Слово «Копія» на кадрових документах: нові правила діловодства – 2026

Експерт пояснив основні зміни до правил діловодства, запроваджені наказом Мін’юсту № 667/5, що набрав чинності 04.04.2026. У центрі уваги – повернення обов’язкової відмітки «Копія» на документах, правила її проставлення та засвідчення. У статті роз’яснено, коли виготовляти копії кадрових документів, як правильно оформити копію наказу про звільнення працівника та на що звертати увагу при оновленні внутрішньої Інструкції з діловодства, щоб уникнути порушень

73


  1. Нові правила діловодства 2026: що змінив наказ Мін’юсту
  2. Чи обов’язково ставити слово «Копія» на документах
  3. Де ставити відмітку «Копія» на кадрових документах
  4. У яких випадках потрібно робити копії кадрових документів
  5. Як правильно засвідчити копію наказу про звільнення
  6. Висновки


Нові правила діловодства 2026: що змінив наказ Мін’юсту


Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5, який набрав чинності 04.04.2026, (далі – наказ № 667/5) внесено зміни до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі – Правила № 1000/5).


З поміж іншого виділяється повернення слова «Копія» на копії документів.


Чи обов’язково ставити слово «Копія» на документах


З дня набрання чинності наказом № 667/5 на копіях кадрових документів потрібно проставляти слово «Копія».


По суті це повернення до забутого старого. Нагадаємо, що тривалий час у Правилах № 1000/5 така вимога була відсутня й ось норма повертається.


Де ставити відмітку «Копія» на кадрових документах


Отже, у новій нормі визначено:

Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа

При цьому слово «Копія» може бути виконано від руки, а можна замовити спеціальний штамп.

Порада: нові правила утворення копій кадрових документів варто прописати в Інструкції з діловодства

У яких випадках потрібно робити копії кадрових документів


Нагадуємо, що копії кадрових документів виготовляють при наповненні особової справи. Ще один найрозповсюдженіший варіант – видання роботодавцем копії наказу про звільнення працівнику у день звільнення (ст. 47 КЗпП). Крім того, правила засвідчення копій застосовують й при формуванні справ з військового обліку. Мова йде про виготовлення копій військово-облікових документів.

Увага! Правила № 1000/5 поширюються на юридичних осіб. Проте й ФОП-роботодавцям також рекомендовано виготовляти копії наказів про звільнення з урахуванням цих правил

Як правильно засвідчити копію наказу про звільнення


Отже, виготовляємо копію будь-яким доступним способом.


Далі у верхньому правому куті проставляємо слово «Копія».


У кінці документа робимо напис про засвідчення копії. А саме прописуємо «Згідно з оригіналом».


Нижче прописуємо посаду того, хто засвідчує копію. Цей працівник поряд проставляє підпис, вказуються його ім’я та прізвище.


Ще нижче проставляється дата засвідчення копії.


Приклад




Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів Куц Юрій КУЦ

24.04.2026


Згідно з Правилами № 1000/5 напис про засвідчення копії скріплюється печаткою підприємства або печаткою структурного підрозділу. Т


ут слід відштовхуватися від того, чи застосовуються на підприємстві печатки, а подробиці зафіксувати в Інструкції з діловодства.


Висновки


  1. Головна новація змін до Правил № 1000/5 – повернення до проставляння слова «Копія» на копіях документів, у тому числі кадрових. Зокрема, це стосується виготовлення копій кадрових документів для наповнення особової справи, а також оформлення копії наказу про звільнення.
  2. Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша документа.


Джерело: kadroland


Читайте більше:


Зміни в діловодстві та архівній справі 2026

Нові правила діловодства 2026: що змінив наказ Мін’юсту №667/5

✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням

73

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

1

3

2

10

4

8848

2

19

5

336

4

143

1

2487

2

17

2

13

2

16

3

25

4

36

2

32

4

1944

5

29

3

27

9

3499

6

57

3

20