Первинні документи для ФОП 3 групи: приклади для онлайн-діяльності, оренди та виробництва

Первинні документи – основа обліку для ФОПів на третій групі. Вони підтверджують дохід, витрати та правомірність діяльності, а їх відсутність може призвести до блокування рахунку або штрафів від податкової. У цьому матеріалі зібрано конкретні приклади, що є первинними документами при наданні різних послуг – IT, фріланс, психологічна практика, оренда, онлайн-школа та інші напрямки


Ключова база про первинні документи, яку треба знати, полягає в тому, що ФОП веде свій облік на основі первинних документів.


Нормативне підгрунтя:


  1. стаття 44 Податкового кодексу України (далі ПКУ);
  2. наказ Мінфіну від 03.09.2021 №496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб підприємців, у тому числі платників єдиного податку», який деталізує, що для ФОП є первинкою.


У випадку відсутності первинки на фінмоніторингу блокують рахунок або податкова накладає штраф від 1020 грн згідно зі ст. 121 ПКУ.


Роль, яку виконує первинний документ при наданні послуг:


  1. допомагає обрахувати ваш дохід.
  2. допомагає відстежити, яка послуга була надана.
  3. допоможе диференціювати вашу відповідальність у випадку виникнення помилок.


Первинні документи для онлайн-освіти


Первинні документи потрібні і у випадку надання освітніх чи онлайн-послуг: репетиторство, онлайн-школа, психологічна підтримка, тощо.


Варіант №1. Наявність веб-сайту на якому розміщено договір публічної оферти


У такому договорі описується, вид діяльності, правила співпраці, і обов’язково вказуються офіційні реквізити ФОПа. Клієнти оплачують за надані послуги на IBAN-реквізити, через еквайринг, на картку чи на банківський рахунок ФОП. Ці кошти необхідно внести в книгу обліку доходів, і таким чином це є первинними документами для цього виду діяльності та ФОПа, що підтверджує дохід.


Варіант №2. Набір студентів на курс


У такому випадку з кожним студентом необхідно провести наступний алгоритм дій:


  1. підписується персональний договір,
  2. виставляється рахунок на оплату,
  3. за результатами наданої послуги (наприклад, під час вручення сертифікатів) підписується акт приймання-передачі наданих послуг.


Первинні документи при отриманні платежів від іноземних платформ


Особи, які працюють на закордонні ринки і надають різні послуги: фотостоки, фріланс, продаж реклами у додатках чи на YouTube також повинні мати первинні документи. Особливістю є те, що такі особи отримують виплати з іноземних платформ та компаній.


Варіант 1: самостійно створюєте інвойс, де вказуєте, що робите. Підпис платника не потрібен, тільки ваш. Далі виводите кошти на рахунок ФОПа, і бажано, щоб призначення платежу не суперечило КВЕДам ФОП.


Інвойс + запис у книзі обліку доходів = повний цикл первинних документів для податкової перевірки чи фінмоніторингу.


Варіант 2: можна використати, якщо є 1 2 замовники. У такому випадку можна підписати договір із детальним описом умов, строків, конфіденційності тощо. На кожну оплату виставляється інвойс, кошти зараховуються на рахунок, і вноситься дохід у книгу. Договір не є обов’язковим, але корисний.

Наприклад, якщо вам платить YouTube ви самі робите інвойс на рекламні послуги і отримуєте гроші на рахунок ФОПа. Якщо приходять кошти з Payoneer теж робите інвойс на ім’я клієнта, зараховуєте гроші в український банк. Незалежно від того, чи це Amazon, біржа фрілансу чи інший сервіс, схема однакова.

Послуги фрілансера в Україні


Фрілансери, які працюють в Україні, отримують оплату від українських замовників. Ключове підібрати правильні КВЕДи, отримати оплату на рахунок ФОПа з призначенням платежу, яке відповідає КВЕДам (наприклад, «оплата за послуги дизайнера»).


На основі цього заводите дохід у книгу обліку доходів.


В ідеалі можна також виставляти рахунок і підписувати акт приймання-передачі послуг. Договір укладати не обов’язково, але він допоможе чітко визначити умови співпраці.

Важливо: якщо ви не підпишете акт приймання-передачі, юридично вважається, що послуги не виконані. І замовник може через суд повернути кошти. Тому акт – це не лише бюрократія, а й ваш захист від судових претензій

Первинні документи при оренді нерухомості


Перше підтвердити право на нерухомість:


  1. Власність.
  2. Договір оренди (суборенда).
  3. Договір позички (безкоштовне користування).


Це законно: за ст. 827 Цивільного кодексу України до договору позички застосовуються правила оренди.


Структура:


  1. підписати договір оренди (до 3 років без нотаріуса);
  2. підписати акт приймання-передачі об’єкта оренди;
  3. отримувати оплату на рахунок ФОПа (краще включати комунальні платежі у вартість оренди, щоб уникнути додаткового податку 23%);
  4. при поверненні майна підписати акт приймання-передачі і зафіксувати знос.


Аналогічно працює з автомобілями, які здаються в оренду.


Первинні документи при виробництві


У випадку виробництва чи вирощування, база документів наступна:


  1. право на землю, обладнання, інструменти;
  2. документи на сировину, матеріали, розхідники;
  3. отриманий платіж на рахунок ФОПа;
  4. запис у книзі обліку доходів.


Таким чином формується повний цикл первинних документів.


Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа


Читайте більше:


Первинні документи ФОП у 2025 році: чи обов'язкові

Книга обліку доходів і витрат ФОП на загальній системі

Контроль ліміту ФОП – 2025: нові підходи до книги обліку доходів

Книга обліку доходів платника єдиного податку 2025

Строки зберігання документів ФОП: офіційні вимоги та реальні ризики

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇