Графік відпусток: ТОП-7 практичних кейсів

1. Яку мінімальну тривалість відпустки можна передбачити в графіку відпусток
2. Яку максимальну тривалість відпустки можна передбачити в графіку відпусток
3. Як відобразити в графіку відпусток, якщо частину відпустки вже використано
4. Який робочий рік планувати: 2025-2026 чи 2026-2027
5. Працівника прийнято в листопаді 2025 року, чи планувати його відпустку
6. Відпустку «пільговикам» слід планувати виключно влітку
7. Хто погоджує графік відпусток, якщо немає профспілки

Яку мінімальну тривалість відпустки можна передбачити в графіку відпусток

Мінімальну тривалість відпустки, яку слід визначити в графіку відпусток, не встановлено. Водночас слід враховувати наступні моменти.

Функція графіка відпусток полягає саме у визначенні черговості майбутнього використання відпусток у поточному календарному році. Це передбачено ч. 10 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки). Тож, фактично зазначати у графіку потрібно ті відпустки, які планується у цьому році використати.

Також нагадаємо, що щорічну відпустку на прохання працівника може бути поділено на частини будь-якої тривалості за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки).

Отже, Закон про відпустки не зобов’язує одразу в графіку розписувати всю тривалість щорічної відпустки. Не заборонено поділити щорічну відпустку на частини та передбачити у графіку відпусток тільки обов’язкову неділиму частину в 14 к.дн. Решта днів відпустки може бути внесена до графіка будь-якими частинами або ж надаватися протягом року за заявою працівника та згодою роботодавця.

Водночас ми радимо закладати до графіка відпустку повної тривалості, щоб запобігти накопиченню днів відпустки.

Яку максимальну тривалість відпустки можна передбачити в графіку відпусток

Помилково вважається, що до графіка відпусток можна закласти максимум 59 к.дн. щорічної відпустки.

Нагадаємо, що відповідно до ч. 3 ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки»:

Загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, – 69 календарних днів.

Але це положення слід трактувати так, що за один робочий рік тривалість щорічних основної та додаткових відпусток працівника не може перевищувати відповідно 59 / 69 к.дн.

Простіше кажучи, за робочий рік працівник може «заробити» максимум 59 / 69 к.дн. щорічної відпустки. А от використати працівник може всі накопичені дні щорічної відпустки, щоправда, за погодженням із роботодавцем.

Отже, якщо у працівниці накопичилися відпустки за кілька років, то на бажання працівника і за згодою керівника ви можете сміливо планувати у графіку відпусток на 2026 рік відпустку і більшої тривалості, ніж 59 к.дн. Тобто обмеження на використання накопичених днів відпустки ця норма не створює.

Як відобразити в графіку відпусток, якщо частину відпустки вже використано

У графіку слід зазначати ті відпустки, які працівник планує використати у 2026 році. Якщо частина відпустки за поточний робочий рік вже була використана, то в графіку її зазначати не треба.

Наприклад, за робочий рік 03.10.2025–02.10.2026 працівнику надано 4 к.дн. відпустки в 2025 році. Тоді в графіку відпусток на 2026 рік може бути заплановано надання 20 к.дн. (залишок з урахуванням використаних 4 к.дн.) щорічної основної. Використані у 2025 році 4 к.дн. зазначати в графіку не потрібно. Облік використаних відпусток, зокрема, ведемо в Особовій картці П-2 (або альтернативному документі).

Який робочий рік планувати: 2025-2026 чи 2026-2027

Ще раз зауважуємо: згідно з ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки функція графіка відпусток полягає у тому, щоб визначити тривалість та період надання відпустки в поточному календарному році.

Тож, фактично зазначати у графіку відпусток на 2026 рік потрібно ті відпустки, які планується використати у 2026 році.

У загальному випадку це може бути використання відпустки за 2025-2026 або 2026-2027 робочий рік. Але якщо у працівника є накопичені відпустки за попередні робочі роки, то в графіку можна передбачити використання відпустки такий робочий рік (робочі роки).

Приклад 1. Працівник прийнятий на роботу 03.03.2021.

У 2026 році він може використати щорічну основну відпустку тривалість 24 к.дн.:

1. за робочий рік 03.03.2025-02.03.2026, якщо не використав її у 2025 році;
2. за робочі роки 03.03.2025-02.03.2026 (якщо не використав у 2025) та 03.03.2026-02.03.2027 (якщо планує використати у 2026 році);
3. за робочий рік 03.03.2026-02.03.2027, якщо використано відпустку за робочий рік 03.03.2025-02.03.2026.

Працівника прийнято в листопаді 2025 року, чи планувати його відпустку

Так, відпустку новоприйнятих працівників також слід передбачати в графіку відпусток. Але враховуйте, що відповідно до ст. 10 Закону про відпустки:

Право працівника на щорічні основну та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на даному підприємстві.

Отже, логічно запланувати відпустку повної тривалості не раніше, ніж після 6 місяців з дня працевлаштування.

Відпустку «пільговикам» слід планувати виключно влітку

Нагадаємо, що ч. 14 ст. 10 Закону про відпустки визначено пільгові категорії працівників, яким щорічні відпустки за їх бажанням надаються в зручний для них час. Однак це не обов’язково має бути літній період.

Слід запитати першочергово про бажані терміни відпустки. Якщо працівник виявить бажання скористатися відпусткою восени, то не просто немає заборони, а ви зобов'язані надати йому таку можливість саме в такий період.

Хто погоджує графік відпусток, якщо немає профспілки

Згідно з ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки:

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників.

Отже, за відсутності на підприємстві профспілкової організації графік відпусток погоджує представник трудового колективу.

Керівник затверджує, але не погоджує графік відпусток.

Трудовий колектив підприємства утворюють усі громадяни, які своєю працею беруть участь у його діяльності на основі трудового договору (контракту, угоди), а також інших форм, що регулюють трудові відносини працівника з підприємством (ст. 252-1 Кодексу законів про працю, далі – КЗпП).

Представника вільно обирають працівники підприємства (ст. 12 КЗпП).

Що стосується самого погодження, то відповідно до п. 5.25 ДСТУ 4163:2020, якщо документ погоджується посадовою особою, до повноважень якої належить погодження питань, наведених у цьому документі, то гриф погодження (схвалення) складається зі слова ПОГОДЖУЮ. А якщо документ погоджують (схвалюють) іншим документом (листом, протоколом, актом тощо), то гриф погодження (схвалення) складається зі слова ПОГОДЖЕНО (СХВАЛЕНО).

Шаблони та зразки документів:

Особова картка працівника

Читайте більше:

Інвентаризація резерву відпусток

Які відпустки (не)перейдуть у 2026 рік

Графік відпусток – 2026: інструкція складання

Особова картка працівника П-2: заповнення та зразок

Відпустка та відпускні - 2025: спецвипуск від редакції 7eminar.ua

Відпустка лише на вихідні дні та відпустка за графіком без згоди працівника

Аудит щорічних відпусток для графіка відпусток – 2026: розрахунок днів, пере / недовикористання

Сервіси для бухгалтера:

Калькулятор резерву відпусток

Калькулятор тривалості відпустки

Калькулятор днів щорічних відпусток

Калькулятор середня зарплата-відпускні