Працівник купив товари для офісу у вихідний день: нюанси компенсації та оплати

Адміністратор офісу придбав за власний кошт товари для потреб підприємства (засоби для прибирання) на вихідних, чи можемо ми відшкодувати понесені витрати працівнику у разі покупки на вихідних?

👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Компенсація витрат працівнику за придбані товари для підприємства у вихідні дні можлива, але потребує додаткового оформлення оплати роботи у вихідний день.


Відповідно до роз'яснень Мінфіну, наданих в узагальнюючій податковій консультації (Наказ МФУ від 26.04.2019 №181), у разі дотримання вимог щодо підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених працівником витрат у зв'язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), виплачена сума компенсації за придбані товари (роботи, послуги) за рахунок власних коштів на користь роботодавця не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором.


Підтвердженням трудової функції будуть норми посадової інструкції, а підтвердженням доцільності та обґрунтованості витрат наказ з визначенням мети такої закупівлі.


Для правомірної компенсації витрат необхідно забезпечити наявність таких документів:


  1. посадова інструкція, де прописані відповідні обов'язки працівника;
  2. наказ керівника, що обґрунтовує необхідність та доцільність таких закупівель;
  3. підтверджуючі документи про здійснені витрати (чеки, накладні).


Важливо враховувати, що закупівля товарів є трудовою функцією працівника, яка має виконуватися в робочий час. Оскільки покупки були здійснені у вихідний день, роботодавець зобов'язаний забезпечити оплату роботи згідно зі статтею 106 КЗпП України. За погодинною системою оплати праці робота в надурочний час має бути оплачена в подвійному розмірі годинної ставки.


Отже, при компенсації витрат працівнику за покупки у вихідний день необхідно:


  1. Оформити документальне підтвердження доцільності витрат.
  2. Забезпечити подвійну оплату за роботу у вихідний день.
  3. Правильно оформити компенсацію витрат.


👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».


Джерело: 7еminar


Матеріали на тему:


Відрядження у вихідний день: порядок оплати та компенсації

Компенсація за несвоєчасно виплачену зарплату: розрахунок, оподаткування та звітність

Забули виплатити компенсацію за відпустку при звільненні? Це може коштувати компанії додаткових витрат

Паливні талони для працівників: як компенсувати витрати на бензин без порушень податкового законодавства

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇