Зміна директора або його відсутність: хто підписує звітність, ПН/РК та інші документи

1. Ситуація 1. Зміна директора: як оформити повноваження нового керівника та інших підписантів
2. Ситуація 2. Відсутність директора (відпустка, лікарняний, відрядження)
3. Ризики та нюанси, які варто врахувати

Ситуація 1. Зміна директора: як оформити повноваження нового керівника та інших підписантів

Зміна керівника – це не лише кадрове рішення та запис у Єдиному державному реєстрі. Для бухгалтерії це ще й питання повноважень: хто підписуватиме первинні документи, подаватиме звітність, реєструватиме податкові накладні та відповідатиме за електронний документообіг із податковою?

Головний ризик – вважати, що повноваження працівників, яким раніше делегували право підпису, автоматично зберігаються після зміни директора. Особливо уважними потрібно бути до електронних документів і податкових накладних та розрахунків коригування (далі – ПН/РК).

Розберімо, що потрібно зробити після зміни керівника, як оформити право підпису іншими працівниками та як не створити проблем із реєстрацією ПН/РК.

Щоб після зміни директора підприємство не втратило можливості своєчасно подавати звітність, підписувати первинні документи та реєструвати ПН/РК, дійте послідовно.

Крок 1. Протокол/Рішення власників. Загальні збори учасників (власників) ухвалюють рішення про зміну директора.

Крок 2. Наказ про призначення. Новий директор видає наказ про те, що він приступає до виконання обов'язків.

Крок 3. Перевірте відомості в ЄДР. Внесення змін до Єдиного державного реєстру (ЄДР) через нотаріуса або ЦНАП. Це критично, оскільки податкова бачить нового керівника саме за даними ЄДР.

Крок 4. Отримайте КЕП нового керівника. Новий керівник отримує кваліфікований електронний підпис (КЕП) у будь-якому АЦСК як посадова особа підприємства.

Крок 5. Налаштуйте електронний документообіг із ДПС. Після внесення змін про керівника до ЄДР новий директор має отримати власний КЕП і забезпечити можливість подання електронних документів до ДПС. Для цього надішліть перший електронний документ відповідно до пункту 42.6 Податкового кодексу України та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557 (далі – Порядок №557). Якщо іншим працівникам делеговано право підписувати електронні документи, новий керівник також має подати Повідомлення про надання інформації щодо КЕП уповноважених осіб за чинною формою J1391105. Окремий договір про визнання електронних документів укладати не потрібно.

Крок 6. Перевірте внутрішні документи підприємства. За потреби оновіть накази про право підпису, довіреності, переліки уповноважених осіб і налаштування електронного документообігу з контрагентами.

Для первинних документів важливо, щоб їх підписували особи, відповідальні за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, або інші уповноважені особи відповідно до законодавства й установленого на підприємстві порядку. Право підпису можна оформити, зокрема, наказом керівника, довіреністю або іншим належним документом – залежно від характеру повноважень і виду документа.

Крок 7. Перевірте ПН/РК, які ще не зареєстровані. Під час реєстрації ПН/РК податкова перевіряє не лише чинність електронного підпису, а й повноваження підписанта. Для цього використовує відомості з ЄДР про керівника, дані про головного бухгалтера, подані за формою №1-ОПП, а також інформацію про інших уповноважених осіб.

Для надання іншим особам права підписувати електронні документи для ДПС керівник надсилає Повідомлення за формою J1391105 відповідно до Порядку №557. У разі зміни керівника новий керівник має подати нове Повідомлення із зазначенням уповноважених осіб, навіть якщо перелік працівників, яким делеговано право підпису, не змінився.

Якщо ПН/РК складено до зміни директора, але ще не зареєстровано, потрібно окремо перевірити обставини її складання, повноваження особи, яка підписуватиме документ, та вимоги до його реєстрації в ЄРПН. Не слід автоматично вважати, що новий керівник може підписати будь-яку незареєстровану накладну, але й не варто стверджувати, що це заборонено за всіх обставин.

ДПС наголошує: до ЄРПН приймають накладні, які пройшли всі обов’язкові перевірки, зокрема перевірку повноважень особи, що їх підписала (ДПС від 14.09.2026 №5454/ІПК/99-00-12-02-05 та від 05.10.2026 №5845/ІПК/99-00-12-02-05).

Отже, після зміни директора не варто просто накладати КЕП нового керівника на всі старі ПН. Спочатку перевірте, хто мав право їх підписувати на момент складання, та визначте, як діяти з накладними, які залишилися незареєстрованими.

Визначте, хто їх підписував, чи залишається чинним його КЕП і чи має ця особа належні повноваження. Окремо перевірте накладні, право підпису яких належало лише попередньому директору.

Ситуація 2. Відсутність директора (відпустка, лікарняний, відрядження)

Директор залишається на посаді, але тимчасово не може виконувати обов'язки. Залишати підприємство без підпису не можна, особливо для реєстрації податкових накладних (де є жорсткі дедлайни).

Варіант А: на підприємстві є штатний заступник директора

Крок 1. Перевірте посадову інструкцію заступника.

З’ясуйте, чи передбачено в ній, що на час відсутності директора заступник виконує його обов’язки. Якщо таке положення є, це підтверджує передбачений посадовими документами порядок заміщення. Але окремо перевірте, чи достатньо оформлених повноважень для підписання конкретних документів.

Крок 2. Оформіть тимчасове виконання обов’язків.

Щоб чітко визначити період заміщення та обсяг повноважень, видайте наказ про покладення виконання обов’язків директора на заступника на час відпустки, лікарняного або відрядження. У наказі зазначте причину й період заміщення, перелік переданих повноважень та, за потреби, умови доплати.

Якщо виконання обов’язків не передбачене трудовими документами працівника, питання додаткової роботи, її оформлення та оплати потрібно врегулювати відповідно до трудового законодавства.

Крок 3. Перевірте право підпису документів.

Визначте, які документи заступник може підписувати від імені підприємства: первинні документи, договори, листи, звітність та інші документи. Якщо для певних дій потрібна довіреність або окреме уповноваження, оформіть їх належним чином.

Крок 4. Перевірте КЕП і повноваження в електронному документообігу.

Якщо заступник підписуватиме документи електронно, він має використовувати власний чинний КЕП. Для підписання та подання документів до ДПС необхідно перевірити, чи належно оформлено його право електронного підпису та чи подано потрібне повідомлення за Порядком №557 за формою – J1391105.

Зверніть увагу: сам наказ про виконання обов’язків директора не означає, що заступник автоматично зможе підписувати й реєструвати ПН/РК. Для цього потрібно виконати спеціальні вимоги до повноважень підписанта та електронного документообігу.

Крок 5. За потреби врегулюйте роботу з банком.

Якщо заступник має підписувати платіжні інструкції, уточніть у банку порядок надання йому відповідних повноважень. За необхідності оформіть документи та доступи за правилами банку.

Крок 6. Після повернення директора відновіть звичайний порядок роботи.

Зафіксуйте завершення періоду заміщення, якщо це потрібно за оформленими документами. Переконайтеся, що документи підписують відповідно до чинних повноважень, а електронні ключі та доступи використовуються належними особами.

Варіант Б: обов'язки покладаються на іншого працівника-уповноважену особу (наприклад, головбуха чи начальника відділу)

Крок 1. Визначте, які документи підписуватиме уповноважена особа.

Складіть перелік документів, які потрібно підписувати без участі директора: акти виконаних робіт, видаткові накладні, господарські договори, банківські документи, податкову звітність або податкові накладні. Від цього залежатиме порядок оформлення повноважень.

Крок 2. Оформіть повноваження працівника.

Залежно від виду документів і характеру повноважень видайте наказ або оформіть письмову довіреність від імені підприємства. Укажіть ПІБ працівника, перелік документів, які він може підписувати, межі повноважень і строк їх дії. Довіреність від імені юридичної особи підписує особа, уповноважена діяти від її імені.

Крок 3. Отримайте КЕП для уповноваженої особи.

Якщо працівник підписуватиме документи електронно, він повинен використовувати власний чинний кваліфікований електронний підпис (КЕП).

Крок 4. Повідомте податкову про право підпису ПН/РК.

Якщо працівник підписуватиме податкові накладні та розрахунки коригування, подайте до ДПС повідомлення за формою – J1391105 із даними про уповноважену особу та її КЕП. Якщо директор тимчасово відсутній, підприємство може організувати підписання документів уповноваженою особою. Водночас сама відпустка чи лікарняний директора не робить автоматично недійсними документи, підписані ним із дотриманням вимог законодавства. Щоб уникнути організаційних і трудових ризиків, доцільно заздалегідь визначити порядок заміщення та перевірити повноваження особи, яка підписуватиме електронні документи.

Тому, у особи, яка заміщує директора (наприклад, заступник або бухгалтер), має бути свій власний КЕП посадової особи цього підприємства (або КЕП з правом підпису податкових накладних).

Крок 5. Погодьте повноваження з банком.

Якщо працівник підписуватиме платіжні інструкції, зверніться до банку та уточніть, які документи потрібні для надання йому відповідних прав. За необхідності оновіть відомості про підписантів і налаштуйте доступ до банківських сервісів.

Крок 6. Перевірте, чи може працівник підписувати конкретний документ.

Перед підписанням переконайтеся, що повноваження працівника охоплюють саме цей документ. Для ПН/РК додатково перевірте вимоги до підписання та реєстрації в ЄРПН. Якщо накладну склали до призначення нового директора, не вважайте, що новий підписант автоматично може зареєструвати її своїм КЕП: потрібно окремо оцінити обставини складання накладної та повноваження особи, яка її підписуватиме.

Ризики та нюанси, які варто врахувати

1. Невідповідність підписанта. У документі потрібно зазначати посаду та ім’я фактичного підписанта. Невідповідність не означає автоматичного невизнання витрат чи податкового кредиту, але може спричинити спори з контрагентами й контролюючими органами.

2. Підписання під час відпустки. Сам факт підписання документа директором під час відпустки не робить його автоматично недійсним, але може створити трудові й організаційні ризики. Щоб уникнути проблем, заздалегідь оформіть заміщення директора.

3. Використання чужого КЕП. Кожен підписант має використовувати власний КЕП. Передавати особистий ключ директора та пароль до нього іншій особі не можна – навіть якщо її призначено виконувачем обов’язків.

4. Відсутність повідомлення до ДПС. Для електронного документообігу недостатньо лише наказу чи довіреності. Якщо потрібно делегувати право електронного підпису, подайте до ДПС повідомлення за формою J1391105. За відсутності належного повідомлення документ можуть не прийняти.

5. Нечітка довіреність. Конкретизуйте, які документи та дії дозволено здійснювати уповноваженій особі: підписувати договори, акти, накладні, подавати звітність тощо. За потреби встановіть обмеження щодо сум і строку дії.

6. Підписання після припинення повноважень. Перевіряйте, чи має особа право підпису на дату підписання документа. Особливої уваги потребують ПН/РК, складені до зміни директора, але подані на реєстрацію після неї: можливість їх підписання залежить від обставин і повноважень конкретної особи.

7. Наказу про заміщення може бути недостатньо. Залежно від виду документа та системи можуть знадобитися довіреність, власний КЕП, повідомлення до ДПС або оновлення повноважень у банку. Перевіряйте вимоги окремо для кожної операції.

Читайте більше:

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника: чи достатньо підпису в наказі

Як підписувати накази під час відпустки директора: «директор комерційний» чи «в. о. директора»

Виконання обов’язків відсутнього працівника: як оформити

Директор у відпустці, головний бухгалтер виконує його обов’язки: яким ЕЦП підписувати податкові накладні

Делегування права підпису: правила, зразки та практичні поради

Хто подає форму J/F1391105 для делегування права підпису податкових накладних