Повідомлення до ДПС про прийом на роботу: чи потрібно друкувати та зберігати у паперовому вигляді

Чи потрібно зберігати в друкованому вигляді повідомлення в ДПС про прийом працівника?

3

34


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Ні, чинне законодавство не зобов’язує роботодавця зберігати повідомлення про прийняття працівника на роботу саме у друкованому вигляді.


Достатньо забезпечити їх належне зберігання в електронній формі разом із квитанціями про прийняття.


Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається до ДПС до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором. Після подання роботодавець отримує квитанції, які підтверджують прийняття та обробку документа контролюючим органом. Саме ці квитанції є доказом виконання обов’язку щодо подання повідомлення.


Нормативні акти не містять вимоги обов’язково друкувати такі повідомлення та формувати паперовий архів. Якщо документи подавалися в електронному вигляді через електронний кабінет або інше програмне забезпечення, вони можуть зберігатися в електронному форматі. Головне, щоб у разі необхідності роботодавець міг надати їх для перевірки.


Під час перевірок Держпраці або ДПС контролюючі органи можуть попросити підтвердити факт подання повідомлень щодо конкретних працівників або за певний період. Для цього достатньо продемонструвати електронні документи та квитанції про їх прийняття. За потреби їх можна роздрукувати безпосередньо під час перевірки.


Практика показує, що електронні документи доцільно зберігати не лише в програмі подання звітності, а й додатково архівувати на окремих носіях або у внутрішніх електронних архівах підприємства. Це допоможе уникнути проблем у разі втрати доступу до програмного забезпечення, пошкодження баз даних або технічних збоїв.


Отже, друкувати та зберігати повідомлення про прийняття працівників на роботу законодавство не вимагає. Водночас рекомендується забезпечити надійне електронне зберігання самих повідомлень та квитанцій про їх прийняття, щоб у будь-який момент підтвердити виконання обов’язку перед контролюючими органами.



Джерело: 7еminar


Читайте більше:


Як працівник може дистанційно підписувати кадрові документи

В особовій справі немає автобіографії: чи можна додати документ пізніше

Слово «Копія» на кадрових документах: нові правила діловодства – 2026

Кадрові документи на підприємстві у 2026 році

Що робити з документами колишніх працівників

Накази на підприємстві: види, правила реєстрації та зберігання

Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. І допоможе в цьому Сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!

3

34

2

1

4

2545

3

520

3

23

1

13

1

15

3

58

1

21

6

3977

9

26062

3

12

1

9

3

471

6

1540

3

13

2

8

4

107

3

536

2

37