
- Чому роботодавці отримують листи від Держпраці
- Які показники є тригерами для листів-попереджень
- Що означає лист від Держпраці і які наслідки
- Як держава отримує інформацію про роботодавців
- Як мінімізувати ризики перевірки
- Висновок
Чому роботодавці отримують листи від Держпраці
Підставою для листів зазвичай стає аналітика податкової та статистичної звітності. У зоні ризику – роботодавці, які:
- тривалий час нараховують працівникам мінімальну зарплату або близьку до неї;
- показують зарплати нижчі за середньогалузеві у регіоні;
- мають невідповідність між обсягами діяльності та фондом оплати праці.
У 2026–2027 роках держава посилює фокус на детінізацію доходів, тому зарплатні показники стають одним із ключових індикаторів ризику
Реальний приклад на сьогодні – це масова розсилка листів попереджень від Держпраці.
Так, 27.01.2026 р. на Facebook-сторінці Інспекції з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради повідомили, що у 2026 році вже надіслано 3 770 листів роботодавцям міста Дніпра.
Які показники є тригерами для листів-попереджень
Практика показує: листи від Держпраці – це результат автоматизованого аналізу звітності, а не випадковий вибір роботодавців. Найчастіше «тригером» стає поєднання кількох ризикових показників, які держава розцінює як потенційне порушення трудового законодавства.
До таких показників належать:
- Нарахування заробітної плати нижче мінімальної, на 2026 рік – 8 647 гривень, за основним місцем роботи значній частині працівників (30% і більше), за відсутності ознаки неповного робочого часу.
- Тривале використання цивільно-правових договорів (понад один рік) з одними й тими самими фізичними особами або різке зростання частки договорів Цивільно-правового характеру у структурі персоналу. Може кваліфікуватися як підміна трудових відносин.
- Збільшення кількості працівників з неповним робочим часом на 20% і більше за короткий період без об’єктивних причин.
- Відсутність динаміки протягом року в чисельності застрахованих осіб та у фонді оплати праці, зокрема без індексації зарплат.
- Тривалі відпустки без збереження заробітної плати у поєднанні з повною відсутністю нарахувань.
- Подання повідомлення про прийняття на роботу без подальших зарплатних нарахувань або без відображення дати припинення трудових відносин.
- Суттєве скорочення штату (10 % і більше за місяць) у роботодавців із чисельністю від 20 працівників.
- Зарплата керівника нижче мінімальної, що майже завжди розцінюється як індикатор ризику.
- Нарахування ЄСВ нижче мінімального розміру для категорій працівників, щодо яких сплата ЄСВ з мінімальної бази є обов’язковою. Нагадаємо, що на 2026 рік мінімальний ЄСВ – 1 902,34 гривні.
Важливо розуміти, що окремо кожен із цих показників ще не означає порушення. Але їх сукупність або систематичне повторення у звітності істотно підвищує ймовірність отримання листа від Держпраці та подальшого контролю
Що означає лист від Держпраці і які наслідки
Що ж насправді означає цей «лист щастя»?
Лист від Держпраці – це попереджувальний сигнал, а не штраф і не припис. Але саме з таких листів часто починається:
- включення роботодавця до плану або позапланових заходів контролю;
- інформаційний обмін між Держпраці та ДПС;
- подальша перевірка правильності оформлення трудових відносин.
Фактично це можливість відреагувати до перевірки, а не після неї. Саме тому роботодавцям варто не чекати перевірки, а вже зараз проаналізувати зарплатну політику, кадрові документи та показники звітності – з прицілом на посилення контролю у 2026–2027 роках.
Як держава отримує інформацію про роботодавців
Процедура отримання таких відомостей чітко визначена та фактично здійснюється в автоматичному режимі. Мова йде про налагоджений обмін інформацією між державними органами, запроваджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1, прийнятою на виконання статті 17 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування». Саме цим актом затверджено порядок передачі даних щодо так званих «ризикових індикаторів». Хоча документ чинний з 11 серпня 2017 року, саме у 2026 році його практичне застосування помітно активізувалося.
У межах цього порядку здійснюється інформаційний обмін:
- між Пенсійним фондом України та Держпраці;
- між Пенсійним фондом України та податковими органами.
Тобто листи від Держпраці – це не випадкова ініціатива, а результат автоматизованого аналізу звітності, який держава дедалі активніше використовує як інструмент контролю на випередження.
Як мінімізувати ризики перевірки
Щоб мінімізувати ризики на перспективу, роботодавцям доцільно:
- проаналізувати зарплатне навантаження по підприємству;
- зіставити оклади з фактичним функціоналом працівників;
- перевірити коректність штатного розпису, наказів, табелів обліку часу;
- оцінити, чи не створює мінімальна зарплата системний ризик для бізнесу у 2026–2027 роках.
Висновок
- Лист від Держпраці – попереджувальний сигнал, а не штраф. Він вказує на потенційні ризики у зарплатній політиці та трудових відносинах, а не на автоматичне порушення.
- Основні тригери для листів – зарплата нижче мінімальної для значної частини працівників, тривале використання ЦПД, збільшення неповного робочого часу, відсутність динаміки у фонді оплати праці, тривалі неоплачувані відпустки та інші «ризикові індикатори».
- Листи формуються автоматично через обмін даними ПФУ, Держпраці та ДПС. Це системний контроль на випередження, який дозволяє органам виявляти потенційні порушення ще до початку перевірки.
- Роботодавцю варто діяти проактивно: перевірити зарплатні показники, кадрові документи та штатний розпис, зіставити оклади з фактичним функціоналом працівників і оцінити ризики мінімальної зарплати на перспективу 2026–2027 років. Своєчасна реакція сьогодні – це спосіб уникнути серйозних наслідків завтра.
Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar
Читайте більше:
Перевірки – 2026: маємо плани від 30-ти держорганів, ДПС та НБУ
Перевірки органами Держпраці у 2026 році: особливості проведення
Держпраці у складі комісій з військового обліку: як підготуватися вже зараз
Позапланові перевірки Держпраці у 2026 році: які підстави та чи діє мораторій
Держпраці у складі комісій з військового обліку: що можуть перевіряти інспектори
Мінікурси на тему:
(Не) обачність у бізнесі: як врятуватися від неприємностей
План-графік перевірок – 2026: як діяти, якщо вас включили
Обшук у компанії: покроковий гід для бухгалтерів і керівників
Комплексна перевірка бізнесу: як підготуватися і пройти без втрат
Планова податкова перевірка: від отримання наказу до дій платника





















