зараз в етері

Безкоштовний вебінар: ПДВ - спрощення, річна інвентаризація, бронювання під загрозою & Держбюджет 2027: до чого готуватися бізнесу

Втрата ТТН через війну: податкова роз'яснила порядок фіксації та статус копій для обліку

Державна податкова служба надала детальні роз'яснення для підприємств автомобільних перевезень та експедирування щодо алгоритму дій у разі знищення первинних документів (зокрема, товарно-транспортних накладних – ТТН) унаслідок пожеж від збройної агресії, а також щодо юридичної сили копій таких документів у податковому обліку

Експерт:Аліна Лакіс
2

42

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


  1. Порядок фіксації втрати документів (ТТН) через пожежу
  2. Чи можна замінити втрачену ТТН копією збереженого примірника контрагента
  3. Вимоги до податкового обліку та підтвердження витрат


Порядок фіксації втрати документів (ТТН) через пожежу


У разі знищення документів через надзвичайні події воєнного характеру підприємству необхідно керуватися нормами Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88 (далі – Положення №88). та Податкового кодексу України (далі – ПКУ).


Повідомлення правоохоронних органів


У разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку і звітності керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи (п. 6.10 глави 6 Положення №88).


Створення комісії


Керівник підприємства наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення (п. 6.10 глави 6 Положення №88).


Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.


Складання Акта


Результати роботи комісії оформлюються актом, який затверджується керівником підприємства, установи.


Під час встановлення обставин втрати документів слід враховувати не лише факт пожежі та пошкодження відповідного приміщення, а й обставини фактичного зберігання документів, щодо яких повідомлено про втрату, саме у приміщенні, яке постраждало внаслідок зазначеної події.


Зокрема, доцільно враховувати матеріали щодо організації зберігання документів, їх передачі до архіву та фактичного місцезнаходження, наявність електронних копій або інших засобів відновлення інформації, а також інші відомості, які можуть підтверджувати перебування відповідної документації у зазначеному приміщенні на момент виникнення пожежі.


При цьому підлягає з’ясуванню наявність причинно-наслідкового зв’язку між відповідною подією та фактичною втратою (знищенням чи пошкодженням) конкретних первинних документів, зокрема з урахуванням їх перебування у пошкодженому або знищеному приміщенні на момент виникнення такої події.

Результати роботи комісії оформлюються актом, у якому доцільно відобразити встановлені обставини втрати документів, місце їх зберігання, характер і наслідки відповідної події, перелік відсутніх первинних документів, зокрема ТТН, за можливості із зазначенням їх реквізитів, відомості про осіб, відповідальних за зберігання таких документів, а також обставини, що підтверджують причинно-наслідковий зв’язок між відповідною подією та втратою документів

Перелік документів та матеріалів, що підтверджують втрату первинних документів, визначається з урахуванням характеру відповідної події, фактичних обставин втрати документів та вимог законодавства, а їх оцінка здійснюється у сукупності з урахуванням їх змісту та взаємозв’язку.


Інформування ДПС


Відповідно до п. 44.5 ПКУ у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, платник податків зобов’язаний у 5-денний строк з дня такої події письмово повідомити (із наданням оформлених відповідно до законодавства документів, підтверджуючих настання події, що призвела до такої втрати, пошкодження або дострокового знищення документів) контролюючий орган за місцем обліку. Або повідомлення подається за спеціальними правилами п. 69.28 підрозд. 10 розд. XX ПКУ, якщо підприємство діяло на територіях активних бойових дій / окупації.


Окремо копія акта комісії у 10-денний строк надсилається, зокрема, ДПС.


Відновлення


Втрачені документи підлягають відновленню протягом 90 календарних днів з дня подання повідомлення до ДПС.


Чи можна замінити втрачену ТТН копією збереженого примірника контрагента


Якщо оригінал ТТН зберігся у контрагента, виникає питання щодо використання його копії (нотаріально засвідченої або засвідченої самою стороною операції з написом «Згідно з оригіналом»).


У п. 11.5 глави 11 Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні, затверджених наказом Мінтранспорту від 14.10.97 №363 передбачено, зокрема, що у разі використання ТТН у паперовій формі перший примірник ТТН залишається у Замовника (вантажовідправника), другий – водій (експедитор) передає вантажоодержувачу, третій примірник, засвідчений підписом вантажоодержувача, передається Перевізнику.


Проте податківці наводять лише порядок як виготовити дублікат ТТН згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін'юсту від 18.06.2015 №1000/5.


Податківці зазначають, що правила оформлення та виготовлення дублікатів і копій транспортних документів належать до компетенції Міністерства розвитку громад, територій та інфраструктури, а методологія бухобліку – до Міністерства фінансів.


Водночас у контексті оподаткування діють такі правила:


  1. Засвідчення копії (як нотаріальне, так і самостійне підприємством) підтверджує лише відповідність копії оригіналу.
  2. Проте наявність лише копії ТТН автоматично не доводить реальність господарської операції та право на податковий кредит з ПДВ чи витрати.


Вимоги до податкового обліку та підтвердження витрат


Для цілей оподаткування документи, отримані в межах відновлення втрачених ТТН, підлягають оцінці з урахуванням вимог п. 44.1 ПКУ, вимог законодавства щодо їх створення, оформлення, використання, засвідчення та зберігання, а також у сукупності з іншими документами, що підтверджують здійснення відповідних господарських операцій.

Нотаріальне засвідчення вірності копії ТТН або засвідчення такої копії стороною операції підтверджує відповідність копії оригіналу, проте саме по собі не є достатнім для висновку про фактичне здійснення господарської операції та правомірність формування пов’язаних із нею показників податкової звітності

Питання підтвердження витрат та права на податковий кредит з ПДВ вирішуються з урахуванням вимог ПКУ та документів, передбачених для формування таких показників.


Джерело: ІПК від 26.10.2026 №6247/ІПК/99-00-07-05-02 ІПК


Читайте більше:


Тимчасовий реєстраційний лист водія: коли застосовувати та як правильно заповнювати

Коли перевезення йде не за планом: як акти коригування працюють в е-ТТН

ТТН 2026: відповіді на 31 практичну ситуацію

Нова ТТН з 26 липня 2026 року: правила заповнення + зразки

Перехід на е-ТТН без стресу: 10 кроків для бізнесу

е-ТТН з 2027 року: огляд нового законопроєкту, нові реквізити та ризики для бізнесу

Подорожній лист і пальне: як правильно списувати, щоб не було штрафів

Аліна Лакіс

Експерт

Аліна Лакіс

Редакторка Бухгалтерської платформи 7eminar

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
2

42

10

2323

1

14

5

23

4

55

3

35

3

41

5

172

6

948

4

41

2

7

3

199

4

21

3

37

3

18

4

15

4

19

4

15

3

28

4

13