Лікарняні та декретні
11.03.2026
Типові помилки при оплаті лікарняного: як уникнути штрафу від ПФУ
Оплата листків непрацездатності досить часто як «мінне поле» для бухгалтера. Помилка в розрахунках суми допомоги чи недотримання порядку призначення допомоги може призвести до штрафу у розмірі 50%. Тому з’ясуємо, які документи перевіряє Пенсійний фонд, чому їх відсутність може призвести до відмови у фінансуванні або штрафів, а також коли підприємство ризикує отримати позапланову перевірку
- Документи для перевірки та роль уповноваженої особи
- Помилки у визначенні страхового стажу
- Лікарняні для сумісників: обов'язкова довідка
- Повідомлення про виплату та правильність розрахунків
- Висновки
Поговоримо про типові помилки в оплаті лікарняних, за які можна наразитися на дуже великі суми витрат та штрафи.
Документи для перевірки та роль уповноваженої особи
Під час документальної перевірки Пенсійний фонд має переконатися, що призначення та виплати матеріального забезпечення застрахованим особам здійснюються відповідно до законодавства.
Тому вкрай ризикованим є ігнорування процедури призначення лікарняних, яка визначена Законом. Якщо керівник підприємства ігнорує вимогу про призначення особи, уповноваженої із соціального страхування, або не бере на себе її обов’язки, то після перевірки доведеться сплатити штраф і пеню, а також повернути всі суми, які були виплачені працівникам за рахунок Пенсійного фонду.
Пам’ятайте, що для успішного проходження перевірки вам необхідно підготувати пакет документів, які підтверджують правомірність призначення, розрахунку та фактичної виплати допомоги. Обов’язково до такого пакету включають рішення уповноваженого уповноваженої особи із соціального страхування або накази керівника про призначення допомоги за кожним страховим випадком.
Також при перевірці слід надати наказ про призначення уповноваженої особи із соціального страхування та положення про уповноваженого із соціального страхування підприємства, якщо воно розроблялося як окремий локальний акт. Якщо керівник підприємства самостійно приймає рішення про призначення допомоги, то такі документи не потрібні.
Помилки у визначенні страхового стажу
Типова помилка при оплаті лікарняного пов’язана із визначенням страхового стажу працівника. Досить часто бухгалтери не перевіряють відомості про працівника у державному реєстрі застрахованих осіб. Хоча при нарахуванні лікарняних обов’язково слід перевірити як загальний страховий стаж працівника, так і стаж за останні 12 календарних місяців. Адже це суттєво впливає на розмір лікарняних.
Наприклад, якщо загальний страховий стаж працівника менше трьох років, то розмір допомоги зменшується до 50%. А якщо за останні 12 місяців страховий стає менше 6 місяців, то максимальний розмір середньоденної допомоги обчислюється із розміру мінімальної заробітної плати. Тобто для таких осіб лікарняні рахуються з фактичного доходу, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінзарплати. У 2026 році це 284 гривень 07 копійок за кожен день хвороби.
Зверніть увагу! Обчислення розміру середньоденної заробітної плати, з якої обраховуються суми допомоги, – серед обов’язкових питань, які перевіряє Пенсійний фонд
Тому важливо враховувати актуальні дані про страховий стаж працівника при розрахунку сум лікарняних. Для цього доцільно використовувати довідки ОК-5 чи ОК-7, які містять відомості про суми заробітної плати, з якої сплачено єдиний внесок, та про страховий стаж.
Нагадаємо, що працівники можуть отримати ці довідки можна безпосередньо у будь-якому сервісному центрі Пенсійного фонду України або онлайн, тобто на порталі Дія, у мобільному застосунку Дія або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
Неправильне визначення страхового стажу як правило завжди призводить до завищення суми лікарняних, що трактується Пенсійним фондом як нецільове використання коштів. Санкція – повернення надлишково отриманих коштів та штраф у розмірі 50%і пеня.
Втомилися щоразу згадувати, як рахувати лікарняні чи декретні? Спробуйте Калькулятор середня зарплата – лікарняні, який сам підбере розрахунковий період і врахує страховий стаж. Просто введіть дані – і одразу отримаєте готовий результат із можливістю зберегти або роздрукувати
Лікарняні для сумісників: обов'язкова довідка
Інша поширена помилка – це призначення допомоги зовнішньому чи внутрішньому суміснику без наявності довідки про середню зарплату за основним місцем роботи. Формально така довідка потрібна для того, щоб розрахунок середньоденної зарплати за сумісництвом проводився з урахуванням максимальної величини бази нарахування єдиного внеску за всіма місцями роботи працівника. У 2026 році максимальна база складає 172 940 гривень. Але навіть якщо ви абсолютно впевнені, що сумарний заробіток вашого сумісника за всіма місцями його роботи дуже далекий від цієї суми, все одно довідку з основного місця роботи він має надати.
Зверніть увагу! Під час документальної перевірки Пенсійний фонд має з’ясувати, що у роботодавця наявні всі необхідні документи, на підставі яких він отримував страхові виплати для своїх працівників
За відсутності довідки Пенсійний фонд розцінює виплату допомоги суміснику як безпідставну. Результат – вимога повернути кошти зі штрафом 50%.
Отже, якщо сумісник не надає довідку про середню зарплату за основним місцем роботи, зафіксуйте це письмово. Без неї – видайте рішення уповноваженого або наказ про відмову в призначенні допомоги. Зразки таких документів ви знайдете на сайті 7eminar у розділі «Документи».
Повідомлення про виплату та правильність розрахунків
Неподання або несвоєчасне подання повідомлення про виплату коштів – це один із критеріїв, за яким підприємство потрапляє до числа кандидатів на позапланову перевірку.
Страхувальник повинен подати повідомлення про виплату страхових коштів застрахованим особам протягом 3 місяців з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено».
Тож не забувайте, що фінальним етапом є подання не заяви-розрахунку, а повідомлення про виплату страхових коштів – не пізніше 30 календарних днів з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок. Якщо повідомлення не подати протягом трьох місяців, то Пенсійний фонд обов’язково прийде з позаплановою перевіркою.
Безперечно у центрі уваги Пенсійного фонду – правильність розрахунків при нарахуванні лікарняних. Він обов’язково перевірить, як було визначено розрахунковий період, чи враховані поважні причини, чи не було завищено сукупний дохід при обчисленні середньоденної зарплати. І правильність розрахунків доведеться документально підтвердити. Тому подбайте про те, щоб у вас був пакет відповідних розрахункових та кадрових документів, а саме:
- трудові договори та накази про прийняття на роботу, переведення або звільнення працівників;
- табелі обліку використання робочого часу;
- відомості про нарахування заробітної плати;
- розрахунки середньої заробітної плати за кожним страховим випадком.
Нагадаємо, що шаблони та зразки таких документів ви можете знайти на сайті 7eminar у розділі «Документи».
Висновки
- Відсутність належно оформлених рішень уповноваженої особи із соціального страхування або наказів керівника про призначення допомоги може призвести до вимоги повернути кошти Пенсійному фонду та сплати штрафу і пені.
- При розрахунку сум лікарняних важливо враховувати актуальні дані про страховий стаж працівника. Якщо стаж визначено неправильно, то сума допомоги може бути завищена, що ПФУ розцінює як нецільове використання страхових коштів із подальшими відповідними санкціями.
- При нарахуванні лікарняних сумісникам обов’язково потрібно отримувати довідку про середню зарплату за основним місцем роботи. За її відсутності виплату допомоги можуть визнати безпідставною.
- Повідомлення про виплату страхових коштів потрібно подати не пізніше 30 календарних днів з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок. Якщо ж повідомлення не подати протягом трьох місяців після фінансування, це може стати підставою для проведення Пенсійним фондом позапланової перевірки.
Шаблони та зразки документів:
Наказ про призначення уповноваженої особи для прийняття рішення про страхові виплати
Положення про уповноваженого із соціального страхування підприємства
Наказ про прийняття рішення щодо відмови у призначенні застрахованій особі страхової виплати
Повідомлення про виплату страхових коштів застрахованим особам
Читайте більше:
Заява-розрахунок лікарняних на порталі ПФУ
Поважні причини для виключення днів з розрахунку лікарняних 2026
Лікарняні: призначення та виплата допомоги
Електронний лікарняний 2026: від створення до оплати
Мінікурси на тему:
Занижені лікарняні: як виправити помилку та отримати доплату від ПФУ
Перехідні лікарняні, декретні та відпускні: що врахувати з 1 січня
Заява-розрахунок для лікарняних: заповнюємо та подаємо за новими правилами
Відмова в призначенні лікарняних: підстави та оформлення
(Не) поважні причини: як розрахувати лікарняні / декретні + ексклюзивний лист ПФУ
Звільнення з роботи під час хвороби: як оформити і оплатити лікарняний
Державний нагляд
16.09.2026
З 16.09 запрацювала нова система державного контролю за ГМО та продукцією з ними
З 16.09.2026 набирає чинності новий закон, який змінює підходи до державного регулювання генетично модифікованих організмів і продукції з ГМО. Документ передбачає нову процедуру державної реєстрації, створення Державного реєстру ГМО, оновлені правила маркування, моніторингу та державного контролю

Пільги
16.09.2026
Коли не застосовується ПСП: основні обмеження для працівників у 2026 році
ПСП зменшує оподатковуваний дохід працівника, але застосовується лише до зарплати та за одним місцем її нарахування. Є випадки, коли навіть за наявності зарплати працівник не може скористатися податковою соціальною пільгою

Цільове фінансування
16.09.2026
19 400 грн на підготовку до зими: подавайте заявки до 30 жовтня
Отримати одноразову допомогу у розмірі 19 400 грн на підготовку до зими. Програма передбачає підтримку найбільш вразливих домогосподарств, зокрема сімей із дітьми, людей з інвалідністю, пенсіонерів, ВПО та багатодітних родин. Цього року допомога буде доступна не лише мешканцям приватних будинків, а й жителям багатоквартирних будинків. Очікується, що прийом заявок триватиме з 1 вересня до 30 жовтня, а виплати здійснюватимуть у міру формування списків отримувачів

Відрядження, підзвітні кошти
16.09.2026
Витрати на відрядження – 2026: що не оподатковується ПДФО та чим підтвердити витрати
Витрати на відрядження працівника не завжди є його оподатковуваним доходом: важливі вид витрат, їх зв’язок із відрядженням та наявність підтвердних документів. Без ПДФО можна компенсувати документально підтверджені витрати на проїзд, проживання, страхування та інші необхідні витрати, передбачені правилами відрядження. Водночас алкоголь, тютюнові вироби, чайові та плата за видовищні заходи мають окремі правила оподаткування. Тож перед відшкодуванням витрат на відрядження варто перевірити документи та визначити, чи включається конкретна сума до оподатковуваного доходу працівника

ПДФО
16.09.2026
Роботодавець компенсував медогляд перед працевлаштуванням: чи потрібно сплачувати податки у 2026 році
Якщо працівник самостійно оплатив профілактичний медогляд до працевлаштування, а роботодавець після прийняття на роботу компенсував ці витрати, така виплата вважається додатковим благом та оподатковується. Водночас для обов’язкового медогляду окремих категорій працівників діють інші правила: якщо витрати безпосередньо несе роботодавець, вони не включаються до оподатковуваного доходу

Перевірки, штрафи
16.09.2026
Відсутній код УКТ ЗЕД у чеку: яка відповідальність у 2026 році
Продаж підакцизних товарів в Україні вимагає суворого дотримання правил застосування РРО/ПРРО, зокрема обов’язкового програмування товарів із зазначенням коду УКТ ЗЕД, ціни та кількості. Порушення цих вимог може призвести не лише до значних фінансових санкцій, а й до адміністративної відповідальності посадових осіб

Відрядження, підзвітні кошти
16.09.2026
Працівник їде у відрядження на власному авто: які податки виникають із компенсації ПММ, – позиція ДПС
Працівник може використовувати власний автомобіль під час службового відрядження, а роботодавець – компенсувати витрати на придбані паливно-мастильні матеріали. Водночас така компенсація має податкові наслідки для працівника та підприємства. За наведеним роз’ясненням, відшкодована вартість ПММ включається до оподатковуваного доходу працівника як додаткове благо та оподатковується ПДФО і військовим збором. Крім того, на суму компенсації роботодавець має нарахувати ЄСВ

Єдиний податок
16.09.2026
Для відмови від спрощенки подайте заяву до 21 вересня (включно) + зразки заяв
Суб’єкти господарювання, які бажають відмовитися від спрощеної системи оподаткування з 1 жовтня 2026 року, мають подати відповідну заяву до контролюючого органу не пізніше 21 вересня (включно). Заява може бути подана особисто, поштою, електронними засобами чи через державного реєстратора. Подані заяви не можна відкликати

ПДВ
16.09.2026
ПДВ після реорганізації: чи може правонаступник включити податковий кредит у 2026 році
Якщо податкова накладна / розрахунок коригування була зареєстрована постачальником в ЄРПН після реорганізації платника податку – покупця шляхом приєднання, правонаступник такого платника податку не має права на включення такої податкової накладної / розрахунку коригування до податкового кредиту

Пільги
16.09.2026
Застосування ПСП без отримання від працівника заяви: чи є відповідальність у 2026 році
Податкова соціальна пільга дозволяє зменшити суму податку на доходи фізичних осіб, утримуваного із зарплати працівника. Вона застосовується лише за одним місцем роботи та діє з моменту подання працівником відповідної заяви і підтвердних документів

Політика, економіка
16.09.2026
Держбюджет-2027 буде ухвалено до грудня 2026 року: етапи розгляду законопроєкту від нардепа
Проєкт Державного бюджету України на 2027 рік зареєстровано у Верховній Раді 15 вересня, а 16 вересня його представив народним депутатам Міністр фінансів. Документ стане основою для подальшого парламентського розгляду та підготовки до першого читання. До 1 жовтня депутати й комітети мають подати свої пропозиції, після чого Бюджетний комітет розгляне правки та підготує проєкт до голосування. Розгляд у першому читанні має відбутися не пізніше 20 жовтня, а друге читання – завершитися до 20 листопада

Бронювання, критичність
16.09.2026
Нові критерії критично важливих підприємств з 18 жовтня: вимоги для агро-, лісової та рибної галузей
Міністерство аграрної політики та продовольства України затвердило нові Критерії визначення підприємств, установ та організацій, які мають важливе значення для галузей національної економіки в особливий період. Відповідний наказ від 02 вересня 2026 року було зареєстровано в Міністерстві юстиції України 04 вересня 2026 року за № 1210/46604. Документ набирає чинності з 18 жовтня 2026 року

ПДФО
16.09.2026
Подарунки у 2027 році: який ліміт без податків
Уряд подав та зареєстрував законопроєкт №16000 «Про Державний бюджет України на 2027 рік», де розміри мінімальної зарплати, прожиткового мінімуму та базових соціальних стандартів повністю співпадають із раніше затвердженою Бюджетною декларацією. У 2027 році неоподатковувана вартість негрошових подарунків становитиме 2 386,5 грн на місяць. Якщо сума перевищує цей поріг, роботодавець утримує 18% ПДФО (з «натуральним» коефіцієнтом) та 5% військового збору

Податкова та фінзвітність
16.09.2026
Помилки у Податковому розрахунку: що можна виправити з типом «Звітний»
Перш ніж перейти до особливостей виправлення помилок в податковому розрахунку, потрібно розрізняти які це помилки. Адже похибка може бути як у самому звіті, так і при нарахуванні виплат працівникам. Залежно від цього і будуть способи її виправлення. Спочатку розберемо, як виправити помилку, яку допустили саме при заповнені Податкового розрахунку і яким чином її виправити, зокрема у звітній формі звітності

Державний нагляд
16.09.2026
Три ліміти для ФОП у 2026 році: що контролювати, щоб не виникли проблеми з банком
Для ФОП одного лише контролю за річним лімітом доходу вже недостатньо: на проходження платежів впливають також банківські правила фінмоніторингу та історія операцій. Окремі категорії підприємців мають встановлені банками пороги автоматичного проведення платежів, а операції понад них можуть потребувати додаткового документального підтвердження. Водночас різкі зміни обороту, нетипові надходження чи відсутність документів можуть стати підставою для додаткових запитань банку

ФОП
16.09.2026
Чи дозволено використовувати КВЕД 53.20 для ФОП на спрощеній системі
Є КВЕД 53.20 «Інша поштова та кур'єрська дiяльнiсть». Коли реєструємо через Дію, то не пропускає через цей КВЕД, пише що лише для загальної системи оподаткування. Але раніше ніби був доступний. В наших старих ФОП є цей КВЕД. Його потрібно закривати тепер в наших ФОП? Чи будуть наслідки?

Готівкові кошти, розрахунки
16.09.2026
Банківські відсотки за залишок на рахунку: включати в дохід у місяці нарахування чи надходження
Банк щомісяця нараховує відсотки на залишки коштів на поточному рахунку. Зарахування відсотків відбувається на початку місяця. Банківська виписка, нараховані відсотки за попередній місяць – первинні документи від банку відсутні. В якому місяці визнавати дохід? Чи правильно робити проведення Дт 373 Кт 719 в попередньому місяці (без первинного документу), в наступному місяці Дт 311 Кт 373 згідно з банківською випискою, чи краще робити ці проведення в одному місяці?

Бронювання, критичність
16.09.2026
Галузеві та регіональні критерії для бронювання (станом на 16.09.2026)
Для збереження стабільної роботи економіки та життєзабезпечення громад під час мобілізації важливо чітко визначити, які підприємства і працівники мають залишатися на своїх робочих місцях. Саме з цією метою міністерства та обласні адміністрації затверджують галузеві й регіональні критерії для бронювання, щоб забезпечити виконання критично важливих завдань у різних сферах. Ми зібрали усі галузеві та регіональні критерії для бронювання у зручному функціоналі. Жодних таблиць, а зручний пошук та перегляд документів безпосередньо у нас на сторінці. Увага: додано критерії після їх перегляду відповідно до Постанови №692!

Кадрова робота
16.09.2026
20-річний бухгалтер працевлаштовується на роботу: чи потрібен медогляд та хто його оплачує
20-річний студент працевлаштовується на посаду бухгалтера. Чи потрібно проходити обов’язковий медогляд? Якщо кандидат самостійно оплатив його вартість, то чи зобов’язаний роботодавець відшкодувати ці витрати? Чи вважається таке відшкодування додатковим благом працівника для цілей оподаткування ПДФО та військовим збором?




