Документообіг, первинні документи
10.04.2026
Первинні документи для ФОП 3 групи: приклади для онлайн-діяльності, оренди та виробництва
Первинні документи – основа обліку для ФОПів на третій групі. Вони підтверджують дохід, витрати та правомірність діяльності, а їх відсутність може призвести до блокування рахунку або штрафів від податкової. У цьому матеріалі зібрано конкретні приклади, що є первинними документами при наданні різних послуг – IT, фріланс, психологічна практика, оренда, онлайн-школа та інші напрямки
Ключова база про первинні документи, яку треба знати, полягає в тому, що ФОП веде свій облік на основі первинних документів.
Нормативне підгрунтя:
- стаття 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ);
- наказ Мінфіну від 03.09.2021 №496 «Про затвердження Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб – підприємців, у тому числі платників єдиного податку», який деталізує, що для ФОП є первинкою.
У випадку відсутності первинки на фінмоніторингу блокують рахунок або податкова накладає штраф від 1020 грн згідно зі ст. 121 ПКУ.
Роль, яку виконує первинний документ при наданні послуг:
- допомагає обрахувати ваш дохід.
- допомагає відстежити, яка послуга була надана.
- допоможе диференціювати вашу відповідальність у випадку виникнення помилок.
Первинні документи для онлайн-освіти
Первинні документи потрібні і у випадку надання освітніх чи онлайн-послуг: репетиторство, онлайн-школа, психологічна підтримка, тощо.
Варіант №1. Наявність веб-сайту на якому розміщено договір публічної оферти
У такому договорі описується, вид діяльності, правила співпраці, і обов’язково вказуються офіційні реквізити ФОПа. Клієнти оплачують за надані послуги на IBAN-реквізити, через еквайринг, на картку чи на банківський рахунок ФОП. Ці кошти необхідно внести в книгу обліку доходів, і таким чином це є первинними документами для цього виду діяльності та ФОПа, що підтверджує дохід.
Варіант №2. Набір студентів на курс
У такому випадку з кожним студентом необхідно провести наступний алгоритм дій:
- підписується персональний договір,
- виставляється рахунок на оплату,
- за результатами наданої послуги (наприклад, під час вручення сертифікатів) підписується акт приймання-передачі наданих послуг.
Первинні документи при отриманні платежів від іноземних платформ
Особи, які працюють на закордонні ринки і надають різні послуги: фотостоки, фріланс, продаж реклами у додатках чи на YouTube також повинні мати первинні документи. Особливістю є те, що такі особи отримують виплати з іноземних платформ та компаній.
Варіант 1: самостійно створюєте інвойс, де вказуєте, що робите. Підпис платника не потрібен, тільки ваш. Далі виводите кошти на рахунок ФОПа, і бажано, щоб призначення платежу не суперечило КВЕДам ФОП.
Інвойс + запис у книзі обліку доходів = повний цикл первинних документів для податкової перевірки чи фінмоніторингу.
Варіант 2: можна використати, якщо є 1 – 2 замовники. У такому випадку можна підписати договір із детальним описом умов, строків, конфіденційності тощо. На кожну оплату виставляється інвойс, кошти зараховуються на рахунок, і вноситься дохід у книгу. Договір не є обов’язковим, але корисний.
Наприклад, якщо вам платить YouTube – ви самі робите інвойс на рекламні послуги і отримуєте гроші на рахунок ФОПа. Якщо приходять кошти з Payoneer – теж робите інвойс на ім’я клієнта, зараховуєте гроші в український банк. Незалежно від того, чи це Amazon, біржа фрілансу чи інший сервіс, схема однакова.
Послуги фрілансера в Україні
Фрілансери, які працюють в Україні, отримують оплату від українських замовників. Ключове – підібрати правильні КВЕДи, отримати оплату на рахунок ФОПа з призначенням платежу, яке відповідає КВЕДам (наприклад, «оплата за послуги дизайнера»).
На основі цього заводите дохід у книгу обліку доходів.
В ідеалі можна також виставляти рахунок і підписувати акт приймання-передачі послуг. Договір укладати не обов’язково, але він допоможе чітко визначити умови співпраці.
Важливо: якщо ви не підпишете акт приймання-передачі, юридично вважається, що послуги не виконані. І замовник може через суд повернути кошти. Тому акт – це не лише бюрократія, а й ваш захист від судових претензій
Первинні документи при оренді нерухомості
Перше – підтвердити право на нерухомість:
- Власність.
- Договір оренди (суборенда).
- Договір позички (безкоштовне користування).
Це законно: за ст. 827 Цивільного кодексу України до договору позички застосовуються правила оренди.
Структура:
- підписати договір оренди (до 3 років без нотаріуса);
- підписати акт приймання-передачі об’єкта оренди;
- отримувати оплату на рахунок ФОПа (краще включати комунальні платежі у вартість оренди, щоб уникнути додаткового податку 23%);
- при поверненні майна підписати акт приймання-передачі і зафіксувати знос.
Аналогічно працює з автомобілями, які здаються в оренду.
Первинні документи при виробництві
У випадку виробництва чи вирощування, база документів наступна:
- право на землю, обладнання, інструменти;
- документи на сировину, матеріали, розхідники;
- отриманий платіж на рахунок ФОПа;
- запис у книзі обліку доходів.
Таким чином формується повний цикл первинних документів.
Джерело: Команда адвокатів Богдана Янківа
Читайте більше:
Первинні документи ФОП у 2025 році: чи обов'язкові
Книга обліку доходів і витрат ФОП на загальній системі
Контроль ліміту ФОП – 2025: нові підходи до книги обліку доходів
Книга обліку доходів платника єдиного податку 2025
Строки зберігання документів ФОП: офіційні вимоги та реальні ризики
✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Індексація, компенсація
13.11.2026
Розбив товар – плати: коли роботодавець має право стягнути збитки з працівника
Пошкодження товару, обладнання чи іншого майна підприємства не означає, що працівник автоматично повинен відшкодувати його вартість. Для притягнення до матеріальної відповідальності роботодавець має довести пряму дійсну шкоду, протиправність поведінки, вину працівника та причинний зв’язок. Розглянемо, скільки можна стягнути із працівника, коли допускаються відрахування із зарплати та які висновки щодо таких спорів зробив Верховний Суд

Медицина
13.11.2026
Нові правила для фармринку з 2027 року: бізнес закликав забезпечити перехідні механізми
МОЗ, Державний експертний центр та представники фармацевтичного бізнесу обговорили запуск Укрфармагентства, Бізнес наголосив на необхідності своєчасного ухвалення нормативних актів і зрозумілих перехідних механізмів, щоб забезпечити безперервне постачання лікарських засобів на початку 2027 року

Єдиний податок
13.11.2026
Перевищили ліміт доходу у 2026 році: чи зможе ФОП залишитися на єдиному податку у 2027 році
ФОП перевищив граничний обсяг доходу у 2026 році – чи зможе він залишитися на спрощеній системі оподаткування у 2027 році? Це залежить від групи єдиного податку та суми отриманого доходу. Пояснюємо, за яких умов підприємець збереже право на спрощену систему та коли перевищення ліміту може вплинути на податковий статус наступного року

Ліцензії та дозволи
13.11.2026
НБУ розширив перелік валютних операцій, які може здійснювати Укрпошта
10 листопада 2026 року НБУ видав АТ «Укрпошта» нову ліцензію на здійснення валютних операцій, яка охоплює переказ коштів без відкриття рахунку та еквайринг платіжних інструментів. Попередню ліцензію, що передбачала лише переказ коштів без відкриття рахунку, регулятор відкликав у зв’язку з розширенням переліку операцій

ПДВ
13.11.2026
Анулювання реєстрації платником ПДВ: підстави, процедура та податкові наслідки
Анулювання реєстрації платником ПДВ може відбутися як за бажанням самого платника, так і без його ініціативи – за рішенням контролюючого органу. Причому втрата ПДВ-статусу тягне за собою низку податкових наслідків: потрібно перевірити залишки товарів та основних засобів, незакриті аванси, зареєструвати ПН/РК, подати останню декларацію та визначитися з від’ємним значенням ПДВ. У статті розглянемо, за яких підстав анулюють ПДВ-реєстрацію, як відмовитися від статусу платника добровільно та що слід зробити до дати анулювання

ПДВ
13.11.2026
∑Перевищ через помилкову податкову накладну: чи потрібно подавати уточнюючі розрахунки з ПДВ
ДПС роз’яснила, як діяти платнику ПДВ, якщо через реєстрацію помилкової податкової накладної та розрахунку коригування до неї в СЕА ПДВ виник показник ∑Перевищ. Податківці наголосили, що помилкові ПН і РК до них не відображаються в декларації з ПДВ, а тому подавати уточнюючі розрахунки виключно для усунення розбіжностей між даними ЄРПН і звітності не потрібно

Медицина
13.11.2026
Уряд розширив можливості відпуску ліків на основі медичного канабісу та змінив ліцензійні вимоги
Кабмін ухвалив зміни до ліцензійних вимог щодо обігу лікарських засобів, зокрема препаратів на основі медичного канабісу. Пацієнти зможуть отримувати виготовлені в аптеці ліки в інших аптеках та аптечних пунктах того самого ліцензіата, а заклади, які надають замісну підтримувальну терапію, повинні будуть дотримуватися посилених вимог до обліку препаратів і приміщень

Перевірки, штрафи
13.11.2026
Не вдалося зареєструвати ПН через збій ДПС: чи доведеться сплачувати штраф в 2026 році
За порушення граничних строків реєстрації податкових накладних і розрахунків коригування в ЄРПН передбачені штрафи. Водночас відповідальність не застосовується, якщо технічну або методологічну помилку чи збій у роботі Електронного кабінету належним чином підтверджено технічним адміністратором, методологом, повідомленням на вебпорталі ДПС або рішенням суду

Перевірки, штрафи
13.11.2026
ДПС перевірила магазини побутової техніки та електроніки: найпоширеніші порушення у 2026 році
Упродовж 2026 року податківці провели понад 2,2 тис. фактичних перевірок місць продажу побутової техніки та електроніки, за результатами яких застосували штрафи на понад 157 млн грн. Серед найпоширеніших порушень — незастосування РРО/ПРРО, невидача фіскальних чеків, неналежний облік товарних запасів і порушення обмежень щодо готівкових розрахунків

Бронювання, критичність
13.11.2026
Новий керівник не бачить заявок на бронювання в «Дії»: де шукати документи
Зміна керівника підприємства під час бронювання працівників може ускладнити доступ до раніше поданих заяв і сформованих витягів на порталі «Дія». За поясненням служби підтримки, документи відображаються з урахуванням електронного підпису особи, яка їх формувала та підписувала, тому новий директор може не побачити історію попередника. Розповідаємо, де шукати сповіщення та копії документів і що варто зберегти до зміни керівника

Охорона праці
13.11.2026
Хімічні речовини на виробництві: чому важливі гігієнічна регламентація та державна реєстрація в 2026 році
Безпечне використання хімічних речовин на виробництві потребує оцінки їхніх властивостей, впливу на здоров’я працівників і встановлення допустимих рівнів концентрації. Гігієнічна регламентація та державна реєстрація небезпечних факторів є необхідними складовими хімічної безпеки й профілактики професійних ризиків

Відпустка, відпускні
13.11.2026
14 днів відпустки для УБД: чи залежить тривалість від відпрацьованого часу
Працівники зі статусом учасника бойових дій мають право на додаткову оплачувану відпустку тривалістю 14 календарних днів на рік. Її повна тривалість не залежить від кількості відпрацьованих днів у календарному році, а невикористані дні не переносяться на наступний рік. Відпустку можна використати як за основним місцем роботи, так і за сумісництвом

Відстрочки, ВЛК
13.11.2026
Працівника забронювали: чи можуть його направити на ВЛК під час чинної відстрочки
Чинне бронювання дає військовозобов’язаному відстрочку від мобілізації, але не звільняє його від перебування на військовому обліку. За загальним правилом заброньованих не направляють на ВЛК, однак є три винятки

Заборгованість
12.11.2026
Зміна прізвища боржника: чи припиняється виконавче провадження
Змінили прізвище, паспорт або місце проживання й сподіваєтеся, що це допоможе уникнути стягнення боргу? Такі зміни не припиняють виконавчого провадження і не скасовують арештів на майно та кошти. Мін’юст пояснив, як виконавець оновлює персональні дані боржника та чому про зміну імені чи адреси потрібно невідкладно повідомляти. Ігнорування цього обов’язку може призвести до того, що важливі документи надходитимуть на стару адресу

Е-сервіс
12.11.2026
ЄДР не працюватиме вночі: коли реєстр стане доступним
У ніч із 12 на 13 листопада 2026 року Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань тимчасово не працюватиме. ДП «Національні інформаційні системи» проводитиме планове оновлення програмного забезпечення

Податкова та фінзвітність
12.11.2026
Відображення авансових внесків з торгівлі пальним у декларації з прибутку у 2026 році
Податкова уточнила порядок відображення авансових внесків у Додатку ЩАВ до декларації з податку на прибуток підприємств. Переплата за такими внесками не переноситься на наступні звітні періоди

Бронювання, критичність
12.11.2026
Нові правила бронювання можуть з’явитися у 2027 році: що пропонують змінити
Формальну норму бронювання 50% працівників можуть переглянути. Міністерство аграрної політики пропонує дозволити підприємствам бронювати більше або менше працівників залежно від їхньої важливості для роботи бізнесу. Нову модель планують завершити до кінця 2026 року, а на початку 2027-го обговорити з урядом і військовими

ПДФО
12.11.2026
Ломбард продав вашу річ: чому отримана сума менша ніж сам продаж, – пояснює ДПС
Отримали гроші під заставу телефона, прикраси чи іншої речі в ломбарді? Сам факт отримання позики не створює оподатковуваного доходу – якщо вчасно повернути кошти та забрати заставу. Але якщо позику не погасили й ломбард продав річ, податкові наслідки змінюються. Пояснюємо, коли виникає оподатковуваний дохід, хто утримує ПДФО та військовий збір і чи потрібно подавати декларацію

Пенсія, соцпільги
12.11.2026
Новий порядок оформлення пенсій та визначення страхового стажу: зміни до Порядку №22-1
Правління Пенсійного фонду України ухвалило постанову від 15.10.2026 №43-1, якою затверджено суттєві зміни до Порядку подання та оформлення документів для призначення і перерахунку пенсій. Документ спрямований на цифровізацію послуг, спрощення процедур для громадян за кордоном та на тимчасово окупованих територіях, а також узгодження процедур із новими законодавчими вимогами




