Документообіг, первинні документи
23.06.2025
Факсиміле у документах: коли (не)дозволено та як уникнути ризиків
Факсиміле може стати зручним інструментом для підписання документів – але чи завжди його застосування законне? У яких випадках його використання є допустимим, а де категорично заборонено? Розбираємося в умовах, ризиках і правилах оформлення, щоб уникнути прикрих юридичних наслідків
- Правові засади використання факсиміле
- Умови та порядок оформлення права на використання факсиміле
- Сфера застосування та заборони
- Організація контролю та мінімізація ризиків
Правові засади використання факсиміле
Факсиміле є інструментом, що дозволяє відтворювати власноручний підпис за допомогою печатки чи кліше. Його принцип роботи полягає у використанні спеціального штампа або пристрою, який точно відтворює підпис, попередньо створений особою.
У випадку фізичного факсиміле, створюється печатка, що має матрицю підпису, яка при натисканні залишає ідентичний відбиток.
У цифровому форматі відтворення здійснюється за допомогою електронних засобів, що дозволяють інтегрувати підпис у документацію.
Використання факсиміле регулює стаття 207 Цивільного кодексу України. Ця норма дозволяє його застосування лише у випадках, визначених законом або письмовою угодою між сторонами. Додатково це питання можуть регулювати інші нормативно-правові акти, наприклад, закони, що визначають порядок оформлення податкової звітності, банківської документації чи ведення бухгалтерського обліку.
Рекомендуємо ознайомитися із галузевими інструкціями та положеннями для чіткого розуміння вимог щодо використання факсиміле.
Умови та порядок оформлення права на використання факсиміле
Хоча факсиміле є аналогом власноручного підпису, але воно не відображає особистої волі особи, чий підпис відтворено. Тож для того, щоб забезпечити законність використання факсиміле, необхідно укласти письмову угоду між сторонами. Така угода має містити зразки факсиміле, чітко визначати умови та сфери його застосування (які саме документи підпадають під цю домовленість), а також відповідати вимогам чинного законодавства.
Не обов’язково оформляти таку домовленість у вигляді окремого документа. Достатньо включити до договору пункт, який передбачає можливість використання факсимільного підпису, а також надати зразок власноручного підпису представника сторони, що підписує договір. Цей підпис надалі відтворюватиметься за допомогою факсиміле. У будь-якому випадку, як сам договір із зазначеним пунктом, так і додаткова угода або додаток, що регулює використання факсиміле, повинні бути підписані представниками сторін особисто.
Сфера застосування та заборони
Факсиміле можна використовувати у таких документах, як договори (угоди), у тому числі зовнішньо-економічні, товарні та видаткові накладні, ТТН, акти приймання-передачі товарів, наданих послуг (виконаних робіт) тощо.
Законодавство не містить заборони щодо засвідчення копій документів за допомогою факсиміле.
Особливу увагу варто звернути на застосування факсиміле у первинних документах. Первинні документи є основою для бухгалтерського обліку та звітності, тому їх юридична сила має бути беззаперечною. Законодавство та податківці допускають використання факсиміле на первинних документах лише за умови, що це чітко визначено у письмовій угоді між сторонами.
Виняток: типові та спеціалізовані форми, авансовий звіт.
Так працівник, який отримував кошти, зобов’язаний особисто підписати авансовий звіт. Тому використання факсиміле в цьому випадку є неправомірним. Щодо затвердження авансового звіту, застосування факсиміле керівником можливе за умови документального закріплення такого права, хоча контролюючі органи можуть не погодитися з цією позицією. Якщо ж директор є підзвітною особою, використання ним факсиміле в авансовому звіті є недопустимим.
Зважте, що використання факсиміле на первинних документах може вимагати додаткового узгодження з контрагентами, щоб уникнути непорозумінь чи відмови у прийнятті документів. Тому доцільно завчасно обговорити це питання у договірних відносинах і визначити чіткі правила його використання. У випадках порушення цих вимог документи можуть бути визнані недійсними, що створює додаткові юридичні ризики для обох сторін.
Натомість є чіткий перелік документів, де факсиміле заборонено використовувати.
Так не дозволяється використання факсиміле у податковій звітності, оскільки пункт 48.5 Податкового кодексу України передбачає, що податкові декларації мають бути підписані власноруч керівником або уповноваженою особою.
Податкова звітність є дійсною за наявності власноручного підпису на паперовому документі або кваліфікованого електронного підпису в електронному.
Не може бути підписана факсиміле і фінансова звітність. Відповідно до статті 11 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», її мають підписувати особисто керівник і бухгалтер підприємства.
У банківських і касових документах факсиміле теж заборонене згідно з Інструкцією про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затвердженою постановою правління Національного банку України від 29.07.2022 №163 (далі – НБУ) та Інструкцією про порядок організації касової роботи банками та проведення платіжних операцій надавачами платіжних послуг в Україні, затвердженою постановою НБУ від 25.09.2018 №103, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою НБУ від 29.12.2017 №148.
Ідеться, зокрема, про розрахункові чеки та платіжні інструкції, прибуткові та видаткові касові ордери. Не передбачено застосування факсиміле також для підпису податкових накладних. На цьому, власне, акцентують увагу податківці в Узагальнюючій податковій консультації з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затвердженої наказом Державної податкової служби України від 22.11.2012 №1047. Усі податкові накладні скріплюються кваліфікованим електронним підписом посадових осіб платника податку.
Серед інших документів, де використання факсиміле не допускається, – векселі та трудові книжки.
Організація контролю та мінімізація ризиків
Для уникнення правових ризиків важливо правильно оформити процес використання факсиміле. Це включає підготовку не лише письмової угоди, а й видання внутрішнього наказу щодо його використання та докладної інструкції (регламенту, положення) про його застосування.
У документі слід детально визначити порядок виготовлення та знищення факсиміле, а також процедури його обліку, видачі, використання та зберігання.
Необхідно окреслити перелік осіб, які мають право застосовувати факсиміле, і тих, хто відповідає за його збереження; цей перелік має бути затверджений окремим наказом. Усі зазначені особи повинні бути ознайомлені з положенням під підпис.
Також слід передбачити перелік документів, які дозволяється підписувати за допомогою факсиміле. У цьому розділі доцільно включити застереження про те, що на окремих документах застосування факсиміле допускається лише за умови, якщо така можливість передбачена відповідним договором або угодою з контрагентом.
У документі варто регламентувати порядок контролю за цільовим використанням факсиміле, а також встановити періодичність і порядок проведення його інвентаризації.
Разом зі зручністю факсиміле має ризики.
Наприклад, у разі недотримання вимог щодо його використання можливі серйозні наслідки, зокрема визнання документа недійсним. На практиці є випадки, коли неправомірне (несанкціоноване) використання факсиміле призводило до розірвання контрактів або викликало необхідність у додаткових перевірках з боку податківців.
Шаблони та зразки:
Наказ про використання факсиміле директора
Угода про використання факсимільного підпису
Інструкція порядок використання факсиміле директора при оформленні первинних документів
Стаття на тему:
ПДВ
04.09.2026
Капремонт гуртожитку за бюджетні кошти: коли діє ПДВ-пільга у 206 році
Операції з капітального ремонту гуртожитку можуть звільнятися від оподаткування ПДВ за п. 197.15 ПКУ, якщо одночасно виконуються встановлені умови щодо характеру робіт, статусу об’єкта та джерела їх фінансування. Зокрема, ремонтні роботи мають фактично належати до будівельно-монтажних робіт із будівництва або капітального ремонту житла, а гуртожиток – бути об’єктом житлової нерухомості. Вартість таких робіт також має оплачуватися державними коштами, які безпосередньо надходять на рахунок підрядника. УПК №397 не змінила цих правил, оскільки лише роз’яснює положення ПКУ та не є нормативно-правовим актом

ЄСВ
04.09.2026
Розрахунок роботодавцем єдиного внеску працівнику, який працює неповний робочий день
Якщо працівник працює за основним місцем роботи, єдиний внесок сплачується не менше розміру, розрахованого для мінімальної заробітної плати. У випадку, коли працівник працює не за основним місцем роботи – єдиний внесок нараховується лише на суму нарахованого доходу

Кадрова робота
04.09.2026
Топ–10 глобальних змін у новому Трудовому кодексі: чого очікувати працівникам та роботодавцям
Кабінет Міністрів зареєстрував у Верховній Раді проєкт нового Трудового кодексу України №16010, який має замінити застарілу модель регулювання трудових відносин сучасними правилами. Документ передбачає більше договірності у відносинах працівника й роботодавця, ширші можливості для дистанційної та гнучкої роботи, а також оновлення гарантій для батьків, людей з інвалідністю та працівників старшого віку. Окрему увагу приділено захисту від підміни трудових відносин цивільно-правовими договорами, оплаті праці, робочому часу та праву на відпочинок. Новий підхід також посилює соціальний діалог і передбачає сучасні механізми врегулювання колективних трудових спорів

Календар бухгалтера
04.09.2026
Що потрібно зробити ФОП у вересні 2026 року: ключові дати для всіх систем оподаткування
У вересні 2026 року ФОП мають врахувати кілька важливих податкових дедлайнів – від сплати військового збору, єдиного податку та ЄСВ до зміни системи оподаткування. ФОП 1–2 груп повинні сплатити військовий збір та єдиний податок за вересень до 18 вересня включно. Водночас 15 вересня спливає строк для переходу на спрощену систему або зміни групи з IV кварталу 2026 року. Тим, хто планує відмовитися від спрощеної системи з 1 жовтня, заяву необхідно подати до 21 вересня включно

Форма №20-ОПП
04.09.2026
Об’єкт оподаткування відчужено протягом 10 днів після придбання: чи потрібно подавати 20-ОПП
Податківці роз’яснили, як діяти платнику податків у ситуації, коли об’єкт оподаткування придбали, але відчужили вже протягом перших 10 робочих днів. Чи потрібно подавати первинне повідомлення за ф. № 20-ОПП, а потім – повідомляти про його закриття?

Державний нагляд
04.09.2026
Новий формат CRS з 2027 року: додано нові інформаційні поля про рахунки
ОЕСР оновила XML-схему обміну даними за стандартом CRS, передбачивши нові інформаційні поля для формування та передачі звітів про підзвітні фінансові рахунки. Перехід України на оновлену схему планується з 2027 року, тому фінансовим агентам варто заздалегідь підготувати свої системи до нових технічних вимог. Для цього також мають бути внесені відповідні зміни до національного Порядку заповнення та подання CRS-звітності

Акцизний податок
04.09.2026
Припинення реалізації: як правильно заповнити заяву для анулювання реєстрації платника акцизного податку
У разі припинення реалізації пального або спирту анулювання реєстрації здійснюється на підставі поданої заяви, яку контролюючий орган розглядає протягом трьох робочих днів

Податок на майно
04.09.2026
29 чи 30 число: який день є дедлайном для сплати податку на нерухомість юрособами
Податківці пояснили, що юридичні особи повинні сплачувати авансові внески з податку на нерухомість до 29 числа місяця, що настає за кварталом. Хоч у ПКУ зазначено «до 30 числа», норма тлумачиться так, що останній день сплати – саме 29-те

Створення суб'єкта, зміни
04.09.2026
Структура власності ТОВ у 2026 році: як визначити КБВ у складному ланцюгу володіння
Правильно сформована структура власності є ключовою умовою для достовірного визначення кінцевих бенефіціарних власників, а її недоліки можуть стати причиною відмови у проведенні реєстраційних чи банківських процедур. Важливо не лише показати формальний розподіл часток, а й розкрити весь ланцюг володіння та механізми прямого й непрямого контролю аж до фізичної особи. Частка 25% і більше є важливим орієнтиром, однак сама по собі не визначає КБВ, адже вирішальний вплив може виникати через корпоративні договори, право голосу або фактичне управління. Особливу увагу потрібно приділяти багаторівневим структурам із іноземними компаніями та трастами

ПДВ
04.09.2026
ФОП-платників ПДВ можуть перевести на квартальну звітність та інші зміни: проєкт від Мінфіну
КМУ схвалив законопроєкт, який пропонує комплексні зміни до адміністрування ПДВ. Документ передбачає спрощення звітності для ФОП, нові правила складання податкових накладних, збільшення порогу для перевірок бюджетного відшкодування та запровадження квартального звітного періоду для підприємців – платників ПДВ

Державний нагляд
04.09.2026
ПФУ отримає нові повноваження: КМУ схвалив зміни до КУпАП (проєкт №16027)
Кабінет Міністрів схвалив законопроєкт №16027, який має оновити положення КУпАП у зв’язку з припиненням діяльності Фонду соціального страхування України. Документ пропонує передати органам Пенсійного фонду повноваження розглядати справи про адміністративні правопорушення у сфері загальнообов’язкового державного соціального страхування. Водночас із ч. 1 ст. 165-4 КУпАП планують виключити відповідальність за несвоєчасне інформування про фактичний обсяг реалізації продукції та зміни технології робіт або виду діяльності підприємства. Причина – такі обов’язки наразі не передбачені чинним законодавством

Відпустка, відпускні
04.09.2026
Навчальна відпустка під час війни у 2026 році: чи може роботодавець не платити
Спеціальна норма Закону №2136 дозволяє роботодавцю надавати інші види відпусток без збереження заробітної плати. Конституційний Суд у рішенні від 19 травня 2026 року №3-р/2026 визнав відповідне положення конституційним. Отже, сама по собі відмова оплачувати навчальну відпустку в період воєнного стану не свідчить про порушення трудового законодавства, якщо роботодавець правомірно застосовує спеціальні правила Закону №2136

Ліцензії та дозволи
04.09.2026
Що у вересні 2026 року повинні перевірити власники ліцензій
Із 1 жовтня 2025 року для суб’єктів господарювання, які здійснюють роздрібну торгівлю алкоголем, тютюновими виробами, рідинами для електронних сигарет та пальним, діють вимоги щодо мінімального рівня зарплати або оподатковуваного доходу. Для більшості торговців такий показник має становити не менше двох мінімальних зарплат, а для окремих невеликих торговельних об’єктів за межами обласних центрів – 1,5 мінімальної зарплати

Відпустка, відпускні
04.09.2026
28 днів відпустки та «декрет» для чоловіків: новий Трудовий Кодекс
Кабінет Міністрів зареєстрував у Верховній Раді проєкт нового Трудового кодексу України №16010, який має оновити правила регулювання трудових відносин та замінити застарілі радянські підходи сучасними нормами. Окремо пропонують збільшити мінімальну тривалість щорічної оплачуваної відпустки з 24 до 28 календарних днів та розширити гарантії у зв’язку з народженням і вихованням дітей

Ліквідація госпсуб'єкта
04.09.2026
Знищено склад через ракетний удар: ПДВ на знищені товари, відновлення документів і зміна юрадреси
Внаслідок ракетної атаки знищено орендований склад з товаром та первинні документи. 1. На підставі яких документів не потрібно компенсувати ПДВ по знищених товарах. 2. Чи обов'язково оновлювати первинні документи, за який період часу відновити (маю на увазі з 2021 р. мають бути відповідно до позовної давності чи як). Якщо це кадрові документи - які подальші дії ТОВ. 3. Як швидко необхідно змінити юридичну адресу, якщо знищено склад?

Податок на прибуток
04.09.2026
Нові правила трансфертного ціноутворення з 1 січня 2028 року: що готує Мінфін
Кабінет Міністрів схвалив законопроєкт Мінфіну щодо подальшого удосконалення правил трансфертного ціноутворення, який має посилити захист податкової бази України та наблизити національні правила до стандартів ОЕСР і ЄС. Документ пропонує розширити застосування принципу «витягнутої руки» на окремі внутрішні операції між пов’язаними особами, уточнити правила оцінки нематеріальних активів і фінансових операцій та оновити підходи до застосування методів трансфертного ціноутворення. Окремо передбачено диференційовані штрафи залежно від характеру порушення та спрощення звітності для бізнесу. У разі ухвалення законопроєкту його норми мають запрацювати з 1 січня 2028 року







