
Кадрова робота
02.12.2025
Накази на підприємстві: види, правила реєстрації та зберігання
Експерт пояснив: як правильно оформлювати, реєструвати та зберігати накази підприємства залежно від їхнього змісту та строків зберігання. Ви дізнаєтеся, які існують основні групи наказів – з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та кадрових питань – і чим вони відрізняються між собою. Пояснюється, як визначити строки зберігання документів відповідно до Переліку №578/5, як індексувати накази (зокрема кадрові – тривалого чи тимчасового зберігання) і вести журнали реєстрації

- Накази з основної діяльності (ОД)
- Накази з адміністративно-господарських питань (АГП)
- Індексація наказів
- Накази з кадрових питань
Нагадуємо, що оформлення та систематизація наказів безпосередньо залежать від встановлених строків їх зберігання. Відповідно маємо три основні групи наказів:
- накази з основної діяльності (ОД);
- накази з адміністративно-господарських питань (АГП);
- накази з кадрових питань
Накази з основної діяльності (ОД)
Перша група це накази з основної діяльності (ОД).
Це найважливіші документи, які стосуються глобальних питань роботи підприємства:
- планування;
- фінансування;
- удосконалення структури;
- створення комісій;
- затвердження положень та інструкцій.
Це стратегічні рішення керівника, які визначають напрямок розвитку організації.
Накази зберігаються постійно в організаціях Національного архівного фонду.
Комерційні, допоміжні та типові місцеві організації (школи, лікарні) зазвичай зберігають ці накази у внутрішніх архівах, «До ліквідації підприємства» (графи 3, 4 п. «а» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5, далі – Перелік №578/5).
Накази з адміністративно-господарських питань (АГП)
Друга група – накази з адміністративно-господарських питань (АГП).
Це ситуативні документи, пов'язані з поточною господарською діяльністю:
- придбання канцтоварів, меблів, інвентарю;
- виділення робочих кімнат працівникам;
- розміщення цехів;
- проведення інвентаризації;
- поточні ремонти;
- заходи з благоустрою;
- організація охорони підприємства.
Це щоденні операційні рішення, які забезпечують функціонування організації.
Термін зберігаються для цієї групи наказів – 5 років незалежно від типу організації.
Індексація наказів
Накази з основної діяльності реєструють окремо від наказів з адміністративно-господарських питань і зберігають в окремих справах
Реєстраційний індекс наказу з основної діяльності визначають відповідно до журналу реєстрації наказів з основної діяльності, а реєстраційний індекс наказів з адміністративно-господарських питань – відповідно до журналу реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань.
Під час реєстрації наказам з основної діяльності, як правило, надають цифровий індекс. А наказам з адміністративно-господарських питань – літерно-цифровий індекс.
Наприклад:
- цифровий індекс наказу з основної діяльності – №93;
- літерно-цифровий індекс наказу з адміністративно-господарських питань (АГП) – №123/АГП або 183/аг.
Накази з кадрових питань
Далі, третя група наказів – найцікавіша для кадровиків – накази з кадрових питань. Тут є додатковий поділ на два підвиди залежно від строку зберігання. І тут слід бути особливо уважним, адже строк зберігання наказу залежить не лише від його виду, а й від змісту.
Наприклад, наказ про відпустку без збереження заробітної плати слід зберігати 75 років, тоді як наказ про надання щорічної основної відпустки та відпустки у зв’язку з навчанням – лише 5 років.
Тому, накази з кадрових питань додатково поділяють на два підвиди залежно від строку зберігання – тривалого строку зберігання та тимчасового.
Кадрові накази тривалого строку зберігання (к/тр)
Накази тривалого строку зберігання – це накази про:
- прийняття на роботу;
- звільнення працівників;
- переведення на інші посади або в інші підрозділи;
- присвоєння розрядів;
- зміну умов праці.
Ці документи фіксують основні етапи трудової діяльності людини й можуть знадобитися для підтвердження стажу, кваліфікації, розрахунку пенсії.
Їх зберігаємо 75 років.
Кадрові накази тимчасового строку зберігання (к/тм)
Накази тимчасового строку зберігання – це накази про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, короткострокові відрядження в межах України та за кордон, накладення дисциплінарних стягнень.
Ці документи зберігаємо 5 років.
Реєстрація наказів має здійснюватися в межах року у журналах реєстрації наказів, розділених за строками зберігання.
Порядок реєстрації наказів з кадрових питань
З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс, який розробляється підприємством.
Систему таких індексів розробляють відповідно до п. 5 гл. 3 р. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою, а саме, порядковий номер за відповідним журналом реєстрації похила риска літерний індекс, де літерний індекс:
- «к» похила риска «тр» – для наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання – 75 років
та
- «к» похила риска «тм» – для наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання – 5 років.
Наприклад: №12/к/тр або №18/к/тм. Літерні індекси утворюються на підприємстві самостійно й прописуються в Інструкції з діловодства.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Інструкція з діловодства в електронній формі
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Примірна інструкція з діловодства у закладах дошкільної освіти
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Читайте більше:
Документальні податкові перевірки
Первинні документи на підприємстві
Знищення первинних та інших документів на підприємстві
Суттєвість в обліку: значення, вимоги до визначення та документування
Мінікурси на тему:
Як бухгалтеру скласти графік документообігу
Підпис головного бухгалтера – зона ризику чи гарантія безпеки
Делегування права підпису: правила, зразки та практичні поради
Факсиміле у документах: коли (не)дозволено та як уникнути ризиків
Як правильно оформити первинку: податкові та мовні норми 2025 року
На платформі з’явився новий сервіс «Строки зберігання документів», який підкаже мінімальний строк зберігання обраного Вами документа. Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. Якщо їх не дотримаєтеся, це може обернутися відповідальністю, як для підприємства, так і для посадових осіб
Зміни у законодавстві
05.11.2026
Захист комерційної таємниці: Кабмін схвалив зміни за стандартами ЄС
Кабмін схвалив пакет законопроєктів, які мають наблизити українські правила захисту комерційної таємниці до стандартів ЄС. Документи визначають, як правомірно отримувати, використовувати й розкривати комерційну таємницю, а також передбачають нові механізми її захисту в суді та відшкодування збитків у разі порушень. Окремо пропонують змінити правовий статус комерційної таємниці, виключивши її з переліку об’єктів права інтелектуальної власності

Оренда
05.11.2026
ФОП та оренда приміщення: 30 фактів, які допоможуть уникнути проблем з податковою
Орендуєте приміщення для бізнесу або здаєте нерухомість в оренду? Оренда та суборенда приміщень мають чимало юридичних і податкових нюансів. Хто повинен сплачувати податки? Як правильно оформити договір? Які обмеження діють для ФОП та як оподатковувати орендні платежі? Особливої уваги потребують зміни, що набрали чинності з 23 жовтня 2026 року та вплинули на оподаткування доходів від оренди нерухомості. У цій статті розберемо найважливіші питання оренди й суборенди для ФОП, пояснимо нові правила оподаткування та підкажемо, на що звернути увагу, щоб уникнути помилок і зайвих податкових витрат

Перевірки, штрафи
05.11.2026
Управління податковими ризиками (комплаєнс-ризиками): кого перевірить ДПС першими
Відповідно до нового експериментального проєкту, затвердженого постановою КМУ від 25.07.2024 №854 у ДПС впроваджується система управління податковими ризиками (комплаєнс-ризиками). Це означає, що податкова: аналізує внутрішні та зовнішні фактори, які можуть вплинути на сплату податків; визначає можливі ризики порушень; обирає способи реагування на ці ризики; постійно переглядає та оновлює інформацію про ризики; обмінюється даними, навчається і накопичує досвід для покращення своєї роботи

ПДВ
05.11.2026
Списання повністю замортизованих нематеріальних активів: чи нараховувати ПДВ
ДПС надала роз'яснення щодо порядку оподаткування ПДВ операцій зі списання (ліквідації) нематеріальних активів, які придбані без ПДВ, повністю замортизовані та більше не використовуються у господарській діяльності підприємства

Форма №20-ОПП
05.11.2026
Як зазначати місцезнаходження будівельного вагончика у формі №20-ОПП
ДПС повідомила, що будівельний вагончик, який використовується у господарській діяльності, може вважатися об’єктом оподаткування та підлягати відображенню у формі №20-ОПП. Водночас при застосуванні принципу укрупнення інформації окреме повідомлення про вагончик може не подаватися, якщо вже задекларована земельна ділянка, де він розміщений

Пільги
05.11.2026
Мораторій на перевірки та повернення ПДВ: як планують підтримати постраждалий бізнес
Нардеп Ярослав Железняк підготував законопроєкт із семи норм для підтримки бізнесу, який постраждав від російських ударів. Серед пропозицій – річний мораторій на планові перевірки, повернення ПДВ та акцизу за знищені товари й пальне, а також спрощення відновлення документів і перевезення вцілілих товарів зі зруйнованих приміщень. Крім того, депутат пропонує створити Фонд страхування бізнесу від воєнних ризиків без підвищення податків

Індексація, компенсація
05.11.2026
Неможливість виконання податкових обов’язків: чи можна підтвердити її для окремої філії
Пошкодження або знищення виробничого об’єкта може стати підставою для підтвердження неможливості виконання податкових обов’язків не лише щодо юридичної особи загалом, а й щодо її окремого структурного підрозділу. Водночас знищення акцизного складу саме по собі не звільняє підприємство від усіх податкових обов’язків. Пояснюємо, як оцінюють такі обставини та які особливості передбачає Порядок №225

Зміни у законодавстві
05.11.2026
Мінекономіки готує оновлення форм документів Держпраці: що зміниться для бізнесу
Міністерство економіки та довкілля України розробило проєкт наказу, який передбачає масштабне оновлення та уніфікацію форм документів, що складаються Держпраці під час заходів державного нагляду (контролю). Необхідність змін зумовлена приведенням нормативно-правової бази у відповідність до законів України

Перевірки, штрафи
05.11.2026
Методологічна помилка ДПС: чому важливо знати про неї платникам податків
Помилки в роботі Електронного кабінету не завжди означають, що платник податків порушив законодавство. Податковий кодекс передбачає поняття методологічної помилки – невідповідності алгоритмів роботи кабінету нормам податкового законодавства. Пояснюємо, що саме вважається методологічною помилкою та чому це важливо для платників податків

Бронювання, критичність
05.11.2026
Зарплатний критерій для бронювання у 2026 році: чи враховують премії, надбавки та лікарняні
У 2026 році загальний зарплатний критерій для бронювання працівників критично важливих підприємств становить 25 941 грн на місяць. Однак для його виконання враховують не всі виплати: виробничі премії, надбавки та доплати можуть увійти до зарплатного показника, а лікарняні залишаються спірним питанням. Роботодавцям важливо контролювати нараховану зарплату протягом усього строку бронювання, адже її зниження нижче встановленого рівня створює ризик анулювання відстрочки. Розглянемо, які виплати враховуються, які винятки передбачає законодавство та що потрібно перевірити підприємству

Основні засоби, МНМА
05.11.2026
Строк ліцензії не визначений: як амортизувати комп’ютерну програму пояснює ДПС
Державна податкова служба надала роз'яснення щодо оподаткування та амортизації нематеріальних активів (комп’ютерних програм), які використовуються у господарській діяльності платників податку на прибуток за МСФЗ, якщо строк дії ліцензії становить 70 років після смерті автора

Державний нагляд
05.11.2026
Спільний аналітичний кабінет ДПС, митниці та БЕБ: навіщо його створюють і коли запустять
Міжвідомча робоча група визначила нові завдання для ДПС, Держмитслужби, БЕБ та інших органів у боротьбі з тіньовою економікою й ухиленням від сплати податків. Серед пріоритетів – припинення схем штучного дроблення бізнесу, протидія тіньовому імпорту та посилення контролю за гуманітарною допомогою. Також планують створити спільний аналітичний кабінет податкової, митниці та БЕБ для відстеження руху товарів. Основні заходи мають виконати до 13 листопада – 1 грудня 2026 року, а окремі завдання – протягом семи днів

Ліквідація госпсуб'єкта
05.11.2026
Як закрити ФОП у 2026 році: покроковий алгоритм
У статті розглянули, як ФОП правильно звільнити найманих працівників у разі припинення діяльності: підстави звільнення, строки попередження, виплату вихідної допомоги та проведення остаточного розрахунку. Пояснили, які документи потрібно оформити в день звільнення, як подати Податковий розрахунок та уникнути штрафів. Окремо розібрали фінансові питання перед закриттям ФОП: перевірку заборгованостей, сплату єдиного податку, військового збору та ЄСВ, нюанси пільг, подання ліквідаційної звітності, закриття РРО/ПРРО, форми №20-ОПП і підприємницьких рахунків

Охорона праці
05.11.2026
Як облаштувати безпечний простір для працівників: вимоги та алгоритм від ДСНС
ДСНС оприлюднила методичні рекомендації щодо облаштування безпечних просторів на підприємствах. Документ визначає, хто відповідає за їх створення, як обрати придатне приміщення та які технічні вимоги врахувати для захисту працівників і відвідувачів від вибухової хвилі та уламків. Зокрема, рекомендують надавати перевагу підвальним і цокольним приміщенням, а безпеку простору підтверджувати розрахунками та документувати відповідним звітом

Бронювання, критичність
05.11.2026
Критичність підприємства та бронювання: 5 кроків, які роботодавцям потрібно зробити вже зараз
Оновлення критеріїв критичності та перегляд лімітів бронювання змушують роботодавців оцінити, чи збережеться статус критично важливого підприємства та чи не втратять працівники бронювання. Адвокат Ганна Лисенко радить не чекати офіційного перегляду, а вже зараз перевірити підстави отримання критичності, актуальність документів і використану квоту

Особи з інвалідністю
05.11.2026
ТОВ і ФОП мають по одному працівнику у відпустці без збереження зарплати: чи подавати Звіт про внесок
Чи потрібно подавати Звіт про внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю, якщо на ТОВ є лише директор, який перебуває у відпустці без збереження зарплати, а у ФОП є один найманий працівник, який також перебуває у відпустці без збереження зарплати?







