
Працевлаштування, переведення
07.05.2026
Електронний трудовий договір: порядок оформлення та типові помилки
Воєнний стан та дистанційна робота фактично легалізували електронний формат кадрового документообігу. Сьогодні роботодавці можуть укладати трудові договори онлайн із використанням КЕП та систем електронного документообігу. Але важливо пам’ятати: проста скан-копія без електронного підпису не має сили електронного трудового договору і може стати причиною трудового спору. Розбираємо, як правильно оформити електронний трудовий договір, які документи потрібні та яких помилок слід уникати

Трудовий договір – це угода між працівником та роботодавцем, яка передбачає фіксацію умов праці та винагороду за роботу (Кодекс законів про працю України, далі – КЗпП).
Укладається, як правило, у письмовій формі. Дотримання такої форми є обов'язковим у випадках, визначених у ст. 24 КЗпП. Проте, відповідно до ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136), у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.
Ст. 29 КЗпП зобов'язує роботодавця ознайомити працівника з умовами праці, а також допускає використання електронних засобів комунікації з накладанням електронного підпису.
Відповідно до ст. 7 Закону №2136-IX у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин, а також будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації.
Таким чином, законодавство прямо допускає електронну форму взаємодії сторін трудового договору
Як укласти електронний трудовий договір
Для належного оформлення трудового договору в електронній формі потрібні:
- заява працівника про прийняття на роботу, підписана електронним підписом або через системи електронного документообігу,
- письмовий трудовий договір, підписаний обома сторонами за допомогою електронного підпису або систем електронного документообігу,
- наказ роботодавця про прийняття на роботу,
- повідомлення до Державної податкової служби в порядку, передбаченому постановою КМУ від 17.06.2015 №413.
Передусім слід перевірити готовність сторін підписати договір в електронному форматі:
- чи є у роботодавця кваліфікований електронний підпис (КЕП / ЕЦП) у директора або уповноваженої особи, яка має повноваження приймати на роботу і підписувати трудовий договір,
- чи є у працівника КЕП (електронний ключ, через Дію, через ПриватБанк тощо),
- чи можуть сторони використати системи електронного документообігу, наприклад Вчасно, Dubidoc тощо.
Після цього потрібно підготувати текст трудового договору та направити його працівнику для ознайомлення з положеннями.
Після погодження тексту трудовий договір підписується одним із двох способів:
- або текст договору завантажується до системи електронного документообігу, де кожна зі сторін підписує його за допомогою електронного ключа,
- або кожна зі сторін окремо підписує його електронним ключем і сторони обмінюються текстом підписаного трудового договору у форматі PDF разом із протоколами електронного підпису.
Електронний трудовий договір, підписаний електронним ключем, має таку ж юридичну силу, як і паперовий договір з особистим підписом
Після підписання працівником та роботодавцем трудовий договір вважається укладеним. Роботодавець видає наказ про прийняття на роботу, в якому вказує підставу: заяву працівника та письмовий трудовий договір.
Ризики та помилки
Скан-копія або фото договору без підписання сторонами електронним ключем не є електронним трудовим договором. На практиці найпоширенішою помилкою є підміна електронного трудового договору сканованим документом.
Найчастіше це виглядає так:
• роботодавець надсилає працівнику трудовий договір у форматі PDF,
• працівник його роздруковує, підписує, сканує та надсилає назад,
• роботодавець роздруковує цей файл або просто зберігає його в електронному вигляді.
Юридично така модель не означає укладення електронного трудового договору. Це лише копія паперового документа
У такому випадку відсутній електронний підпис, а отже, працівник надалі може заявити, що не підписував договір, не висловлював волі на його укладення. Крім того, немає належного підтвердження цілісності документа. Усе це створює ризики визнання відсутності належного оформлення трудових відносин.
Неправильно оформлений і підписаний трудовий договір може стати підставою для трудового спору щодо того:
- чи був договір укладений,
- чи були погоджені його умови,
- чи існує належний доказ підписання,
- чи дотримано процедури оформлення.
Джерело: НААУ
Читайте більше:
Порядок оформлення трудових відносин у 2026 році
Електронний трудовий договір: комітет ВРУ рекомендує ухвалити законопроєкт №14141
Що повинен обов’язково містити трудовий договір
Трудові договори можна буде підписувати онлайн: Закон прийнято у І читанні
Укладаємо письмовий трудовий договір: чи потрібні заява та наказ
✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Е-сервіс
04.11.2026
«е-Підприємець» у 2026 році: додали форму №20-ОПП і повідомлення про прийняття працівника
Кабмін постановою №1336 розширив можливості комплексної електронної послуги «е-Підприємець». Тепер до переліку послуг додано подання відомостей про об’єкти оподаткування (форма №20-ОПП) та повідомлення про прийняття працівника на роботу або укладення гіг-контракту. Також сервіс став доступним керівникам юридичних осіб і уповноваженим представникам бізнесу, а заяву можна підписати через «Дія.Підпис». Розглянемо, які процедури тепер можна об’єднати в одній заяві та що ці зміни означають для бухгалтерів і підприємців

ПДВ
04.11.2026
Оплата одна – накладних дві: чи можна віднести суми ПДВ до податкового кредиту
Державна податкова служба України надала роз’яснення щодо права платника ПДВ на формування податкового кредиту у разі, якщо постачальник склав і зареєстрував в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) дві окремі податкові накладні на одну суму авансового платежу, проведеного однією платіжною інструкцією за двома рахунками

Відрядження, підзвітні кошти
04.11.2026
Оподаткування компенсації працівнику за купівлю товарів для підприємства
Компенсація працівнику за придбані для підприємства товари за власні кошти не оподатковується ПДФО та військовим збором, якщо придбання здійснено в межах виконання трудових обов'язків, а витрати обґрунтовано та підтверджено роботодавцем. У разі, якщо придбання товарів не пов’язане з трудовою функцією, виплачена компенсація вважається доходом працівника і оподатковується на загальних підставах

Державний нагляд
04.11.2026
Державна допомога бізнесу: законопроєкт №15437 рекомендували ухвалити в цілому
Комітет Верховної Ради 4 листопада 2026 року рекомендував ухвалити в цілому законопроєкт №15437 про відновлення контролю за державною допомогою суб’єктам господарювання. Документ передбачає повернення повноважень АМКУ щодо моніторингу державної підтримки бізнесу, оновлення відповідної звітності та гармонізацію правил із законодавством ЄС. Також пропонуються спеціальні умови застосування норм під час воєнного стану, зокрема для територій бойових дій та програм підтримки малого й середнього бізнесу. Розглянемо, які зміни пропонують і що вони означатимуть для бізнесу та надавачів державної допомоги

Готівкові кошти, розрахунки
04.11.2026
Оновлено порядок заповнення реквізиту «Призначення платежу»: наказ Мінфіну від 12.10.2026 №544
Мінфін оновив порядок заповнення реквізиту «Призначення платежу» в платіжних інструкціях. Зміни стосуються примусового стягнення коштів податковими органами, перерахування коштів виконавчою службою для погашення податкового боргу, а також списання передоплати й митних платежів. Окремо визначено, які поля та яку інформацію мають зазначати відповідні органи під час переказу коштів на бюджетні, небюджетні рахунки та єдиний рахунок. Розглянемо, що саме змінилося та як тепер заповнюватимуть призначення платежу

Особи з інвалідністю
04.11.2026
ТОВ і ФОП мають по одному працівнику у відпустці без збереження зарплати: чи подавати Звіт про внесок
Чи потрібно подавати Звіт про внесок за працевлаштування осіб з інвалідністю, якщо на ТОВ є лише директор, який перебуває у відпустці без збереження зарплати, а у ФОП є один найманий працівник, який також перебуває у відпустці без збереження зарплати?

ФОП
04.11.2026
ФОПи у геймдеві: як декларувати дохід від Steam, якщо кошти надходять на рахунок одного учасника
ДПС України надала роз’яснення щодо особливостей оподаткування та визначення доходу ФОП(платників єдиного податку третьої групи), які здійснюють спільну діяльність із розроблення та реалізації комп’ютерних ігор через платформу Steam

Документообіг, первинні документи
04.11.2026
Які документи підтвердять зміну діяльності платника після знищення майна: ДПС
Знищення або пошкодження майна через бойові дії може суттєво змінити умови господарської діяльності підприємства: вплинути на виробництво, зберігання товарів, наявність ресурсів і можливість виконувати операції. Щоб підтвердити такі зміни перед податковою, платнику варто зібрати сукупність документів, які засвідчують факт пошкодження та його наслідки. Розбираємо, які саме документи можуть стати доказами

Охорона праці
04.11.2026
Скасування 58 регуляторних інструментів: законопроєкт №16055 рекомендують ухвалити за основу
В Україні пропонують скасувати 58 застарілих і дублюючих інструментів державного регулювання господарської діяльності. Законопроєкт №16055 має зменшити адміністративне навантаження на бізнес, скоротити зайві дозвільні процедури та спростити взаємодію підприємців із державними органами. 4 листопада профільний комітет рекомендував Верховній Раді прийняти документ за основу. Розповідаємо, які зміни пропонують і що вони можуть означати для бізнесу

Оренда
04.11.2026
Оренда нерухомості: як застосовувати ставку 5% ПДФО у жовтні 2026 року
З 23 жовтня 2026 року доходи фізосіб від здавання нерухомості в оренду за визначених умов оподатковуються ПДФО за ставкою 5% замість 18%. Але нова ставка не поширюється на всі доходи за 2026 рік: вирішальне значення має дата їх отримання. Тож орендодавцям під час декларування потрібно розмежувати доходи, отримані до 23 жовтня та починаючи з цієї дати. Пояснюємо, які ставки застосовувати та що врахувати у річній декларації

Е-сервіс
04.11.2026
Як перевірити особу в Єдиному реєстрі боржників через ДРРП: покрокова інструкція
Державні реєстратори отримали новий функціонал для перевірки фізичних та юридичних осіб у Єдиному реєстрі боржників (ЄРБ) безпосередньо через Державний реєстр речових прав на нерухоме майно (ДРРП). Тепер інформацію про наявність або відсутність особи в реєстрі боржників можна отримати в режимі реального часу за допомогою електронного запиту. Для цього потрібно обрати відповідну операцію в зареєстрованій заяві ДРРП, зазначити параметри пошуку та сформувати документ із результатами перевірки. Отримані відомості можна автоматично долучити до заяви, завантажити або роздрукувати

Кадрова робота
04.11.2026
Е-працевлаштування, навчання та військовий облік: що нового в системі «Обрій» в коментарі від експерта
Система «Обрій» переходить до нового етапу цифровізації ринку праці. З 3 листопада 2026 року набрали чинності зміни за постановою КМУ №1345: до інформаційних джерел системи додали Реєстр військовозобов’язаних, до проєкту залучили Держпраці, а також оновили правила електронної взаємодії та захисту персональних даних. Розбираємо, що змінилося, які сервіси вже доступні та які можливості ще перебувають на етапі тестування

ПДФО
04.11.2026
Чайові через QR-код: чи потрібно сплачувати податки та подавати декларацію
Чайові через QR-код: чи потрібно сплачувати податки з таких надходжень і хто має це робити – працівник чи заклад? Оподаткування залежить не від способу переказу коштів, а від того, на чий рахунок вони надійшли. Розглянемо, коли працівник самостійно декларує чайові та сплачує ПДФО і військовий збір, а коли ці обов’язки виконує заклад. Також пояснимо, у які строки подавати декларацію та як обліковувати отримані чайові

Готівкові кошти, розрахунки
04.11.2026
Розкриття банківської таємниці за новими правилами: законопроєкт рекомендовано Комітетом до ІІ читання
Верховна Рада 13 жовтня 2026 року прийняла в першому читанні законопроєкт №15555 про вдосконалення порядку розкриття банківської таємниці НБУ. 4 листопада 2026 року Комітет підтримав у другому читанні та в цілому цей законопроєкт. Документ пропонує обмежити доступ судів до конфіденційної інформації, отриманої від європейських регуляторів, і встановити додаткові умови для її розкриття. Мета змін – узгодити українське законодавство з вимогами ЄС, отримати позитивну оцінку Європейського банківського управління та відновити повноцінний обмін інформацією з європейськими регуляторами

ФОП
04.11.2026
Чи можна подати копії первинки під час податкової перевірки ФОП у 2026: пояснює ДПС
Податкова служба нагадала ФОП про вимоги до зберігання Форми обліку товарних запасів і первинних документів. Документи мають постійно перебувати у місці продажу товарів, а під час податкової перевірки їх необхідно надати на вимогу контролюючих органів. Продаж товарів без належного документального підтвердження заборонений

Зміни у законодавстві
04.11.2026
Законопроєкт про податок для домогосподарств: рекомендовано до ухвалення ВРУ
В Україні пропонують запровадити добровільний режим пільгового оподаткування доходів домогосподарств. Законопроєкт №15449 передбачає ставку ПДФО 5%, єдину декларацію для членів домогосподарства та можливість легально отримувати доходи від економічної діяльності без реєстрації ФОП чи юрособи. Водночас документ уже обговорюють із профспілками: частину їхніх пропозицій щодо захисту єдиного житла, добровільної сплати ЄСВ і каналів комунікації з податковою підтримано







