Делегування права підпису: правила, зразки та практичні поради

1. Документи, що підтверджують право підпису
2. Делегування права підпису працівникам і стороннім особам
3. Представництво перед третіми особами
4. Делегування права підпису первинних документів
5. Делегування права підпису касових документів
6. Делегування права підпису електронних документів
7. Висновки

Документи, що підтверджують право підпису

Право підпису на підприємстві підтверджують різними видами документів:

1. установчими (статут, положення);
2. розпорядчими (накази, розпорядження);
3. організаційними (положення про підрозділ, посадові інструкції);
4. довіреностями.

Зазвичай установчі документи закріплюють повноваження видавати документи від імені підприємства за керівником – директором, генеральним директором чи головою правління. Якщо обмеження прямо не прописані, керівник може делегувати частину функцій як співробітникам, так і стороннім особам. Такий розподіл дозволяє оптимізувати бізнес-процеси, пришвидшити управлінські рішення і зекономити час.

Однак іноді статут або положення вимагають додаткового погодження від власника чи загальних зборів для передачі певних повноважень. Здебільшого це стосується підпису фінансових документів, операцій із банківськими рахунками або угод на значні суми.

Фактично обов’язки керівника охоплюють два напрями: організацію внутрішніх процесів та представництво інтересів компанії перед третіми особами. При цьому директор має право доручати частину організаційно-господарських функцій, зокрема й з підписання документів, заступникам і керівникам підрозділів (див. Кваліфікаційну характеристику директора (начальника, іншого керівника) підприємства у Випуску 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 №336).

Делегування права підпису працівникам і стороннім особам

Організаційно-господарські функції передають винятково співробітникам, які перебувають у трудових відносинах. Тому право на підписання розпорядчих та кадрових документів, документів організаційного характеру як-от листи, положення, посадові інструкції делегують наказами (тобто внутрішнім розпорядчим актом). Якщо право підпису надають на постійній основі – вносять зміни до локальних актів (положень) підприємства та/або посадових інструкцій.

Зразок Наказ на делегування права підпису кадрових документів

Завантажуйте зразок та шаблон Наказ на делегування права підпису кадрових документів

Делегування підпису – це не формальність, а фактичне розширення трудових обов’язків. Працівник, який отримав це право, бере на себе відповідальність не лише за сам підпис, а й за зміст документа, що може тягнути дисциплінарні чи матеріальні наслідки у разі шкоди підприємству.

Сторонні особи можуть представляти інтереси компанії на підставі довіреності, однак вони не мають права підписувати внутрішні документи. Підписання розпорядчих та кадрових документів третьою особою може призвести до їх скасування та навіть перекваліфікації відносин у трудові. А фактичний допуск людини до виконання обов’язків без оформлення трудового договору загрожує підприємству санкціями за порушення трудового законодавства.

Представництво перед третіми особами

Для укладання договорів чи вчинення інших дій від імені компанії із третіми особами (контрагентами, держорганами, судами, банками тощо) працівникові необхідно мати не лише наказ чи посадову інструкцію, а й довіреність. Це чітко передбачає ст. 244 Цивільного кодексу України. Виняток – випадки, коли право представництва закріплене безпосередньо у кваліфікаційній характеристиці (наприклад, у юрисконсульта).

Зразок Наказ про делегування права підпису первинних документів та договорів

Завантажуйте зразок та шаблон Наказ про делегування права підпису первинних документів та договорів

Делегування права підпису первинних документів

Для підписання первинних документів працівникам (не керівникам) зазвичай видають довіреність із чітким переліком повноважень та документів. Вона дозволяє працівникові підписувати з контрагентами накладні, акти, рахунки-фактури та інші документи.

Перелік осіб, уповноважених підписувати первинні документи, затверджує керівник наказом. Податківці радять доводити його до відома працівників під підпис. Якщо документ підписано особою без таких повноважень, його не визнають первинними для цілей бухобліку та оподаткування (ухвала Київського апеляційного адміністративного суду від 24.10.2017 у справі №826/16851/13-а).

При цьому до такого переліку можна включати лише осіб, які підписуватимуть документи з операцій з відпуску (витрачання) грошових коштів і документів, ТМЦ, нематеріальних активів та іншого майна (п. 2.12 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88; лист Мінфіну від 14.09.2016 №31-11420-07-10/26261).

Делегування права підпису касових документів

За умови дотримання певних вимог можливе і делегування права підпису касових документів. У разі тимчасової відсутності касира, головного бухгалтера або директора, їх функції, у тому числі щодо підписання касових документів, можуть виконувати інші працівники підприємства (п. 45 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою НБУ від 29.12.2017 №148). Таке делегування теж оформлюють наказом керівника та може включати доплату за тимчасове виконання обов’язків. У разі, якщо особа заміщає касира, з нею укладають договір про повну матеріальну відповідальність.

Якщо на підприємстві немає посади касира, ці функції можуть бути делеговані будь-якому працівнику, з обов’язковим укладенням договору про повну матеріальну відповідальність та внесенням змін до посадової інструкції. Важливо зазначити, що така зміна умов праці вимагає попередження працівника за два місяці відповідно до ст. 32 Кодексу законів про працю України.

Делегування права підпису електронних документів

Платник податків може також делегувати право підпису електронних документів іншим особам, повідомивши про це ДПС, де він перебуває на обліку (див. роз’яснення ГУ ДПС в Одеській обл).

Для цього в Електронному кабінеті у розділі «Ведення звітності» створюють повідомлення за формою J1391103 (для юросіб) або F1391103 (для фізосіб). У ньому зазначають дату і номер документа, дані платника, прізвище та ПІБ особи, якій делегують підпис, її посаду та тип підпису, контактні дані виконавця.

Після цього повідомлення перевіряють кнопкою «Перевірка».

За відсутності помилок активується кнопка «Підписати».

На сформоване повідомлення першим накладають КЕП усіх осіб, включених до повідомлення, у порядку черговості їх внесення, після них – КЕП керівника й останньою – печатку (за наявності). Така процедура дозволяє надати право підпису електронних документів і забезпечує дійсність звітності та податкових накладних чи розрахунків коригування при взаємодії з ДПС.

Висновки

1. Право делегування права підпису залежить від виду документів. Внутрішні розпорядчі та кадрові документи можуть підписувати лише працівники підприємства (згідно з наказом, посадовою інструкцією, змінами до локальних актів). Договори та документи (у тому числі первинні), що оформлюють з контрагентами, підписують ще й на підставі довіреності.
2. Первинні документи та касові операції потребують особливого оформлення – перелік уповноважених осіб на підпис первинки затверджують наказом, касові документи можна доручати лише працівникам із договором про повну матеріальну відповідальність і відповідними змінами в посадових інструкціях.
3. Право підпису має бути закріплене документально – установчими документами (статут, положення), розпорядчими актами (накази), довіреностями чи повідомленням до ДПС (для електронних документів). Відсутність належного оформлення робить підписані документи недійсними або спричинює їх скасування.

Шаблони та зразки документів:

Довіреність на укладання договору

Довіреність на представлення інтересів ТОВ

Договір про повну матеріальну відповідальність

Наказ про надання права підпису касових документів

Наказ на делегування права підпису кадрових документів

Наказ про делегування права підпису видаткових накладних

Наказ про делегування повноважень щодо підпису документів

Наказ про делегування права накладати КЕП під час надсилання ПН/РК

Наказ про делегування права підпису первинних документів та договорів

Довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей та підписання відповідних первинних документів

Наказ про затвердження переліку осіб, уповноважених здійснювати господарські операції, підписувати первинні документи

Читайте більше:

Факсиміле у документах: коли (не)дозволено та як уникнути ризиків

Зміна істотних умов праці під час воєнного стану: як діяти роботодавцю

ЕЦП для ФОП: як законно делегувати право підпису без оформлення працівника

Чи може директор підписувати документи під час відпустки (лікарняного): правила та альтернативні рішення