Як заповнити електронну трудову книжку: інструкція для роботодавця

1. Що таке електронна трудова книжка
2. Записи трудової книжки (за СПОВ)
3. Відцифрована ЕТК
4. Скан-копії трудової книжки
5. Як роботодавцю заповнити електронну трудову книжку працівника
6. Як роботодавцю внести інші дані до електронної трудової книжки
7. Як внести інші дані до електронної трудової книжки
8. Відповіді на найпоширеніші питання
9. Висновки

Що таке електронна трудова книжка

З 10.06.2021 запроваджено облік трудової діяльності працівників в електронній формі відповідно до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 №1217-ІХ. Тобто з цього періоду запроваджено електронну трудову книжку.

Електронна трудова книжка ‒ це цифровий аналог паперової, який зберігається в базі Пенсійного фонду України.

На вебпорталі ПФУ для користувачів реалізована окрема послуга «Електронна трудова книжка» в особистому кабінеті і надано можливість її переглядати. Дані наводяться на дату здійснення входу на вебпортал. Проте вона відрізняється від класичної трудової книжки і містить зовсім інші поля та іншу логіку наповнення та заповнення, що розглянемо далі.

На порталі ПФУ електронна трудова книжка складається з кількох основних частин:

1. Записи трудової книжки (за СПОВ);
2. Відцифрована ЕТК;
3. Скан-копії трудової книжки.

Зверніть увагу! Так як ЕТК функціонує з 2021 року, то зазвичай і записи відображаються лише з цього періоду

Розглянемо детальніше ці розділи ЕТК, як вони наповнюються та які правила та виключення діють при їх заповненні.

Записи трудової книжки (за СПОВ)

Перша вкладка електронної трудової книжки «Записи трудової книжки (за СПОВ)»

СПОВ (Спеціалізований персональний облік відомостей) ‒ це система персоніфікованого обліку в Україні, яка містить дані про страховий стаж та доходи громадян, що використовуються для розрахунку пенсій, допомоги по тимчасовій непрацездатності та інших соціальних виплат.

Вкладка «Записи трудової книжки (за СПОВ)» містить інформацію про періоди трудових відносин згідно зі звітністю страхувальників (роботодавців), виключно як найманого працівника за основним місцем роботи, тобто, дані щодо роботи за сумісництвом, договором цивільно-правового характеру та періоди підприємницької діяльності у цій вкладці не відображаються.

У цій закладці відображається інформація про трудові відносини найманого працівника, яка сформована автоматично за даними звітів роботодавців (найраніше за період з 01.01.1998).

Щоб переглянути відомості про роботу за сумісництвом необхідно сформувати Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. Для замовлення такого електронного документа необхідно в розділі «Комунікація з ПФУ» обрати вкладку «Запит на отримання електронних документів», зазначити тип звернення «Витяг з ЕТК» та заповнити обов’язкові поля, вказавши податковий номер, прізвище, ім’я, по батькові та номер телефону. Отримати витяг можна у вкладці «Мої звернення» лівого бокового меню.

Як це зробити дивіться відео:

Таким чином вдасться завантажити pdf-файл, де будуть відображені періоди роботи за основним місцем роботи та сумісництвом, а також дані про перебування на обліку як безробітного:

Зверніть увагу, що у зв’язку з тим, що вкладка «Записи трудової книжки (за СПОВ)» відображає періоди згідно звітності страхувальників, виправлення даних в цій вкладці в ручному режимі не передбачено

Відцифрована ЕТК

У закладці «Відцифрована ЕТК» розміщено дані за результатами оцифрування відомостей про трудові відносини відповідно до наданої сканованої трудової книжки та результат їх оцифрування працівниками територіальних органів Пенсійного фонду України.

Зверніть увагу! У вкладці «Відцифрована ЕТК» переглянути результат оцифрування та звірити свій страховий стаж із записами в електронній трудовій книжці можна у випадку, якщо особою або її страхувальником подано на вебпортал е-послуг ПФУ скановані копії документів про трудову діяльність за період до 01.01.2004

Скан-копії трудової книжки

У закладці «Сканкопії трудової книжки» розміщені сканкопії паперової трудової книжки (надані застрахованою особою чи страхувальником).

Як роботодавцю заповнити електронну трудову книжку працівника

З метою обліку в електронній формі відомостей про трудову діяльність працівника страхувальником подаються відомості про працівника щодо:

1. переміщення з одного структурного підрозділу до іншого, або переведення на іншу постійну посаду або роботу,
2. звільнення, поновлення на роботі, призупинення/відновлення дії трудового договору,
3. а також про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії,
4. складання присяги,
5. стажування, навчання,
6. належності або неналежності осіб, які працюють, забезпечують себе роботою самостійно або навчаються, до членів професійних спілок,
7. та інші відомості (ч. 2 ст. 20 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).

На сьогодні роботодавець не вносить особисто запис про прийняття / звільнення працівника самостійно до ЕТК. Ці дані заносяться автоматично з повідомлення про прийняття на роботу, зарплатної звітності (Податкового розрахунку, зокрема з Додатку 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби») та оперативних відомостей

Таким чином працівник побачить запис в ЕТК про прийняття на роботу після подання Податкового розрахунку.

Як роботодавцю внести інші дані до електронної трудової книжки

Окремо варто звернути увагу, що через Додаток 5 до ЕТК потрапляють не всі дані. Після подання цього додатку до трудової книжки заносяться відомості про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, початок та завершення декретної відпустки та відпусток до 3 чи 6 років.

Водночас інші важливі відомості про трудову діяльність працівника подаються через вебпортал ПФУ в електронній формі у вигляді xml-файлу (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1; далі – Порядок №11-1).

В такий спосіб, зокрема, можна передати відомості про період служби, набуття освіти, безробіття, призупинення трудового договору або іншу подію, що враховується або не враховується до трудового стажу. Також можна завантажити інформацію про присвоєння або позбавлення рангу чи атестацію робочого місця. Ще можна підтягнути інформацію про військову службу, присвоєння або позбавлення звання.

Як внести інші дані до електронної трудової книжки

Хml-файл є не дуже зручним способом подання відомостей до ПФУ. Тому зазвичай використовують функціонал «Додати запис».

Після того як роботодавець зможе вносити записи до електронної трудової книжки працівника, він зможе оцифрувати запис про певну подію та долучити сканкопію підтвердного документа. Так інформація потрапить до електронної трудової книжки.

Відповіді на найпоширеніші питання

Чи повинні кадровики вести електронні трудові книжки?

Електронна трудова книжка автоматично наповнюється через оцифровані документи, повідомлення про прийняття та зарплатну звітність.

Електронна трудова книжка формується у реєстрі застрахованих осіб та доступна на порталі Пенсійного фонду. Основні джерела наповнення:

1. оцифрована паперова трудова книжка або її скан-копія;
2. повідомлення про прийняття на роботу;
3. дані із зарплатної звітності роботодавця.

Якщо з якихось причин відомості не потрапили до реєстру застрахованих осіб (тобто до ЕТК), то можна внести ці дані, зокрема:

1. за допомогою функціоналу «Додати запис» та додати сканкопію підтвердного документа;
2. за допомогою xml-файлу.

Трудову книжку працівника оцифровано. Як перейти на ЕТК?

Якщо всім працівникам уже оцифровано трудові книжки, підприємству не потрібно окремо «відкривати» чи «заводити» електронну трудову книжку, вона вже формується в Реєстрі застрахованих осіб ПФУ.

Роботодавець може наповнювати електронну трудову книжку, але оскільки бухгалтер щомісяця подає звітність, то інформація потрапляє до ЕТК із звітності.

Але також можна самостійно наповнити ЕТК. Кадровик може це зробити, якщо є доступ до кабінету роботодавця на порталі ПФУ.

Подати відомості про відсутнє переведення можна через електронний кабінет страхувальника на вебпорталі ПФУ в розділі «Комунікації з ПФУ» – сервіс «Відомості про трудові відносини робітника (трудові книжки)» та функцію «Додати запис», до якого прикріпити сканкопію наказу про переведення і підписати КЕП.

Як новоприйнятому працівнику завести ЕТК?

Електронна трудова книжка наповнюється через Додаток Д5, на основі цих відомостей вносяться дані до Реєстру застрахованих осіб, формуються записи до електронної трудової книжки.

У разі відсутності в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відомостей:

1. про прийняття на роботу,
2. переміщення з одного структурного підрозділу до іншого або переведення на іншу постійну посаду або роботу,
3. звільнення,
4. поновлення на роботі,
5. призупинення / відновлення дії трудового договору,
6. про присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії,
7. складання присяги, стажування, навчання тощо

відповідні відомості подаються страхувальником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням КЕП страхувальником шляхом створення відповідного електронного запису в електронному кабінеті страхувальника (п. 8 Порядку №11-1).

Якщо такі відомості про трудову діяльність автоматично не підтягнулись через звітність, або не відображаються у Додатку Д5, але мають відобразитись у електронній трудовій книжці тоді страхувальник такі відомості відображає через кабінет страхувальника на порталі ПФУ:

1. через передачу XML-файлу;
2. через використання функціоналу «Додати запис».

Як внести заохочення до електронної трудової книжки?

Внести відомості про заохочення та нагороди до електронної трудової книжки може роботодавець через свій електронний кабінет на вебпорталі ПФУ або сам працівник шляхом подачі звернення.

При використанні роботодавцем або працівником функціоналу «Додати запис» на вебпорталі ПФУ, де створюється електронний запис і додається сканкопія підтвердного документа про заохочення.

Електронна трудова книжка може містити відомості про заохочення, але для роботодавця це право, а не встановлений законом обов’язок.

Висновки

1. Електронна трудова книжка формується автоматично на підставі звітності роботодавця та даних ПФУ. Вона містить відомості про трудову діяльність працівника, а переглянути їх можна в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ.
2. Вкладка «Записи трудової книжки (за СПОВ)» не містить усіх періодів роботи. Зокрема, робота за сумісництвом, за ЦПД та підприємницька діяльність у ній не відображаються. Для отримання повнішої інформації потрібно замовити витяг з ЕТК.
3. Роботодавець не вносить вручну записи про прийняття та звільнення працівників до ЕТК. Такі відомості потрапляють автоматично на підставі повідомлень про прийняття та Податкового розрахунку.
4. Інші відомості про трудову діяльність потрібно подавати окремо через вебпортал ПФУ. Для цього можна використовувати XML-файл або функцію «Додати запис» із завантаженням сканкопії документа, що підтверджує відповідну подію.
5. Роботодавцю важливо контролювати повноту та правильність відомостей в ЕТК працівників. Особливу увагу слід приділяти поданню Додатка 5, внесенню інших важливих подій та наявності підтвердних документів, щоб трудова історія працівника була відображена коректно.

Читайте більше:

ЕТК замість паперової книжки: як роботодавцю вести облік трудової діяльності

Якими даними керуватися роботодавцям при розрахунку вислуги років: трудова книжка чи витяг з ЕТК

Як внести заохочення до електронної трудової книжки працівника

Як отримати витяг з електронної трудової книжки онлайн через вебпортал та мобільний додаток

Електронна трудова книжка: як контролювати в ній записи після 10 червня 2026 року

Електронні трудові книжки: як роботодавцю отримати загальний список працівників