Документообіг, первинні документи
23.06.2025
Факсиміле у документах: коли (не)дозволено та як уникнути ризиків
Факсиміле може стати зручним інструментом для підписання документів – але чи завжди його застосування законне? У яких випадках його використання є допустимим, а де категорично заборонено? Розбираємося в умовах, ризиках і правилах оформлення, щоб уникнути прикрих юридичних наслідків
- Правові засади використання факсиміле
- Умови та порядок оформлення права на використання факсиміле
- Сфера застосування та заборони
- Організація контролю та мінімізація ризиків
Правові засади використання факсиміле
Факсиміле є інструментом, що дозволяє відтворювати власноручний підпис за допомогою печатки чи кліше. Його принцип роботи полягає у використанні спеціального штампа або пристрою, який точно відтворює підпис, попередньо створений особою.
У випадку фізичного факсиміле, створюється печатка, що має матрицю підпису, яка при натисканні залишає ідентичний відбиток.
У цифровому форматі відтворення здійснюється за допомогою електронних засобів, що дозволяють інтегрувати підпис у документацію.
Використання факсиміле регулює стаття 207 Цивільного кодексу України. Ця норма дозволяє його застосування лише у випадках, визначених законом або письмовою угодою між сторонами. Додатково це питання можуть регулювати інші нормативно-правові акти, наприклад, закони, що визначають порядок оформлення податкової звітності, банківської документації чи ведення бухгалтерського обліку.
Рекомендуємо ознайомитися із галузевими інструкціями та положеннями для чіткого розуміння вимог щодо використання факсиміле.
Умови та порядок оформлення права на використання факсиміле
Хоча факсиміле є аналогом власноручного підпису, але воно не відображає особистої волі особи, чий підпис відтворено. Тож для того, щоб забезпечити законність використання факсиміле, необхідно укласти письмову угоду між сторонами. Така угода має містити зразки факсиміле, чітко визначати умови та сфери його застосування (які саме документи підпадають під цю домовленість), а також відповідати вимогам чинного законодавства.
Не обов’язково оформляти таку домовленість у вигляді окремого документа. Достатньо включити до договору пункт, який передбачає можливість використання факсимільного підпису, а також надати зразок власноручного підпису представника сторони, що підписує договір. Цей підпис надалі відтворюватиметься за допомогою факсиміле. У будь-якому випадку, як сам договір із зазначеним пунктом, так і додаткова угода або додаток, що регулює використання факсиміле, повинні бути підписані представниками сторін особисто.
Сфера застосування та заборони
Факсиміле можна використовувати у таких документах, як договори (угоди), у тому числі зовнішньо-економічні, товарні та видаткові накладні, ТТН, акти приймання-передачі товарів, наданих послуг (виконаних робіт) тощо.
Законодавство не містить заборони щодо засвідчення копій документів за допомогою факсиміле.
Особливу увагу варто звернути на застосування факсиміле у первинних документах. Первинні документи є основою для бухгалтерського обліку та звітності, тому їх юридична сила має бути беззаперечною. Законодавство та податківці допускають використання факсиміле на первинних документах лише за умови, що це чітко визначено у письмовій угоді між сторонами.
Виняток: типові та спеціалізовані форми, авансовий звіт.
Так працівник, який отримував кошти, зобов’язаний особисто підписати авансовий звіт. Тому використання факсиміле в цьому випадку є неправомірним. Щодо затвердження авансового звіту, застосування факсиміле керівником можливе за умови документального закріплення такого права, хоча контролюючі органи можуть не погодитися з цією позицією. Якщо ж директор є підзвітною особою, використання ним факсиміле в авансовому звіті є недопустимим.
Зважте, що використання факсиміле на первинних документах може вимагати додаткового узгодження з контрагентами, щоб уникнути непорозумінь чи відмови у прийнятті документів. Тому доцільно завчасно обговорити це питання у договірних відносинах і визначити чіткі правила його використання. У випадках порушення цих вимог документи можуть бути визнані недійсними, що створює додаткові юридичні ризики для обох сторін.
Натомість є чіткий перелік документів, де факсиміле заборонено використовувати.
Так не дозволяється використання факсиміле у податковій звітності, оскільки пункт 48.5 Податкового кодексу України передбачає, що податкові декларації мають бути підписані власноруч керівником або уповноваженою особою.
Податкова звітність є дійсною за наявності власноручного підпису на паперовому документі або кваліфікованого електронного підпису в електронному.
Не може бути підписана факсиміле і фінансова звітність. Відповідно до статті 11 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», її мають підписувати особисто керівник і бухгалтер підприємства.
У банківських і касових документах факсиміле теж заборонене згідно з Інструкцією про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затвердженою постановою правління Національного банку України від 29.07.2022 №163 (далі – НБУ) та Інструкцією про порядок організації касової роботи банками та проведення платіжних операцій надавачами платіжних послуг в Україні, затвердженою постановою НБУ від 25.09.2018 №103, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою НБУ від 29.12.2017 №148.
Ідеться, зокрема, про розрахункові чеки та платіжні інструкції, прибуткові та видаткові касові ордери. Не передбачено застосування факсиміле також для підпису податкових накладних. На цьому, власне, акцентують увагу податківці в Узагальнюючій податковій консультації з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затвердженої наказом Державної податкової служби України від 22.11.2012 №1047. Усі податкові накладні скріплюються кваліфікованим електронним підписом посадових осіб платника податку.
Серед інших документів, де використання факсиміле не допускається, – векселі та трудові книжки.
Організація контролю та мінімізація ризиків
Для уникнення правових ризиків важливо правильно оформити процес використання факсиміле. Це включає підготовку не лише письмової угоди, а й видання внутрішнього наказу щодо його використання та докладної інструкції (регламенту, положення) про його застосування.
У документі слід детально визначити порядок виготовлення та знищення факсиміле, а також процедури його обліку, видачі, використання та зберігання.
Необхідно окреслити перелік осіб, які мають право застосовувати факсиміле, і тих, хто відповідає за його збереження; цей перелік має бути затверджений окремим наказом. Усі зазначені особи повинні бути ознайомлені з положенням під підпис.
Також слід передбачити перелік документів, які дозволяється підписувати за допомогою факсиміле. У цьому розділі доцільно включити застереження про те, що на окремих документах застосування факсиміле допускається лише за умови, якщо така можливість передбачена відповідним договором або угодою з контрагентом.
У документі варто регламентувати порядок контролю за цільовим використанням факсиміле, а також встановити періодичність і порядок проведення його інвентаризації.
Разом зі зручністю факсиміле має ризики.
Наприклад, у разі недотримання вимог щодо його використання можливі серйозні наслідки, зокрема визнання документа недійсним. На практиці є випадки, коли неправомірне (несанкціоноване) використання факсиміле призводило до розірвання контрактів або викликало необхідність у додаткових перевірках з боку податківців.
Шаблони та зразки:
Наказ про використання факсиміле директора
Угода про використання факсимільного підпису
Інструкція порядок використання факсиміле директора при оформленні первинних документів
Стаття на тему:
ПДВ
20.10.2026
Медичні послуги за договором страхування: на кого складати податкову накладну – на юр чи фізособу
Хто має бути зазначений покупцем у податковій накладній за медичними послугами, наданими за договором медичного страхування: страхова компанія чи застрахована фізична особа? Вирішальним є те, хто фактично отримує послуги. Якщо їх отримувачем є фізична особа, податкову накладну складають саме на неї, навіть якщо оплату здійснює страхова компанія

Документообіг, первинні документи
20.10.2026
Втрата або знищення майна через збройну агресію: як подавати повідомлення та уточнення до ДПС
ДПС роз’яснила, куди та в який спосіб подавати повідомлення про втрату, знищення або пошкодження майна й товарів унаслідок збройної агресії РФ. Документ подають до контролюючого органу за основним місцем обліку платника податків – у паперовій формі через центр обслуговування платників або в електронній формі через приватну частину Електронного кабінету з використанням форми J1329901 для юридичних осіб або F1329901 для фізичних осіб

Податкова та фінзвітність
20.10.2026
Зарплата померлого працівника та спадщина: які ознаки доходу зазначати у 4ДФ у 2026 році
Заробітна плата, яка залишилася неотриманою померлим працівником і виплачується членам його сім’ї, має відображатися у податковій звітності з урахуванням особливостей такого доходу. Податковий агент зазначає цю виплату в додатку 4ДФ до Розрахунку або ФІЗ-4ДФ за ознакою доходу «101» та вказує РНОКПП померлого працівника. Водночас якщо зарплата вже виплачується спадкоємцю як спадщина через нотаріуса, застосовуються інші ознаки доходу – «113», «114» або «115» залежно від ступеня споріднення

Статистичні звіти
20.10.2026
Держстат штрафуватиме за порушення звітності: розміри штрафів і строки сплати
Органи державної статистики керуються чітко затвердженою Інструкцією щодо оформлення матеріалів про адміністративні правопорушення. Документ детально регламентує кожен етап процесу: від фіксування порушень за статтею 186-3 КУпАП (порушення порядку подання або використання даних державних статистичних спостережень) до винесення постанов та їх примусового виконання

Пенсія, соцпільги
20.10.2026
Чи зараховується робота в інклюзивно-ресурсному центрі до стажу для пенсії за вислугу років: відповідь ПФУ
Чи зараховується робота директором або фахівцем (консультантом) інклюзивно-ресурсного центру до педагогічного стажу для дострокового виходу на пенсію? Право на пенсію за вислугу років залежить від посади, установи та підтвердженого спеціального стажу. Щоб визначити право на пенсію, потрібно звернутися до територіального органу ПФУ з документами, що підтверджують періоди роботи

Заборгованість
20.10.2026
Автоматичне стягнення податкових боргів – як працює система у 2026 році
Автоматичне списання податкового боргу вже працює як чітко налагоджений механізм: без «ручного втручання» і зайвої бюрократії. ДПС щоденно формує інформацію про заборгованість, а далі процес відбувається через електронні системи – від створення платіжної інструкції до списання коштів банком. Водночас для бізнесу це не раптове рішення: перед примусовим стягненням платник отримує достатньо часу для добровільної сплати

Лікарняні та декретні
20.10.2026
ФОП перед декретом збільшив сплату ЄСВ: розрахунок допомоги та ризики перевірки
ФОП 3 група ЄП працює з листопада 2025 року. Декларує невеликі доходи за надання послуг. В листопаді 2026 року планує виходити у декретну відпустку. За весь період, щомісяця, сплачувала мінімальне ЄСВ. Зараз, для того, щоб збільшити декретні нарахування планує заплатити максимальне ЄСВ за 3 квартал та за жовтень 2026 року. Чи може ФОП розраховувати на збільшену суму декретних та чи правомірні такі дії? Чи можуть бути питання з боку податкової, якщо доходи невеликі, а сума сплаченого ЄСВ суттєво більша, ніж зазвичай?

Особи з інвалідністю
20.10.2026
ДПС не штрафуватиме за несплату внеску на працевлаштування осіб з інвалідністю за І і ІІ квартал: які умови треба виконати
ДПС роз’яснила, за яких умов роботодавців не штрафуватимуть за неподання звітів про внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю за І та ІІ квартали 2026 року та за несплату цього внеску. Щоб уникнути штрафів і пені, звіти потрібно подати до 9 листопада, а якщо є внесок до сплати – повністю сплатити його до 19 листопада 2026 року. Мінфін погодив відповідну позицію ДПС

Інвентаризація
20.10.2026
Інвентаризація під час перевірки ДПС: як провести без директора ТОВ
На ТОВ буде перевірка у зв’язку з відшкодуванням ПДВ. На ТОВ є один директор, який мешкає зараз в іншому місці. Чи можна по договору ЦПХ найняти особу, яка б провела інвентаризацію з інспектором ДПІ? Як вийти із ситуації, щоб директор не приїздив

Судова практика
20.10.2026
Відмова в реєстрації податкової накладної: суд пояснив, чому важливо подати додаткові документи
Не надали додаткові документи на вимогу ДПС – суд може визнати відмову в реєстрації податкової накладної правомірною. Судова практика підтверджує: якщо після зупинення реєстрації платник отримав повідомлення з конкретним переліком додаткових документів, але не подав їх у встановлений строк, це може стати підставою для відмови в реєстрації ПН

Політика, економіка
20.10.2026
Опалювальний сезон-2026: коли в будинках почнуть вмикати опалення
Опалювальний сезон в Україні зазвичай розпочинається в жовтні, але єдиної дати для всіх громад немає. Основним орієнтиром є середньодобова температура: якщо протягом трьох діб вона тримається нижче +8°C, громади можуть ухвалювати рішення про початок опалення. Першими зазвичай підключають лікарні, дитсадки та школи

Відпустка, відпускні
20.10.2026
До 30 жовтня – подаємо до ПФУ документи на компенсацію «чорнобильських» відпусток
Із 1 липня 2025 року ПФУ офіційно здійснює виплату 39 видів державних соціальних допомог, серед яких – фінансування відпускних для працівників, постраждалих від аварії на ЧАЕС. Щоб отримати кошти з бюджету на такі виплати у 2027 році, підприємствам потрібно вчасно поновити реєстрацію в ПФУ та подати комплект документів до 30 жовтня

Відпустка, відпускні
20.10.2026
Чорнобильські відпустки на 2027 рік: документи для ПФУ та нова форма графіка
Підприємствам, працівники яких мають право на чорнобильські компенсації та додаткові відпустки, необхідно завчасно пройти реєстрацію у відповідному органі Пенсійного фонду України. До 30 жовтня 2026 року страхувальники мають подати паспорт підприємства, списки працівників, графік відпусток та розрахунок витрат на наступний бюджетний рік. Окрему увагу варто звернути на форму такого паспорту, оскільки одночасно виникла колізія між двома наказами Мінсоцполітики. ПФУ рекомендує використовувати форму, затверджену наказом Мінсоцполітики від 29.03.2023 №110-Н

ЗЕД
20.10.2026
Нові правила відправлення посилок до ЄС з 1 листопада: збір 2 € та цифрові ідентифікатори товарів
З 1 листопада 2026 року для міжнародних поштових відправлень до країн ЄС анонсовано нові вимоги, які вплинуть на українських підприємців, інтернет-магазини та продавців на маркетплейсах і в соцмережах. Серед ключових змін – додатковий збір за митну обробку та вимоги до цифрових ідентифікаторів товарів (PID). Розповідаємо, які платежі можуть зрости, як розраховуватимуть збір і що потрібно врахувати під час оформлення посилок

Податкова та фінзвітність
20.10.2026
Форма №1-ПДВ при перетворенні: що зазначати в полі «Перереєстрація у зв’язку із»
У разі подання реєстраційної заяви платника ПДВ за формою № 1-ПДВ у зв’язку з реорганізацією шляхом перетворення в полі «Перереєстрація у зв’язку із» зазначається відповідна причина – «у зв’язку із перетворенням». При цьому другий аркуш заяви та поле щодо причин реєстрації платником ПДВ або критеріїв відповідності вимогам розділу V ПКУ не заповнюються

Документообіг, первинні документи
20.10.2026
Позиція ДПС щодо використання цифрового власноручного підпису отриманого через планшет
Суб’єкти господарювання все частіше впроваджують цифрові рішення в операційну діяльність, зокрема розглядають можливість підписання первинних документів (наприклад, актів приймання-передачі чи встановлення обладнання) уповноваженими особами безпосередньо на сенсорних екранах планшетів за допомогою стилуса або пальця (так званий цифровий власноручний підпис). У зв’язку з цим постає важливе питання: чи є такий підпис належним підтвердженням господарської операції для цілей податкового та бухгалтерського обліку?

Е-сервіс
20.10.2026
Допомога у зв’язку з вагітністю та пологами й виплати до року – тепер у «Дії»: Прем'єр-міністр
Оформити допомогу у зв’язку з вагітністю та пологами й виплати на догляд за дитиною до року тепер можна через «Дію». Необхідні дані система збиратиме автоматично, а працівник Пенсійного фонду перевірятиме та погоджуватиме рішення. Розповідаємо, як працюватиме новий сервіс, які суми виплачуватимуть родинам і коли стартує тестування програми «єЯсла»

Нематеріальні активи
20.10.2026
Списання застарілого модуля CRM: бухоблік, ПДВ та додаток РІ
ТОВ планує списати морально застарілий модуль CRM-програми, придбаний 25.11.2025 через зміну законодавчих вимог, та розробити новий модуль. Як відобразити списання старого модуля в бухгалтерському обліку та додатку РІ до декларації з податку на прибуток? Які проведення застосувати та як обліковувати витрати на розроблення нового модуля?





