
Експерт
Людмила СмердоваКонсультант з питань кадрового обліку та трудового права, головна редакторка відеоконтенту на kadroland
Наводимо перелік кадрових документів, які необхідні на підприємстві у 2026 році

Колективний договір. Він обов’язковий як для підприємств, так й ФОП-роботодавців. Проте штрафів за його відсутність чинним законодавством не передбачено.
На практиці колективного договору може й не бути. Однак у такому разі подбайте про його замінники:
Такі Положення дозволять урегулювати важливі моменти й зведуть до мінімуму ризик спорів.
Колеги, спробуйте безкоштовні конструктори від 7eminar:
Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. І допоможе в цьому Сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!
Штатний розпис. Для бюджетних установ цей документ залишається обов’язковим. Вважаємо, що штатний розпис має бути й на комерційних підприємствах та у ФОП-роботодавців. Принаймні такого погляду дотримуються і Держпраці, і Мінекономіки.
Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) мають бути й на підприємствах, і у ФОП-роботодавців. Як правило, розробляються їх за наявності у роботодавця трьох і більше найманих працівників.
Зверніть увагу, ПВТР затверджуються протоколом загальних зборів трудового колективу
Інструкція з діловодства. Саме у цьому документі можна закріпити правила розробки реєстраційних індексів, правила оформлення та реєстрації кадрових документів, застосування формату датування й багато інших питань.
Також Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 свідчать про те, що Інструкція з діловодства має бути на кожному підприємстві. Що стосується ФОП-роботодавців, то для них Інструкція з діловодства не є обов’язковою.
Графік відпусток. Відповідно до ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) графік відпусток є обов’язковим документом і для підприємств, і для ФОП-роботодавців.
У графіку відпусток обов’язково потрібно передбачати надання щорічних відпусток. Усі інші оплачувані відпустки, такі як соцвідпустка на дітей, додаткова відпустка учасникам бойових дій, можуть включатися у графік відпусток, але це не обов’язково.
Журнали реєстрації. У роботодавців мають бути журнали реєстрації кадрових документів – заяв працівників, наказі з кадрових питань тимчасового та тривалого строку зберігання тощо. А от скільки їх має бути, як відбувається процес реєстрації, про це варто прописати в Інструкції з діловодства, про яку ми згадували вище.
Посадові та робочі інструкції. На усі посади та професії, які є у штатному розписі, потрібно розробити посадові та робочі інструкції. Про це визначено у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, випуск один, який залишається чинним. Наявність посадових та робочих інструкцій – це перш за все захист від претензій працівників щодо кола обов’язків, які вони мають виконувати.
Особова картка П-2. Особова картка П-2 за роз’ясненнями Держпраці та Мінекономіки більше не є обов’язковим документом. Тобто роботодавець має право самостійно вирішувати – вести її або ні.
П-2 – це документ, в якому зібрані відомості про працівника, його прийняття та переведення, надання відпусток тощо.
Увага! Стаття 10 Закону про відпустки зобов’язує вести облік відпусток. Тож, якщо ви відмовляєтеся від особової картки П-2, то у вас має бути інший документ для ведення обліку відпусток. Зауважимо: більшість експертів дотримуються думки про доцільність наявності П-2 й надалі
Особова справа. В особовій справі накопичують основні документи по працівнику. Особові справи обов’язкові для підприємств. В обов’язковому порядку особові справи заводять на керівників організацій, професіоналів, спеціалістів та технічних службовців. Тобто за посадами, для яких код за Класифікатором професій розпочинається від 1 до 4.
Щодо представників інших професій, зокрема торгівлі, сфери послуг та найпростіших професій, рішення про оформлення особової справи підприємство приймає самостійно.
Утім, радимо формувати особові справи для всіх працівників незалежно від посади, професії.
Для обліку використання робочого часу застосовується табель обліку використання робочого часу. Як правило, використовується його типова форма П-5.
Для фіксації правил ведення табеля у роботодавця має бути розроблено Положення про табельний облік або Положення про облік робочого часу.
Саме на кадровика покладений функціонал із внесення записів до трудових книжок працівників. При цьому, якщо на підприємстві ще зберігаються паперові трудові книжки, то відповідно має бути й Книга обліку руху трудових книжок.
У ФОП-роботодавця такої книги не може бути, оскільки ФОП ніколи не приймали на зберігання у себе трудові книжки своїх працівників.
Все частіше роботодавці переходять на укладання письмових трудових договорів.
По-перше, у ньому можна розписати усі подробиці трудових взаємовідносин між працівником та роботодавцем.
По-друге, до цього підштовхує й поява проєкту Трудового кодексу, який передбачає безальтернативне укладання трудових договорів в письмовій або електронній формі.
Що стосується ФОП-роботодавців, то вони із працівниками мають укладати виключно письмові трудові договори. Проте під час воєнного стану можуть прийняти рішення про укладання трудового договору в усній формі. Ми ж радимо ФОП застосовувати письмову форму трудового договору навіть під час дії воєнного стану.
При прийнятті на роботу. Наприклад, при прийнятті на роботу особа, що працевлаштовується, має написати заяву. Далі узгоджується форма трудового договору – «усна» або письмова. Після цього видаємо наказ про прийняття на роботу. Також подається повідомлення до податкової за формою, затвердженою постановою Кабміну від 17.06.2015 № 413.
Перед початком роботи працівника необхідно проінформувати про низку моментів на виконання ст. 29 Кодексу законів про працю України. Доцільно це зробити через спеціально розроблений лист-інформування.
Оформлення щорічних відпусток. Якщо щорічна відпустка надається за графіком відпусток, то працівнику надається повідомлення про початок цієї відпустки, подекуди від нього очікується заява із конкретними датами надання цієї відпустки. Після цього видається наказ про надання щорічної відпустки.
Для надання щорічної відпустки поза графіком відпусток, інших оплачуваних відпусток, відпусток без збереження зарплати достатньо заяви та наказу.
Звільнення. У день звільнення обов’язково має бути видано наказ про звільнення. А ще працівнику слід видати копія наказу про звільнення та повідомлення про нараховані та виплачені суми.
Джерело: kadroland
Читати більше:
Штатний розпис 2026: розробка та складання
Особова картка працівника П-2: заповнення та зразок
Працівниця змінила прізвище: дії роботодавця
Класифікатор професій: правила визначення назви посади
Номенклатура справ: про обов’язковість, оформлення та відповідальність
Помер працівник: дії роботодавця
Працівник передумав працювати: зразок наказу про скасування наказу про прийняття
Під час заповнення декларації з плати за землю можуть виникати розбіжності між сумою орендної плати, визначеною за умовами договору, та сумою, яку система автоматично розраховує з урахуванням площі ділянки й нормативної грошової оцінки. ДПС роз’яснила, яку суму слід відображати в декларації та на які норми ПКУ орієнтуватися

Реєстрація податкових накладних та розрахунків коригування є обов’язковою для всіх постачальників послуг чи товарів, на які нараховують ПДВ. Порушення цього обов’язку загрожує штрафними санкціями. Крім того, саме зареєстрована ПН є підставою для отримання податкового кредиту – суми, на яку платник ПДВ має можливість зменшити податкове навантаження. Розглянемо порядок та строки реєстрації ПН/РК, відповідальність за їх недотримання

У разі смерті ФОП, оголошення її померлою або визнання безвісно відсутньою зняття з податкового обліку відбувається на підставі відомостей з ЄДР про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності. Датою зняття з обліку є дата отримання контролюючим органом відповідних відомостей з ЄДР. Якщо запис про припинення ще не внесено, але податківці отримали від спадкоємців копію свідоцтва про смерть, вони передають її державному реєстратору для вжиття необхідних заходів. Водночас податкові зобов’язання та борг померлого ФОП можуть перейти до спадкоємців – у межах вартості успадкованого майна та пропорційно їхній частці у спадщині

Аліменти з військовослужбовців утримують із більшості видів грошового забезпечення, зокрема посадового окладу, надбавок, премій і регулярних додаткових винагород. Це стосується й бойових виплат, тоді як окремі одноразові та цільові допомоги до аліментної бази не включаються. Міноборони роз’яснило, з яких саме виплат стягуються аліменти, як визначається їхній розмір залежно від кількості дітей та які є способи оформити утримання без звернення до суду

Кабмін оновив порядок оцінювання повсякденного функціонування особи, за результатами якого встановлюють інвалідність. Зміни охоплюють строки встановлення інвалідності, умови її безстрокового визначення, порядок повторного оцінювання та оскарження рішень експертних команд. Також розширено можливості заочного оцінювання, проходження процедури за місцем лікування, використання телемедицини та підтримки осіб під час оцінювання. Розглянемо 18 ключових нововведень, які варто знати пацієнтам, лікарям і експертним командам

Родинні зв'язки не звільняють ФОП від обов'язку оформлювати трудові відносини. Якщо члени сім'ї фактично працюють продавцями чи виконують іншу постійну роботу, їх необхідно офіційно працевлаштувати. Інакше підприємцю можуть загрожувати попередження, штрафи та адміністративна відповідальність

Пошкодження або знищення майна внаслідок бойових дій може унеможливити своєчасне виконання податкових обов’язків, зокрема щодо складання та реєстрації акцизних накладних і подання електронних документів. У таких випадках платник може скористатися правилами, передбаченими пп. 69.1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, але за умови належного документального підтвердження неможливості виконання обов’язків. Важливо довести не лише факт пошкодження чи знищення майна, а й те, як саме ці обставини завадили виконати конкретний податковий обов’язок

Зміна групи єдиного податку – звична практика для багатьох ФОП. Але саме на цьому моменті підприємці найчастіше й помиляються: не враховують усі нюанси переходу та звітування. І як наслідок – виникають штрафи, уточнення та зайві нерви. У цій статті розберемо ключові моменти та типові помилки при переході, як правильно заповнити декларацію у 2026 році у разі зміни групи протягом року та наведемо зразок заповнення

ФОП з 01.07.2026 перейшов з 3 групи ЄП на 2 групу. Подана декларація по єдиному податку за півріччя 2026 року як для ФОП 3 групи. Чи потрібно подавати цю декларацію за 9 місяців 2026 наростаючим підсумком? Чи тепер тільки річну декларацію подавати?

У Верховній Раді зареєстровано постанову про перегляд обмежень на роботу бізнесу під час жовтого рівня повітряної загрози. Документ зобов’язує Кабмін протягом трьох календарних днів переглянути правила, зокрема дозволити підприємствам працювати без облаштування укриттів за умови добровільної письмової згоди працівників. Водночас кожен працівник матиме право будь-коли припинити роботу та перейти до укриття, а роботодавці повинні й надалі забезпечувати оповіщення, інструктажі та заходи безпеки

Повернення помилково або надмірно сплачених коштів до бюджету – поширена ситуація для перевізників та інших суб’єктів господарювання. Укртрансбезпека нагадує, що для отримання коштів необхідно подати правильно оформлену заяву та підтвердні документи. Важливо дотриматися встановленої структури заяви й подати її або поштою, або в електронному вигляді з накладанням КЕП

Нові рахунки для акцизу, три звіти щодо працевлаштування осіб з інвалідністю, декларація з прибутку за новою формою, дедлайни для ПФУ, ТЦК і Держпраці, зміни для ФОП, субсидій, перевізників та медоглядів. У листопаді бухгалтеру й роботодавцю доведеться стежити одразу за десятками дат: 1, 5, 9, 13, 14, 18, 19, 20 і 30 листопада, а також за дедлайном до 1 грудня. Зібрали головне в одному матеріалі – що зміниться, що потрібно подати, сплатити або перевірити та які строки не можна пропустити

Кабінет Міністрів України затвердив постанову від 28 жовтня 2026 №1335, якою вніс важливі зміни до Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних (ЄРПН) та Порядку ведення Єдиного реєстру акцизних накладних (ЄРАН). Нововведення узгоджують роботу реєстрів із Законом України «Про публічні електронні реєстри» та оптимізують їхню технічну взаємодію з іншими держсистемами

Платники податків можуть не нараховувати та не сплачувати земельний податок і орендну плату за земельні ділянки державної та комунальної власності, розташовані на територіях активних бойових дій або тимчасово окупованих територіях. Водночас право на пільгу залежить від категорії території та дат початку і завершення бойових дій чи окупації, зазначених у відповідному Переліку. Розглянемо, якими нормативними актами затверджено Перелік, які території дають право на пільгу та за який період плата за землю не нараховується

У 2026 році продовжує діяти звільнення від плати за землю за ділянки, на яких розташовувалася житлова або нежитлова нерухомість, знищена внаслідок російської збройної агресії. Відповідні зміни передбачає Закон №4903-IX, який набрав чинності 23 жовтня 2026 року. Звільнення застосовується за умови внесення відомостей про знищене майно та земельну ділянку до відповідного Державного реєстру. Розглянемо, на який період і площу ділянок поширюється пільга та як скоригувати вже задекларовані зобов’язання за 2026 рік

Граничними днями для реєстрації ПН та РК за першу та другу половину жовтня 2026 року будуть 5 (четвер) та 18 (середа) листопада. У ці дні реєструйте ПН / РК протягом усього дня
