
Кадрова робота
02.12.2025
Накази на підприємстві: види, правила реєстрації та зберігання
Експерт пояснив: як правильно оформлювати, реєструвати та зберігати накази підприємства залежно від їхнього змісту та строків зберігання. Ви дізнаєтеся, які існують основні групи наказів – з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та кадрових питань – і чим вони відрізняються між собою. Пояснюється, як визначити строки зберігання документів відповідно до Переліку №578/5, як індексувати накази (зокрема кадрові – тривалого чи тимчасового зберігання) і вести журнали реєстрації

- Накази з основної діяльності (ОД)
- Накази з адміністративно-господарських питань (АГП)
- Індексація наказів
- Накази з кадрових питань
Нагадуємо, що оформлення та систематизація наказів безпосередньо залежать від встановлених строків їх зберігання. Відповідно маємо три основні групи наказів:
- накази з основної діяльності (ОД);
- накази з адміністративно-господарських питань (АГП);
- накази з кадрових питань
Накази з основної діяльності (ОД)
Перша група це накази з основної діяльності (ОД).
Це найважливіші документи, які стосуються глобальних питань роботи підприємства:
- планування;
- фінансування;
- удосконалення структури;
- створення комісій;
- затвердження положень та інструкцій.
Це стратегічні рішення керівника, які визначають напрямок розвитку організації.
Накази зберігаються постійно в організаціях Національного архівного фонду.
Комерційні, допоміжні та типові місцеві організації (школи, лікарні) зазвичай зберігають ці накази у внутрішніх архівах, «До ліквідації підприємства» (графи 3, 4 п. «а» ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5, далі – Перелік №578/5).
Накази з адміністративно-господарських питань (АГП)
Друга група – накази з адміністративно-господарських питань (АГП).
Це ситуативні документи, пов'язані з поточною господарською діяльністю:
- придбання канцтоварів, меблів, інвентарю;
- виділення робочих кімнат працівникам;
- розміщення цехів;
- проведення інвентаризації;
- поточні ремонти;
- заходи з благоустрою;
- організація охорони підприємства.
Це щоденні операційні рішення, які забезпечують функціонування організації.
Термін зберігаються для цієї групи наказів – 5 років незалежно від типу організації.
Індексація наказів
Накази з основної діяльності реєструють окремо від наказів з адміністративно-господарських питань і зберігають в окремих справах
Реєстраційний індекс наказу з основної діяльності визначають відповідно до журналу реєстрації наказів з основної діяльності, а реєстраційний індекс наказів з адміністративно-господарських питань – відповідно до журналу реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань.
Під час реєстрації наказам з основної діяльності, як правило, надають цифровий індекс. А наказам з адміністративно-господарських питань – літерно-цифровий індекс.
Наприклад:
- цифровий індекс наказу з основної діяльності – №93;
- літерно-цифровий індекс наказу з адміністративно-господарських питань (АГП) – №123/АГП або 183/аг.
Накази з кадрових питань
Далі, третя група наказів – найцікавіша для кадровиків – накази з кадрових питань. Тут є додатковий поділ на два підвиди залежно від строку зберігання. І тут слід бути особливо уважним, адже строк зберігання наказу залежить не лише від його виду, а й від змісту.
Наприклад, наказ про відпустку без збереження заробітної плати слід зберігати 75 років, тоді як наказ про надання щорічної основної відпустки та відпустки у зв’язку з навчанням – лише 5 років.
Тому, накази з кадрових питань додатково поділяють на два підвиди залежно від строку зберігання – тривалого строку зберігання та тимчасового.
Кадрові накази тривалого строку зберігання (к/тр)
Накази тривалого строку зберігання – це накази про:
- прийняття на роботу;
- звільнення працівників;
- переведення на інші посади або в інші підрозділи;
- присвоєння розрядів;
- зміну умов праці.
Ці документи фіксують основні етапи трудової діяльності людини й можуть знадобитися для підтвердження стажу, кваліфікації, розрахунку пенсії.
Їх зберігаємо 75 років.
Кадрові накази тимчасового строку зберігання (к/тм)
Накази тимчасового строку зберігання – це накази про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням, короткострокові відрядження в межах України та за кордон, накладення дисциплінарних стягнень.
Ці документи зберігаємо 5 років.
Реєстрація наказів має здійснюватися в межах року у журналах реєстрації наказів, розділених за строками зберігання.
Порядок реєстрації наказів з кадрових питань
З метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс, який розробляється підприємством.
Систему таких індексів розробляють відповідно до п. 5 гл. 3 р. ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюють одна від одної правобічною похилою рискою, а саме, порядковий номер за відповідним журналом реєстрації похила риска літерний індекс, де літерний індекс:
- «к» похила риска «тр» – для наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання – 75 років
та
- «к» похила риска «тм» – для наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання – 5 років.
Наприклад: №12/к/тр або №18/к/тм. Літерні індекси утворюються на підприємстві самостійно й прописуються в Інструкції з діловодства.
Джерело: kadroland
Шаблони та зразки документів:
Інструкція з діловодства в електронній формі
Журнал реєстрації наказів з основної діяльності
Примірна інструкція з діловодства у закладах дошкільної освіти
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання
Читайте більше:
Документальні податкові перевірки
Первинні документи на підприємстві
Знищення первинних та інших документів на підприємстві
Суттєвість в обліку: значення, вимоги до визначення та документування
Мінікурси на тему:
Як бухгалтеру скласти графік документообігу
Підпис головного бухгалтера – зона ризику чи гарантія безпеки
Делегування права підпису: правила, зразки та практичні поради
Факсиміле у документах: коли (не)дозволено та як уникнути ризиків
Як правильно оформити первинку: податкові та мовні норми 2025 року
На платформі з’явився новий сервіс «Строки зберігання документів», який підкаже мінімальний строк зберігання обраного Вами документа. Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. Якщо їх не дотримаєтеся, це може обернутися відповідальністю, як для підприємства, так і для посадових осіб
Документообіг, первинні документи
19.09.2026
Товар отримали в ящиках, а реалізуємо в кг: чи можна так робити
В прибутковій накладній на отримання товару (банани) одиниця виміру зазначена «шт. (ящик)». Ми хочемо продавати товар в кілограмах. Чи можна юридичній особі змінити одиницю виміру з ящиків на кілограми та реалізовувати товар в такому форматі?

Політика, економіка
19.09.2026
НКРЕКП пропонує динамічну ціну на електроенергію та безкоштовну зміну постачальника
НКРЕКП схвалила проєкт змін, який дозволить споживачам з інтелектуальними лічильниками укладати договори з динамічною ціною на електроенергію. Проєкт також передбачає безкоштовну зміну постачальника для побутових і малих непобутових споживачів та можливість обирати постачальника з ЄС або Енергетичного Співтовариства за умови допуску до українського ринку

Торгівля, послуги
19.09.2026
Яким воском покривають фрукти: що означають E901, E903 та E904
Деякі фрукти та овочі після збору врожаю покривають харчовими восками, які захищають поверхню продукту та впливають на його вигляд. Споживач має право знати про таке покриття: зокрема, на етикетці можна зустріти позначення E901, E902, E903, E904 або E914, що вказують на вид використаного воску

Судова практика
19.09.2026
Паспорт-книжечка через релігійні переконання: суд зобов’язав ДМС видати документ
Суд визнав протиправною відмову ДМС оформити 16-річній жительці області паспорт громадянина України у формі книжечки через відсутність попереднього рішення суду. Суд зазначив, що відсутність такого рішення не є передбаченою законом підставою для відмови, та зобов’язав міграційну службу видати паспорт

Освіта
19.09.2026
Плагіат, фабрикація чи фальсифікація: Уряд визначив порядок позбавлення ступеня вищої освіти
Кабінет Міністрів затвердив порядок позбавлення ступеня вищої освіти у разі встановлення академічного плагіату, фабрикації або фальсифікації у кваліфікаційній роботі. Повідомлення про можливе порушення спочатку розглядає уповноважений орган закладу освіти або наукової установи, а вся процедура має завершитися протягом 6 місяців із дня отримання повідомлення

Державний нагляд
19.09.2026
НАДС готує механізм оцінювання доброчесності кандидатів на держслужбу з 2026 року
НАДС обговорило з представниками державних органів та міжнародних партнерів майбутній механізм оцінювання доброчесності кандидатів на посади державної служби. Учасники визначали, що саме перевіряти, які дані та документи використовувати, хто і на якому етапі має проводити оцінювання та як надати кандидату можливість пояснити сумнівні обставини

Політика, економіка
18.09.2026
«Безпечний простір» і нові таблички з 18 вересня 2026 року: уряд оновив правила реагування на повітряні загрози
Уряд оновив правила реагування на повітряні загрози та уточнив вимоги до оповіщення населення і роботи бізнесу під час різних рівнів небезпеки. Зміни передбачають ширше використання систем оповіщення, нові можливості для роботи підприємств у «безпечних просторах» та обов’язкове маркування будівель відповідними інформаційними табличками. Також визначено тривалість і формат сигналів для жовтого та червоного рівнів загрози, а порядок подання відбою тривоги змінено

Військовий облік
18.09.2026
Кадровик встановив Резерв+: чи поставлять його на військовий облік в ТЦК
Кадровик встановив на свій телефон додаток Резерв+, щоб сканувати к'юар-коди працівників і контролювати зміни у їх е-ВОД. Чи можуть кадровика, який встановив Резерв+, поставити на військовий облік як військовозобов’язану через це?

Готівкові кошти, розрахунки
18.09.2026
Чи включається до складу доходу ФОП сума кредиту у 2026 році
Сума фінансового кредиту, отримана фізичною особою – підприємцем, не включається до складу доходів під час дії договору, оскільки кредит має бути повернутий у визначені строки. Якщо ж кредит не буде повернуто вчасно, його сума підлягатиме оподаткуванню як дохід підприємця на загальних підставах згідно з ПКУ

ФОП
18.09.2026
Дзвінки ДПС про недотримання податкового навантаження: чи законні перевірки і як діяти ФОП
ФОП-загальник подав річну декларацію про майновий стан. Згідно з витратами, підтвердженими документально, він не досяг навантаження в 1,5% від доходу – так, як хоче податкова. Телефонує інспектор і каже, що подає ФОПа на перевірку. Чи правомірні дії інспектора? Які наші дії – забрати витрати, щоб було навантаження 1,5%?

Відпустка, відпускні
18.09.2026
Працівник не пішов у відпустку за графіком: як погодити новий період у 2026 році
Графік відпусток визначає черговість надання щорічних відпусток, але не означає, що працівник автоматично має піти у відпустку саме у зазначену дату. Якщо запланований період змінився за домовленістю з роботодавцем, невикористані дні не втрачаються – новий строк можна погодити та оформити відповідним наказом. Водночас якщо відпустку не надали через порушення роботодавцем установлених вимог, діють правила перенесення, передбачені КЗпП. Важливо належно зафіксувати зміну періоду та фактичне використання відпустки

Податкова та фінзвітність
18.09.2026
Як виправити помилки з ЄСВ у новому Розрахунку ФОП/НПД: правила заповнення уточнюючого звіту
Для виправлення помилок у сумах ЄСВ платнику потрібно подати Розрахунок ФОП/НПД з типом «Уточнюючий» та зазначити лише ті додатки, дані в яких коригуються. Порядок заповнення передбачає окремі рядки для донарахування, додаткового утримання та зменшення сум єдиного внеску. Відповідні показники Розрахунку визначаються на підставі даних Додатка ФІЗ-Д1, зокрема із застосуванням кодів типу нарахувань 2 та 3

Е-сервіс
18.09.2026
Чим замінити російський софт: 6 українських рішень для бізнесу
Український бізнес може замінити російське програмне забезпечення на вітчизняні цифрові рішення для комунікацій, продажів, e-commerce, кібербезпеки, HR та бухгалтерського обліку. Серед таких продуктів — Ringostat, NetHunt, Хорошоп, SOC Prime, PeopleForce та ISpro, які закривають різні потреби компаній. Перехід на український софт дає змогу не лише відмовитися від продуктів країни-агресора, а й посилити цифрову незалежність бізнесу. Додаткові варіанти українських сервісів можна шукати на Маркетплейсі цифрових рішень Дія.Бізнес та IT Ukraine

Трудові книжки, ЕТК
18.09.2026
Чи вплине на страховий стаж не оцифрування трудової книжки після 10 червня 2026 року
В Україні підтвердження трудового стажу залежить від періоду роботи: до 1 січня 2004 року – за даними паперової трудової книжки, після 1 січня 2004 року – через дані реєстру застрахованих осіб. З 2021 року працює електронна трудова книжка, яка дозволяє оцифрувати інформацію про всі періоди трудової діяльності. Для цього необхідно подати скановані копії паперових книжок до Пенсійного фонду України до 10 червня 2026 року. Водночас відсутність оцифрованих даних не впливає на набуте право на страховий стаж

Судова практика
18.09.2026
ДПС не оприлюднила план-графік вчасно – перевірка незаконна: позиція Верховного Суду
Верховний Суд звернув увагу на важливість дотримання процедури призначення планової податкової перевірки, зокрема правил оприлюднення плану-графіка. Суд зазначив, що недотримання контролюючим органом встановлених строків і вимог до оприлюднення плану може свідчити про незаконність самої перевірки. У такому разі її результати та прийняті на їх підставі податкові повідомлення-рішення можуть не мати правових наслідків. Тому під час оскарження ППР суди мають першочергово перевіряти законність призначення та проведення перевірки, а вже потім – податкові порушення по суті

Ліцензії та дозволи
18.09.2026
Сплив строк дії дозволу на небезпечні роботи: чи припиняють ліцензію на зберігання пального в 2026 році
ДПС роз’яснила, чи може суб’єкт господарювання продовжувати зберігати пальне, якщо строк дії дозволу на виконання робіт підвищеної небезпеки сплив під час воєнного стану. Податківці зазначили, що за умови автоматичного продовження такого дозволу відповідно до законодавства його закінчення не є підставою для припинення дії ліцензії на зберігання пального. Водночас копія дозволу або декларація відповідності матеріально-технічної бази є обов’язковим документом при отриманні відповідної ліцензії






