Документообіг, первинні документи
10.04.2026
Первинні документи для ФОП 3 групи: приклади для онлайн-діяльності, оренди та виробництва
Первинні документи – основа обліку для ФОПів на третій групі. Вони підтверджують дохід, витрати та правомірність діяльності, а їх відсутність може призвести до блокування рахунку або штрафів від податкової. У цьому матеріалі зібрано конкретні приклади, що є первинними документами при наданні різних послуг – IT, фріланс, психологічна практика, оренда, онлайн-школа та інші напрямки
Ключова база про первинні документи, яку треба знати, полягає в тому, що ФОП веде свій облік на основі первинних документів.
Нормативне підгрунтя:
- стаття 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ);
- наказ Мінфіну від 03.09.2021 №496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку», який деталізує, що для ФОП є первинкою.
У випадку відсутності первинки на фінмоніторингу блокують рахунок або податкова накладає штраф від 1020 грн згідно зі ст. 121 ПКУ.
Роль, яку виконує первинний документ при наданні послуг:
- допомагає обрахувати ваш дохід.
- допомагає відстежити, яка послуга була надана.
- допоможе диференціювати вашу відповідальність у випадку виникнення помилок.
Первинні документи для онлайн-освіти
Первинні документи потрібні і у випадку надання освітніх чи онлайн-послуг: репетиторство, онлайн-школа, психологічна підтримка, тощо.
Варіант №1. Наявність веб-сайту на якому розміщено договір публічної оферти
У такому договорі описується, вид діяльності, правила співпраці, і обов’язково вказуються офіційні реквізити ФОПа. Клієнти оплачують за надані послуги на IBAN-реквізити, через еквайринг, на картку чи на банківський рахунок ФОП. Ці кошти необхідно внести в книгу обліку доходів, і таким чином це є первинними документами для цього виду діяльності та ФОПа, що підтверджує дохід.
Варіант №2. Набір студентів на курс
У такому випадку з кожним студентом необхідно провести наступний алгоритм дій:
- підписується персональний договір,
- виставляється рахунок на оплату,
- за результатами наданої послуги (наприклад, під час вручення сертифікатів) підписується акт приймання-передачі наданих послуг.
Первинні документи при отриманні платежів від іноземних платформ
Особи, які працюють на закордонні ринки і надають різні послуги: фотостоки, фріланс, продаж реклами у додатках чи на YouTube також повинні мати первинні документи. Особливістю є те, що такі особи отримують виплати з іноземних платформ та компаній.
Варіант 1: самостійно створюєте інвойс, де вказуєте, що робите. Підпис платника не потрібен, тільки ваш. Далі виводите кошти на рахунок ФОПа, і бажано, щоб призначення платежу не суперечило КВЕДам ФОП.
Інвойс + запис у книзі обліку доходів = повний цикл первинних документів для податкової перевірки чи фінмоніторингу.
Варіант 2: можна використати, якщо є 1 – 2 замовники. У такому випадку можна підписати договір із детальним описом умов, строків, конфіденційності тощо. На кожну оплату виставляється інвойс, кошти зараховуються на рахунок, і вноситься дохід у книгу. Договір не є обов’язковим, але корисний.
Наприклад, якщо вам платить YouTube – ви самі робите інвойс на рекламні послуги і отримуєте гроші на рахунок ФОПа. Якщо приходять кошти з Payoneer – теж робите інвойс на ім’я клієнта, зараховуєте гроші в український банк. Незалежно від того, чи це Amazon, біржа фрілансу чи інший сервіс, схема однакова.
Послуги фрілансера в Україні
Фрілансери, які працюють в Україні, отримують оплату від українських замовників. Ключове – підібрати правильні КВЕДи, отримати оплату на рахунок ФОПа з призначенням платежу, яке відповідає КВЕДам (наприклад, «оплата за послуги дизайнера»).
На основі цього заводите дохід у книгу обліку доходів.
В ідеалі можна також виставляти рахунок і підписувати акт приймання-передачі послуг. Договір укладати не обов’язково, але він допоможе чітко визначити умови співпраці.
Важливо: якщо ви не підпишете акт приймання-передачі, юридично вважається, що послуги не виконані. І замовник може через суд повернути кошти. Тому акт – це не лише бюрократія, а й ваш захист від судових претензій
Первинні документи при оренді нерухомості
Перше – підтвердити право на нерухомість:
- Власність.
- Договір оренди (суборенда).
- Договір позички (безкоштовне користування).
Це законно: за ст. 827 Цивільного кодексу України до договору позички застосовуються правила оренди.
Структура:
- підписати договір оренди (до 3 років без нотаріуса);
- підписати акт приймання-передачі об’єкта оренди;
- отримувати оплату на рахунок ФОПа (краще включати комунальні платежі у вартість оренди, щоб уникнути додаткового податку 23%);
- при поверненні майна підписати акт приймання-передачі і зафіксувати знос.
Аналогічно працює з автомобілями, які здаються в оренду.
Первинні документи при виробництві
У випадку виробництва чи вирощування, база документів наступна:
- право на землю, обладнання, інструменти;
- документи на сировину, матеріали, розхідники;
- отриманий платіж на рахунок ФОПа;
- запис у книзі обліку доходів.
Таким чином формується повний цикл первинних документів.
Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа
Читайте більше:
Первинні документи ФОП у 2025 році: чи обов'язкові
Книга обліку доходів і витрат ФОП на загальній системі
Контроль ліміту ФОП – 2025: нові підходи до книги обліку доходів
Книга обліку доходів платника єдиного податку 2025
Строки зберігання документів ФОП: офіційні вимоги та реальні ризики
✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Документообіг, первинні документи
12.08.2026
Яку податкову звітність потрібно зберігати 5 років: перелік документів
Скільки часу потрібно зберігати податкову звітність та документи, подані до контролюючих органів? Для електронних і паперових документів діють однакові строки зберігання. У більшості випадків податкова звітність, декларації та документи до них мають зберігатися 5 років. Водночас для окремих документів, зокрема звітності ФОП – платників єдиного податку, передбачені спеціальні строки

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
12.08.2026
Облік готівки при використанні РК у разі виходу з ладу РРО або відключення е/е
При виході з ладу РРО або відключенні електроенергії, розрахункові операції проводяться за допомогою РК та книги обліку розрахунків. Після відновлення роботи РРО необхідно провести суми через РРО із використанням операції «Службове внесення» та зробити відповідний запис «Службова видача» в РК

РРО / ПРРО, фіскальні чеки
12.08.2026
ФОП проживає за кордоном, а ПРРО в Україні працює на його КЕП: які є ризики
ФОП на 2-й групі єдиного податку, з 2022 року проживає за кордоном. Діяльність ведеться в Україні (магазин продуктових товарів), працюємо через ПРРО, каса відкривається ключами ФОП. Які можуть бути наслідки при перевірці?

Створення суб'єкта, зміни
12.08.2026
Керівника змінили, а бухгалтера залишили: важливі правила для підприємства
Для підприємства зміна керівника – це не лише кадрове рішення, а й необхідність своєчасно оновити реєстраційні та податкові дані. Якщо інформація про юридичну особу міститься в ЄДР, відомості про нового керівника податкова отримує від державного реєстратора автоматично. Водночас зміна бухгалтера або іншої відповідальної за бухгалтерський чи податковий облік особи потребує окремого повідомлення ДПС за формою №1-ОПП. Окремі правила діють і для юридичних осіб, відомості про які не містяться в ЄД

Військовий облік
12.08.2026
Вступ-2026: 17-річним юнакам потрібно надати військово-обліковий документ
У 2026 році для вступу до закладів вищої та фахової передвищої освіти чоловікам, яким виповнилося 17 років, потрібно мати військово-обліковий документ. Його можна подати у паперовій або електронній формі, однак конкретні строки та порядок подання визначають правила прийому кожного закладу. Водночас для юнаків 2010 року народження та молодших цей документ під час вступу не вимагатиметься

Заробітна плата
12.08.2026
Мінімальну зарплату пропонують підвищити до 11 тис. грн у 2027 році
В Україні пропонують переглянути запланований розмір мінімальної заробітної плати на найближчі роки. Народний депутат Данило Гетманцев вважає, що передбачене Бюджетною декларацією підвищення є недостатнім і пропонує встановити вищі соціальні стандарти. Зокрема, йдеться про поступове збільшення мінімальної зарплати до 11 тис. грн у 2027 році, 13 тис. грн у 2028-му та 17 тис. грн у 2029 році. Водночас профспілки пропонують встановити мінімальну зарплату на 2027 рік на рівні 11 816 грн. Наразі ж у Бюджетній декларації на 2027 рік передбачено показник у 9 546 грн

Пільги
12.08.2026
Розширення пільг з ПДВ: Комітет рекомендував законопроєкти
У Верховній Раді зареєстровано два альтернативні законопроєкти, які пропонують розширити податкові та митні пільги для товарів оборонного призначення. Йдеться, зокрема, про звільнення від ввізного мита та ПДВ імпорту складових для виробництва оборонної продукції. Окремо пропонується скасувати митні та податкові платежі для ввезення і постачання квадроциклів та мотовсюдиходів для потреб сил безпеки й оборони. Комітет ВРУ рекомендував парламенту підтримати документи за основу та в цілому

Звільнення, скорочення
12.08.2026
Працівник за кордоном і не повертається: чи можна звільнити за прогул
Працівник, який перебуває за кордоном і відмовляється повертатися до України, не має автоматичного захисту від звільнення за прогул. Вирішальне значення має місце розташування його робочого місця та фактична відсутність на роботі без поважних причин. Якщо робоче місце не розташоване на території активних бойових дій, роботодавець може розглянути звільнення за прогул

Готівкові кошти, розрахунки
12.08.2026
Як правильно оформити платіж на сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю
Податківці роз’яснили порядок заповнення реквізитів «Отримувач» та «Призначення платежу» під час сплати внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Зокрема, у призначенні платежу необхідно зазначати код виду сплати та додаткову інформацію про період, за який сплачується внесок

Судова практика
12.08.2026
Колективний трудовий спір: ВС визначив правила відкликання підписів працівників
Верховний Суд роз’яснив правила формування колективних вимог працівників та порядок відкликання підписів під ними. Суд наголосив, що вимоги вважаються належно сформованими після того, як їх підтримала необхідна кількість працівників. Водночас працівник має право змінити свою позицію та відкликати раніше поставлений підпис. Однак важливе значення має те, кому саме подано заяву про відкликання

Інше
12.08.2026
Перелік ТОТ оновлено: наказ від 16.07.2026 №1389
Мінрозвитку оновило Перелік територій, на яких ведуться або велися бойові дії чи які перебувають під тимчасовою окупацією РФ. Зміни стосуються Дніпропетровської, Донецької, Запорізької, Миколаївської, Сумської, Харківської, Херсонської та Чернігівської областей

Основні засоби, МНМА
12.08.2026
Заміна двигуна генератора шляхом розукомплектування іншого ОЗ: нюанси податкового обліку та амортизації
Державна податкова служба України надала роз'яснення щодо порядку податкового обліку та нарахування амортизації у ситуації, коли підприємство відновлює працездатність генератора шляхом встановлення двигуна, отриманого в результаті розукомплектування іншої придбаної установки

Створення суб'єкта, зміни
12.08.2026
Реєстрація ТОВ через «Дію»: 5 помилок, які можуть призвести до відмови
Реєстрація ТОВ через портал «Дія» дає змогу відкрити бізнес онлайн без особистого візиту до держреєстратора. Водночас навіть технічна помилка в документах або невідповідність даних може стати причиною відмови в реєстрації. Розповідаємо про п’ять найпоширеніших помилок, яких варто уникати під час подання заяви

Військовий облік
12.08.2026
Консульські послуги за кордоном: уряд змінив правила перевірки е-ВОД
Уряд оновив правила перевірки військово-облікових документів для чоловіків віком 18–60 років під час отримання консульських послуг за кордоном. Головна зміна стосується строку дії електронного військово-облікового документа: тепер його не потрібно формувати спеціально за 72 години до візиту – достатньо, щоб він був чинним на момент звернення

ПДВ
12.08.2026
Медпослуги в податковій накладній: чи треба деталізувати кожен аналіз та процедуру
Чи потрібно деталізувати в податковій накладній кожен аналіз, УЗД чи медичну маніпуляцію, якщо в акті або фіскальному чеку послуга зазначена узагальнено? Податкова роз’яснила, що номенклатура в податковій накладній може відповідати формулюванню первинного документа – без додаткового розписування всіх складових медичної послуги







