Ключова база про первинні документи, яку треба знати, полягає в тому, що ФОП веде свій облік на основі первинних документів.
Нормативне підгрунтя:
- стаття 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ);
- наказ Мінфіну від 03.09.2021 №496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку», який деталізує, що для ФОП є первинкою.
У випадку відсутності первинки на фінмоніторингу блокують рахунок або податкова накладає штраф від 1020 грн згідно зі ст. 121 ПКУ.
Роль, яку виконує первинний документ при наданні послуг:
- допомагає обрахувати ваш дохід.
- допомагає відстежити, яка послуга була надана.
- допоможе диференціювати вашу відповідальність у випадку виникнення помилок.
Первинні документи для онлайн-освіти
Первинні документи потрібні і у випадку надання освітніх чи онлайн-послуг: репетиторство, онлайн-школа, психологічна підтримка, тощо.
Варіант №1. Наявність веб-сайту на якому розміщено договір публічної оферти
У такому договорі описується, вид діяльності, правила співпраці, і обов’язково вказуються офіційні реквізити ФОПа. Клієнти оплачують за надані послуги на IBAN-реквізити, через еквайринг, на картку чи на банківський рахунок ФОП. Ці кошти необхідно внести в книгу обліку доходів, і таким чином це є первинними документами для цього виду діяльності та ФОПа, що підтверджує дохід.
Варіант №2. Набір студентів на курс
У такому випадку з кожним студентом необхідно провести наступний алгоритм дій:
- підписується персональний договір,
- виставляється рахунок на оплату,
- за результатами наданої послуги (наприклад, під час вручення сертифікатів) підписується акт приймання-передачі наданих послуг.
Первинні документи при отриманні платежів від іноземних платформ
Особи, які працюють на закордонні ринки і надають різні послуги: фотостоки, фріланс, продаж реклами у додатках чи на YouTube також повинні мати первинні документи. Особливістю є те, що такі особи отримують виплати з іноземних платформ та компаній.
Варіант 1: самостійно створюєте інвойс, де вказуєте, що робите. Підпис платника не потрібен, тільки ваш. Далі виводите кошти на рахунок ФОПа, і бажано, щоб призначення платежу не суперечило КВЕДам ФОП.
Інвойс + запис у книзі обліку доходів = повний цикл первинних документів для податкової перевірки чи фінмоніторингу.
Варіант 2: можна використати, якщо є 1 – 2 замовники. У такому випадку можна підписати договір із детальним описом умов, строків, конфіденційності тощо. На кожну оплату виставляється інвойс, кошти зараховуються на рахунок, і вноситься дохід у книгу. Договір не є обов’язковим, але корисний.
Наприклад, якщо вам платить YouTube – ви самі робите інвойс на рекламні послуги і отримуєте гроші на рахунок ФОПа. Якщо приходять кошти з Payoneer – теж робите інвойс на ім’я клієнта, зараховуєте гроші в український банк. Незалежно від того, чи це Amazon, біржа фрілансу чи інший сервіс, схема однакова.
Послуги фрілансера в Україні
Фрілансери, які працюють в Україні, отримують оплату від українських замовників. Ключове – підібрати правильні КВЕДи, отримати оплату на рахунок ФОПа з призначенням платежу, яке відповідає КВЕДам (наприклад, «оплата за послуги дизайнера»).
На основі цього заводите дохід у книгу обліку доходів.
В ідеалі можна також виставляти рахунок і підписувати акт приймання-передачі послуг. Договір укладати не обов’язково, але він допоможе чітко визначити умови співпраці.
Первинні документи при оренді нерухомості
Перше – підтвердити право на нерухомість:
- Власність.
- Договір оренди (суборенда).
- Договір позички (безкоштовне користування).
Це законно: за ст. 827 Цивільного кодексу України до договору позички застосовуються правила оренди.
Структура:
- підписати договір оренди (до 3 років без нотаріуса);
- підписати акт приймання-передачі об’єкта оренди;
- отримувати оплату на рахунок ФОПа (краще включати комунальні платежі у вартість оренди, щоб уникнути додаткового податку 23%);
- при поверненні майна підписати акт приймання-передачі і зафіксувати знос.
Аналогічно працює з автомобілями, які здаються в оренду.
Первинні документи при виробництві
У випадку виробництва чи вирощування, база документів наступна:
- право на землю, обладнання, інструменти;
- документи на сировину, матеріали, розхідники;
- отриманий платіж на рахунок ФОПа;
- запис у книзі обліку доходів.
Таким чином формується повний цикл первинних документів.
Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа
Читайте більше:
Первинні документи ФОП у 2025 році: чи обов'язкові
Книга обліку доходів і витрат ФОП на загальній системі
Контроль ліміту ФОП – 2025: нові підходи до книги обліку доходів
Книга обліку доходів платника єдиного податку 2025
Строки зберігання документів ФОП: офіційні вимоги та реальні ризики