7eminar | Оренда приміщення: що врахувати в договорі для безпеки бізнесу

Слухати чи завантажити аудіозапис

Оренда офісу, складу чи магазину здається простою справою: знайшли приміщення, підписали договір, щомісяця сплачуєте орендну плату. Але на практиці саме на деталях – нечіткі формулювання, невраховані комунальні платежі, порядок ремонту чи суборенди – більшість компаній «спотикається». Маленька помилка на старті або незрозуміла умова договору може обернутися великими витратами та спорами, які віднімуть і час, і гроші. Розберемо основні нюанси договору оренди: як правильно фіксувати строк, об’єкт, орендну плату, комунальні витрати, порядок ремонту та поліпшень, а також суборенду. Пояснимо, як уникнути помилок і спірних ситуацій, щоб оренда працювала на бізнес, а не проти нього.

Договір оренди: форма має значення

Перше правило, яке часто ігнорують: договір оренди нерухомості має бути письмовим. Усна домовленість – це не економія часу, а запрошення до спору. Якщо письмової форми не дотримано, будь-яка зі сторін або контролюючі органи можуть поставити під сумнів сам факт орендних відносин.

Особливу увагу слід приділити строку дії договору. Якщо приміщення беруть в оренду на три роки і більше, договір підлягає обов’язковому нотаріальному посвідченню (ст. 209, 793 Цивільного кодексу України; далі – ЦКУ). Крім того, право користування таким приміщенням необхідно зареєструвати в Державному реєстрі речових прав (ст. 210, 794 ЦКУ; ст. 4 Закону України від 01.07.2004 №1952-IV «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обмежень»).

Якщо строк менший за три роки – достатньо письмового договору. Але тут є важливий нюанс! Якщо оренду спочатку уклали менше ніж на три роки і після закінчення строку просто користуєтесь приміщенням далі (орендодавець не заперечує, умови ті самі) – договір продовжується автоматично. Навіть якщо в сумі виходить понад три роки, нотаріус у цьому випадку не потрібен (п. 2.9 постанови Пленуму ВГСУ від 29.05.2013 №12; далі – Постанова №12). Але якщо ви додатковою угодою переписуєте строк і прямо зазначаєте, що договір діє три роки і більше, – без нотаріального посвідчення не обійтися. Тут змінюється істотна умова, і це той момент, де часто «провалюються».

У будь-якому разі обережному бізнесу, який не хоче сперечатися у судах, варто або одразу посвідчити договір у нотаріуса, навіть при строку менше трьох років із можливістю пролонгації, або укладати договори на менші періоди без автоматичного продовження й просто підписувати новий. Другий варіант економніший, але потребує дисципліни у строках. Це не вимога закону, а спосіб зняти ризики наперед.

Істотні умови: без них договору не існує

Закон чітко визначає: якщо сторони не погодили істотні умови, договір вважається неукладеним. Для оренди це, зокрема, об’єкт, строк, орендна плата та порядок повернення або відновлення майна (гл. 58 ЦКУ). Про строк сказали вище, зупинимось на інших умовах.

Об’єкт. В оренду можна передати лише індивідуально визначене майно. Тому формулювання типу «офісне приміщення у будівлі» – слабке місце договору.

У договорі варто максимально конкретизувати об’єкт:

адресу;
поверх;
площу;
призначення;
технічні характеристики.

Джерелами для опису можуть слугувати техпаспорт або поверховий план.

До договору також обов’язково додайте перелік меблів та обладнання в орендованому приміщенні, включаючи телефонні лінії, системи охоронної сигналізації, інтернет-кабелі тощо.

Орендар зобов’язаний використовувати приміщення відповідно до його призначення та умов договору (ст. 773 ЦКУ). Порушення цього правила дає орендодавцю право розірвати договір і вимагати відшкодування збитків (ст. 783 ЦКУ). Формулювання типу «для здійснення господарської діяльності» краще конкретизувати: офіс, торгівля, склад, непромислове використання тощо. Водночас чітке визначення призначення працює і на орендаря. Адже орендодавець зобов’язаний передати приміщення у стані, придатному саме для такого використання (ст. 767 ЦКУ). Практика показує, що чим детальніше описано об’єкт, тим менше ризиків під час перевірок, спорів чи поліпшень.

Стан приміщення доцільно фіксувати в акті приймання-передачі. Саме він:

підтверджує момент початку користування;
допомагає уникнути претензій при поверненні;
фіксує наявне обладнання та комунікації.

На замітку! Обов’язок страхувати орендоване приміщення приватної власності сторони визначають самі – у тексті договору оренди. Якщо ж майно вже застраховане власником до передачі, це не скасовує дію чинного страхового договору. Утім орендодавцю варто перевірити його умови – чи повідомляти страхову про передання майна в оренду.

Орендна плата та її перегляд

Питання орендної плати, напевно, найбільш конфліктне. Пам’ятайте: це фіксований платіж, незалежний від результатів діяльності орендаря. Однак можливі варіанти його перегляду:

за згодою сторін;
в односторонньому порядку – лише якщо це прямо передбачає договір.

При цьому коливання валютного курсу або економічна нестабільність не є автоматичною підставою для зміни плати. Це комерційний ризик, які сторони могли і мали передбачити перед укладенням договору, вважає суд (п. 5.3 Постанови №12). Утім орендар має право вимагати зменшення плати, якщо стан приміщення погіршився через обставини, за які він не відповідає (ч. 4 ст. 762 ЦКУ).

Як правило, орендну плату встановлюють у грошовій формі. За згодою сторін може бути також в натуральній або змішаній формі. Строки внесення орендної плати сторони визначають у договорі.

Комунальні послуги та витрати на утримання

Вибір механізму оплати комунальних витрат – ще один важливий аспект договору. Тут є три основних варіанти, кожен з яких має свої нюанси.

1. Компенсація витрат орендарем. Орендар відшкодовує витрати на обслуговування нерухомості та комунальні послуги за рахунками орендодавця, актами узгодження, умовами договору або окремими угодами. Зазвичай компенсацію розраховують за лічильниками, але сторони можуть погодити інші способи: пропорційно кількості користувачів, площі, кількості і потужності електрообладнання тощо.

Увага! Не пропишете чіткий спосіб розрахунку – матимете шалені дискусії під час виставлення рахунків

2. Включення комуналки в орендну плату. Орендодавець може включити орієнтовну вартість комунальних послуг до орендної плати, тоді окремо їх не виділяють у договорі. Цей варіант зручний, але не завжди точний, бо щомісячне споживання послуг може сильно коливатися. Тобто орендар може переплачувати, якщо фактичне споживання менше.

3. Окремі договори з постачальниками. Орендар укладає договори безпосередньо з постачальниками комунальних послуг і розраховується з ними самостійно, без участі орендодавця. У цьому випадку зберігається прозорість, але доводиться маятися з додатковими паперами та обліком.

Критично важливо чітко прописати обраний механізм у договорі. Без цього виникають проблеми з підтвердними документами, витратами та податковими наслідками. Особливо уважно варто ставитися до компенсації: у договорі має бути зрозуміло, як саме розраховується сума – за лічильниками, площею, потужністю обладнання чи іншими критеріями.

Ремонт та поліпшення приміщення

Ще одне тонке місце – ремонт і поліпшення приміщення.

Якщо сторони не врегулювали порядок проведення ремонту в договорі оренди, то за загальним правилом (ст. 776 ЦКУ):

поточний ремонт – проводить орендар;
капітальний – орендодавець.

Утім сторони мають право прописати в договорі й інший розподіл. Наприклад, орендар може брати на себе фарбування та заміну підлогового покриття, а власник ремонтує фасад або інженерні мережі.

У договорі оренди варто прописати: стан майна на момент приймання-передачі; розподіл ремонтних робіт на поточні й капітальні; види ремонтних робіт, що здійснюватиме кожна зі сторін, їх обсяг; об’єкти майна, що підлягають ремонту/відновленню; порядок оплати ремонтних робіт кожною зі сторін; як ремонт позначається на орендній платі; період користування майном без ремонту; момент, коли майно підлягає ремонту; строк ремонту; санкції за порушення обов’язків із ремонту.

Якщо орендар хоче поліпшити майно, потрібна згода орендодавця. Закон не встановлює форму згоди, тож краще відразу прописати її в договорі або оформити письмово як додаток. Якщо поліпшення здійснено за згодою орендодавця, орендар має право на компенсацію витрат або зарахування їх у рахунок орендної плати (ст. 778 ЦКУ). Для йому достатньо надіслати лист орендодавцю. Якщо поліпшення не віддільні від об’єкта і зроблені без згоди – орендар втрачає право на їх відшкодування.

Увага! Будь-які зміни без письмової згоди власника, навіть якщо виглядають незначними, можуть залишити орендаря без права на компенсацію.

Практика показує, що краще одразу обумовити в договорі вартісні обмеження для запланованих поліпшень або порядок компенсації, щоб уникнути спірних ситуацій.

Суборенда та права третіх осіб

Орендар може передавати орендовану нерухомість в суборенду тільки за письмовою згодою орендодавця та якщо договір або закон не встановлюють інше (ст. 774 ЦКУ). Таку згоду краще відразу зафіксувати в договорі або оформити окремим листом чи додатковою угодою.

Строк суборенди не може перевищувати строк дії основного договору. Закінчення строку договору оренди або його дострокове розірвання автоматично припиняє суборенду. При цьому обмежень на розмір плати, яку сплачує суборендар за приватну нерухомість, немає, тож орендар може навіть отримати додатковий дохід.

Якщо орендар порушує заборону або передає майно без дозволу, це може дорого коштувати. Зокрема, орендодавець має право вимагати розірвання договору оренди у разі незаконної суборенди (п. 2 ч. 1 ст. 783 ЦКУ).

Оренда не припиняє прав третіх осіб на майно. Якщо приміщення перебуває в іпотеці, податковій заставі або під арештом – це може зробити договір недійсним.

Орендодавець зобов’язаний повідомити про всі обтяження (ст. 769 ЦКУ). Якщо цього не зроблено, орендар має право:

вимагати зменшення орендної плати;
розірвати договір;
відшкодувати збитки.

Припинення та дострокове розірвання договору

Договір оренди приміщення припиняється:

після закінчення строку, на який його уклали. Але! Якщо орендар користується приміщенням після закінчення строку договору і орендодавець протягом місяця не заперечує, договір автоматично продовжується на той самий строк (ст. 764 ЦКУ);
ліквідації (смерті) орендаря;
знищення об’єкта;
за рішенням суду;
за згодою обох сторін. Так одна зі сторін має право вимагати дострокового розірвання договору оренди з підстав, передбачених для припинення договору найму.

Важливо! Одностороння відмова для господарських договорів заборонена, навіть якщо в договорі прописано можливість такого розірвання

Безстроковий договір можна припинити, попередивши іншу сторону за три місяці (ст. 763 ЦКУ).

Наведемо найпопулярніші кейси та коротко – рішення для них із посиланням на нормативку у Таблиці 1.

Таблиця 1

Поширені кейси: оренда офісу та права сторін

Відповідальність за несвоєчасне повернення майна

Кейс	Ситуація	Що потрібно знати / дії
Кейс 1. Орендодавець підвищує плату	Вас раптом повідомили про підвищення оренди	Якщо договір передбачає одностороннє підвищення або індексацію (ч. 3 ст. 762 ЦКУ), орендодавець може змінити плату, дотримуючись правил договору. Наприклад, «не частіше одного разу на рік» або «не більше ніж на 5%». Якщо таких умов немає, нова сума можлива лише за вашою згодою через додаткову угоду (ст. 654 ЦКУ)
Кейс 2. Достроковий переїзд орендаря	Ви знайшли дешевший офіс	Якщо договір безстроковий, можна розірвати його, повідомивши орендодавця за три місяці (ч. 2 ст. 763 ЦКУ). Строковий договір розривається лише за згодою сторін або через суд
Кейс 3. Орендодавець вимагає достроково звільнити приміщення	Орендодавець наполягає на поверненні приміщення	Орендодавець не може односторонньо розірвати строковий договір. Можна домовитися обопільно або звернутися до суду. Виняток: відсутність плати від орендаря протягом трьох місяців підряд (ст. 782 ЦКУ)
Кейс 4. Обмеження підвищення плати	Договір визначає максимальне підвищення	Можна встановити ліміти та строки застосування, наприклад: «не більше 5%», «через 30 днів після повідомлення». Порушувати ці ліміти орендодавець не має права
Кейс 5. Зменшення орендної плати	Стан офісу погіршився	Орендар може вимагати зменшення плати, якщо через обставини, за які він не відповідає, можливість користування майном істотно зменшилася (ч. 4 ст. 762 ЦКУ)

У разі припинення договору оренди орендар зобов’язаний негайно повернути орендодавцеві майно у стані, в якому одержав його, з урахуванням нормального зносу, або у стані, який було обумовлено в договорі.

Акт приймання‑передачі є основним документом, що підтверджує факт і якість повернення майна (за замовчуванням вважають, що воно було передано в справному стані, якщо договір не встановлює інше).

Істотні умови договору оренди щодо повернення та відновлення майна мають включати:

Порядок повернення: строк і місце, що орендодавець і орендар узгодили для передачі приміщення.
Порядок приймання‑передачі: обов’язок складання акта приймання‑передачі та опис стану об’єкта.
Відновлення та ремонт: обов’язки орендаря щодо усунення пошкоджень, які сталися з його вини (за нормального зносу відшкодування не вимагається), а також строки та порядок відновлення пошкодженого майна.
Відшкодування збитків: якщо майно не може бути відновлено, орендодавець має право вимагати компенсацію збитків.

Якщо орендар не повертає нерухомість, орендодавець має право вимагати від орендаря сплатити неустойку – у розмірі подвійної плати за користування нерухомістю за час прострочення (ч. 2 ст. 785 ЦКУ). Строк позовної давності для звернення до суду з вимогою про її стягнення становить три роки з дня, наступного за днем, коли орендар мав повернути нерухомість.

Тож, які умови доцільно передбачити у договорі оренди приміщення, узагальнимо у Таблиці 2.

Таблиця 2

Договір оренди приміщення: ключові умови

Умова договору	Зміст / деталі
Відомості про приміщення	Адреса, поверх, номер офісу або кабінету, кадастровий номер, дані з витягу про право власності
Строк оренди	Якщо строк < 3 років – договір можна укласти без нотаріального посвідчення та державної реєстрації права оренди. Якщо строк ≥ 3 років – договір підлягає нотаріальному посвідченню та державній реєстрації права користування
Орендна плата та графік платежів	Сума орендної плати (не нульова), включно з витратами на комунальні послуги, охорону та прибирання
Перегляд орендної плати	Умови та порядок зміни орендної плати. Наприклад, перегляд не частіше одного разу на рік, за взаємною згодою сторін, або у разі зміни ринкової вартості аналогічних приміщень
Поточний і капітальний ремонт	Визначення, який ремонт виконує та оплачує орендар, а який – орендодавець
Порядок користування приміщенням	Робочий розпорядок, пропускний режим. Приміщення використовують за призначенням, зміни стану можливі лише за згодою орендодавця
Повернення та відновлення майна	Закріплюють обов’язок орендаря усувати пошкодження з його вини, строки та порядок відновлення, а також відшкодування збитків, якщо майно не можна відновити. Факт і стан повернення підтверджує акт приймання‑передачі
Відповідальність та штрафні санкції	Неустойка (штраф, пеня), відшкодування збитків у разі порушення умов договору
Вирішення спорів	Порядок досудового врегулювання конфліктів та визначення судів для звернення у разі спору
Підписи сторін	Договір вважається укладеним з моменту підписання сторонами. Підпис підтверджує волю сторони на укладення угоди. Якщо підписів немає, податкові органи можуть поставити під сумнів чинність договору

Також у Таблиці 3 зібрали реальні ситуації та практичні рішення, які допоможуть зрозуміти ваші права і обов’язки, а також уникнути конфліктів.

Таблиця 3

Оренда приміщень: практичні ситуації та рішення

Ситуація	Рішення
Чи дозволена оренда приміщення кількома орендарями	Дозволена. Обмежень щодо кількості орендарів немає. У зобов’язанні може бути кілька осіб на стороні орендаря або орендодавця. Можна укласти один договір з кількома орендарями або кілька окремих договорів (ст. 509, 510, 526 ЦКУ). Також можливий варіант суборенди за згодою орендодавця (ст. 774 ЦКУ). Головне – щоб у договорах були всі істотні умови та чітко визначені орендовані кожним площі в договорах. При цьому загальна орендована площа не має перевищувати фактичну. Окрім конкретизації та розподілу в натурі об’єкта оренди, у договорі оренди також варто прописати порядок користування переданим об’єктом, експлуатації кімнат загального користування (за їх наявності) тощо. Якщо в приміщенні один вхід, у договорі обумовте ще й порядок користування входом і ключами. Утім, режим спільного користування приміщенням орендарі можуть визначити й самостійно (поза межами договору оренди). Вид діяльності орендарів може бути однаковим, але не заборонений законом (ст. 759 ЦКУ)
Як оформити спільне користування приміщенням	Індивідуалізувати об’єкт. У договорі або додатку (план приміщення) слід чітко визначити, хто і яку частину використовує, інакше договір можуть визнати неукладеним (ст. 760 ЦКУ)
Чи обов’язкова держреєстрація договору оренди між юрособами	Ні. Реєструють не договір, а право користування, і лише якщо договір укладено на строк 3 роки і більше (ст. 794 ЦКУ; п. 2 ч. 1 ст. 4 Закону №1952)
Хто здійснює держреєстрацію права оренди	Нотаріус або суб’єкт держреєстрації. Нотаріус може зареєструвати право незалежно від місця розташування нерухомості (ст. 19 Закону №1952)
Чи є відповідальність за нереєстрацію права оренди	Штрафів немає, але без реєстрації право користування вважається таким, що не виникло, якщо реєстрація обов’язкова (ч. 2 ст. 3 Закону №1952)
Чи допустима оренда між близькими родичами	Краще оформити договір позички, якщо користування безоплатне. Оренда тягне ПДФО, ВЗ та мінімальну орендну плату (ст. 759, 827, 828 ЦКУ; ст. 170 ПКУ)
Чи можна укласти договір оренди після держреєстрації підприємства	Так. Для реєстрації юрособи договір оренди не потрібен (Закон України від 15.05.2003 №755-IV). Але без договору не варто використовувати приміщення для своєї госпдіяльності із витрачанням коштів на його утримання і роботою у ньому найманих працівників. Податківці можуть визнати такі операції нереальними (ухвала ВАСУ від 17.12.2015 у справі №804/1971/15)
Як орендувати приміщення, не введене в експлуатацію	Два варіанти: 1) попередній договір із умовою, що основний договір оренди укладуть після введення приміщення в експлуатацію, щоб у орендаря була законна підстава не сплачувати оренду (ст. 635 ЦКУ); 2) договір оренди з відкладальною умовою (бронювання) із датою фактичного користування від введення приміщення в експлуатацію. Він гарантує доступ орендарю, встановлює оплату з місяця введення та право використовувати юридичну адресу (ст. 212, 627 ЦКУ)
Чи можна оформити оренду між юрособою і її засновником/директором	Це небезпечно. Засновник/директор підприємства ризикує, коли укладає договори із самим собою від власного імені (як фізичної особи, у т. ч. ФОП) та від імені підприємства (як його уповноваженої особи). Адже представник не може діяти та укладати правочин у власних інтересах (ст. 238 ЦКУ). Такі договори на вимогу однієї із договірних сторін або органів контролю суд може визнати недійсними (ст. 203, 215 ЦКУ; постанови ВС від 23.09.2014 у справі №3-110гс14, від 31.07.2019 у справі №925/968/18, від 25.11.2020 у справі №639/5187/17, від 06.07.2022 у cправі №909/276/21 тощо). Найоптимальніше у цій ситуації, якщо засновник/директор видає будь-якій фізособі довіреність на укладення договорів від імені підприємства (ст. 246 ЦКУ). Причому статут має передбачати таке право засновника/директора. Довіреність може бути разова (для одного договору) або багаторазова (для різних договорів на певний строк). Форма довіреності зазвичай проста письмова, але для договорів у нотаріальній формі її також слід нотаріально засвідчити (ст. 244–250 ЦКУ). В обов’язковому порядку зазначають дату видачі та строк дії (ч. 3 ст. 247 ЦКУ)
Чи допустима щоденна погодинна оренда нерухомого майна з обладнанням	Допустима, якщо це прямо передбачено договором (ст. 759 ЦКУ). Але факт користування майном краще підтверджувати актом приймання-передачі (ст. 795 ЦКУ), інакше – ризик суперечок щодо пошкоджень і невизнання витрат. В акті слід фіксувати дату і час передачі та повернення, стан приміщення та обладнання, підписи сторін і за потреби додавати фотодокументацію. Акт бажано складати перед початком користування та після його завершення, особливо якщо орендар використовував обладнання або могли виникнути пошкодження. Для щоденної або погодинної оренди можна вести універсальний акт, що фіксує зміни стану при кожному користуванні, а в договорі передбачити правила користування обладнанням і відповідальність за пошкодження, а також погодинну або добову ставку та окремо вартість комунальних послуг і обслуговування
Чи може орендна плата бути меншою за суму амортизації приміщення	Дозволено, закон обмежень не містить. За ЦКУ розмір орендної плати орендодавець і орендар встановлюють у договорі оренди між собою. Але таку орендну плату можливо доведеться економічно обґрунтувати під час перевірки
Чи обов’язково індексувати орендну плату	Ні, для приватного майна індексація – лише за домовленістю сторін (ч. 3 ст. 762 ЦКУ). Якщо індексацію передбачили, то щомісячну орендну плату збільшують на індекс інфляції за правилами, зазначеними в договорі. Якщо індексацію не прописали, її застосування неможливе без внесення змін до договору. Обов’язкова – лише для держ- і комунального майна

Висновки

Письмова форма і чіткі умови – запорука безпеки. Договір оренди має бути письмовим, із точно зазначеним об’єктом, строком, орендною платою та порядком повернення майна. Неузгоджені або розмиті формулювання створюють ризики спорів, додаткових витрат та проблем із контролюючими органами.
Розподіл обов’язків і платежів мінімізує конфлікти. Детальне прописування комунальних платежів, ремонту, поліпшень та суборенди дозволяє уникнути непорозумінь, передбачає механізми компенсацій і гарантує прозорість витрат, захищаючи і орендаря, і орендодавця.
Правила продовження та припинення договору критично важливі. Знання нюансів автоматичного продовження, умов дострокового розірвання та обов’язку повернення майна у належному стані дозволяє бізнесу планувати використання приміщення без ризику непередбачених штрафів і судових спорів.

Шаблони та зразки документів:

Акт приймання-передачі приміщення до договору оренди

Акт приймання-передачі приміщень до договору оренди нежитлових приміщень

Акт приймання-передачі приміщення в суборенду

Лист-запит про отримання дозволу орендодавця на проведення капітального ремонту приміщення

Лист про надання дозволу на проведення капітального ремонту орендованого приміщення

Лист про отримання дозволу на передачу приміщення в суборенду

Лист про надання дозволу на передачу нежитлового приміщення в суборенду

Договір оренди приміщення (комунальні в орендній платі)

Договір оренди нежитлового приміщення (ФОП)

Додаткова угода до Договору оренди нежитлового приміщення (зміна вартості оренди)

Додаткова угода до договору оренди (збільшення розміру орендної плати)