Компенсація за несвоєчасно виплачену зарплату – законодавчі підстави виплати
Компенсація громадянам доходів у разі їх несвоєчасної виплати здійснюється відповідно до Закону України від 19.10.2000 №2050-III «Про компенсацію громадянам втрати частини доходів у зв'язку з порушенням строків їх виплати» (далі – Закон №2050) та Порядку проведення компенсації громадянам втрати частини грошових доходів у зв'язку з порушенням термінів їх виплати, затвердженою постановою КМУ від 21.02.2001 №159 (далі – Порядок №159).
Але для початку наведемо основне правило виплати зарплати.
Статтею 115 КЗпП та ст. 24 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці) передбачено, що заробітна плата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а в разі відсутності таких органів – представниками, обраними і уповноваженими трудовим колективом), але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує шістнадцяти календарних днів, та не пізніше семи днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата.
Наприклад, строк виплати зарплати за 1 половину місяця може бути 22-го числа, а строк виплати зарплати за 2 половину – 7 числа наступного місяця. І кожного разу зарплата має виплачуватись у такі визначені строки (виключення – якщо день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем, заробітна плата виплачується напередодні у робочий день).
Проте якщо зарплата виплачується пізніше встановленого строку її виплати, не завжди потрібно виплачувати компенсацію. Нижче наведено основні правила нарахування такої компенсації.
Правило 1. Виплата компенсації за нараховану, але несвоєчасно виплачену зарплату стосується усіх роботодавців незалежно від форми власності і господарювання (ст. 1 Закону №2050 та п. 1 Порядку №159). Компенсація виплачується навіть і під час дії воєнного стану.
Правило 2. Компенсація виплачується у разі затримки на один і більше календарних місяців виплати зарплати. Якщо строк затримки виплати зарплати менш ніж на місяць, компенсація не буде нарахована.
Наприклад, на підприємстві встановлено строк виплати зарплати за 2 половину місяця – 7 числа. Зарплата нарахована за грудень 2024 року, була виплачена 10.01.2025. Тобто маємо порушення ст. 115 КЗпП та ст. 24 Закону про оплату праці щодо строку виплати зарплати. Проте, зарплата за грудень буде виплачена протягом січня 2025 року. Відповідно за нормами Порядку №159 компенсація за несвоєчасно виплачену зарплату не буде. Якщо ж зарплату за грудень 2024 року не буде виплачено протягом січня 2025, то при виплаті починаючи з лютого 2025 року потрібно буде визначати суму компенсації зарплати.
Правило 3. Компенсації підлягають усі зарплатні виплати, які нараховані, але не виплачені працівникові. А ось виплати разового характеру компенсації не підлягають.
Правило 4. Компенсацію нараховують, якщо зарплата виплачена несвоєчасно з вини роботодавця. Своєчасно не отримана заплата з вини працівника компенсації не підлягає.
Правило 5. Компенсація буде нарахована, якщо в місяці виплати заборгованості ІСЦ наростаючим підсумком перевищив 100%. Якщо ІСЦ буде менше 100% компенсація не буде нарахована, навіть якщо така зарплата виплачується несвоєчасно більше ніж на 1 місяць (див. правило 1). Виплачують лише заборгованість. Тобто все залежить від рівня інфляції.
Наприклад. Зарплата за грудень 2024 виплачується у лютому 2025 року. Але ІСЦ за січень 2025 склав 99,8%. ІСЦ менше 100%, тому компенсація не нараховується.
Інший приклад. Ті ж самі умови, але припустимо, що ІСЦ за січень 2025 склав 101,5%. В цьому випадку при виплаті у лютому 2025 року зарплати за грудень 2024, потрібно нарахувати та виплатити компенсацію за несвоєчасно виплачену заплату.
Правило 6. Сума компенсації виплачується громадянам у тому ж місяці, у якому здійснюється виплата заборгованості за відповідний місяць. Тобто якщо зарплата за грудень 2024 року виплачується у лютому 2025, то компенсація за несвоєчасно виплачену зарплату буде нарахована у лютому.
Правило 7. Компенсацію здійснюють за рахунок тих самих джерел, що й доходів, за невиплату яких її нараховують (ст. 6 Закону №2050, п. 7 Порядку №159). Тобто компенсацію за затримку виплати заробітної плати проводять за рахунок коштів роботодавця.
Алгоритм визначення суми компенсації
Механізм розрахунку суми компенсації наведений у Порядку №159. Так, сума компенсації обчислюється як добуток нарахованого, але невиплаченого грошового доходу за відповідний місяць (після утримання податків і обов'язкових платежів) і приросту індексу споживчих цін (індексу інфляції) у відсотках для визначення суми компенсації, поділений на 100.
Формулою це можна представити так:
К = ЗПчиста х Коеф, де
- ЗПчиста – сума несвоєчасно виплаченої зарплати, яка виплачується;
- Коеф – коефіцієнт компенсації.
Важливо! Компенсують «чисту» зарплату (за мінусом утриманого ПДФО та ВЗ).
Індекс споживчих цін для визначення суми компенсації (коефіцієнт компенсації – Коеф) обчислюється шляхом множення місячних індексів споживчих цін за період невиплати грошового доходу. При цьому при визначенні коефіцієнту компенсації не включаються індекс інфляції місяця, за який виплачується дохід, та індекс інфляції місяця, в якому виплачується заборгованість по зарплаті.
Приклад. Зарплата нарахована у вересні 2024 року, а виплачується у грудні 2024 року. Сума, яка виплачується у грудні – 5800 грн (чиста зарплата).
Щоб визначити коефіцієнт компенсації, потрібно перемножити між собою індекси інфляції за жовтень та листопад. ІСЦ за вересень (місяць нарахування зарплати) та грудень (місяць виплати зарплатного боргу) не включаємо до розрахунку.
Коефіцієнт компенсації складає: 1,018 жовтень х 1,019 листопад х 100% - 100% = 103,7% - 100% = 3,7%.
Сума компенсації: 5800 грн х 3,7% = 214,60 грн.
Якщо підприємство затримало виплату зарплати за декілька місяців та виплачує її в поточному місяці, суму компенсації необхідно визначити окремо за кожен місяць, але підсумувати ці величини та нарахувати відповідну суму компенсації.
Приклад. У грудні 2024 року виплачується заборгованість з виплати зарплати в сумі:
- за серпень-2024 – 6980 грн,
- за вересень-2024 – 7800 грн.
В даному прикладі потрібно визначити 2 коефіцієнти компенсації:
- для зарплати, що нарахована у серпні (з урахуванням ІСЦ за вересень-листопад) та
- для зарплати, що нарахована у вересні(з урахуванням ІСЦ за жовтень-листопад).
Коеф1 = 1,015вересень х 1,018 жовтень х 1,019 листопад х 100 – 100 = 5,3%.
Коеф2 = 1,018 жовтень х 1,019 листопад х 100 – 100 = 3,7%.
Сума компенсації для зарплатного боргу серпня складає: 6980 грн х 5,3% = 369,94 грн.
Сума компенсації для зарплатного боргу вересня складає: 7800 грн х 3,7% = 288,60 грн.
Загальна сума компенсації, яка буде нарахована у грудні 2024 року: 369,94 + 288,60 = 658,54 (грн).
Оподаткування компенсації
Нарахована працівнику Сума компенсації втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати включається до фонду оплати праці у складі додаткової зарплати (ст. 2 Закону про оплату праці, п.п. 2.2.8 Інструкції зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 №5, далі – Інструкція №5). Це є важливим для її оподаткування.
ПДФО та ВЗ. Основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв’язку з відносинами трудового найму, для цілей оподаткування ПДФО прирівнюються до заробітної плати (п.п. 14.1.48 Податкового кодексу України). Тобто з такої компенсації в загальній сумі заробітної плати місяця, в якому вона нарахована, буде утриманий ПДФО за ставкою 18% та ВЗ за ставкою 5%. Також така компенсація буде врахована при визначенні права працівника на застосування ПСП.
ЄСВ. Пунктом 1 ч. 1 ст. 7 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» передбачено, що базою нарахування ЄСВ для роботодавців є суми нарахованої кожній застрахованій особі зарплати за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Тож компенсація за затримку зарплати є базою нарахування ЄСВ на загальних підставах.
Відображення у зарплатній звітності
Компенсацію за виплачену суму зарплатного боргу відображають в додатку 4ДФ із ознакою доходу «101» в одному рядку із нарахованою зарплатою.
В додатку 1 компенсацію також відображають в одному рядку в загальній сумі із зарплатою в тому місяці, в якому вона нарахована.
Компенсація за доплата до МЗП
Статтею 3-1 Закону про оплату праці визначено, що розмір заробітної плати працівника за повністю виконану місячну (годинну) норму праці не може бути нижчим за розмір мінімальної заробітної плати. Якщо нарахована заробітна плата працівника, який виконав місячну норму праці, є нижчою за законодавчо встановлений розмір мінімальної заробітної плати, роботодавець проводить доплату до рівня мінімальної заробітної плати, яка виплачується щомісячно одночасно з виплатою заробітної плати.
При цьому при обчисленні розміру заробітної плати працівника для забезпечення її мінімального розміру не враховуються:
- доплати за роботу в несприятливих умовах праці та підвищеного ризику для здоров’я,
- за роботу в нічний
- у надурочний час,
- роз’їзний характер робіт,
- премії до святкових і ювілейних дат.
Серед цього переліку немає компенсації за несвоєчасно виплачену зарплату. Але за роз’ясненням Мінсоцполітики у листі від 17.02.2017 №394/0/101-17/282 сума компенсації за затримку виплати зарплати не враховується при визначенні доплати до МЗП.
Приклад. Працівнику у грудні 2024 року нараховано оклад 7500 грн. Також в грудні виплачена заборгованість із зарплати за серпень 2024 року. Сума компенсації склала 369,94 грн.
Компенсацію не враховують при визначенні доплати до МЗП. Розмір доплати до МЗП складає: 8000 – 7500 = 500 грн.
У грудні працівнику буде нараховано: 7500 оклад + 500 (доплата до МЗП) + 369,94 (компенсація) = 8369,94 (грн).
Компенсація за виплату зарплатних боргів та середня зарплата
«Середня» за Порядком №100. При розрахунку відпускних, компенсації за невикористану відпустку, середньої для відрядження, курсів підвищення кваліфікації, матдопомоги, вихідної допомоги тощо, компенсація втрати частини доходів у зв'язку з порушенням строків їх виплати не буде включатися. Така виплата зазначена в п.п. «л» п. 4 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 8.02.1995 №100 (далі Порядок – №100) серед виплат які не враховуються при обчисленні середньої зарплати за Порядком №100.
«Середня» за Порядком №1266. Пунктом 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого постановою КМУ від 26.09.2001 №1266, передбачено, що середня зарплата для лікарняних / декретних обчислюється шляхом ділення заробітної плати, на яку нарахований ЄСВ на кількість календарних днів розрахункового періоду.
Оскільки компенсація втрати частини доходів у зв'язку з порушенням строків відноситься до заробітної плати (п.п. 2.2.8 Інструкції №5), вона буде включатись при обчисленні середньої зарплати за Порядком №1266.
Донарахована зарплата – чи виплачувати компенсацію?
Ні, не потрібно.
Компенсація втрати частини доходів у зв'язку з порушенням строків їх виплати, зокрема зарплати, нараховується, якщо зарплату працівнику нараховано, але виплачено несвоєчасно. У випадку виправлення зарплатних помилок донарахування відбувається у місяці виправлення помилки.
Тобто така зарплатна виплата тільки но буде нараховано. Відповідно до п. 1.6.2 Інструкції №5 якщо нарахування фонду оплати праці здійснюються за попередній період, зокрема у зв'язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, вони відображаються у фонді оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування.
Для нарахування та виплати компенсації має бути 2 умови:
- зарплата була нарахована
- зарплата виплачується несвоєчасно.
Тож у випадку, коли роботодавець донараховує працівнику зарплату за минулі місяці, обов’язку нараховувати та виплачувати компенсацію не виникає.
Висновки
- Компенсація нараховується в разі затримки нарахованої, але не виплаченої зарплати із затримкою з вини роботодавця більше ніж на місяць.
- Сума компенсації розраховується шляхом множення «чистої» зарплати на коефіцієнт компенсації.
- Коефіцієнт компенсації обчислюється шляхом множення місячних ІСЦ за період невиплати грошового доходу, не враховуючи ІСЦ місяця, за який виплачується дохід, та ІСЦ місяця, в якому виплачується заборгованість по зарплаті.
- Компенсація буде нарахована, якщо в місяці виплати заборгованості ІСЦ наростаючим підсумком перевищив 100%.
- Із компенсації утримують ПДФО, ВЗ та нараховують ЄСВ, оскільки вона віднесена до заробітної плати.
Тетяна ГУЛЬ, консультант з питань оплати праці та трудового права, редактор 7еminar