Працівниця змінила прізвище: дії роботодавця

1. Новий паспорт чи свідоцтво про шлюб
2. Алгоритм дій коли працівниця змінила прізвище
3. Дії кадровика, коли працівниця змінила прізвище
4. Дії бухгалтера, коли працівниця змінила прізвище
5. Висновки

Новий паспорт чи свідоцтво про шлюб

Зміни в кадрових документах через зміну прізвища проводять на підставі копій документів, що підтверджують таку зміну (копії свідоцтва про шлюб, паспорта з новим прізвищем, реєстраційного номера облікової картки платника податків з новим прізвищем).

Такий висновок можна зробити з аналізу п. 2.13 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58 (далі – Інструкція №58).

Так, відповідно до п. 2.13 Інструкції №58 можна використати і свідоцтво про шлюб, як підставу для внесення змін до трудової книжки, проте краще вносити зміни після надання працівницею нового документа, який посвідчує особу (паспорта).

Алгоритм дій коли працівниця змінила прізвище

Крок 1. Працівниця, протягом місяця після заміжжя обмінює паспорт та облікову картку платника податків (ідентифікаційний код) (п. 25 гл. 2 р. ІІІ Правил державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджених наказом Мін'юсту від 18.10.2000 №52/5).

Крок 2. Працівниця пише заяву про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища) та надає роботодавцю документи, що підтверджують зміну прізвища.

Що це за документи?

Наводимо перелік підтверджуючих документів:

1. Копія свідоцтва про шлюб.
2. Копія паспорта з новим прізвищем.
3. Копія реєстраційного номера облікової картки платника податків з новим прізвищем.
4. Копія витягу про місце реєстрації з новим прізвищем.

Подання заяви працівницею є необов'язковою вимогою. Так, достатньо копій вищезазначених документів, але необхідно щоб на копіях цих документів були проставлені:

1. дата отримання таких документів,
2. підпис працівниці,
3. підпис працівника відділу кадрів.

Крок 3. Завірення документів належним чином. Документи та копії, що були отримані від працівниці, варто звірити та проставити на них відмітку «Згідно з оригіналом», вказати назву посади особи, що засвідчує (зазвичай, працівник відділу кадрів), ініціали та прізвище, підпис та дату засвідчення копії.

Крок 4. Розгляд керівником підприємства заяви працівниці та копій документів, та прийняття рішення про внесення змін до трудової книжки, облікових та офіційних документів, яке оформлює резолюцією. Кадровик або відповідальна особа зазначена в резолюції готує проєкт наказу.

Крок 5. Видання наказу про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища) (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів підприємства у зв’язку із зміною прізвища працівниці.

Зразок Наказу про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Завантажуйте шаблон та зразок Наказу про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Зверніть увагу, що з таким наказом працівниця повинна ознайомитися і поставити свій підпис на ньому (п. 11 гл. 10 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5).

Крок 6. Безпосереднє внесення змін до кадрових та бухгалтерських документів.

Дії кадровика, коли працівниця змінила прізвище

Датою внесення змін в облікові дані вважається дата реєстрації наказу. На підставі наказу вносяться зміни фахівцем відділу кадрів до низки кадрових документів:

1. особова картка працівника,
2. особова справа,
3. журнал обліку особових справ,
4. книга обліку руху трудових книжок і вкладиші до них,
5. інші документи (графік відпусток, табель обліку робочого часу, розрахункова відомість тощо).

Чинними нормативними актами не визначено порядок унесення змін до кадрових документів. Тому колишнє прізвище працівника закреслюють та вписують нове, проставляють дату внесення змін, реквізити документа-підстави та підпис особи, відповідальної за ведення кадрової документації.

Як внести зміни до трудового договору?

Законодавець і в цьому випадку не надав чіткі інструкції, щодо того, як це робити. Тому, пропонуємо відобразити це в додатковій угоді про внесення змін до трудового договору(зміна прізвища) до її трудового договору.

Як внести зміни до трудової книжки?

Алгоритм змін на титульній сторінці:

Крок 1. Колишнє прізвище слід закреслити однією рискою і поряд записати нове (п. 2.13 Інструкції №58).

Крок 2. На внутрішньому боці обкладинки трудової книжки зазначаємо:

1. інформацію про документ, на підставі якого виправлено запис (паспорт, свідоцтво про шлюб тощо). Якщо це свідоцтво про шлюб, то вказуємо його номер і дату видачі, назву органу, який його видав;
2. реквізити документа: номер та дата видачі.

Цю інформацію керівник підприємства або уповноважена ним особа завіряють своїм підписом та печаткою (за наявності).

Зразок виправлення

Ключові моменти, на які варто звернути увагу:

1. Якщо трудова книжка містить і вкладиш, не забудьте внести зміни і до нього.
2. Якщо трудова книжка зберігається у працівниці, то роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі (ст. 48 КЗпП). Хоча така підстава як зміна прізвища і відсутня у КЗпП, проте варто внести зміни, якщо працівниця про це попросить.
3. Якщо трудова книжка вже відсканована та відомості про трудову діяльність працівниці передані до Реєстру застрахованих осіб через портал ПФУ, то повторно сканувати її зі змінами вже не потрібно (абз. 8, 9 п. 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи - підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою ПФУ від 12.03.2021 №11-1).

Працівниця-військовозобов'язана: що робити?

Це є зміною облікових даних працівника. Тож алгоритм дій для роботодавця наступний:

1. Повідомити працівницю, що вона має отримати новий ВОД з новим прізвищем. На сьогодні, не реалізований функціонал зміни прізвища онлайн через Резерв+, тож для цього працівниці необхідно фізично відвідати ТЦК.
2. Внести зміни до Списку персонального військового обліку військовозобов’язаних та резервістів, з-поміж жінок (додаток 5 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою Кабміну від 30.12.2022 №1487, далі – Порядок №1487). Це слід зробити у п’ятиденний строк з дня подання документів працівницею.
3. Повідомити ТЦК, в якому працівниця перебуває на обліку, про зміну її облікових даних (додаток 4 до Порядку №1487). Доцільно подати одне повідомлення, вказавши 2 підстави про зміну облікових даних: прізвище і новий паспорт. Відповідно до п. 34 Порядку №1487 потрібно надсилати щомісяця до 5 числа повідомлення про зміну облікових даних до ТЦК, які мали місце в минулому місяці.
4. Після того, як працівниця отримає ВОД з новим прізвищем (в електронному чи в паперовому вигляді), потрібно додати копію такого ВОД (або роздруківку е-ВОД) до справи.

Дії бухгалтера, коли працівниця змінила прізвище

1. У випадку, якщо працівниця отримує заробітну плату у безготівковому вигляді, варто попросити її оновити в банку дані та замінити її банківську картку.

2. Проконсультувати працівницю, що вона може завчасно (не чекаючи подання Об’єднаної звітності роботодавцем) повідомити Пенсійний фонд про зміну прізвища. Для цього їй достатньо заповнити та подати на порталі ПФУ анкету для зміни даних у Реєстрі застрахованих осіб і додати до неї сканкопії документів, що підтверджують зміну даних. Алгоритм дій за посиланням.

3. Зміна працівницею прізвища вплине на заповнення Об’єднаної звітності. Так:

1. Додаток Д1 (для ФОП – ФІЗ-Д1), сформований за місяць, в якому видано наказ (розпорядження) про внесення змін до облікових та бухгалтерських документів підприємства, у ньому потрібно буде вказувати вже нове прізвище працівниці (у гр. 09);

1. Додаток Д5 (для ФОП – ФІЗ-Д5), – зміну прізвища не відображають. Вичерпний перелік подій за настанням яких подають цей додаток передбачено п. 2 розд. IV Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4;

1. Додаток 4ДФ (для ФОП – ФІЗ-4ДФ), не містить такого реквізиту, як «Прізвище, ім’я, по батькові», оскільки працівників тут відображають лише за реєстраційними номерами їх облікової картки. Тому після зміни прізвища працівниці в додатку 4ДФ нічого коригувати не потрібно.

Висновки

1. Роботодавець повинен отримати копії документів, що підтверджують зміну прізвища (паспорт, свідоцтво про шлюб, реєстраційний номер облікової картки платника податків тощо).
2. На підставі наказу вносяться зміни до трудової книжки, особової картки, особової справи, графіку відпусток, табеля обліку робочого часу та інших кадрових документів.
3. Для працівниць-військовозобов’язаних необхідно повідомити ТЦК про зміну облікових даних та внести корективи до списків персонального військового обліку.
4. Бухгалтер повинен врахувати зміну прізвища у звітності (зокрема, у Додатку Д1) та проконсультувати працівницю щодо оновлення її даних у банку та Пенсійному фонді.

Шаблони та зразки документів:

Заява про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Наказ про внесення змін до облікових документів працівника (зміна прізвища)

Додаткова угода про внесення змін до трудового договору(зміна прізвища)

Читайте більше:

Виправлення в трудовій книжці: загальні правила та зразки

Повідомлення при зміні облікових даних військовозобов’язаного, призовника, резервіста (додаток 4): як заповнити та подати

Квартальний Податковий розрахунок за наказом Мінфіну №243: подання та заповнення ФОПами