
Нагадуємо, що оформлення та систематизація наказів безпосередньо залежать від встановлених строків їх зберігання. Відповідно маємо три основні групи наказів:
- накази з основної діяльності (ОД);
- накази з адміністративно-господарських питань (АГП);
- накази з кадрових питань
Накази з основної діяльності (ОД)
Перша група це накази з основної діяльності (ОД).
Це найважливіші документи, які стосуються глобальних питань роботи підприємства:
- планування;
- фінансування;
- удосконалення структури;
- створення комісій;
- затвердження положень та інструкцій.
Це стратегічні рішення керівника, які визначають напрямок розвитку організації.
Накази зберігаються постійно в організаціях Національного архівного фонду.
Комерційні, допоміжні та типові місцеві організації (школи, лікарні) зазвичай зберігають ці накази у внутрішніх архівах, «До ліквідації підприємства» (графи 3, 4 п. «а» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5, далі – Перелік №578/5).
Накази з адміністративно-господарських питань (АГП)
Друга група – накази з адміністративно-господарських питань (АГП).
Це ситуативні документи, пов'язані з поточною господарською діяльністю:
- придбання канцтоварів, меблів, інвентарю;
- виділення робочих кімнат працівникам;
- розміщення цехів;
- проведення інвентаризації;
- поточні ремонти;
- заходи з благоустрою;
- організація охорони підприємства.
Це щоденні операційні рішення, які забезпечують функціонування організації.
Термін зберігаються для цієї групи наказів – 5 років незалежно від типу організації.
Індексація наказів
Накази з основної діяльності реєструють окремо від наказів з адміністративно-господарських питань і зберігають в окремих справах
Реєстраційний індекс наказу з основної діяльності визначають відповідно до журналу реєстрації наказів з основної діяльності, а реєстраційний індекс наказів з адміністративно-господарських питань – відповідно до журналу реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань.
Під час реєстрації наказам з основної діяльності, як правило, надають цифровий індекс. А наказам з адміністративно-господарських питань – літерно-цифровий індекс.
Наприклад:
- цифровий індекс наказу з основної діяльності – №93;
- літерно-цифровий індекс наказу з адміністративно-господарських питань (АГП) – №123/АГП або 183/аг.
Накази з кадрових питань
Далі, третя група наказів – найцікавіша для кадровиків – накази з кадрових питань. Тут є додатковий поділ на два підвиди залежно від строку зберігання. І тут слід бути особливо уважним, адже строк зберігання наказу залежить не лише від його виду, а й від змісту.
Наприклад, наказ про відпустку без збереження заробітної плати слід зберігати 75 років, тоді як наказ про надання щорічної основної відпустки та відпустки у зв’язку з навчанням – лише 5 років.
Тому, накази з кадрових питань додатково поділяють на два підвиди залежно від строку зберігання – тривалого строку зберігання та тимчасового.
Кадрові накази тривалого строку зберігання (к/тр)
Накази тривалого строку зберігання – це накази про:
- прийняття на роботу;
- звільнення працівників;
- переведення на інші посади або в інші підрозділи;
- присвоєння розрядів;
- зміну умов праці.
Ці документи фіксують основні етапи трудової діяльності людини й можуть знадобитися для підтвердження стажу, кваліфікації, розрахунку пенсії.
Їх зберігаємо 75 років.
Кадрові накази тимчасового строку зберігання (к/тм)
Накази тимчасового строку зберігання – це накази про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, короткострокові відрядження в межах України та за кордон, накладення дисциплінарних стягнень.
Ці документи зберігаємо 5 років.
Реєстрація наказів має здійснюватися в межах року у журналах реєстрації наказів, розділених за строками зберігання.
Порядок реєстрації наказів з кадрових питань
З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс, який розробляється підприємством.
Систему таких індексів розробляють відповідно до п. 5 гл. 3 р. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою, а саме, порядковий номер за відповідним журналом реєстрації похила риска літерний індекс, де літерний індекс:
- «к» похила риска «тр» – для наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання – 75 років
та
- «к» похила риска «тм» – для наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання – 5 років.
Наприклад: №12/к/тр або №18/к/тм. Літерні індекси утворюються на підприємстві самостійно й прописуються в Інструкції з діловодства.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Інструкція з діловодства в електронній формі
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Примірна інструкція з діловодства у закладах дошкільної освіти
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Читайте більше:
Документальні податкові перевірки
Первинні документи на підприємстві
Знищення первинних та інших документів на підприємстві
Суттєвість в обліку: значення, вимоги до визначення та документування
Мінікурси на тему:
Як бухгалтеру скласти графік документообігу
Підпис головного бухгалтера – зона ризику чи гарантія безпеки
Делегування права підпису: правила, зразки та практичні поради
Факсиміле у документах: коли (не)дозволено та як уникнути ризиків
Як правильно оформити первинку: податкові та мовні норми 2025 року
На платформі з’явився новий сервіс «Строки зберігання документів», який підкаже мінімальний строк зберігання обраного Вами документа. Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. Якщо їх не дотримаєтеся, це може обернутися відповідальністю, як для підприємства, так і для посадових осіб