Насамперед бухгалтерія повинна обчислити правильну суму відпускних та визначити розмір недоплати. Потрібно встановити причину помилки – чи була це лічильна помилка, несвоєчасне нарахування, чи неврахований період відпустки, визначений наказом про її надання, або інша причина. Для підтвердження даних обов’язково перевірте відомості щодо відпустки, що містяться у відповідних документах, таких як табель обліку робочого часу та розрахункові відомості.
Далі бухгалтер зобов'язаний повідомити керівництво підприємства про причини помилки та суму недоплати. Для цього потрібно підготувати доповідну записку. Оскільки її форма не є типовою, вона може бути складена у довільній формі. Проте, важливо, щоб доповідна записка містила достатньо вичерпної інформації, яка б слугувала підставою для видання відповідного наказу керівником підприємства.
Завантажуйте шаблон та зразок: Доповідна записка про виплату зарплати у заниженому розмірі
На підставі цієї доповідної записки оформлюється наказ про донарахування відпускних, у якому має бути вказана суть допущеної помилки, сума недоплати відпускних, термін погашення заборгованості перед працівником.
Завантажуйте шаблон та зразок: Наказ про донарахування суми відпускних
Зрозуміло, що виправлення помилки має бути відображено також у бухгалтерському обліку. Сума донарахованих відпускних включається до фонду оплати праці того місяця, в якому фактично було здійснено їх нарахування. Це відповідає положенням підпункту 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 №5, де зазначено, що виправлення помилок або уточнення даних минулих періодів відображається у звітному періоді їх фактичного здійснення. Відповідно, донарахована сума відпускних визнається витратами на оплату праці поточного періоду і відображається на відповідному субрахунку (91, 92 або 93) залежно від функціонального призначення працівника.
Уся інформація про донараховану суму відпускних має бути детально зафіксована у бухгалтерській довідці.
Як скласти бухдовідку?
В ній має бути вказано зміст помилки, сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку, якою виправляється помилка. Важливо чітко зазначити суму донарахування, його призначення та період, за який воно здійснюється. Після того, як виконавець складе бухгалтерську довідку, її обов'язково перевіряє та підписує головний бухгалтер.
Завантажуйте шаблон та зразок: Бухгалтерська довідка
При донарахуванні відпускних не потрібно подавати уточнюючий податковий розрахунок за місяць, в якому було допущено помилку. Відображайте донараховану суму в розрахунку того місяця, в якому провели коригування.
Так, донараховану суму відпускних за минулий період вказують у графах 16 та 17 додатку Д1 з кодом типу нарахувань «10» у графі 09. У графі 10 вказується місяць, за який проводять донарахування. У додатку 4ДФ сума донарахованих відпускних буде відображена у складі заробітної плати за звітний місяць з ознакою доходу «101».
Наостанок нагадаємо, що при проведенні перерахунку ПДФО з метою застосування податкової соціальної пільги, а також для дотримання розміру мінімальної та максимальної бази ЄСВ, донарахована сума відпускних буде віднесена до місяця, за який вони донараховані.
Висновки
- Помилки у нарахуванні відпускних підлягають обов’язковому виправленню шляхом донарахування, з оформленням доповідної записки, наказу та бухгалтерської довідки.
- Донарахована сума включається до фонду оплати праці та бази оподаткування (ЄСВ, ПДФО, ВЗ) у звітному місяці її фактичного нарахування – без коригування попередніх періодів.
- Коригування відображається у звітності (Д1, 4ДФ) за поточний період, а не за період виникнення помилки.
Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar
Шаблони та зразки:
Доповідна записка про виплату зарплати у заниженому розмірі
Наказ про донарахування суми відпускних
Статті на тему:
Середня зарплата для відпускних: правила розрахунку
Відпустка та відпускні - 2025: спецвипуск від редакції 7eminar.ua
Новий розрахунок відпускних: що врахувати у разі продовження / перенесення відпустки
Не хочете рахувати відпускні чи компенсацію при звільненні вручну? Калькулятор середня зарплата-відпускні це простий та зручний сервіс, що допоможе визначити середню зарплату та загальну суму відпускних / компенсації за невикористані дні відпусток. Введіть дані, отримаєте результат і сформуйте готовий документ для друку за кілька секунд