Електронний трудовий договір: порядок оформлення та типові помилки

Воєнний стан та дистанційна робота фактично легалізували електронний формат кадрового документообігу. Сьогодні роботодавці можуть укладати трудові договори онлайн із використанням КЕП та систем електронного документообігу. Але важливо пам’ятати: проста скан-копія без електронного підпису не має сили електронного трудового договору і може стати причиною трудового спору. Розбираємо, як правильно оформити електронний трудовий договір, які документи потрібні та яких помилок слід уникати

1

6

Трудовий договір – це угода між працівником та роботодавцем, яка передбачає фіксацію умов праці та винагороду за роботу (Кодекс законів про працю України, далі – КЗпП).

Укладається, як правило, у письмовій формі. Дотримання такої форми є обов'язковим у випадках, визначених у ст. 24 КЗпП. Проте, відповідно до ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136), у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору.


Ст. 29 КЗпП зобов'язує роботодавця ознайомити працівника з умовами праці, а також допускає використання електронних засобів комунікації з накладанням електронного підпису.


Відповідно до ст. 7 Закону №2136-IX у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин, а також будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації.

Таким чином, законодавство прямо допускає електронну форму взаємодії сторін трудового договору

Як укласти електронний трудовий договір


Для належного оформлення трудового договору в електронній формі потрібні:


  1. заява працівника про прийняття на роботу, підписана електронним підписом або через системи електронного документообігу,
  2. письмовий трудовий договір, підписаний обома сторонами за допомогою електронного підпису або систем електронного документообігу,
  3. наказ роботодавця про прийняття на роботу,
  4. повідомлення до Державної податкової служби в порядку, передбаченому постановою КМУ від 17.06.2015 №413.


Передусім слід перевірити готовність сторін підписати договір в електронному форматі:


  1. чи є у роботодавця кваліфікований електронний підпис (КЕП / ЕЦП) у директора або уповноваженої особи, яка має повноваження приймати на роботу і підписувати трудовий договір,
  2. чи є у працівника КЕП (електронний ключ, через Дію, через ПриватБанк тощо),
  3. чи можуть сторони використати системи електронного документообігу, наприклад Вчасно, Dubidoc тощо.


Після цього потрібно підготувати текст трудового договору та направити його працівнику для ознайомлення з положеннями.


Після погодження тексту трудовий договір підписується одним із двох способів:


  1. або текст договору завантажується до системи електронного документообігу, де кожна зі сторін підписує його за допомогою електронного ключа,
  2. або кожна зі сторін окремо підписує його електронним ключем і сторони обмінюються текстом підписаного трудового договору у форматі PDF разом із протоколами електронного підпису.
Електронний трудовий договір, підписаний електронним ключем, має таку ж юридичну силу, як і паперовий договір з особистим підписом

Після підписання працівником та роботодавцем трудовий договір вважається укладеним. Роботодавець видає наказ про прийняття на роботу, в якому вказує підставу: заяву працівника та письмовий трудовий договір.


Ризики та помилки


Скан-копія або фото договору без підписання сторонами електронним ключем не є електронним трудовим договором. На практиці найпоширенішою помилкою є підміна електронного трудового договору сканованим документом.

Найчастіше це виглядає так:

• роботодавець надсилає працівнику трудовий договір у форматі PDF,

• працівник його роздруковує, підписує, сканує та надсилає назад,

• роботодавець роздруковує цей файл або просто зберігає його в електронному вигляді.


Юридично така модель не означає укладення електронного трудового договору. Це лише копія паперового документа

У такому випадку відсутній електронний підпис, а отже, працівник надалі може заявити, що не підписував договір, не висловлював волі на його укладення. Крім того, немає належного підтвердження цілісності документа. Усе це створює ризики визнання відсутності належного оформлення трудових відносин.


Неправильно оформлений і підписаний трудовий договір може стати підставою для трудового спору щодо того:


  1. чи був договір укладений,
  2. чи були погоджені його умови,
  3. чи існує належний доказ підписання,
  4. чи дотримано процедури оформлення.


Джерело: НААУ


Читайте більше:


Порядок оформлення трудових відносин у 2026 році

Електронний трудовий договір: комітет ВРУ рекомендує ухвалити законопроєкт №14141

Письмовий трудовий договір

Що повинен обов’язково містити трудовий договір

Трудові договори можна буде підписувати онлайн: Закон прийнято у І читанні

Укладаємо письмовий трудовий договір: чи потрібні заява та наказ

✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
1

6

1

1596

4

1091

7

4300

1

6

5

161

3

16

3

15

2

37

3

79

5

4952

3

25

3

15

3

247

4

52

3

1991

3

4069

4

6069

4

1771

3

28