Скільки відпустки заробив працівник: як порахувати правильно

1. Відпустки, тривалість яких рахувати дуже легко
2. Соцвідпустка на дітей: особливі правила
3. Визначаємо тривалість щорічних відпусток
4. Що таке «робочий рік» і як він впливає на розрахунок
5. Тривалість щорічної відпустки
6. Розрахунок кількості днів щорічної відпустки
7. Тривалість щорічної додаткової відпустки (альтернативний розрахунок)
8. Як заокруглити дні відпустки для нарахування

Відпустки, тривалість яких рахувати дуже легко

Тривалість більшості відпусток вирахувати дуже легко. Це всі відпустки, крім щорічних і соцвідпустки на дітей.

Наприклад, «чорнобильська», «бойова» відпустки надаються:

1. за календарний рік. Тобто за наявності певного статусу чи підстав вже з 1 січня поточного календарного року працівник має право на таку відпустку;
2. завжди повної тривалості. Навіть з першого дня поточного календарного року працівнику надається відпустка повної тривалості. Вона ніколи не залежить від відпрацьованого часу.

Зауважте, що такі відпустки в разі їх невикористання в поточному році не переносяться на наступний рік (не накопичуються, «згорають») і не підлягають компенсації при звільненні.

А отже, головне правило визначення тривалості таких відпусток: почався календарний рік – відпустка надається повної тривалості.

Є також відпустки, які надаються виключно у разі наявності певних обставин. Наприклад, одноразова відпустка при народженні дитини, творча, навчальна відпустка.

Такі відпустки також не залежать від відпрацьованого часу, не накопичуються і не компенсуються.

Соцвідпустка на дітей: особливі правила

Як і попередні види відпусток, соцвідпустки на дітей (ст. 19 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», далі – Закон про відпустки) надаються за календарний рік і завжди повної тривалості.

Приклад 1. Працівниця має право на соцвідпустку на дітей як одинока мати.

Жінка має право на 10 к.дн. такої відпустки за 2026 рік з 01.01.2026 року.

Однак такі відпустки «накопичуються» і підлягають компенсації при звільненні. Щоправда, «залишок» вирахувати дуже легко: просто помножити тривалість на кількість років, за які не надавалася відпустка за наявності підстав.

Приклад 2. Працівниця має 2 дітей віком до 15 років. Вона не скористалася соцвідпусткою на дітей за 2024 та 2025 рік. В січні 2026 року вона звільняється.

Працівниця має право на соцвідпустку на дітей тривалість 10 к.дн. За умови, що батько дітей не скористався такою відпусткою, працівниця має право на компенсацію соцвідпустки на дітей за 3 роки: 2024, 2025, 2026. Загалом, працівниці слід компенсувати 30 к.дн. (10 к.дн. х 3 роки).

Визначаємо тривалість щорічних відпусток

Законодавство України визначено два види щорічної відпустки:

1. щорічна основна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки). Надається всім працівникам, які працюють за трудовим договором;
2. щорічні додаткові відпустки («за шкідливість» ст. 7 та «особливість» ст. 8 Закону про відпустки). Надаються за шкідливі та важкі умови праці, особливий характер роботи, ненормований робочий день, стаж державної служби тощо.

Правила надання таких відпусток:

1. надаються за робочий рік;
2. залежать від періодів, які включаються до стажу, що надає право для такої відпустки;
3. «не згорають» і підлягають грошовій компенсації при звільненні незалежно від причин звільнення.

Що таке «робочий рік» і як він впливає на розрахунок

Щорічна відпустка надається за робочий (не календарний!) рік.

Відповідно до ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки робочий рік відлічується з дня укладення трудового договору. Водночас, коректніше буде говорити з дня прийняття на роботу, тобто, коли працівник фактично став до роботи (адже зазвичай трудовий договір укладають раніше, щоб встигнути подати до податкової Повідомлення про прийняття працівника на роботу).

Ця дата (день і місяць) не змінюється в наступних роках!

Приклад 3. Працівника прийнято на роботу 25 липня 2021 року.

Його робочі роки:

1. 1-й: 25.07.2021 – 24.07.2022;
2. 2-й: 25.07.2022 – 24.07.2023;
3. 3-й: 25.07.2023 – 24.07.2024;
4. 4-й: 25.07.2024 – 24.07.2025;
5. 5-й: 25.07.2025 – 16.01.2026 (дата, на яку робимо розрахунок, наприклад, дата звільнення).

Саме ці періоди використовуються для визначення відпускного стажу.

Будь-які перерви у роботі (відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка для догляду за дитиною, неоплачувана відпустка, призупинення дії трудового договору тощо) не впливають на початок робочого року: він залишається сталим.

Також не змінює робочий рік:

1. перейменування роботодавця;
2. переведення на іншу посаду (без звільнення);
3. зміна основного місця роботи на сумісництво чи навпаки (без звільнення);
4. встановлення неповного робочого часу.

Приклад 4. Працівницю прийнято на роботу 17.12.2015. З 21.02.2020 по 20.02.2023 вона перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років, а з 01.09.2023 по 31.01.2026 – у неоплачуваній відпустці на період дії воєнного стану.

Робочий рік працівниці відлічується з дати прийняття на роботу, тобто з 17.12.2015. Закінчення відпустки для догляду за дитиною та неоплачуваної відпустки не змінює робочий рік.

Важливо! Ключовий момент для визначення робочого року – дата укладення трудового договору. Усі дії, що не є звільненням і новим прийняттям, не змінюють цієї дати

Приклад 5. Працівниця працює з 02.09.2019 за основною посадою – оператор комп’ютерного набору і з 14.08.2025 за внутрішнім сумісництвом – прибиральниця виробничих приміщень.

Робочий рік і тривалість відпустки визначаємо окремо за кожною посадою. Таким чином, для посади «оператор комп’ютерного набору» поточним робочим роком буде 02.09.2025-01.09.2026, а для посади «прибиральниця виробничих приміщень» -14.08.2025 – 13.08.2026.

Проте для окремих категорій працівників та працівників певних сфер на законодавчому рівні установлена тривалість щорічної основної відпустки більшої тривалості. Наприклад, щорічна основна відпустка для працівника з інвалідністю 3 групи – 26 календарних днів, для працівника з інвалідністю 1 і 2 групи – 30 календарних днів (ст. 6 Закону про відпустки).

Тривалість щорічної відпустки

У загальному випадку за повністю відпрацьований робочий рік працівнику належить щорічна основна відпустка тривалістю 24 к.дн. Це мінімальна тривалість щорічної основної відпустки: менше встановлювати не можна. Ті роботодавці, які локальними актами встановлюють щорічну основну відпустку меншою тривалістю, порушують законодавство про працю, за що передбачено відповідальність згідно зі ст. 265 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП).

Майте на увазі:

1. робота на умовах неповного робочого часу не зменшує тривалість щорічних відпусток;
2. сумісники мають право на відпустку повної тривалості. У разі внутрішнього сумісництва тривалість відпустки працівника визначають окремо за кожною посадою;
3. тривалість відпустки для тимчасових та сезонних працівників визначають пропорційно до відпрацьованого часу (ч. 9 ст. 6 Закону про відпустки).

УВАГА! Це не 24 к.дн. щорічної основної відпустки + 2 (6) к.дн. додаткової відпустки. 26 або 30 к.дн. в цьому випадку це все щорічна основна відпустка – не помиляйтеся!

Розрахунок кількості днів щорічної відпустки

Для визначення тривалості відпустки, на яку має право працівник, не достатньо знати початок робочого року та загальну тривалість відпустки. В певних випадках слід визначати стаж, що дає право на щорічну відпустку («відпускний стаж»).

У загальному порядку періоди, які враховуються або не враховуються до стажу для цілей надання щорічної відпустки, визначені в ст. 9 Закону про відпустки.

Отже, якщо робочий рік відпрацьовано повністю (і впродовж такого року немає періодів, які не включаються до стажу, що дає право на надання щорічної відпустки), то працівнику надають щорічну відпустку повної тривалості.

Якщо ж робочий рік відпрацьовано не повністю або ж протягом робочого року є періоди, які не включаються у відпускний стаж, то формули для розрахунку кількості днів щорічної відпустки (Дов) можна зобразити так:

Дв/д = Двідп : (ДКрік – ДСрік), де

1. Дв/д – кількість днів щорічної відпустки, що приходиться на один календарний день робочого року;
2. Двідп – повна тривалість щорічної відпустки за повністю відпрацьований робочий рік;
3. ДКрік – тривалість робочого року працівника в календарних днях (365 чи 366). УВАГА! Цей показник дорівнює 366, якщо на робочий рік припадає 29 лютого;
4. ДСрік – кількість святкових і неробочих днів, що припадають на робочий рік.

Дстаж = ДКрік − ДСрік – ДНСвідпр, де

1. Дстаж – дні, що дають право на щорічну відпустку, «відпускний стаж»;
2. ДНСвідпр – кількість календарних днів у поточному робочому році, які не включаються до стажу для щорічної відпустки. Але не враховуйте в цьому показнику святкові та неробочі дні, які уже вирахували у показнику ДСрік.

Дов = Дстаж х Дв/д, де

1. Дов – дні щорічної відпустки.

Ці формули можна застосувати для розрахунку тривалості днів щорічної відпустки (основної та додаткової!), якщо:

1. робочий рік відпрацьовано не повністю, наприклад, для новоприйнятого працівника чи для працівника, який звільняється до закінчення чергового робочого року;
2. у робочому році є періоди, які не включаються до стажу для щорічної відпустки;
3. у робочому році є періоди, за які надається щорічна відпустка різної тривалості (приклади: працівник набув/ втратив інвалідність; працівника переведено з однієї посади на іншу посаду з різною тривалістю щорічної основної відпустки; працівника перевели на посаду, за якою немає права на щорічну додаткову відпустку).

Приклад 6. Працівник має право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 к.дн. На робочий рік з 09.06.2025 по 08.06.2026 прийшлися періоди табелювання працівника «НЗ» з 23.06.2025 по 30.06.2025 (8 к.дн.); відпустка без збереження зарплати як ВПО згідно з ч. 4 ст. 12 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136) – з 01.09.2025 по 30.10.2025 (60 к.дн.); непрацездатності з 01.12.2025 по 05.12.2025 (5 к.дн.). 16.01.2026 працівник написав заяву про звільнення 30.01.2026. Розрахунок днів щорічної основної відпустки, яка підлягає компенсації, проводимо станом на 21.01.2026.

1. Визначаємо кількість днів щорічної основної відпустки, що приходиться на один календарний день робочого року:

24 : (365 – 5) = 0,0667, де

1. 24 к.дн. – тривалість щорічної основної відпустки за повністю відпрацьований робочий рік;
2. 365 к.дн. – тривалість робочого року працівника з 09.06.2025 по 08.06.2026;
3. 5 к.дн. – кількість святкових і неробочих днів, що приходяться на період з 09.06.2025 по 08.06.2026.

Зауважте, що станом на день розрахунків воєнний стан офіційно продовжено до 05:30 03.02.2026. Тобто до цієї дати святкових (неробочих) днів у розумінні трудового законодавства немає, а після – святкові дні вважаються святковими (неробочими) днями. Таким чином, враховуємо як святкові:

1. 8 березня – Міжнародний жіночий день;
2. 12 квітня – Великдень;
3. 1 травня – День праці;
4. 8 травня – День пам’яті та перемоги над нацизмом у Другій світовій війні 1939-1945 років;
5. 31 травня – Трійця.

Зважайте, що станом на дату розрахунків (21.01.2026) вже є інформація про продовження воєнного стану до 04.05.2026. Однак офіційно воєнний стан ще не продовжено! Тому в розрахунках ще вважаємо, що після 03.02.2026 діють правила мирного трудового законодавства

2. Визначаємо стаж у робочому році, що дає право на щорічну основну відпустку. Враховуємо, що робочий рік відпрацьовано не повністю: 09.06.2025 – 30.01.2026 (236 к.дн.). Також вираховуємо дні, які не включаються до «відпускного стажу»:

236 – 8 – 60 = 168, де

1. 236 к.дн. – тривалість робочого року працівника з 09.06.2025 по 30.01.2026 (день звільнення);
2. 8 к.дн. – тривалість періоду табелювання «НЗ» з 23.06.2025 по 30.06.2025;
3. 60 к.дн. – тривалість відпустки без збереження зарплати як ВПО з 01.09.2025 по 30.10.2025.

Період непрацездатності (5 к.дн.) враховується у відпускний стаж.

Увага! Весь відпрацьований робочий рік припадає на період дії воєнного стану, тому з формули не вираховуємо святкові (неробочі) дні

3. Кількість днів щорічної основної відпустки, належних працівнику за робочий рік з 09.06.2025 по 08.06.2026:

168 х 0,0667 = 11,2056 → 11 к.дн.

Тривалість щорічної додаткової відпустки (альтернативний розрахунок)

Якщо робочий рік відпрацьовано повністю (і впродовж такого року немає періодів, які не включаються до стажу, що дає право на надання щорічної додаткової відпустки), то працівнику надають відпустку повної тривалості. Якщо ж робочий рік відпрацьовано не повністю та/або були періоди, за які «не набігає» щорічна додаткова відпустка, то дні додаткової відпустки доведеться розраховувати.

Законодавчо чіткий порядок визначення стажу, що дає право на щорічну додаткову відпустку, не визначений, тому існує два підходи.

Перший підхід. Стаж визначаємо у календарних днях. За основу беремо формулу розрахунку відпускного стажу для щорічної основної відпустки (див. приклад 6).

Другий підхід. Рахуємо тільки робочі дні. В цьому випадку формулу для розрахунку кількості днів щорічної додаткової відпустки (Ддв), можна зобразити так:

Ддв = Дстаж × Дмакс : N, де

1. Дстаж – кількість робочих днів, що включаються до стажу для надання відпустки згідно з ч. 2 ст. 9 Закону про відпустки;
2. Дмакс – максимальна тривалість щорічної додаткової відпустки (к.дн.);
3. N – норма тривалості робочого часу на робочий рік такого працівника за його графіком роботи (кількість робочих днів за робочий рік).

Увага! Оскільки на нормативному рівні не зафіксований механізм розрахунку тривалості щорічної додаткової відпустки за «шкідливість» і «особливість», якщо робочий рік відпрацьовано не повністю, конкретний підхід (перший або другий) слід визначити у вашому колективному договорі (іншому локальному акті роботодавця, наприклад, у Положенні про відпустки)

Приклад 7. Працівник має право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці за роботу із комп’ютером тривалістю 4 к.дн. На робочий рік працівника з 01.06.2025 по 31.05.2026 припадають 14 к.дн. щорічної основної відпустки з 01.01.2026 по 14.01.2026; відпустка без збереження зарплати на підставі ч. 4 ст. 12 Закону №2136 як внутрішньо переміщеній особі з 07.08.2025 по 04.11.2025 загальною тривалістю 90 к.дн. Працівник звільняється. Дата звільнення 21.01.2026. Відомо, що офіційно воєнний стан продовжено до 05:30 03.02.2026.

Розрахунки проведемо виходячи з робочих днів.

Робочий рік для працівника 01.06.2025–31.05.2026.

Для стандартної 5-денки, як робочі дні у робочому році слід врахувати:

1. у 2025 році – 09.06 та 30.06 (вихідні не переносяться), 15.07, 25.08 (вихідний не переноситься), 01.10, 25.12;
2. у 2026 році – 01.01. Оскільки станом на дату розрахунків воєнний стан продовжено по 05:30 03.02.2026, то вважаємо, що після цієї дати «повертаються» святкові дні.

За робочий рік 01.06.2025–31.05.2026 працівник має право на щорічну додаткову відпустку за особливий характер праці. Оскільки в році є періоди, які не включаються до відпускного стажу, то кількість днів відпустки розраховуємо пропорційно відпрацьованому часу за наведеною вище формулою, де:

1. Дстаж (01.06.2025-21.01.2026) – 103 р.дн. Зауважте, що робочі дні за період щорічної відпустки (з 01.01.2026 по 14.01.2026) включаємо в розрахунок, а період неоплачуваної відпустки (з 07.08.2025 по 04.11.2025) – ні;
2. Дмакс – 4 к.дн.;
3. N (01.06.2025-31.05.2026) – 256 р.дн., враховуючи, що під час дії воєнного стану немає святкових (неробочих) днів та переносів, але станом на дату розрахунків вважаємо у 2026 році святковими днями 08.03, 12.04, 01.05, 08.05, 31.05.

Кількість днів відпустки становить:

Ддв = 103 × 4 : 256= 1,609 → 2 (к.дн.).

До речі, якщо розрахувати дні за допомогою нашого калькулятора – теж вийде 2 к.дн.

Як заокруглити дні відпустки для нарахування

Розрахункове значення кількості календарних днів округлюйте за математичними правилами. Зокрема, якщо в результаті виходить від 0,1 до 0,4, то число округлюйте до цілого в менший бік (якщо значення кінцевого результату до 0,5, то працівник не має права на компенсацію), якщо 0,5 і більше, то це значення округлюйте до цілого у більший бік (наприклад, якщо кінцевий результат дорівнює 0,5, то працівник має право на компенсацію за 1 к.дн. (див. лист Мінсоцполітики від 27.03.2013 №321/13/84-13).

Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку

Читайте більше:

Графік відпусток: ТОП-7 практичних кейсів

Як ФОПу у відпустці зекономити на податках

Поділ відпустки на частини: особливості та правила

Щорічна основна відпустка: оформлення та зразки документів

Мінікурси на тему:

Недоплатили відпускні: як виправити помилку

Компенсація за відпустку: правила, які допоможуть уникнути помилок

Перехідні лікарняні та відпускні: як виконати вимогу ЄСВ з мінзарплати

Резерв відпусток у середині року: коли перерахунок – необхідність, а коли – право

Сервіси для бухгалтера:

Калькулятор резерву відпусток

Калькулятор тривалості відпустки

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор середня зарплата-відпускні