Самостійне виправлення помилок в Об’єднаному звіті: які операції (не)обов’язково виправляти та за які (не)отримаємо штраф

1. Які штрафи за помилки в Податковому розрахунку
2. Приклади помилок у Податковому розрахунку, за які загрожує штраф
3. Безштрафні помилки в Податковому розрахунку

Які штрафи за помилки в Податковому розрахунку

За помилки в податковому розрахунку передбачені штрафи.

Так, п. 119.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) передбачений штраф в розмірі 1020 грн за:

1. Неподання Податкового розрахунку.
2. Подання з порушенням встановлених строків.
3. Подання не в повному обсязі.
4. з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до:
5. зменшення та / або збільшення податкових зобов’язань платника податку;
6. та / або до зміни платника податку.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2040 грн.

Крім того ч. 11 ст. 25 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон про ЄСВ) передбачений штраф за донарахування податковим органом або платником своєчасно не нарахованого єдиного внеску у розмірі 10 % донарахованої суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50 % суми донарахованого єдиного внеску. Крім того, посадові особи платників єдиного внеску несуть адміністративну відповідальність за (ч. 1 ст. 26 Закону про ЄСВ):

1. порушення порядку нарахування, обчислення і строків сплати єдиного внеску;
2. неподання, несвоєчасне подання, подання не за встановленою формою звітності (відомостей) про нарахування єдиного внеску у складі звітності з податку на доходи фізичних осіб (єдиного податку);
3. подання недостовірних відомостей, що використовуються в Державному реєстрі, інших відомостей, передбачених цим Законом.

Звісно, що помилки можуть коштувати дорого, але виправляти їх все одно потрібно. Проте не за всі помилки та їх виправлення загрожують штрафи. Тож давайте далі розберемо практичні ситуації штрафонебезпечних помилок і тих, які не загрожують штрафами.

Приклади помилок у Податковому розрахунку, за які загрожує штраф

Ситуація 1. Податковий розрахунок поданий несвоєчасно.

Така помилка коштуватиме 1020 грн за перше порушення, а повторне протягом року – вдвічі дорожче (2040 грн).

Наприклад, Податковий розрахунок за вересень 2025 року слід подати до 20.10.2025 включно. Якщо підприємство пропустить цей строк і об’єднаний зарплатний звіт буде подано, наприклад, 21.10.2025, то загрожує штраф в розмірі 1020 грн відповідно до п. 119.1 ПКУ.

Ситуація 2. Податковий розрахунок не поданий.

Це також загрожує штрафом в розмірі 1020 (2040) грн (п. 119.1 ПКУ).

Роботодавець зобов’язаний подавати Податковий розрахунок. Адже відомості з нього мають велике значення. Так, звітні дані із Податкового розрахунку (Додаток 1, 5 та 6) вносяться до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, який веде ПФУ. Інформація з цього реєстру використовується, зокрема, для:

1. призначення всіх видів державної соціальної допомоги та субсидій для відшкодування витрат на оплату житлово-комунальних послуг, придбання скрапленого газу, твердого та рідкого пічного побутового палива;
2. виявлення порушень законодавства про працю, у тому числі фактів використання праці неоформлених працівників, вимог законодавства про створення робочих місць для осіб з інвалідністю, про зайнятість та працевлаштування осіб з інвалідністю роботодавцями;
3. моніторингу дотримання законодавства про соціальний діалог, про професійні спілки, права та гарантії їх діяльності;
4. обміну інформацією з Централізованим банком даних з проблем інвалідності;
5. накопичення, зберігання та використання відповідно до законодавства інформації про сформовані (видані), продовжені листки непрацездатності.

Звітні дані із Податкового розрахунку (Додаток 4ДФ) вносяться до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків, який веде ДПС з метою накопичення інформації про (п. 70.3 ПКУ):

1. джерела отримання доходів;
2. об'єкти оподаткування;
3. суми нарахованих та / або отриманих доходів;
4. суми нарахованих та / або сплачених податків;
5. податкову знижку та податкові пільги платника податків.

Ці відомості використовуються контролюючими органами для здійснення контролю за дотриманням податкового законодавства України.

Тож у разі неподання Податкового розрахунку окрім самого штрафу, можуть бути й інші наслідки, а саме:

1. неможливість оплатити лікарняний працівнику
2. проблеми з бронюванням працівників тощо.

Якщо Податковий розрахунок не був поданий, то його слід подати, навіть із порушенням граничних строків подання. При чому подавати слід за формою, яка діє на момент виправлення помилки.

Увага! Якщо ви не подали Податковий розрахунок за звітний період який вже минув, то повністю сформуйте його, з усіма необхідними додатками та оберіть тип розрахунку «Звітний»

Окрім штрафу в розмірі 1020 грн за неподання розрахунку, посадовим особам загрожує адмінштраф. Так, ст. 163-4 Кодексу України про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП) визначено, що неповідомлення або несвоєчасне повідомлення контролюючим органам за встановленою формою відомостей про доходи громадян, тягне за собою попередження або накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій, а також на громадян – суб’єктів підприємницької діяльності у розмірі від 2 до 3 НМДГ (від 34 до 51 грн).

Дії, передбачені частиною першою ст. 163-4 КУпАП, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі від 3 до 5 НМДГ (від 51 до 85 грн).

Але адмінштраф може бути накладено не пізніш як через 2 місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні – не пізніше як через 2 місяці з дня його виявлення (ст. 38 КУпАП).

Ситуація 3. Не зазначили фізособу в Додатку 4ДФ.

Штраф (1020 або 2040 грн) можливий, оскільки виправлення такої помилки призводить до зміни платника податку.

Наприклад, в додатку 4ДФ не відобразили виплати ФОПам із ознакою доходу 127, або не показали виплату нецільової допомоги тощо. Адже в додатку 4ДФ мають відображатися усі види доходів, як оподатковувані, так і неоподатковувані.

Ситуація 4. Відобразили неправильну суму ПДФО чи ВЗ в Додатку 4ДФ.

Якщо виправлення помилки призводить до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку, то штрафу в розмірі 1020 (2040 грн) за п. 119.1 ПКУ не уникнути.

Наприклад, у 2024 році неправильно показали суму нарахованої зарплати працівника і відповідно не вірно відображений ПДФО та ВЗ. Помилку виправляють у 2025 році через ознаку 1/0 в графі 10 додатку 4ДФ. Тобто роботодавець в Додатку 4ДФ з типом уточнюючий на таку особу заповнює 2 рядки:

1. в одному повторює інформацію, яка була зазначена раніше, а в графі 10 проставляє ознаку 1 – рядок на виключення;
2. в другому рядку наводять рядок із правильними сумами й в графі 10 проставляють ознаку 0 – рядок на додавання.

Оскільки при виправленні такої помилки збільшуються або зменшують суми ПДФО та ВЗ, то податковому агенту загрожує штраф в сумі 1020 грн.

Увага! Штрафні санкції за неподання податкового розрахунку або подання з порушенням строків у розмірі 1020 гривень, за повторне протягом року порушення у розмірі 2040 гривень, накладаються ДПС шляхом видання ППР (податкового повідомлення-рішення). При чому відповідальність застосовується до загальної кількості порушень, зазначених абзацом першим п. 119.1 ПКУ, а не до кожного порушення окремо

Ситуація 5. В Додатку відображають донарахований ЄСВ.

Така помилка відноситься до сумової. До сумових помилок відносять:

1. неправильну ставку ЄСВ,
2. помилкову суму зарплати та ЄСВ,
3. неправильне застосування максимальної величини бази нарахування ЄСВ,
4. порушення вимог щодо мінімальної бази нарахування ЄСВ.

Якщо роботодавець неправильно визначив суму ЄСВ і самостійно донараховує внесок, виправляючи помилку в додатку через тип нарахування «2» в графі 9 Додатку 1, то це також загрожує штрафами. Такий штраф передбачений ч. 11 ст. 25 Закону про ЄСВ в розмірі 10% донарахованої суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50% суми донарахованого єдиного внеску.

Безштрафні помилки в Податковому розрахунку

При виправленні деяких помилок в Податковому розрахунку штрафів в розмірі 1020 (2040) грн взагалі не буде. Наприклад, якщо:

1. недостовірні відомості або помилки НЕ призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та / або до зміни платника податку;
2. помилки виправлені при проведенні добровільного або обов’язкового перерахунку ПДФО згідно з пп. 169.4 ПКУ;
3. помилки щодо РНОКПП були виправлені податковими агентами самостійно, у тому числі протягом 30 календарних днів з дня надходження повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом;
4. при виправленні помилок в новій звітній формі.

Ситуація 1. В Додатку 4ДФ неправильно зазначили нарахований / виплачений дохід фізособі, при чому сума ПДФО та ВЗ зазначена правильно.

В даній ситуації виправлення помилки не зачіпає суми податкових зобов’язань, тому при виправленні такої помилки штраф не застосовується.

Ситуація 2. В Додатку 4ДФ в графі 6 проставили неправильну ознаку доходу.

Ситуація 3. В Додатку 4ДФ забули вказати дату прийняття чи звільнення працівника

Ситуація 4. Не проставили ознаку пільги ПСП в графі 9.

В усіх цих трьох ситуаціях виправлення помилки не призводить до зміни платника податку та до збільшення / зменшення ПДФО та ВЗ. Звісно тільки за умови, що суми ПДФО та ВЗ в графах 4а, 4, 5а, 5 вказані правильно. Тому штрафу за п. 119.1 ПКУ не буде.

Ситуація 5. Помилились в рядку 04 та 05 щодо кількості найманих працівників, які працюють за трудовими договорами (контрактами), й осіб, які працювали за ЦПД.

Ситуація 6. Помилка в реквізитах кількість рядків, кількість фізосіб, на яких надана інформація, кількість сторінок 4ДФ.

В цих ситуаціях також штрафу за п. 119.1 ПКУ не передбачено.

Ситуація 7. Роботодавець помилився в сумі ПДФО, але помилку виправляє через річний перерахунок.

Штраф в розмірі 1020 (2040) грн за п. 119.1 ПКУ не застосовується, якщо недостовірні відомості або помилки в податковій звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ПКУ та були виправлені відповідно до вимог ст. 50 цього Кодексу.

Тобто штрафу можна уникнути, якщо провести перерахунок ПДФО. Нагадаємо, що роботодавці зобов’язані здійснювати перерахунок суми доходів, нарахованих фізособам у вигляді заробітної плати, а також суми наданої податкової соціальної пільги (далі – ПСП) (п. 169.4.2 ПКУ):

Тож у разі здійснення перерахунку ПДФО, за допомогою якого ви виправляєте помилки, допущені під час утримання ПДФО протягом року, штрафу за п. 119.1 ПКУ не буде.

Ситуація 8. Помилку виправляють в новому звітному розрахунку.

Якщо Податковий розрахунок з типом «Звітний» поданий, але граничний строк подання звітності не минув, то помилки можна виправити, подавши нову звітну форму. При чому при наданні розрахунку з таким статусом штрафу за виправлення будь-якої помилки не буде.

Ситуація 9. Помилки в Додатку 5, Додатку 6.

Такі помилки можуть вплинути на правильність обчислення страхового стажу працівників, розмір страхових виплат, пенсії тощо. При чому за подання недостовірних відомостей, що використовуються в Державному реєстрі, інших відомостей, передбачених Законом про ЄСВ загрожують адмінштрафом за ч. 1 ст. 165-1 КУпАП в розмірі від 510 до 680 грн.

Але, по-перше, виправлення таких помилок не призводить до нарахування штрафу за п. 119.1 ПКУ, а по-друге, врятує і від адмінштрафу.

Ситуація 10. Несумові помилки в Додатку 1.

До несумових помилок можна віднести:

1. персональні дані працівника: громадянство, податковий номер або номер та серія паспорта, код категорії застрахованої особи,
2. кількість днів перебування у трудових відносинах або у відпустці без збереження заробітної плати, помилки в кількості днів тимчасової непрацездатності, в днях відпустки по вагітності та пологах,
3. неправильне заповнення граф щодо повного чи неповного робочого часу тощо.

Виправлення всіх несумових помилок проводимо через ознаку 0 або 1 в графі 25. Але навіть якщо виправлення проводять за попередній період через уточнюючий податковий розрахунок, штрафів за таке коригування не передбачено.

Ситуація 11. Зазначили неправильну кількість працівників в рядку 10 Податкового розрахунку.

Така помилка не передбачає штрафів.

Проте і виправити її, на жаль, неможливо.

Якщо під час заповненні рядків 101–108 заголовної частини Розрахунку припустилися помилки чи взагалі їх забули заповнити, то виправити це неможливо. Адже в разі подання Розрахунку з типом «Звітний новий» / «Уточнюючий» рядки 101–108 повинні залишатися порожніми. Заповнені мають бути лише обов’язкові реквізити, визначені в рядках 01–05 та у рядку 031 для платників ЄСВ, а також інформація про додатки, у яких буде проводитись коригування, та їх кількість, що визначені в рядку 06 Розрахунку (п. 8 розд. V Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4; далі – Порядок №4).

Як зазначали податківці в ЗІР, коригування вказаних рядків 07–108 заголовної частини Розрахунку розд. V Порядку №4 не передбачено.

Тож виправити таку помилку не можна, хоча і штрафів роботодавець не отримає.

Водночас така помилка може призвести до негативних наслідків, оскільки дані рядків 101 та 101.1 впливають на норматив з працевлаштування осіб з інвалідності, а дані рядка 103 – на середню зарплату для критичного підприємства та суб’єктів господарювання, які займаються продажем підакцизних товарів. Тому радимо ретельно перевіряти значення рядка 10 при поданні податкового розрахунку зі статусом «Звітний».

Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7eminar

Шаблони та зразки документів:

Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків м фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску

Читайте більше:

Щомісячний Податковий розрахунок: приклади Додатка 5

ТОП ситуації з виправлення помилок в Об'єднаній звітності

Місячний Податковий розрахунок з ПДФО, ЄСВ та військового збору: як заповнити

Щомісячна зарплатна звітність: заповнюємо Додаток 1 (Д1) приклади + Виправлення помилок