Відкликання працівника з відпустки: алгоритм та правила

1. Законодавчі підстави
2. З яких відпусток не можна відкликати
3. Коли відкликають з відпустки
4. Правила відкликання з відпустки
5. Документальне оформлення відкликання з відпустки
6. Відповідальність за порушення правил відкликання з відпустки
7. Висновки

Законодавчі підстави

Нагадаємо, що право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи. Трудове законодавство передбачає можливість відкликання працівника з відпустки:

«Відкликання з щорічної відпустки допускається за згодою працівника лише для відвернення стихійного лиха, виробничої аварії або негайного усунення їх наслідків, для відвернення нещасних випадків, простою, загибелі або псування майна підприємства з додержанням вимог частини першої цієї статті та в інших випадках, передбачених законодавством. У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки» (ст. 79 Кодексу законів про працю та ст. 12 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки).

Необхідно звернути увагу, що відкликання можливе лише зі щорічної відпустки. Так, ст. 4 Закону про відпустки надає вичерпний перелік відпусток, які відносяться до щорічних, це:

1. основна відпустка (стаття 6 цього Закону);
2. додаткова відпустка за роботу із шкідливими та важкими умовами праці (стаття 7 цього Закону);
3. додаткова відпустка за особливий характер праці (стаття 8 цього Закону);
4. інші додаткові відпустки, передбачені законодавством.

Відкликання з усіх інших відпусток неможливе, згідно з нормами чинного законодавства.

З яких відпусток не можна відкликати

Відкликання не передбачено з наступних видів відпусток:

1) додаткові відпустки у зв'язку з навчанням;

2) творча відпустка;

3) відпустка для підготовки та участі в змаганнях;

4) соціальні відпустки:

1. відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами;
2. відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
3. відпустка у зв'язку з усиновленням дитини;
4. додаткова відпустка працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи;
5. відпустка при народженні дитини;

5) відпустки без збереження заробітної плати.

Коли відкликають з відпустки

Відкликання працівника з щорічної відпустки може відбутись лише в наступних випадках:

1. для відвернення стихійного лиха;
2. для відвернення виробничої аварії;
3. для негайного усунення їх наслідків;
4. для відвернення нещасних випадків;
5. для відвернення простою;
6. для відвернення загибелі майна підприємства;
7. для відвернення псування майна підприємства.

Законодавець надає вичерпний перелік випадків, коли можна відкликати працівника з відпустки. Інших підстав немає, і відкликати працівника для іншої роботи, наприклад, для заміни, подання звітності чи врегулювання інших питань заборонено.

Правила відкликання з відпустки

Відкликання з відпустки – це певний алгоритм дій. Для того, щоб зробити все правильно в межах чинного законодавства, необхідно знати правила відкликання та їх дотримуватись.

Правило 1. Перевіряємо у якій відпустці перебуває працівник: відкликання дозволено лише із щорічних відпусток.

Правило 2. Повинні виникнути форс-мажорні обставини, які потребують залученості працівника.

Правило 3. Обов'язково має бути згода працівника.

У випадку, коли працівник не виявив бажання бути відкликаним, хоча для цього є всі підстави, то в такому випадку не можливо притягнути такого працівника до дисциплінарної відповідальності.

Але з правила є виключення, якщо це стосується держслужбовців. Таким чином, держслужбовців, які обіймають посади категорії «А», відкликають із відпустки на підставі рішення суб’єкта призначення, а держслужбовців, які обіймають посади категорій «Б» і «В», – за наказом / розпорядженням керівника держслужби. Підставою для відкликання цієї категорії працівників є ст. 60 Закону України від 10.12.2015 №889-VIII «Про державну службу». Проте, відкликання можливе лише зі щорічної відпустки.

Порядок відкликання держслужбовців із щорічних відпусток затверджено постановою Кабміну від 25.03.2016 №230. Відкликання відбувається, якщо дотримано наступні умови:

1. є необхідність виконання невідкладного завдання;
2. про нього не було і не могло бути відомо під час надання щорічної відпустки;
3. таке завдання неможливо виконати іншою уповноваженою на це особою.

Правило 4. Основна безперервна частина відпустки (до відкликання чи після нього) становить не менше 14 календарних днів.

Тобто, застосовується принцип неподільності обов'язкової частини відпустки. Якщо працівник на дату відкликання використав, наприклад, 12 днів відпустки, то відкликати його без порушень майже неможливо. Адже, не буде додержана норма неподільної частини відпустки не менше 14 днів (24-12=12).

Правило 5. Невикористані дні відпустки через відкликання мають бути:

1. надані працівнику після закінчення дії причин, з яких працівника відкликали з відпустки,

або

1. за згодою сторін перенесені на інший період із додержанням вимог ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки.

Ця норма передбачає, що невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надають відпустку. Але майте на увазі, що з 19.07.2022 в період дії воєнного стану ця норма не застосовується.

Ч. 2 ст. 12 Закону про відпустки зазначає, що невикористану частину щорічної відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка. Проте, ця норма не діє на період воєнного стану.

Таким чином, цю невикористану частину відпустки можна перенести і на наступний рік. Але таке перенесення, повинно бути правильно оформлено: необхідно зафіксувати в наказі, а якщо оформлюєте окремий документ на згоду про відкликання, то в ньому працівник може одразу вказати, як вчинити з невикористаними днями відпустки. Такий новий строк надання відпустки погоджується між працівником і роботодавцем.

Правило 6. У разі відкликання працівника з відпустки його працю оплачують з урахуванням тієї суми, що була нарахована на оплату невикористаної частини відпустки (ч. 8 ст. 79 КЗпП, ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки).

Таким чином, необхідно:

1. нарахувати працівнику заробітну плату за час фактичної роботи,
2. провести перерахунок відпускних.

Законодавство не обмежує кількість разів, коли можна відкликати працівника зі щорічної відпустки. Головне, дотримуватись основних правил та умов відкликання з відпустки.

Документальне оформлення відкликання з відпустки

Відкликання з відпустки повинно мати чітке документальне оформлення. Тож, нижче розпишемо покрокову інструкцію як це слід зробити.

Крок 1. Доповідна записка безпосереднього керівника. Вона має містити чому саме, за якої підстави, працівника відкликають з відпустки.

Зразок Доповідної записки про відкликання зі щорічної основної відпустки

Завантажуйте шаблон та зразок Доповідна записка про відкликання зі щорічної основної відпустки

Крок 2. Отримайте згоду працівника. Законодавець дає широке поле дій у цьому питанні. Але, краще, якщо це буде окремий документ. Він складається в довільній формі, із зазначенням дати відкликання, волевиявлення та, щоб можна було ідентифікувати кого відкликали.

Цей крок не актуальний для держслужбовців, адже для їх відкликання здійснюється керівником держоргану без їх на це згоди.

Крок 3. Підготуйте Наказ про відкликання. Наказ (розпорядження) про відкликання видається в довільній формі керівником підприємства. Підставою для видання такого наказу буде доповідна або службова записка керівника підрозділу працівника, якого відкликають, та його згода.

У преамбулі наказу необхідно зазначити конкретні форс-мажорні обставини, що відповідають підставам, переліченим у ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки.

Зразок Наказу про відкликання із відпустки

Завантажуйте шаблон та зразок Наказ про відкликання із відпустки

Крок 4. Вносимо зміни до графіка відпусток. Графік відпусток містить лише щорічні відпустки (ст. 10 Закону про відпустки). Оскільки відкликаємо лише зі щорічної відпустки, потрібно внести зміни до графіка. Фахівці Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 №475/13/116-15 зазначають, що до графіка відпусток дозволено вносити зміни.

Способи внесення змін до графіка відпусток:

1. перший – це внести зміни в сам графік відпусток. Зміни до графіка відпусток, як і сам графік відпусток, затверджує роботодавець за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
2. другий спосіб – внести запис в спеціальну графу «Примітки» графіку відпусток.

Крок 5. Вносимо інформацію про відкликання з відпустки до розділу V Особової картки П-2. Цю інформацію вносимо таким чином:

1. однією рискою акуратно закреслити попередній запис про кількість днів та дату закінчення відпустки;
2. поряд або ж нижче у відповідних графах зазначити фактичну кількість наданих днів та дати закінчення відпусток;
3. навпроти нової дати у графі «Підстава, наказ №» зазначити номер і дату наказу про відкликання з відпустки.

Крок 6. Заповнення Табеля обліку використання робочого часу. Дні, коли працівник перебував у щорічній основній відпустці, позначають кодом «В» або цифровим «08» (основна щорічна відпустка); у щорічній додатковій відпустці – кодом «Д» або цифровим «09» (щорічна додаткова відпустка). Робочі дні позначають кодом «Р» або цифровим «01». Тож у разі відкликання працівника із щорічної відпустки табель заповнюємо наступним чином:

1. якщо Табель ще не закрито, то в ньому треба позначити дні, коли працівник почав виконувати свої посадові обов’язки як робочі;
2. якщо Табель уже закрито, необхідно оформити коригуючий Табель, де відобразити дні, які стали для працівника робочими.

Відповідальність за порушення правил відкликання з відпустки

Порушення, пов’язані з відкликанням працівників з відпустки, слід розцінювати як порушення інших вимог трудового законодавства, за що може бути накладено:

1. штраф на роботодавця в розмірі 1 МЗП (ст. 265 КЗпП);
2. адмінштраф на посадових осіб підприємства від 510,00 до 1700,00 грн (ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Висновки

1. Відкликання з відпустки допускається лише у форс-мажорних обставинах і виключно зі щорічних відпусток, до яких відносяться основна та додаткові відпустки, передбачені законом. Відкликання з інших видів відпусток, зокрема соціальних, не допускається.
2. Відкликання можливе лише за згодою працівника, крім випадків, які стосуються держслужбовців.
3. Дні, що залишилися невикористаними через відкликання, повинні бути надані пізніше або перенесені на інший період за домовленістю між працівником і роботодавцем.
4. Відкликання з відпустки має бути зафіксоване у відповідних документах (доповідна записка, згода працівника, наказ тощо) із внесенням змін до графіка відпусток та інших облікових документів.
5. Недотримання правил відкликання може призвести до штрафних санкцій для роботодавця, передбачених законодавством.

Джерело: kadroland

Шаблони та зразки документів:

Доповідна записка про відкликання зі щорічної основної відпустки

Наказ про відкликання із відпустки

Читайте більше:

Чи можна відкликати працівника з неоплачуваної відпустки

Дострокове припинення відпустки за ініціативою працівника

Чи можна відкликати працівника із щорічної відпустки: пояснює Держпраці

Відкликання з відпустки: чи потрібно повертати матеріальну допомогу на оздоровлення