Відомості про трудову діяльність при прийнятті на роботу: що робити кадровику

1. Для чого потрібні Відомості про трудову діяльність
2. Коли надавати трудову книжку, а коли Відомості
3. Що надає сумісник при працевлаштуванні
4. Хто формує Відомості про трудову діяльність
5. Як отримати Відомості про трудову діяльність
6. Станом на яку дату потрібно формувати Відомості
7. В який спосіб надавати Відомості
8. Чи долучати Відомості до Особової справи
9. Що можна «прочитати» з Відомостей
10. Що робити, якщо у Відомостях немає інформації про звільнення
11. Чи буде штраф, якщо приймали працівник без Відомостей

Для чого потрібні Відомості про трудову діяльність

Відомості про трудову діяльність – документ із Реєстру застрахованих осіб, який працівник може подати роботодавцю замість паперової трудової книжки при укладенні трудового договору.

Зокрема, відповідно до ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП):

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати <…> трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування<…>

Наразі Відомості про трудову діяльність формуються в Реєстрі за даними, які надходять від страхувальників у складі звітності та в установленому порядку. Водночас для підтвердження періодів трудової діяльності, яких немає в Реєстрі, зокрема давніх періодів, використовують оцифровані документи про стаж.

Тому відсутність певного запису у Відомостях ще не означає, що працівник не працював у цей період.

Коли надавати трудову книжку, а коли Відомості

Нормою не встановлено пріоритетності у наданні інформації в тій чи іншій формі. Вибір фактично робить працівник.

Що надає сумісник при працевлаштуванні

Спеціальних правил для сумісників не встановлено: надається або трудова книжка, або Відомості про трудову діяльність.

Нагадаємо, що після 10.06.2026 трудові книжки повинні бути видані працівникам на руки для зберігання. Тому наразі можливі ситуації, коли працівник буде працевлаштовуватися на роботу за сумісництвом з трудовою книжкою. Вимагати додатково надати Відомості не потрібно.

Хто формує Відомості про трудову діяльність

При працевлаштуванні працівник має подати роботодавцю один із документів:

1. або трудову книжку (за наявності);
2. або Відомості про трудову діяльність.

Увага! Надається один з документів. Не потрібно вимагати обидва документи. Цілком можливо, що людина надає трудову книжку і не надає Відомості. Або навпаки: Відомостей без трудової книжки достатньо для працевлаштування

Отже, формує Відомості саме працівник. У роботодавця немає обов’язку формувати такі Відомості.

Однак зазначимо, що формально є спосіб, який можна використовувати при прийнятті працівника на роботу, коли зв’язок «Роботодавець – працівник» з конкретною особою ще не встановлено. Щоправда, для цього працівник повинен мати доступ на портал Пенсійного фонду і надати доступ до своєї ЕТК новому роботодавцю. Детально процес описано тут. Проте наголошуємо, що це не обов’язок роботодавця.

Як отримати Відомості про трудову діяльність

Щоб отримати дані з Реєстру застрахованих осіб можна звернутись до відділення Пенсійного фонду. Але є і більш зручний спосіб – отримати дані онлайн.

Заходимо на вебпортал ПФУ та обираємо спосіб авторизації. Доступ до своїх персональних даних, які наявні в Пенсійному фонді, особа може отримати дистанційно засобами вебпорталу ПФУ, здійснивши авторизацію в особистому електронному кабінеті за допомогою:

1. кваліфікованого електронного підпису (КЕП);
2. токену;
3. банківської картки (за ID.GOV.UA);
4. «Дія.Підпис».

Далі у розділі «Комунікації з ПФУ» обираєте вкладку «Запит на отримання електронних документів». Персональні дані підтягуються автоматично. Обираємо тип звернення «Витяг з ЕТК». Проставляємо «згоду на обробку персональних даних» і надсилаємо запит до Пенсійного фонду.

Переглянути результат розгляду звернення можна в розділі «Мої звернення», де буде знаходитись сформований pdf-документ з назвою Відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.

Станом на яку дату потрібно формувати Відомості

Конкретну дату, на яку мають бути Відомості, законодавство не встановлює. Тому працівник може сформувати їх напередодні, у день оформлення або раніше.

Дата зазначається на останньому аркуші документа:

На практиці доцільно отримувати актуальні відомості, особливо якщо вони необхідні для підтвердження стажу чи попереднього досвіду роботи.

В який спосіб надавати Відомості

Законодавство не встановлює способу, в який роботодавцю можуть бути надані Відомості про трудову діяльність. На нашу думку, вони можуть бути:

1. роздруковані й надані при працевлаштуванні. Формально не встановлено обов’язку віддавати такі Відомості роботодавцю, достатньо – надати, тобто «показати»;
2. надіслані роботодавцю у вигляді pdf-файлу (якщо такий спосіб комунікації узгоджено сторонами).

Чи долучати Відомості до Особової справи

Цього не вимагається.

У Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила №1000/5) наведений вичерпний перелік документів, які зберігають в особовій справі.

В пункті 12 глави 2 розділу IV Правил №1000/5 перелічено документи, які містяться в особовій справі. Зауважимо, що ні ксерокопії трудової книжки, ні Відомості про трудову діяльність тут не зазначено.

Отже, за замовчування достатньо, що працівник надав Відомості для ознайомлення і заповнення необхідних документів при працевлаштуванні.

Водночас доволі часто, якщо працівник не заперечує залишити Відомості або надсилає pdf-файл, такі Відомості зберігаються на підприємстві. Однак при формуванні Особової справи для передачі в архів вони прибираються.

Що можна «прочитати» з Відомостей

У Відомостях про трудову діяльність, зокрема, видно:

1. особову інформацію про працівника: ПІП, реквізити паспорта, РНОКПП;
2. страхувальників (роботодавців), зокрема, найменування і ЄДРПОУ (графа 2);
3. дату внесення записів, які потрапили до Реєстру застрахованих осіб, зокрема, через Податковий розрахунок, який подає роботодавець (графа 3). Наприклад, дату прийняття на роботу чи дату звільнення;
4. зміст відомостей, зокрема, прийняття, звільнення (графа 5). Зауважте: тут видно, працівник працю за основним місцем роботи чи сумісництвом;
5. найменування посади (графа 6). Зазначається не завжди, а тільки після того, як така інформація подається через Податковий розрахунок;
6. військове звання (графа 7). Ці дані не тотожні даним з «Резерв+»;
7. причину звільнення (графа 8). Зазначається конкретна стаття КЗпП;
8. реквізити документа, на підставі якого внесено запис (графа 9).

Зауважте, що по графі 4 можна зробити висновок, чи було оцифровано трудову книжку працівника.

Алгоритм такий: якщо графа 4 «Дата запису (за сканованими документами)» не заповнена, то сканкопії не подавалися або ще не опрацьовані ПФУ (див. перший спосіб). Якщо ж сканкопії подавалися і були опрацьовані ПФУ, то буде заповнена графа 4.

Не лякайтеся: деякі записи в графі 3 і в графі 4 будуть продубльовані. Це не помилка!

Увага! В графі 4 не зазначається дата, коли саме було опрацьовано трудову книжку

Що робити, якщо у Відомостях немає інформації про звільнення

Якщо вважати Відомості про трудову діяльність аналогом трудової книжки, то при працевлаштуванні на основне місце роботи ми маємо пересвідчитися, що є запис про звільнення з попереднього місця роботи.

Але! Зауважимо, що у загальному випадку такий запис з’явиться у Відомостях про трудову діяльність після того, як про звільнення відзвітує попередній роботодавець в Податковому розрахунку (зафіксує дату звільнення у додатку Д5). Інші джерела наповнення – тут. Отже, інформація буде оновлена у Відомостях пізніше.

На момент прийняття працівника на роботу деякої інформації, дійсно, ще може не бути у Відомостях. Зокрема, якщо працівник звільнився 31.08.2026, а 01.09.2026 приймається на роботу за іншим місцем, то інформація про звільнення у Відомостях ще може не відображатися. Водночас це не перепона для працевлаштування.

Чи буде штраф, якщо приймали працівник без Відомостей

При працевлаштуванні обов’язково надається або трудова книжка, або Відомості про трудову діяльність. Тому формально працевлаштування без зазначених документів – це порушення трудового законодавства.

Якщо інспектор праці виявить цей факт, роботодавцю загрожують фінансові санкції в розмірі мінімальної зарплати, як за інші порушення у сфері праці (ст. 265 КЗпП).

Утім, оскільки роботодавець не зберігає трудові книжки працівників і відповідно не реєструє їх в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, а також не зобов’язаний зберігати Відомості про трудові діяльність, то виявити такий факт можна тільки у випадку працевлаштування:

1. на основне місце роботи працівника, який на дату прийняття на роботу вже мав інше основне робоче місце;
2. за сумісництвом без основного місця роботи.

До того ж відповідальності для роботодавця в таких випадках не буде.

Джерело: kadroland

Читайте більше:

Відомості про трудову діяльність при працевлаштуванні формує працівник чи роботодавець

Оформлення трудових відносин: коли необхідний письмовий трудовий договір

Усний трудовий договір: чи обов'язково видавати наказ

Порядок оформлення трудових відносин у 2026 році

Чи може закордонний паспорт замінити внутрішній при оформленні трудових відносин

Трудові договори під час війни: що змінилося для роботодавців і працівників

Обов’язки роботодавця до початку роботи працівника за трудовим договором

Обов’язки роботодавця при укладанні трудового договору