
Працевлаштування, переведення
07.05.2026
Електронний трудовий договір: порядок оформлення та типові помилки
Воєнний стан та дистанційна робота фактично легалізували електронний формат кадрового документообігу. Сьогодні роботодавці можуть укладати трудові договори онлайн із використанням КЕП та систем електронного документообігу. Але важливо пам’ятати: проста скан-копія без електронного підпису не має сили електронного трудового договору і може стати причиною трудового спору. Розбираємо, як правильно оформити електронний трудовий договір, які документи потрібні та яких помилок слід уникати

Трудовий договір – це угода між працівником та роботодавцем, яка передбачає фіксацію умов праці та винагороду за роботу (Кодекс законів про працю України, далі – КЗпП).
Укладається, як правило, у письмовій формі. Дотримання такої форми є обов'язковим у випадках, визначених у ст. 24 КЗпП. Проте, відповідно до ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136), у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.
Ст. 29 КЗпП зобов'язує роботодавця ознайомити працівника з умовами праці, а також допускає використання електронних засобів комунікації з накладанням електронного підпису.
Відповідно до ст. 7 Закону №2136-IX у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин, а також будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації.
Таким чином, законодавство прямо допускає електронну форму взаємодії сторін трудового договору
Як укласти електронний трудовий договір
Для належного оформлення трудового договору в електронній формі потрібні:
- заява працівника про прийняття на роботу, підписана електронним підписом або через системи електронного документообігу,
- письмовий трудовий договір, підписаний обома сторонами за допомогою електронного підпису або систем електронного документообігу,
- наказ роботодавця про прийняття на роботу,
- повідомлення до Державної податкової служби в порядку, передбаченому постановою КМУ від 17.06.2015 №413.
Передусім слід перевірити готовність сторін підписати договір в електронному форматі:
- чи є у роботодавця кваліфікований електронний підпис (КЕП / ЕЦП) у директора або уповноваженої особи, яка має повноваження приймати на роботу і підписувати трудовий договір,
- чи є у працівника КЕП (електронний ключ, через Дію, через ПриватБанк тощо),
- чи можуть сторони використати системи електронного документообігу, наприклад Вчасно, Dubidoc тощо.
Після цього потрібно підготувати текст трудового договору та направити його працівнику для ознайомлення з положеннями.
Після погодження тексту трудовий договір підписується одним із двох способів:
- або текст договору завантажується до системи електронного документообігу, де кожна зі сторін підписує його за допомогою електронного ключа,
- або кожна зі сторін окремо підписує його електронним ключем і сторони обмінюються текстом підписаного трудового договору у форматі PDF разом із протоколами електронного підпису.
Електронний трудовий договір, підписаний електронним ключем, має таку ж юридичну силу, як і паперовий договір з особистим підписом
Після підписання працівником та роботодавцем трудовий договір вважається укладеним. Роботодавець видає наказ про прийняття на роботу, в якому вказує підставу: заяву працівника та письмовий трудовий договір.
Ризики та помилки
Скан-копія або фото договору без підписання сторонами електронним ключем не є електронним трудовим договором. На практиці найпоширенішою помилкою є підміна електронного трудового договору сканованим документом.
Найчастіше це виглядає так:
• роботодавець надсилає працівнику трудовий договір у форматі PDF,
• працівник його роздруковує, підписує, сканує та надсилає назад,
• роботодавець роздруковує цей файл або просто зберігає його в електронному вигляді.
Юридично така модель не означає укладення електронного трудового договору. Це лише копія паперового документа
У такому випадку відсутній електронний підпис, а отже, працівник надалі може заявити, що не підписував договір, не висловлював волі на його укладення. Крім того, немає належного підтвердження цілісності документа. Усе це створює ризики визнання відсутності належного оформлення трудових відносин.
Неправильно оформлений і підписаний трудовий договір може стати підставою для трудового спору щодо того:
- чи був договір укладений,
- чи були погоджені його умови,
- чи існує належний доказ підписання,
- чи дотримано процедури оформлення.
Джерело: НААУ
Читайте більше:
Порядок оформлення трудових відносин у 2026 році
Електронний трудовий договір: комітет ВРУ рекомендує ухвалити законопроєкт №14141
Що повинен обов’язково містити трудовий договір
Трудові договори можна буде підписувати онлайн: Закон прийнято у І читанні
Укладаємо письмовий трудовий договір: чи потрібні заява та наказ
✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Військовий облік
20.09.2026
20 вересня Резерв+ не працює: як отримати військово-обліковий документ через Дія
Нестабільна робота застосунку «Резерв+» не звільняє від обов’язку мати при собі військово-обліковий документ під час мобілізації. У разі технічних збоїв варто скористатися альтернативою – PDF-версією ВОД із QR-кодом або його паперовою копією. Відсутність документа може призвести до значних штрафів, тому важливо подбати про його наявність завчасно. Найзручніший спосіб – сформувати ВОД через портал Дія та зберегти його у доступному форматі

ФОП
20.09.2026
Використання КЕП мобілізованого ФОП та призначення уповноваженої особи: ризики та легалізація у 2026 році
Є мобілізований ФОП. Про його мобілізацію було сповіщено ДПС. Декларація з єдиного податку не подається, податки не сплачуються. У ФОП є наймані працівники, нараховується заробітна плата, сплачуються податки, і про це є звіти. Але не була призначена уповноважена особа, яка це все робить і звітує. Все це робиться від мобілізованого ФОП під його електронний підпис. Що можливо зробити зараз, чи все це не має особливого значення? ФОП міг це і не робити, а зробити це все після демобілізації

Оренда
20.09.2026
Договір позички приміщення та орендний ліміт 900 кв. м для ФОП 3 групи ЄП у 2026 році
ФОП на 3 групі з листопада 2023 року здає в оренду за оплату 900 кв. м нежитлової площі (договір оренди) + 300 кв. м (договір позички нежитлового приміщення). Податкова вважає позику приміщення орендою? Чи входить позичка приміщення в розрахунок 900 кв. м? Якщо до договору позички приміщення є додаток, де прописано, що користувач (військова частина) компенсує витрати за електроенергію, чи не буде податкова при перевірці вважати це договором оренди?

Судова практика
20.09.2026
5 причин залишення позову або апеляційної скарги без руху: що потрібно врахувати
П’ятий апеляційний адміністративний суд назвав 5 поширених причин, через які позов або апеляційну скаргу можуть залишити без руху: несплату судового збору, відсутність необхідних документів чи доказів, невідповідність вимогам до форми та змісту, непідтверджене надсилання документів іншим учасникам та пропуск установленого строку

Пенсія, соцпільги
20.09.2026
Повідомлення про необхідність пройти фізичну ідентифікацію у 2026 році
Пенсіонери та отримувачі страхових виплат, які тимчасово проживають за кордоном або перебувають на тимчасово окупованих територіях, мають щороку до 31 грудня проходити фізичну ідентифікацію. ПФУ вже надіслав відповідні повідомлення в особисті кабінети: їх можна переглянути на вебпорталі ПФУ в або в мобільному застосунку

Торгівля, послуги
20.09.2026
Права споживачів мобільного зв’язку: що робити у разі проблем із послугами
Споживач мобільних послуг має право знати умови та вартість послуг, отримувати їх відповідно до договору та захищати свої права у разі неналежного обслуговування. Якщо виникли проблеми з якістю зв’язку, тарифікацією чи рахунком, спочатку варто звернутися до оператора та зафіксувати звернення, а якщо питання не вирішено – подати скаргу до НКЕК

Державний нагляд
20.09.2026
Бал «4» – найвища оцінка: що потрібно довести держслужбовцю під час оцінювання. Інфографіка
Щорічне оцінювання державних службовців передбачає визначення результатів їхньої службової діяльності з урахуванням установлених критеріїв. Розбираємо в інфографіці хто підлягає оцінюванню, які строки та учасники процедури, як професійний розвиток впливає на результат і що потрібно для отримання найвищого бала «4»

Медицина
20.09.2026
Серцево-судинні захворювання: МОЗ пояснює, як контролювати основні фактори ризику
Серцево-судинні захворювання залишаються однією з головних причин передчасної смертності, однак значну частину ризиків можна контролювати. Регулярне вимірювання тиску, контроль холестерину та глюкози, щонайменше 150 хвилин фізичної активності на тиждень, відмова від нікотину та профілактичні обстеження допомагають своєчасно виявляти ризики й підтримувати здоров’я серця

Документообіг, первинні документи
19.09.2026
Товар отримали в ящиках, а реалізуємо в кг: чи можна так робити
В прибутковій накладній на отримання товару (банани) одиниця виміру зазначена «шт. (ящик)». Ми хочемо продавати товар в кілограмах. Чи можна юридичній особі змінити одиницю виміру з ящиків на кілограми та реалізовувати товар в такому форматі?

Політика, економіка
19.09.2026
НКРЕКП пропонує динамічну ціну на електроенергію та безкоштовну зміну постачальника
НКРЕКП схвалила проєкт змін, який дозволить споживачам з інтелектуальними лічильниками укладати договори з динамічною ціною на електроенергію. Проєкт також передбачає безкоштовну зміну постачальника для побутових і малих непобутових споживачів та можливість обирати постачальника з ЄС або Енергетичного Співтовариства за умови допуску до українського ринку

Торгівля, послуги
19.09.2026
Яким воском покривають фрукти: що означають E901, E903 та E904
Деякі фрукти та овочі після збору врожаю покривають харчовими восками, які захищають поверхню продукту та впливають на його вигляд. Споживач має право знати про таке покриття: зокрема, на етикетці можна зустріти позначення E901, E902, E903, E904 або E914, що вказують на вид використаного воску

Судова практика
19.09.2026
Паспорт-книжечка через релігійні переконання: суд зобов’язав ДМС видати документ
Суд визнав протиправною відмову ДМС оформити 16-річній жительці області паспорт громадянина України у формі книжечки через відсутність попереднього рішення суду. Суд зазначив, що відсутність такого рішення не є передбаченою законом підставою для відмови, та зобов’язав міграційну службу видати паспорт

Освіта
19.09.2026
Плагіат, фабрикація чи фальсифікація: Уряд визначив порядок позбавлення ступеня вищої освіти
Кабінет Міністрів затвердив порядок позбавлення ступеня вищої освіти у разі встановлення академічного плагіату, фабрикації або фальсифікації у кваліфікаційній роботі. Повідомлення про можливе порушення спочатку розглядає уповноважений орган закладу освіти або наукової установи, а вся процедура має завершитися протягом 6 місяців із дня отримання повідомлення

Державний нагляд
19.09.2026
НАДС готує механізм оцінювання доброчесності кандидатів на держслужбу з 2026 року
НАДС обговорило з представниками державних органів та міжнародних партнерів майбутній механізм оцінювання доброчесності кандидатів на посади державної служби. Учасники визначали, що саме перевіряти, які дані та документи використовувати, хто і на якому етапі має проводити оцінювання та як надати кандидату можливість пояснити сумнівні обставини

Політика, економіка
18.09.2026
«Безпечний простір» і нові таблички з 18 вересня 2026 року: уряд оновив правила реагування на повітряні загрози
Уряд оновив правила реагування на повітряні загрози та уточнив вимоги до оповіщення населення і роботи бізнесу під час різних рівнів небезпеки. Зміни передбачають ширше використання систем оповіщення, нові можливості для роботи підприємств у «безпечних просторах» та обов’язкове маркування будівель відповідними інформаційними табличками. Також визначено тривалість і формат сигналів для жовтого та червоного рівнів загрози, а порядок подання відбою тривоги змінено

Військовий облік
18.09.2026
Кадровик встановив Резерв+: чи поставлять його на військовий облік в ТЦК
Кадровик встановив на свій телефон додаток Резерв+, щоб сканувати к'юар-коди працівників і контролювати зміни у їх е-ВОД. Чи можуть кадровика, який встановив Резерв+, поставити на військовий облік як військовозобов’язану через це?

Готівкові кошти, розрахунки
18.09.2026
Чи включається до складу доходу ФОП сума кредиту у 2026 році
Сума фінансового кредиту, отримана фізичною особою – підприємцем, не включається до складу доходів під час дії договору, оскільки кредит має бути повернутий у визначені строки. Якщо ж кредит не буде повернуто вчасно, його сума підлягатиме оподаткуванню як дохід підприємця на загальних підставах згідно з ПКУ





