
Кадрова робота
17.07.2026
Виконання обов’язків відсутнього працівника: як оформити
Тимчасова відсутність працівника не означає, що його обов’язки можна просто «передати» колезі без належного оформлення. Залежно від ситуації роботодавець може використати кілька законних механізмів заміни, кожен із яких має свої правила щодо згоди працівника, наказів, оплати та строків трудових відносин. Розбираємо, який варіант обрати та як правильно його оформити

- Які варіанти «заміни» передбачені законодавством
- Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП)
- Сумісництво (внутрішнє)
- Трудові відносини з особою, яка не є працівником підприємства (строковий трудовий договір)
- Тимчасове заступництво
- Висновки
Які варіанти «заміни» передбачені законодавством
Розглянемо декілька варіантів виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, а саме:
- виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП);
- сумісництво (внутрішнє);
- укладення трудових відносин з особою, яка не є працівником підприємства (строковий трудовий договір);
- тимчасове заступництво.
Виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника (ст. 105 КЗпП)
Цей варіант є найпростішим.
У коментарі до КЗпП зазначено:
виконання обов'язку тимчасово відсутнього працівника без звільнення працівника від своєї основної роботи – це заміна працівника, відсутнього у зв'язку з хворобою, відпусткою, відрядженням та з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається місце роботи (посада), без звільнення від основних трудових обов'язків.
На цьому етапі пропонуємо одразу поставити крапки над «і», щоб уникнути плутанини між поняттями «виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника» та «суміщення».
За тим же коментарем до КЗпП суміщувана посада (робоче місце за відповідною професією) має бути включена до штатного розпису, проте залишається незаповненою, тобто вакантною. Водночас посада, за якою виконують обов’язки, є в штатному розписі та зайнята тимчасово відсутнім працівником. Іншими словами, виконання обов’язків покладають на час відсутності основного працівника, який обіймає цю посаду.
Тож з основними моментами розібралися, тепер перейдемо до деталей документального оформлення на підприємстві.
Увага! Якщо в посадовій інструкції передбачено виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності, то такі обов’язки належать до його трудової функції та їх він виконує без видання окремого наказу і без доплати. В усіх інших випадках має бути згода працівника та відповідний наказ
Працівник може запропонувати свою кандидатуру для виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника. В такому випадку він має подати керівництву заяву.
Отже, для оформлення тимчасово відсутнього працівника має бути:
- згода працівника (або заява);
- наказ керівника (такий наказ належить до кадрових наказів тривалого строку зберігання).
Як припинити виконання обов’язків за іншого працівника?
Немає потреби складати додаткові документи, тобто окремий наказ не видають. Виконання обов’язків припиняється в день виходу на роботу працівника, обов’язки якого виконували.
І насамкінець, чутливе питання оплати праці.
Відповідно до ст. 105 КЗпП працівнику провадять доплату за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, про що має бути зазначено у наказі.
Порядок здійснення доплати встановлюють у колективному договорі або іншому локальному акті, що регулює питання оплати праці (наприклад, у Положенні про оплату праці).
В нормах законодавства не врегульовано ані максимальних, ані мінімальних розмірів доплати для підприємств небюджетної сфери. А для бюджетників визначено, що доплату за виконання обов’язків тимчасово відсутніх працівників встановлюють у розмірі до 50% посадового окладу (тарифної ставки) працівника, який виконує обов’язки тимчасово відсутнього працівника.
Ані в Табелі обліку використання робочого часу, ані в Особовій картці за ф. № П-2 інформацію про виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника не зазначають.
Сумісництво (внутрішнє)
Оформити сумісництво – означає укласти трудовий договір згідно зі ст. 24 КЗпП.
У цьому випадку розглянемо питання внутрішнього сумісництва.
По суті, внутрішнє сумісництво, з погляду оформлення, гарантій та оплати, нічим не відрізняється від зовнішнього сумісництва. Єдина відмінність полягає в тому, що ми укладаємо новий трудовий договір з працівником, з яким у нас уже є трудовий договір, але за основним місцем роботи.
Також, якщо йдеться про тимчасову заміну працівника, то трудовий договір за сумісництвом має бути строковий.
Сумісництвом вважається виконання працівником, крім основної, іншої оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час на тому самому або іншому підприємстві (ст. 102-1 КЗпП).
Згідно зі ст. 23 КЗпП:
Строковий трудовий договір укладається у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами.
Також для укладення трудового договору за сумісництвом необхідно дотриматися вимог ст. 24 КЗпП.
І що дуже важливо, кадровику необхідно обов’язково сформувати працівнику-суміснику Особову картку за ф. № П-2 (або альтернативний документ) та особову справу (за потреби).
Отже, аби скористатися таким варіантом, працівник, який буде працювати тимчасово за іншого працівника, повинен мати вільний час від основної роботи. Найімовірніше у працівника має бути за основним місцем роботи неповна зайнятість.
Отже, умовно буде такий алгоритм:
- працівнику, який працює на умовах неповної зайнятості, повідомляють про можливість заробити додаткові кошти у вільний від основної роботи час. Це може статися у зв’язку з тим, що колега йде у відпустку, їде у відрядження тощо;
- працівник пристає на пропозицію і пише заяву про прийняття на роботу за сумісництвом на умовах неповної зайнятості за строковим трудовим договором;
- працівник подає пакет документів, про які зазначено в ст. 24 КЗпП;
- кадровик оформляє наказ про прийняття, подає на підпис керівнику, опісля реєструє його і подає на підпис працівнику для ознайомлення;
- кадровик формує Особову картку за ф. № П-2 працівника та особову справу.
Також, коли закінчиться строк дії трудового договору, необхідно звільнити працівника згідно з п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП.
На замітку! Для припинення трудового договору у зв’язку із закінченням строку його дії заява від працівника не потрібна
Працівники, які працюють за сумісництвом, одержують заробітну плату за фактично виконану роботу.
Трудові відносини з особою, яка не є працівником підприємства (строковий трудовий договір)
Такий варіант теж можливий і його доцільно застосовувати, якщо основний працівник буде відсутній тривалий період через відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами, відпустку для догляду за дитиною до трьох років або працівник увільнений у зв’язку зі службою в ЗСУ.
Тут також, як в попередньому варіанті, слід оформити строковий трудовий договір.
Тимчасове заступництво
Тимчасове заступництво частіше використовують, коли необхідно забезпечити виконання обов'язків на посадах керівників підприємства або структурних підрозділів.
На жаль, КЗпП не містить визначення тимчасового заступництва. Натомість є документ досить «поважного віку», яким можна скористатися в цій ситуації.
Тимчасове заступництво (замісництво) або виконання обов'язків за посадою відсутнього працівника покладається на іншого працівника наказом (розпорядженням) по установі. Працівник, який заміщує тимчасово відсутнього працівника, на період замісництва звільняється від виконання обов'язків, обумовлених трудовим договором за основним місцем роботи.
Також такому працівнику виплачують різницю між його фактичним окладом та посадовим окладом працівника, якого він замінює (без персональної надбавки), якщо цей працівник не є штатним заступником або помічником відсутнього працівника (за відсутності посади заступника), що передбачено п. 1 Роз’яснення Держкомпраці та Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.1965 №30/39.
Важливо! Тимчасовий заступник має виконувати лише чужі обов’язки, тобто на період заступництва він увільняється від виконання своєї роботи, обумовленої трудовим договором
Аби покласти на тимчасового заступника виконання обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, слід видати наказ. Але попередньо слід отримати згоду від майбутнього тимчасового заступника виконувати чужі службові обов’язки. Тимчасового заступника ознайомлюють з наказом під підпис.
Висновки
- Внутрішнє сумісництво, строковий трудовий договір, тимчасове заступництво, призначення виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника із виплатою доплати – це все варіанти закриття кадрового дефіциту на час тимчасової відсутності основного працівника.
- Кожен із цих варіантів має свої особливості оформлення та оплати.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Заява про прийняття на роботу за сумісництвом на умовах неповного робочого часу
Заява про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом за строковим трудовим договором
Наказ про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом за строковим трудовим договором
Заява-згода про тимчасове виконання обов'язків директора
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Кадрова робота
31.08.2026
Держпраці про тимчасове переведення без згоди працівника: коли це дозволено
Під час воєнного стану законодавство дозволяє роботодавцю за певних умов тимчасово перевести працівника на іншу роботу без його згоди. Водночас така можливість має чіткі законодавчі обмеження та пов’язана з необхідністю відвернення або ліквідації наслідків бойових дій чи інших загроз життю і нормальним умовам існування людей. Розглянемо, коли таке переведення можливе та які гарантії має працівник

Ліквідація госпсуб'єкта
31.08.2026
Зняття юрособи з обліку: чи потрібно закривати всі рахунки – ЗІР від ДПС
Під час ліквідації юридичної особи ліквідаційна комісія має закрити рахунки, відкриті у фінансових установах, до завершення строку пред’явлення вимог кредиторів. Водночас один рахунок має залишатися відкритим для проведення розрахунків із кредиторами. Перелік рахунків та електронних гаманців юрособи ліквідатор може отримати через контролюючий орган або переглянути у приватній частині Електронного кабінету

Транспорт у діяльності
31.08.2026
Чи потрібна ТТН, якщо товар від нерезидента доставляють покупцю-резиденту за CMR: роз’яснення ДПС
ДПС в індивідуальній податковій консультації від 17.07.2026 № 4130/ІПК/99-00-21-02-02 розглянула питання документального підтвердження господарських операцій, коли товари придбавають у нерезидента, а потім реалізують покупцю-резиденту України без проміжного завезення товару на склад продавця

Податкова та фінзвітність
31.08.2026
Відшкодування працівником коштів роботодавцю: чи показувати у 4ДФ
Розрахунок ЮО подається лише у разі нарахування сум доходів платнику податку – фізичній особі (працівнику) податковим агентом. Враховуючи викладене, сума коштів, яка повертається (відшкодовується) працівником роботодавцю (Банку), не є доходом такого працівника, оскільки внаслідок її повернення не відбувається нарахування або виплата доходу на користь працівника, а отже відсутні підстави для відображення таких сум у Додатку 4 ДФ до Розрахунку ЮО

Політика, економіка
31.08.2026
З 1 вересня всі студенти отримуватимуть удвічі вищу стипендію, а зарплата вчителів зросте на 20%
З 1 вересня 2026 року в українській освіті очікується низка змін – від підвищення зарплат педагогів і стипендій студентам до безкоштовного харчування школярів. Також плануються нововведення для дошкільнят, школярів та учасників пілотування реформи старшої профільної школи. Розповідаємо, які зміни анонсували до нового навчального року

Податкова та фінзвітність
31.08.2026
Уточнення показників декларації на нерухоме майно при зміні об'єкта оподаткування
У разі зміни типу об’єкта нерухомості протягом року (житлова/нежитлова) платник податку зобов’язаний своєчасно скоригувати податкові зобов’язання. Податковий кодекс прив’язує такі зміни до документально підтверджених даних про об’єкт. Важливо правильно визначити момент, з якого слід уточнювати показники декларації. У цьому випадку відлік ведеться не з дати фактичної зміни, а з першого числа місяця, в якому вона відбулася

Бронювання, критичність
31.08.2026
Критичність підтверджено, а бронювання в «Резерв+» до 1 вересня: що робити
У роботодавців виникає ситуація, коли критичність підприємства вже підтверджена, але в застосунку «Резерв+» у заброньованих працівників досі зазначено строк бронювання до 1 вересня 2026 року. Причиною може бути те, що оновлені відомості ще не внесені органом, який підтвердив критичність, до Єдиного переліку. Розповідаємо, як перевірити інформацію та що робити роботодавцю

Бронювання, критичність
31.08.2026
5 нових підходів до бронювання: що пропонують змінити для працівників публічного сектору
Кабінет Міністрів просять змінити підходи до бронювання військовозобов’язаних працівників публічного сектору. Відповідну петицію №41/010760-26еп зареєстрували на сайті уряду, запропонувавши запровадити єдині та прозорі критерії для визначення підстав і обсягів бронювання. Автор ініціативи вважає, що бронювання має стосуватися конкретних посад і функцій, необхідних для безперервної роботи державних органів, а не автоматично поширюватися на цілі категорії працівників. Також пропонується запровадити ротацію, кадрове заміщення та регулярний перегляд підстав для бронювання з урахуванням потреб Сил оборони

Військовий облік
31.08.2026
У штатному розписі не зазначено прізвища працівників: чи може ТЦК оштрафувати
ТЦК під час перевірки вимагав надати штатний розпис із прізвищами працівників. Підприємство його не надало, оскільки у штатному розписі прізвища не зазначаються. Чи можуть через відсутність прізвищ у штатному розписі застосувати штраф?

Е-сервіс
31.08.2026
Новий стандарт «Купина»: завантажуйте нові сертифікати від Держказначейства вже!
З 1 вересня 2026 року в Україні розпочинається перехід на новий стандарт криптографічного захисту – «Купина» за ДСТУ 7564:2014. Зміни стосуватимуться насамперед інформаційних систем, які взаємодіють із КНЕДП Держказначейства, а для громадян і бізнесу перехід відбуватиметься поступово. Старі КЕП не потрібно терміново перевипускати, однак нові сертифікати формуватимуться вже з використанням нової геш-функції

ПДФО
31.08.2026
Навчання працівника за кошти роботодавця у 2026 році: що з оподаткуванням
Роботодавець може оплачувати навчання працівника без оподаткування, якщо дотримано вимог Податкового кодексу України. У 2026 році неоподатковуваний ліміт становить 25 941 грн за кожен місяць навчання, оскільки мінімальна зарплата на 1 січня встановлена на рівні 8 647 грн. Йдеться про оплату навчання працівника в українському закладі вищої або професійно-технічної освіти. Якщо вартість навчання перевищує встановлений ліміт, оподатковується лише сума перевищення як додаткове благо. При цьому ПДФО та військовий збір із оподатковуваної частини нараховує й сплачує роботодавець як податковий агент, тому працівнику окремо декларувати такий дохід не потрібно

Е-сервіс
31.08.2026
Шахраї маскують підроблені листи під повідомлення суду: як не потрапити на гачок
Електронне судочинство попереджає про нову хвилю шахрайських розсилок, у яких зловмисники видають себе за представників суду. У листах одержувачам повідомляють про нібито судове провадження та пропонують відкрити вкладення з «електронною повісткою». Такі повідомлення можуть містити шкідливі файли або посилання для викрадення конфіденційних даних

ПДВ
31.08.2026
1095 днів минули: як змінити номенклатуру товарів / послуг без розрахунку коригування
ДПС роз’яснила, як діяти з ПДВ у разі зарахування попередньої оплати за одні товари чи послуги в рахунок інших після спливу 1095 календарних днів. Проблема виникає, коли податкові зобов’язання за першою операцією вже були нараховані за касовим методом, а зареєструвати розрахунок коригування через сплив строку неможливо. Податкова зазначає, що в окремих випадках зміну номенклатури можна оформити бухгалтерською довідкою без складання нового розрахунку коригування та податкової накладної. Водночас якщо друга операція оподатковується за правилом «першої події», зарахування коштів може бути лише другою подією і не спричиняти додаткових ПДВ-зобов’язань. Остаточний порядок дій залежить від конкретних обставин операції, які ДПС рекомендує оцінювати окремо

Податок на прибуток
31.08.2026
Самостійне виправлення помилок: чи збільшують штраф і пеня об’єкт оподаткування податком на прибуток – відповідає ДПС
Підприємство, яке самостійно виправляє помилки у податковій звітності за минулі періоди, має нарахувати відповідні штраф і пеню. Водночас такі суми впливають на визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток. Самостійно нараховані штрафи та пеня визнаються витратами за правилами бухгалтерського обліку та включаються до фінансового результату до оподаткування

Акцизний податок
31.08.2026
Акциз на пальне: коли підприємство стає платником податку за використання «непального» товару
Підприємства, які використовують окремі товари з кодами УКТ ЗЕД, не зазначеними у п.п. 215.3.4 ПКУ, як пальне, також можуть бути платниками акцизного податку. Податкові зобов’язання виникають саме на дату використання такої продукції для заправлення транспортних засобів, обладнання або пристроїв із двигунами внутрішнього згоряння. За відповідний звітний період платник має подати розділ «В» декларації з акцизного податку та додаток 1. У графі 2 додатка 1 для такої продукції зазначається умовний код 2710 00 00 00. Водночас такий платник не реєструється в системі електронного адміністрування пального та спирту етилового і не складає акцизні накладні

Особи з інвалідністю
31.08.2026
Нові правила компенсації за працевлаштування особи з інвалідністю: 50% витрат і 6 місяців
Роботодавцям можуть компенсувати частину витрат на оплату праці працівників з інвалідністю, які на момент працевлаштування не мали статусу безробітного. Відповідний проєкт постанови оприлюднено для обговорення на сайті СПО профспілок. Розмір компенсації пропонують встановити на рівні 50% фактичних витрат на оплату праці, але не більше мінімальної зарплати, протягом 6 місяців. Для отримання виплати роботодавець має укласти з працівником договір щонайменше на 1 рік та відповідати низці вимог, зокрема не мати заборгованості із податків, ЄСВ і зарплати






