Повідомлення про прийняття на роботу

1. Повідомлення про прийняття працівника на роботу: коли подавати
2. Повідомлення про прийняття на роботу: зміни згідно постанови КМУ від 21.02.2025 №184
3. Повідомлення про прийняття працівника на роботу: хто подає до ДПС
4. Повідомлення про прийняття працівника на роботу: способи подання до ДПС
5. Термін подання Повідомлення про прийняття працівника на роботу
6. Порядок складання Повідомлення про прийняття працівника у разі прийняття на роботу сумісника
7. Штрафи за неподання / невчасне подання Повідомлення про прийняття
8. Повідомлення про прийняття працівника на роботу: зразок
9. Висновки

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: коли подавати

Форма Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту затверджена постановою КМУ від 17.06.2015 №413 з урахування внесених змін (далі – постанова №413).

Згідно вимог постанови №413 у разі прийняття працівника, роботодавець має діяти у такій послідовності:

1. Видати наказ (розпорядження) про прийняття на роботу.
2. Подати повідомлення до податкової про прийняття працівника.
3. Проінформувати працівників перед початком роботи на вимогу ст. 29 КЗпП.
4. Допустити до роботи.

З особою, яка працевлаштовується, укладається трудовий договір – усний або письмовий. Втім, під час воєнного стану застосовуються спеціальні норми Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136), якими передбачено, що зараз трудовий договір може бути укладено усно навіть тоді, коли ст. 24 КЗпП вимагає наявність письмової форми.

Повідомлення про прийняття на роботу: зміни згідно постанови КМУ від 21.02.2025 №184

24 серпня 2024 року запрацював Закон України від 25.04.2024 №3680-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо регулювання праці домашніх працівників», яким врегулювали відносини з домашніми працівниками.

Зокрема до ст. 173-3 КЗпП внесли зміни, які визначають, що трудовий договір є підставою для допуску домашнього працівника до роботи. Допуск можливий після того, як роботодавець повідомить відповідний центральний орган виконавчої влади, який реалізує державну політику з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, про прийняття працівника на роботу у порядку, встановленому КМУ.

Постановою КМУ від 21.02.2025 №184 викладено у новій редакції додаток 1 «Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту» до постанови КМУ від 17.06.2015 №413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником».

26 лютого її було опубліковано в «Урядовому курʼєрі». Тож Постанова №184 набрала чинності з цієї дати. Відповідно й нова форма повідомлення діє з цієї дати.

Доповнено інформацію, що міститься у повідомленні про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту, що подається до Державної податкової служби, інформацією про громадянство з метою обліку працевлаштованих іноземців та осіб без громадянства (графа 9).

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: хто подає до ДПС

Повідомлення подають всі роботодавці – як юридичні особи, так і ФОПи та / або резиденти Дія Сіті. Крім того, Повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника подає фізособа – роботодавець.

Таке повідомлення подають до територіальних органів ДПС за місцем обліку роботодавця як платника ЄСВ до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором.

Якщо фізособа – роботодавець подає Повідомлення щодо домашнього працівника, вона має зробити це до ДПС за своєю податковою адресою (місцем проживання).

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: способи подання до ДПС

Повідомлення слід подавати засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого електронного підпису.

За відсутності технічної можливості подання повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником засобами електронного зв’язку в електронній формі Повідомлення подається у формі документа на папері згідно з додатками 1 і 2 разом з копією в електронній формі. Про такий спосіб подання говорять і фахівці Держпраці у своєму листі від 28.03.2022 №1340/4/4.1-зв-22.

Але якщо під час воєнного стану у роботодавця немає можливості подати Повідомлення навіть на папері та з копією в електронній формі, то фахівці Держпраці радять роботодавцю мати підтвердження намагання подати таке Повідомлення. Тобто роботодавцю слід зафіксувати й підтвердити документально його спроби подати Повідомлення і причини, які цьому завадили. Інформація про неможливість подати Повідомлення може бути викладена в акті або довідці.

Термін подання Повідомлення про прийняття працівника на роботу

КЗпП і постанова №413 не встановлюють конкретних строків подання Повідомлення про прийняття на роботу. Але важливо, щоб таке повідомлення роботодавець подав до початку роботи працівника.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: початкове і скасовуюче

Повідомлення про прийняття працівника на роботу буває двох видів:

1. початкове – подають при укладенні трудового договору з новим працівником;
2. скасовуюче – подають, якщо в початковому повідомлені зробили помилки або якщо працівник не став до роботи.

Порядок складання Повідомлення про прийняття працівника за основним місцем роботи

У Повідомленні необхідно вказати:

Рядок 1. Виберіть тип повідомлення:

1. «початкове» – для первинної інформації про прийняття на роботу;
2. «скасовуюче» використовується при помилках у повідомленні або якщо працівник не став до роботи.

Рядок 2. Вказуються дані роботодавця:

1. для юридичних осіб – код згідно з ЄДРПОУ;
2. для фізичних осіб – реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта.

Рядок 3. Вказується найменування юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) фізособи-роботодавця.

Далі заповнюємо табличну частину повідомлення, яка складається з граф, а саме:

У графі 4 вказується порядковий номер запису.

У графі 5 «Категорія особи» потрібно вибрати одну з п'ятьох категорій:

1. наймані працівники за основним місцем роботи;
2. працівники за сумісництвом;
3. гіг-спеціалісти за гіг-контрактом;
4. особи на підставі цивільно-правових договорів.
5. домашні працівники.

У графі 6 вказується податковий номер працівника.

У графі 7 зазначаємо унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі, який вказується за наявності. Унікальний номер складається з 8 та 5 цифр, що розділені дефісом. Його вказують у біометричних документах – ID-картці або паспорті громадянина України для виїзду за кордон. Якщо у працівника немає такого номера, то графу 7 не заповнюємо.

У графі 8 вказується прізвище, ім'я та по батькові найманого працівника.

У графі 9 вказуємо «0», якщо йдеться про іноземця або особу без громадянства або «1» для громадян України. Як дізнатися інформацію про громадянство ми пояснювали тут.

У графі 10 – номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу. У разі повідомлення про прийняття на роботу домашнього працівника ця графа не заповнюється, оскільки при прийнятті на роботу домашніх працівників укладається лише письмовий трудовий договір, а наказ чи розпорядження не видається.

У графі 11 – дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу. При інформуванні про домашнього працівника необхідно вказати дату укладення трудового договору з цим працівником.

У графі 12 – дата початку роботи.

У рядку 13 вказуємо дату формування повідомлення у роботодавця.

Крім того, у повідомленні вказуємо податкові номери та власне ім’я та прізвище керівника і головного бухгалтера або особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку (рядки 14 та 15).

Зверніть увагу, якщо домашнього працівника звільняють, то необхідно подати форму повідомлення про припинення трудового договору з домашнім працівником, яка подається протягом трьох днів з дня звільнення, згідно з додатком 2 до постанови №413.

Якщо в Електронному кабінеті немає оновлення:

1. Відповідно до абз. 5 Постанови № 413, можна подати на папері разом з копією в електронній формі.
2. На практиці, ДПС може деякий час приймати і стару форму в Електронному кабінеті.

Чи потрібно подавати повідомлення при укладенні цивільно-правового договору на виконання робіт?

Мінекономіки у листі від 28.01.2022 № 4706-06/4356-01 зазначає, що ні трудовим, ні цивільним законодавством не передбачено обов'язку будь-якої зі сторін цивільно-правового договору інформувати Державну податкову службу та її територіальні органи про його укладення, а також відповідальності за невчинення таких дій.

Чи слід подавати повідомлення до податкової, якщо прийняли працівника на період декрету працівниці?

Звичайно. Важливо зазначити, що в цьому конкретному випадку ми говоримо про укладання строкового трудового договору. Вимога ч. 4 ст. 24 КЗпП про подання повідомлення поширюється на всі трудові договори (навіть і строкові), що укладаються з працівниками.

Порядок складання Повідомлення про прийняття працівника у разі прийняття на роботу сумісника

У графі 4 вказується порядковий номер запису.

У графі 5 вибираємо категорію працівника «2». Таку категорію вказуємо як для внутрішнього, так і для зовнішнього сумісництва.

У графі 6 вказується податковий номер працівника, у графі 7 – унікальний номер (за наявності), у графі 8 – прізвище, ім'я та по батькові сумісника (за наявності), у графі 9 – інформацію щодо громадянства.

У графах 10 і 11 вказуємо номер та дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу сумісника, а у графі 12 – дату початку роботи.

Штрафи за неподання / невчасне подання Повідомлення про прийняття

Інколи неповідомлення про прийняття нового працівника контролери розглядають як фактичний допуск до роботи без оформлення трудового договору та накладають на роботодавця штраф згідно з абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП.

Штраф за таке порушення становить 10 МЗП (мінімальних заробітних плат) (з 1 січня 2025 року – 80 000 грн).

А от Сьомий апеляційний адмінсуд не поділяє думку ДПС. У постанові від 22.11.2022 у справі №240/41295/21 суд вказав, що відсутність Повідомлення про прийняття працівника на роботу не свідчить про те, що між працівником і роботодавцем не оформлено трудовий договір, оскільки законодавець не пов'язує чинність трудового договору із наявністю відповідного повідомлення.

Вважаємо, що за неповідомлення ДПС про прийняття працівника може бути застосовано штраф як за порушення інших вимог трудового законодавства у розмірі 1 МЗП (з 1 січня 2025 року – 8 000 грн).

Читайте, що думають з цього приводу в Держпраці у матеріалі «Держпраці може оштрафувати за використання старої форми повідомлення про працевлаштування»

Але нагадуємо, що в період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються (ст. 16 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: зразок

Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладання гіг-контракту (з 26.02.25) Завантажуйте шаблон та зразок Повідомлення про припинення трудового договору з домашнім працівником

Висновки

1. Повідомлення про прийняття працівника подають до ДПС перед початком роботи працівника.
2. Повідомлення про прийняття на роботу подають всі роботодавці – юридичні особи, фізичні особи-підприємці, резиденти Дія Сіті, а також фізичні особи – роботодавці при прийнятті на роботу домашнього працівника.
3. Повідомлення необхідно подавати засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого електронного підпису.
4. Повідомлення буває двох видів: початкове і скасовуюче.
5. Якщо домашнього працівника звільняють, то необхідно подати форму Повідомлення про припинення трудового договору з цим працівником протягом трьох днів з дня звільнення.

Джерело: 7еminar

Шаблони та зразки документів:

Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладання гіг-контракту (з 26.02.25)

Повідомлення про припинення трудового договору з домашнім працівником

Статті на тему:

Повідомлення про прийняття працівника на роботу: оновлена форма