Лікарняні та декретні
11.03.2026
Типові помилки при оплаті лікарняного: як уникнути штрафу від ПФУ
Оплата листків непрацездатності досить часто як «мінне поле» для бухгалтера. Помилка в розрахунках суми допомоги чи недотримання порядку призначення допомоги може призвести до штрафу у розмірі 50%. Тому з’ясуємо, які документи перевіряє Пенсійний фонд, чому їх відсутність може призвести до відмови у фінансуванні або штрафів, а також коли підприємство ризикує отримати позапланову перевірку
- Документи для перевірки та роль уповноваженої особи
- Помилки у визначенні страхового стажу
- Лікарняні для сумісників: обов'язкова довідка
- Повідомлення про виплату та правильність розрахунків
- Висновки
Поговоримо про типові помилки в оплаті лікарняних, за які можна наразитися на дуже великі суми витрат та штрафи.
Документи для перевірки та роль уповноваженої особи
Під час документальної перевірки Пенсійний фонд має переконатися, що призначення та виплати матеріального забезпечення застрахованим особам здійснюються відповідно до законодавства.
Тому вкрай ризикованим є ігнорування процедури призначення лікарняних, яка визначена Законом. Якщо керівник підприємства ігнорує вимогу про призначення особи, уповноваженої із соціального страхування, або не бере на себе її обов’язки, то після перевірки доведеться сплатити штраф і пеню, а також повернути всі суми, які були виплачені працівникам за рахунок Пенсійного фонду.
Пам’ятайте, що для успішного проходження перевірки вам необхідно підготувати пакет документів, які підтверджують правомірність призначення, розрахунку та фактичної виплати допомоги. Обов’язково до такого пакету включають рішення уповноваженого уповноваженої особи із соціального страхування або накази керівника про призначення допомоги за кожним страховим випадком.
Також при перевірці слід надати наказ про призначення уповноваженої особи із соціального страхування та положення про уповноваженого із соціального страхування підприємства, якщо воно розроблялося як окремий локальний акт. Якщо керівник підприємства самостійно приймає рішення про призначення допомоги, то такі документи не потрібні.
Помилки у визначенні страхового стажу
Типова помилка при оплаті лікарняного пов’язана із визначенням страхового стажу працівника. Досить часто бухгалтери не перевіряють відомості про працівника у державному реєстрі застрахованих осіб. Хоча при нарахуванні лікарняних обов’язково слід перевірити як загальний страховий стаж працівника, так і стаж за останні 12 календарних місяців. Адже це суттєво впливає на розмір лікарняних.
Наприклад, якщо загальний страховий стаж працівника менше трьох років, то розмір допомоги зменшується до 50%. А якщо за останні 12 місяців страховий стає менше 6 місяців, то максимальний розмір середньоденної допомоги обчислюється із розміру мінімальної заробітної плати. Тобто для таких осіб лікарняні рахуються з фактичного доходу, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінзарплати. У 2026 році це 284 гривень 07 копійок за кожен день хвороби.
Зверніть увагу! Обчислення розміру середньоденної заробітної плати, з якої обраховуються суми допомоги, – серед обов’язкових питань, які перевіряє Пенсійний фонд
Тому важливо враховувати актуальні дані про страховий стаж працівника при розрахунку сум лікарняних. Для цього доцільно використовувати довідки ОК-5 чи ОК-7, які містять відомості про суми заробітної плати, з якої сплачено єдиний внесок, та про страховий стаж.
Нагадаємо, що працівники можуть отримати ці довідки можна безпосередньо у будь-якому сервісному центрі Пенсійного фонду України або онлайн, тобто на порталі Дія, у мобільному застосунку Дія або через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
Неправильне визначення страхового стажу як правило завжди призводить до завищення суми лікарняних, що трактується Пенсійним фондом як нецільове використання коштів. Санкція – повернення надлишково отриманих коштів та штраф у розмірі 50%і пеня.
Втомилися щоразу згадувати, як рахувати лікарняні чи декретні? Спробуйте Калькулятор середня зарплата – лікарняні, який сам підбере розрахунковий період і врахує страховий стаж. Просто введіть дані – і одразу отримаєте готовий результат із можливістю зберегти або роздрукувати
Лікарняні для сумісників: обов'язкова довідка
Інша поширена помилка – це призначення допомоги зовнішньому чи внутрішньому суміснику без наявності довідки про середню зарплату за основним місцем роботи. Формально така довідка потрібна для того, щоб розрахунок середньоденної зарплати за сумісництвом проводився з урахуванням максимальної величини бази нарахування єдиного внеску за всіма місцями роботи працівника. У 2026 році максимальна база складає 172 940 гривень. Але навіть якщо ви абсолютно впевнені, що сумарний заробіток вашого сумісника за всіма місцями його роботи дуже далекий від цієї суми, все одно довідку з основного місця роботи він має надати.
Зверніть увагу! Під час документальної перевірки Пенсійний фонд має з’ясувати, що у роботодавця наявні всі необхідні документи, на підставі яких він отримував страхові виплати для своїх працівників
За відсутності довідки Пенсійний фонд розцінює виплату допомоги суміснику як безпідставну. Результат – вимога повернути кошти зі штрафом 50%.
Отже, якщо сумісник не надає довідку про середню зарплату за основним місцем роботи, зафіксуйте це письмово. Без неї – видайте рішення уповноваженого або наказ про відмову в призначенні допомоги. Зразки таких документів ви знайдете на сайті 7eminar у розділі «Документи».
Повідомлення про виплату та правильність розрахунків
Неподання або несвоєчасне подання повідомлення про виплату коштів – це один із критеріїв, за яким підприємство потрапляє до числа кандидатів на позапланову перевірку.
Страхувальник повинен подати повідомлення про виплату страхових коштів застрахованим особам протягом 3 місяців з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок та набуття заявою-розрахунком статусу «Оплачено».
Тож не забувайте, що фінальним етапом є подання не заяви-розрахунку, а повідомлення про виплату страхових коштів – не пізніше 30 календарних днів з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок. Якщо повідомлення не подати протягом трьох місяців, то Пенсійний фонд обов’язково прийде з позаплановою перевіркою.
Безперечно у центрі уваги Пенсійного фонду – правильність розрахунків при нарахуванні лікарняних. Він обов’язково перевірить, як було визначено розрахунковий період, чи враховані поважні причини, чи не було завищено сукупний дохід при обчисленні середньоденної зарплати. І правильність розрахунків доведеться документально підтвердити. Тому подбайте про те, щоб у вас був пакет відповідних розрахункових та кадрових документів, а саме:
- трудові договори та накази про прийняття на роботу, переведення або звільнення працівників;
- табелі обліку використання робочого часу;
- відомості про нарахування заробітної плати;
- розрахунки середньої заробітної плати за кожним страховим випадком.
Нагадаємо, що шаблони та зразки таких документів ви можете знайти на сайті 7eminar у розділі «Документи».
Висновки
- Відсутність належно оформлених рішень уповноваженої особи із соціального страхування або наказів керівника про призначення допомоги може призвести до вимоги повернути кошти Пенсійному фонду та сплати штрафу і пені.
- При розрахунку сум лікарняних важливо враховувати актуальні дані про страховий стаж працівника. Якщо стаж визначено неправильно, то сума допомоги може бути завищена, що ПФУ розцінює як нецільове використання страхових коштів із подальшими відповідними санкціями.
- При нарахуванні лікарняних сумісникам обов’язково потрібно отримувати довідку про середню зарплату за основним місцем роботи. За її відсутності виплату допомоги можуть визнати безпідставною.
- Повідомлення про виплату страхових коштів потрібно подати не пізніше 30 календарних днів з дати зарахування страхових коштів на окремий рахунок. Якщо ж повідомлення не подати протягом трьох місяців після фінансування, це може стати підставою для проведення Пенсійним фондом позапланової перевірки.
Джерело: 7еminar
Шаблони та зразки документів:
Наказ про призначення уповноваженої особи для прийняття рішення про страхові виплати
Положення про уповноваженого із соціального страхування підприємства
Наказ про прийняття рішення щодо відмови у призначенні застрахованій особі страхової виплати
Повідомлення про виплату страхових коштів застрахованим особам
Читайте більше:
Заява-розрахунок лікарняних на порталі ПФУ
Поважні причини для виключення днів з розрахунку лікарняних 2026
Лікарняні: призначення та виплата допомоги
Електронний лікарняний 2026: від створення до оплати
Мінікурси на тему:
Занижені лікарняні: як виправити помилку та отримати доплату від ПФУ
Перехідні лікарняні, декретні та відпускні: що врахувати з 1 січня
Заява-розрахунок для лікарняних: заповнюємо та подаємо за новими правилами
Відмова в призначенні лікарняних: підстави та оформлення
(Не) поважні причини: як розрахувати лікарняні / декретні + ексклюзивний лист ПФУ
Звільнення з роботи під час хвороби: як оформити і оплатити лікарняний
Робочий час, графіки роботи
29.07.2026
Як оформити скорочення тривалості робочого дня в спеку
Літні місяці в Україні часто приносять аномальну спеку, яка може негативно впливати на здоров’я працівників і знижувати їхню продуктивність. Законодавство України передбачає можливість коригування умов праці за високих температур

Охорона праці
29.07.2026
Козлові крани: основні ризики та правила безпечної експлуатації
Експлуатація козлових кранів належить до робіт підвищеної небезпеки та вимагає неухильного дотримання правил охорони праці. Порушення вимог безпеки під час вантажопідіймальних робіт може призвести до аварій, пошкодження майна та травмування працівників. Особливу небезпеку становлять несправності обладнання, помилки під час стропування вантажів і несприятливі погодні умови. Саме тому регулярні технічні огляди, інструктажі та використання справного обладнання є обов’язковими

Пенсія, соцпільги
29.07.2026
ПФУ роз'яснив, хто отримає допомогу до Дня Незалежності автоматично
Ветеранам війни, які вже отримують через Пенсійний фонд України пільги на оплату житлово-комунальних послуг, не потрібно подавати жодних додаткових заяв для отримання разової грошової виплати до Дня Незалежності. У ПФУ пояснили, кому кошти надійдуть автоматично та коли очікувати виплату

Відпустка, відпускні
29.07.2026
Додаткова відпустка діловода: умови надання та компенсації
Діловод закладу дошкільної освіти належить до категорії непедагогічних працівників, тому має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні. Водночас за роботу в умовах ненормованого робочого дня йому може надаватися додаткова відпустка тривалістю до 7 календарних днів. Для цього мають бути виконані вимоги законодавства та колективного договору

Документообіг, первинні документи
29.07.2026
Оновлення даних у ДРФО: що потрібно знати батькам дітей до 18 років
Якщо у дитини змінилися персональні дані, їх необхідно оновити і в Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків. У ДПС пояснили, хто може подати заяву за формою №5ДР від імені малолітньої чи неповнолітньої особи, які документи для цього потрібні та чи можна скористатися електронними сервісами у випадку, коли така дитина немає паспорта України

Форма №20-ОПП
29.07.2026
Авто використовується по всій території України: що вказати в Заяві ф. №20-ОПП
У разі придбання транспортного засобу для використання по всій території Україні або передачі його в оренду, платник податків зазначає у графах 6 – 13 «Місцезнаходження об’єкта оподаткування» Заяви за ф. №20-ОПП адресу місця реєстрації транспортного засобу

ПДВ
28.07.2026
ПДВ на транспортні, ремонтні та складські послуги: що потрібно знати
Оподаткування ПДВ послуг, пов’язаних із рухомим майном, залежить від місця їх фактичного постачання. Податковий кодекс визначає окремі правила для транспортних, ремонтних, складських та інших аналогічних послуг. Якщо такі послуги надаються на митній території України, вони є об’єктом оподаткування ПДВ. Якщо ж місце їх постачання знаходиться за межами України, ПДВ не нараховується

ФОП
28.07.2026
Товар придбаний до реєстрації ФОП: чи можна його продавати без податкових ризиків
Фізична особа придбала товар (дитячий одяг, іграшки) до державної реєстрації фізичної особи – підприємця за власні кошти. Після державної реєстрації ФОП (платник єдиного податку 3 групи, ставка 5%, без ПДВ) планує реалізовувати зазначений товар у межах підприємницької діяльності. Чи має право ФОП реалізовувати товар, придбаний фізичною особою до державної реєстрації ФОП? Які документи підтверджують законність походження такого товару для цілей податкового контролю?

ЗЕД
28.07.2026
Новий проєкт Митного кодексу: законопроєкт №15450
У Верховній Раді зареєстрували новий законопроєкт Митного кодексу України №15450, який фактично замінив відкликаний після відставки уряду проєкт №15295. Документ розроблено для гармонізації українського митного законодавства з правом Європейського Союзу та виконання євроінтеграційних зобов’язань України. Новий кодекс передбачає запровадження європейських підходів до митних процедур, авторизацій, декларування та сплати митних платежів. Водночас він гарантує безперервність дії чинних авторизацій для бізнесу. Очікується, що реформа спростить інтеграцію України до митного простору ЄС і допоможе бізнесу адаптуватися до нових правил

Податок на майно
28.07.2026
Як уникнути помилкових нарахувань податку на нерухомість? Звірте свої дані з ДПС
Платники податку на нерухоме майно мають можливість звернутися до ДПС для звірки даних щодо своїх об’єктів нерухомості, ставки податку та інших важливих показників. Це допомагає уникнути помилок у нарахуванні податку та забезпечити правильність обліку

Рентна плата
28.07.2026
Рентна плата за воду: як правильно заповнити Додаток 5
Платники рентної плати за спеціальне використання води повинні правильно визначати податкові зобов’язання та коректно заповнювати Додаток 5 до декларації. Розрахунок здійснюється на підставі фактичних обсягів використаної води, встановлених лімітів і ставок, передбачених Податковим кодексом. Якщо дозвіл на спеціальне водокористування містить окремі ліміти за різними напрямами використання води, звітність має складатися з урахуванням цієї особливості. Також важливо правильно зазначити код водного об’єкта відповідно до дозволу та довідника кодів

Податкова та фінзвітність
28.07.2026
Чи може неповнолітній самостійно подати майнову декларацію
Питання подання податкової декларації неповнолітніми особами є врегульованим нормами ПКУ та пов’язане насамперед із їх цивільною дієздатністю. Навіть за наявності РНОКПП та кваліфікованого електронного підпису неповнолітня особа не завжди може самостійно виконувати податкові обов’язки. Закон встановлює, що відповідальність за декларування доходів таких осіб покладається на їх законних представників. Це стосується як обчислення, так і подання декларацій про майновий стан і доходи

Судова практика
28.07.2026
Працівника можуть звільнити за відмову від переведення, навіть якщо він працює дистанційно
Верховний Суд підтвердив, що роботодавець має право звільнити працівника, який відмовився від переведення до іншої місцевості разом із підприємством, навіть якщо на підприємстві діє дистанційна форма роботи. Суд зазначив, що дистанційний режим не скасовує право роботодавця змінювати офіційне місце роботи чи дислокацію структурних підрозділів

Податкова та фінзвітність
28.07.2026
Благодійна нецільова допомога: коли потрібно подавати декларацію
ДПС роз'яснює, що фізична особа, яка отримала нецільову благодійну допомогу, зобов'язана подати податкову декларацію, якщо загальна сума такої допомоги протягом року перевищує встановлений граничний розмір. Якщо сума не перевищує ліміт, декларацію можна не подавати

ПДФО
28.07.2026
Продаж авто юрособі чи ФОП: хто сплачує податки і в якому розмірі
Під час продажу фізичною особою транспортного засобу юридичній особі або ФОП саме покупець виконує функції податкового агента. Він зобов’язаний утримати та перерахувати до бюджету ПДФО і військовий збір, якщо вони підлягають сплаті. Розмір податку залежить від виду транспортного засобу та кількості його продажів протягом календарного року. Для правильного застосування ставок продавець має повідомити інформацію про черговість продажу у договорі або окремій заяві

Відпустка, відпускні
28.07.2026
Яка тривалість щорічної відпустки завгоспа дошкільного навчального закладу
Тривалість щорічної відпустки працівників визначається Законом України «Про відпустки» та залежить від посади й умов праці. Для більшості працівників основна відпустка становить 24 календарні дні, а за ненормований робочий день може надаватися додаткова відпустка тривалістю до 7 календарних днів. Водночас для окремих працівників, які мали право на довшу відпустку до набрання чинності Законом, законодавство передбачає спеціальні гарантії

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
28.07.2026
КЕП і ПРРО-2026: нові можливості, помилки та безпечна робота касира
Файлові ключі, флешки, забуті паролі, заблоковані сертифікати – знайомі проблеми для багатьох користувачів ПРРО. Сьогодні їх можна уникнути, використовуючи сучасні хмарні рішення. У матеріалі порівнюємо файловий КЕП і хмарну печатку, пояснюємо їх особливості та показуємо, як швидко налаштувати роботу касира

Податкова та фінзвітність
28.07.2026
ФОП: не чекайте квартальну форму для виправлення 4ДФ - ризик штрафу 1020 грн
ФОП 3 групи подав Об'єднану звітність за червень 2026 року за місячною формою. Після отримання квитанції №2 виявилося, що в додатку 4ДФ не зазначено суму перерахованого військового збору за найманого працівника. Як правильно виправити помилку: подати уточнюючий розрахунок чи дочекатися можливості подати квартальну форму?

Судова практика
28.07.2026
Коли Держпраці може перевірити всіх працівників: ВС
Верховний Суд сформував важливі правові висновки щодо проведення позапланових перевірок Держпраці за зверненнями працівників. Суд наголосив, що інспектори не обмежуються перевіркою лише фактів, викладених у скарзі, а можуть досліджувати дотримання трудового законодавства щодо інших працівників роботодавця. Також роз'яснено, за яких умов призупинення трудового договору може бути визнане неправомірним та коли процедурні недоліки не впливають на законність результатів перевірки. Постанова має важливе значення як для роботодавців, так і для працівників, оскільки визначає підходи до оцінки реального змісту трудових відносин

ПДВ
28.07.2026
«Вхідний» ПДВ у медзакладах: що потрібно знати про податковий кредит
Під час надання медичних послуг заклади охорони здоров’я часто використовують лікарські засоби та медичні вироби, придбані з ПДВ. У зв’язку з цим виникає питання, як правильно враховувати «вхідний» ПДВ, якщо медичні послуги звільнені від оподаткування або, навпаки, оподатковуються у загальному порядку. ДПС роз’яснила порядок формування податкового кредиту та нарахування податкових зобов’язань у таких випадках



