарплати. І правильність розрахунків доведеться документально підтвердити. Тому подбайте про те, щоб у вас був пакет відповідних розрахункових та кадрових документів, а саме:

1. трудові договори та накази про прийняття на роботу, переведення або звільнення працівників;
2. табелі обліку використання робочого часу;
3. відомості про нарахування заробітної плати;
4. розрахунки середньої заробітної плати за кожним страховим випадком.

Нагадаємо, що шаблони та зразки таких документів ви можете знайти на сайті 7eminar у розділі «Документи».

Висновки

1. Відсутність належно оформлених рішень уповноваженої особи із соціального страхування або наказів керівника про призначення допомоги може призвести до вимоги повернути кошти Пенсійному фонду та сплати штрафу і пені.
2. При розрахунку сум лікарняних важливо враховувати актуальні дані про страховий стаж працівника. Якщо стаж визначено неправильно, то сума допомоги може бути завищена, що ПФУ розцінює як нецільове використання страхових коштів із подальшими відповідними санкціями.
3. При нарахуванні лікарняних сумісникам обов’язково потрібно отримувати довідку про середню зарплату за основним місцем роботи. За її відсутності виплату допомоги можуть визнати безпідставною.
4. Повідомлення про виплату страхових коштів потрібно подати не пізніше 30 календарних днів з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок. Якщо ж повідомлення не подати протягом трьох місяців після фінансування, це може стати підставою для проведення Пенсійним фондом позапланової перевірки.

Джерело: 7еminar

Шаблони та зразки документів:

Наказ про призначення уповноваженої особи для прийняття рішення про страхові виплати

Положення про уповноваженого із соціального страхування підприємства

Наказ про прийняття рішення щодо відмови у призначенні застрахованій особі страхової виплати

Повідомлення про виплату страхових коштів застрахованим особам

Читайте більше:

Заява-розрахунок лікарняних на порталі ПФУ

Лікарняні по-новому з 1 квітня 2026 року: як ПФУ контролюватиме видачу, перевірку та повернення коштів

Поважні причини для виключення днів з розрахунку лікарняних 2026

Лікарняні: призначення та виплата допомоги

Електронний лікарняний 2026: від створення до оплати

Мінікурси на тему:

Занижені лікарняні: як виправити помилку та отримати доплату від ПФУ

Перехідні лікарняні, декретні та відпускні: що врахувати з 1 січня

Заява-розрахунок для лікарняних: заповнюємо та подаємо за новими правилами

Відмова в призначенні лікарняних: підстави та оформлення

(Не) поважні причини: як розрахувати лікарняні / декретні + ексклюзивний лист ПФУ

Звільнення з роботи під час хвороби: як оформити і оплатити лікарняний