Підпис головного бухгалтера – зона ризику чи гарантія безпеки

1. Статус підпису головного бухгалтера
2. Ризики підписання старих, чужих документів
3. Підпис головбуха під час відпустки або лікарняного
4. Документи, за які головбух несе персональну відповідальність
5. Підпис головного бухгалтера за підлеглих
6. Зміна підпису головним бухгалтером
7. Документи, які головбуху небезпечно підписувати
8. Висновки

Статус підпису головного бухгалтера

Кожен підпис головного бухгалтера може стати або гарантією безпеки, або точкою підвищеного ризику для компанії та самого бухгалтера. Він підтверджує достовірність документа. Закон вимагає підпису головбуха на документах, що є підставою для бухобліку та фінзвітності (ч. 4 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 №996-XIV; далі – Закон про бухоблік). Саме його підпис підтверджує, що інформація, зазначена в папері, є достовірною, а господарська операція – законною.

Водночас у головного бухгалтера немає необмеженого права підписувати всі документи підряд. Іноді його підпис узагалі не має сили, а іноді – може обернутися проблемами як для підприємства, так і для самого бухгалтера: відмовою у податковому кредиті, штрафами, претензіями контрагентів або кримінальною відповідальністю.

Ризики підписання старих, чужих документів

Головний бухгалтер не має права підписувати папери, складені ще до його призначення. Якщо документ створений попереднім головбухом, поставити підпис замість нього не можна. Наслідки можуть бути серйозними. Наприклад, старий листок непрацездатності або первинка, підписані за період, коли чинний головбух ще не мав повноважень, можуть стати підставою для відмови Фонду у виплаті допомоги чи для невизнання госпоперації.

Ба більше, якщо головбух підпише старі первинні документи, це може створити проблеми не тільки для самої компанії, але й для її контрагентів. Під час перевірки податківці можуть запитати первинні документи, які були видані раніше, але попередній головбух не підписав їх. Або контрагент не отримав потрібних документів і просить їх надіслати. В такому випадку головбуху не варто підписувати їх замість колишнього бухгалтера. Якщо ви це зробите, податківці можуть відмовити контрагентові (покупцеві) в податковому кредиті. У такій ситуації відстояти податковий кредит можна буде лише через суд.

Якщо стикнулися з потребою підписання старих документів, є кілька варіантів:

1. домовитися з колишнім головним бухгалтером щодо підписання документів, на яких він свого часу забув поставити свій підпис;
2. скласти дублікат документа з позначкою «Дублікат» і підписом чинного головбуха;
3. залучити працівника, який у той період мав довіреність на підписання первинки.

Підпис головбуха під час відпустки або лікарняного

Документи, підписані головбухом під час відпустки або на лікарняному, юридично вважаються дійсними. Це підтверджують і суди. Адже під час відпочинку чи хвороби працівника його повноваження зберігаються (рішення господарського суду Київської області від 17.09.2008 у справі №17/183-08, яке підтримали Київський міжобласний апеляційний господарський суд у постанові від 19.11.2008 та Вищий господарський суд України у постанові від 17.02.2009). Та й трудове законодавство прямо не забороняє працівнику під час відпустки або в інший неробочий час за власним бажанням виконувати свої посадові обов’язки.

Утім компанія наражається на ризики, коли примусово залучає працівника до роботи під час відпустки або хвороби. Трудове законодавство забороняє це (лист Мінсоцполітики від 17.10.2016 №376/06/186-16). Якщо інспектори виявлять, що головбух підписував документи у неробочий час, можуть накласти штраф у розмірі мінімальної зарплати (ч. 2 ст. 265 Кодексу законів про працю України; далі – КЗпП).

Крім того, якщо головбух працював під час лікарняного, це може призвести до зменшення або позбавлення допомоги, коли лікар виявить порушення режиму та зафіксує це в новому медвисновку або ПФУ при перевірці помітить підписані хворим документи (ч. 2 ст. 16 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 №1105-XIV).

У будь-якому разі треті особи – контрагенти, банки та органи держвлади – часто сприймають відповідні підписи з підозрою, особливо якщо підпис стоїть на документах, які впливають на фінансові зобов’язання, та можуть вимагати пояснень.

Є два безпечні варіанти для підписання документів головбухом, що перебуває у відпустці або на лікарняному:

1. відкликати його з відпустки,

або

1. доручити підписання документів за нього іншому працівнику.

Однак відкликати можна лише за згодою працівника й у випадках аварій, стихійного лиха, загибелі або псування майна підприємства (ст. 79 КЗпП, ст. 12 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»).

Тож, щоб уникнути конфліктних ситуацій, найнадійніше все ж делегувати підписання документів іншій особі заздалегідь, оформивши наказ, довіреність та включивши це до посадової інструкції.

Документи, за які головбух несе персональну відповідальність

Особливо небезпечні документи, за які головний бухгалтер несе кримінальну, матеріальну або дисциплінарну відповідальність особисто. Це первинка до договорів з потенційно фіктивними компаніями, документи на отримання матеріальних цінностей, якщо ж у посадовій інструкції головбуха прямо зазначено обов’язок підписувати такі документи, і з ним укладено договір про повну матеріальну відповідальність, а також підписані за підлеглих без належної довіреності. Закон захищає працівника, який відмовився виконувати явно злочинний наказ. Той, хто виконає такий наказ, несе кримінальну відповідальність, а якщо він не міг знати, що наказ злочинний, відповідатиме лише особа, яка його віддала (ч. 3–5 ст. 41 Кримінального кодексу України).

Підпис головного бухгалтера за підлеглих

Головбух не має права підписувати документи за підлеглих – первинку візують ті, хто проводив операцію та відповідає за її оформлення (ч. 8 ст. 9 Закону про бухоблік). Винятки можливі лише за наказом керівника або довіреністю: внутрішні документи компанії, документи працівника, якого заміщують, документи згідно посадових інструкцій або затверджені законом форми (первинка, звітність). Зовнішні документи можна підписувати лише за довіреністю.

Зміна підпису головним бухгалтером

Головний бухгалтер може змінювати форму підпису, законодавство цього не забороняє. У податківців можуть виникнути сумніви щодо дійсності документів. Тому безпечніше – скласти довідку на ім’я керівника, вказати нову форму підпису і прикріпити його зразки.

Документи, які головбуху небезпечно підписувати

Є ще документи, підпис яких може мати для головбуха серйозні ризики.

Підписання договорів із контрагентами – зона відповідальності директора. Якщо бухгалтер ставить свій підпис як співвиконавець чи співпідписант, значить, він погоджується з умовами договору. У разі визнання договору фіктивним або шахрайським до нього можуть виникнути претензії щодо співучасті.

Не менш ризикованими є доручення на управління майном або фінансами – навіть підпис як «погодження» може тягти за собою відповідальність за дії уповноваженої особи.

Гарантійні листи також часто містять приховані зобов’язання: наприклад, обіцянку оплатити рахунок до певної дати, що може бути використано в суді як визнання боргу.

Листування з податківцями чи правоохоронними органами – ще одна зона ризику. Підпис бухгалтера без узгодження з керівником або юристом може призвести до персональної відповідальності за офіційну позицію підприємства.

Щоб убезпечити себе, головбуху варто заручитися внутрішнім наказом керівника, де чітко визначено, які документи він має підписувати. Також важливо перевірити посадову інструкцію: якщо в ній прописано обов’язок підписувати всі документи, варто уточнити формулювання й обмежити перелік до бухгалтерських, податкових. Головбух має право відмовитися від підпису, якщо документ містить недостовірні дані, оформлений із порушеннями або не входить до переліку тих, що він має підписувати. У такому разі бажано скласти службову записку на ім’я керівника з поясненням причин відмови.

Висновки

1. Головбух відповідає за достовірність і законність підписаних документів, тому не повинен підписувати те, що виходить за межі його компетенції.
2. Не кожен документ вартий підпису. Старі, чужі, сумнівні чи «з примусу» підписані папери можуть призвести до податкових, фінансових і навіть кримінальних ризиків.
3. Внутрішній наказ про розподіл повноважень і делегування підпису, чітка посадова інструкція, письмова відмова від підпису та обережність у листуванні з контролерами допоможуть головбуху уникнути відповідальності, у тому числі за чужі рішення.

Читайте більше:

Відкликання працівника з відпустки: алгоритм та правила

Чи може директор підписувати документи під час відпустки (лікарняного): правила та альтернативні рішення

Мінікурси за темою:

Делегування права підпису: правила, зразки та практичні поради

Факсиміле у документах: коли (не)дозволено та як уникнути ризиків

Відео за темою:

Керівник або бухгалтер у відпустці: чи мають право підписувати документи