Виконання обов’язків відсутнього працівника: як оформити

1. Які варіанти «заміни» передбачені законодавством
2. Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП)
3. Сумісництво (внутрішнє)
4. Трудові відносини з особою, яка не є працівником підприємства (строковий трудовий договір)
5. Тимчасове заступництво
6. Висновки

Які варіанти «заміни» передбачені законодавством

Розглянемо декілька варіантів виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, а саме:

1. виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП);
2. сумісництво (внутрішнє);
3. укладення трудових відносин з особою, яка не є працівником підприємства (строковий трудовий договір);
4. тимчасове заступництво.

Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП)

Цей варіант є найпростішим.

У коментарі до КЗпП зазначено:

виконання обов'язку тимчасово відсутнього працівника без звільнення працівника від своєї основної роботи – це заміна працівника, відсутнього у зв'язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається місце роботи (посада), без звільнення від основних трудових обов'язків.

На цьому етапі пропонуємо одразу поставити крапки над «і», щоб уникнути плутанини між поняттями «виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника» та «суміщення».

За тим же коментарем до КЗпП суміщувана посада (робоче місце за відповідною професією) має бути включена до штатного розпису, проте залишається незаповненою, тобто вакантною. Водночас посада, за якою виконують обов’язки, є в штатному розписі та зайнята тимчасово відсутнім працівником. Іншими словами, виконання обов’язків покладають на час відсутності основного працівника, який обіймає цю посаду.

Тож з основними моментами розібралися, тепер перейдемо до деталей документального оформлення на підприємстві.

Увага! Якщо в посадовій інструкції передбачено виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності, то такі обов’язки належать до його трудової функції та їх він виконує без видання окремого наказу і без доплати. В усіх інших випадках має бути згода працівника та відповідний наказ

Працівник може запропонувати свою кандидатуру для виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. В такому випадку він має подати керівництву заяву.

Отже, для оформлення тимчасово відсутнього працівника має бути:

1. згода працівника (або заява);
2. наказ керівника (такий наказ належить до кадрових наказів тривалого строку зберігання).

Як припинити виконання обов’язків за іншого працівника?

Немає потреби складати додаткові документи, тобто окремий наказ не видають. Виконання обов’язків припиняється в день виходу на роботу працівника, обов’язки якого виконували.

І насамкінець, чутливе питання оплати праці.

Відповідно до ст. 105 КЗпП працівнику провадять доплату за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, про що має бути зазначено у наказі.

Порядок здійснення доплати встановлюють у колективному договорі або іншому локальному акті, що регулює питання оплати праці (наприклад, у Положенні про оплату праці).

В нормах законодавства не врегульовано ані максимальних, ані мінімальних розмірів доплати для підприємств небюджетної сфери. А для бюджетників визначено, що доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників встановлюють у розмірі до 50% посадового окладу (тарифної ставки) працівника, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника.

Ані в Табелі обліку використання робочого часу, ані в Особовій картці за ф. № П-2 інформацію про виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника не зазначають.

Сумісництво (внутрішнє)

Оформити сумісництво – означає укласти трудовий договір згідно зі ст. 24 КЗпП.

У цьому випадку розглянемо питання внутрішнього сумісництва.

По суті, внутрішнє сумісництво, з погляду оформлення, гарантій та оплати, нічим не відрізняється від зовнішнього сумісництва. Єдина відмінність полягає в тому, що ми укладаємо новий трудовий договір з працівником, з яким у нас уже є трудовий договір, але за основним місцем роботи.

Також, якщо йдеться про тимчасову заміну працівника, то трудовий договір за сумісництвом має бути строковий.

Сумісництвом вважається виконання працівником, крім основної, іншої оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому самому або іншому підприємстві (ст. 102-1 КЗпП).

Згідно зі ст. 23 КЗпП:

Строковий трудовий договір укладається у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами.

Також для укладення трудового договору за сумісництвом необхідно дотриматися вимог ст. 24 КЗпП.

І що дуже важливо, кадровику необхідно обов’язково сформувати працівнику-суміснику Особову картку за ф. № П-2 (або альтернативний документ) та особову справу (за потреби).

Отже, аби скористатися таким варіантом, працівник, який буде працювати тимчасово за іншого працівника, повинен мати вільний час від основної роботи. Найімовірніше у працівника має бути за основним місцем роботи неповна зайнятість.

Отже, умовно буде такий алгоритм:

1. працівнику, який працює на умовах неповної зайнятості, повідомляють про можливість заробити додаткові кошти у вільний від основної роботи час. Це може статися у зв’язку з тим, що колега йде у відпустку, їде у відрядження тощо;
2. працівник пристає на пропозицію і пише заяву про прийняття на роботу за сумісництвом на умовах неповної зайнятості за строковим трудовим договором;
3. працівник подає пакет документів, про які зазначено в ст. 24 КЗпП;
4. кадровик оформляє наказ про прийняття, подає на підпис керівнику, опісля реєструє його і подає на підпис працівнику для ознайомлення;
5. кадровик формує Особову картку за ф. № П-2 працівника та особову справу.

Також, коли закінчиться строк дії трудового договору, необхідно звільнити працівника згідно з п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.

На замітку! Для припинення трудового договору у зв’язку із закінченням строку його дії заява від працівника не потрібна

Працівники, які працюють за сумісництвом, одержують заробітну плату за фактично виконану роботу.

Трудові відносини з особою, яка не є працівником підприємства (строковий трудовий договір)

Такий варіант теж можливий і його доцільно застосовувати, якщо основний працівник буде відсутній тривалий період через відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустку для догляду за дитиною до трьох років або працівник увільнений у зв’язку зі службою в ЗСУ.

Тут також, як в попередньому варіанті, слід оформити строковий трудовий договір.

Тимчасове заступництво

Тимчасове заступництво частіше використовують, коли необхідно забезпечити виконання обов'язків на посадах керівників підприємства або структурних підрозділів.

На жаль, КЗпП не містить визначення тимчасового заступництва. Натомість є документ досить «поважного віку», яким можна скористатися в цій ситуації.

Тимчасове заступництво (замісництво) або виконання обов'язків за посадою відсутнього працівника покладається на іншого працівника наказом (розпорядженням) по установі. Працівник, який заміщує тимчасово відсутнього працівника, на період замісництва звільняється від виконання обов'язків, обумовлених трудовим договором за основним місцем роботи.

Також такому працівнику виплачують різницю між його фактичним окладом та посадовим окладом працівника, якого він замінює (без персональної надбавки), якщо цей працівник не є штатним заступником або помічником відсутнього працівника (за відсутності посади заступника), що передбачено п. 1 Роз’яснення Держкомпраці та Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.1965 №30/39.

Важливо! Тимчасовий заступник має виконувати лише чужі обов’язки, тобто на період заступництва він увільняється від виконання своєї роботи, обумовленої трудовим договором

Аби покласти на тимчасового заступника виконання обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, слід видати наказ. Але попередньо слід отримати згоду від майбутнього тимчасового заступника виконувати чужі службові обов’язки. Тимчасового заступника ознайомлюють з наказом під підпис.

Висновки

1. Внутрішнє сумісництво, строковий трудовий договір, тимчасове заступництво, призначення виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника із виплатою доплати – це все варіанти закриття кадрового дефіциту на час тимчасової відсутності основного працівника.
2. Кожен із цих варіантів має свої особливості оформлення та оплати.

Галина КАЗНАЧЕЙ, незалежний експерт з питань трудового законодавства та оплати праці

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Колективний договір

Положення про оплату праці

Наказ про суміщення посад

Заява про прийняття на роботу за сумісництвом на умовах неповного робочого часу

Заява про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом за строковим трудовим договором

Наказ про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом за строковим трудовим договором

Заява-згода про тимчасове виконання обов'язків директора

Наказ про тимчасове заступництво

Особова картка працівника