
Експерт
Людмила СмердоваКонсультант з питань кадрового обліку та трудового права, головна редакторка відеоконтенту на kadroland
Наводимо перелік кадрових документів, які необхідні на підприємстві у 2026 році

Колективний договір. Він обов’язковий як для підприємств, так й ФОП-роботодавців. Проте штрафів за його відсутність чинним законодавством не передбачено.
На практиці колективного договору може й не бути. Однак у такому разі подбайте про його замінники:
Такі Положення дозволять урегулювати важливі моменти й зведуть до мінімуму ризик спорів.
Колеги, спробуйте безкоштовні конструктори від 7eminar:
Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. І допоможе в цьому Сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!
Штатний розпис. Для бюджетних установ цей документ залишається обов’язковим. Вважаємо, що штатний розпис має бути й на комерційних підприємствах та у ФОП-роботодавців. Принаймні такого погляду дотримуються і Держпраці, і Мінекономіки.
Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) мають бути й на підприємствах, і у ФОП-роботодавців. Як правило, розробляються їх за наявності у роботодавця трьох і більше найманих працівників.
Зверніть увагу, ПВТР затверджуються протоколом загальних зборів трудового колективу
Інструкція з діловодства. Саме у цьому документі можна закріпити правила розробки реєстраційних індексів, правила оформлення та реєстрації кадрових документів, застосування формату датування й багато інших питань.
Також Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 свідчать про те, що Інструкція з діловодства має бути на кожному підприємстві. Що стосується ФОП-роботодавців, то для них Інструкція з діловодства не є обов’язковою.
Графік відпусток. Відповідно до ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) графік відпусток є обов’язковим документом і для підприємств, і для ФОП-роботодавців.
У графіку відпусток обов’язково потрібно передбачати надання щорічних відпусток. Усі інші оплачувані відпустки, такі як соцвідпустка на дітей, додаткова відпустка учасникам бойових дій, можуть включатися у графік відпусток, але це не обов’язково.
Журнали реєстрації. У роботодавців мають бути журнали реєстрації кадрових документів – заяв працівників, наказі з кадрових питань тимчасового та тривалого строку зберігання тощо. А от скільки їх має бути, як відбувається процес реєстрації, про це варто прописати в Інструкції з діловодства, про яку ми згадували вище.
Посадові та робочі інструкції. На усі посади та професії, які є у штатному розписі, потрібно розробити посадові та робочі інструкції. Про це визначено у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, випуск один, який залишається чинним. Наявність посадових та робочих інструкцій – це перш за все захист від претензій працівників щодо кола обов’язків, які вони мають виконувати.
Особова картка П-2. Особова картка П-2 за роз’ясненнями Держпраці та Мінекономіки більше не є обов’язковим документом. Тобто роботодавець має право самостійно вирішувати – вести її або ні.
П-2 – це документ, в якому зібрані відомості про працівника, його прийняття та переведення, надання відпусток тощо.
Увага! Стаття 10 Закону про відпустки зобов’язує вести облік відпусток. Тож, якщо ви відмовляєтеся від особової картки П-2, то у вас має бути інший документ для ведення обліку відпусток. Зауважимо: більшість експертів дотримуються думки про доцільність наявності П-2 й надалі
Особова справа. В особовій справі накопичують основні документи по працівнику. Особові справи обов’язкові для підприємств. В обов’язковому порядку особові справи заводять на керівників організацій, професіоналів, спеціалістів та технічних службовців. Тобто за посадами, для яких код за Класифікатором професій розпочинається від 1 до 4.
Щодо представників інших професій, зокрема торгівлі, сфери послуг та найпростіших професій, рішення про оформлення особової справи підприємство приймає самостійно.
Утім, радимо формувати особові справи для всіх працівників незалежно від посади, професії.
Для обліку використання робочого часу застосовується табель обліку використання робочого часу. Як правило, використовується його типова форма П-5.
Для фіксації правил ведення табеля у роботодавця має бути розроблено Положення про табельний облік або Положення про облік робочого часу.
Саме на кадровика покладений функціонал із внесення записів до трудових книжок працівників. При цьому, якщо на підприємстві ще зберігаються паперові трудові книжки, то відповідно має бути й Книга обліку руху трудових книжок.
У ФОП-роботодавця такої книги не може бути, оскільки ФОП ніколи не приймали на зберігання у себе трудові книжки своїх працівників.
Все частіше роботодавці переходять на укладання письмових трудових договорів.
По-перше, у ньому можна розписати усі подробиці трудових взаємовідносин між працівником та роботодавцем.
По-друге, до цього підштовхує й поява проєкту Трудового кодексу, який передбачає безальтернативне укладання трудових договорів в письмовій або електронній формі.
Що стосується ФОП-роботодавців, то вони із працівниками мають укладати виключно письмові трудові договори. Проте під час воєнного стану можуть прийняти рішення про укладання трудового договору в усній формі. Ми ж радимо ФОП застосовувати письмову форму трудового договору навіть під час дії воєнного стану.
При прийнятті на роботу. Наприклад, при прийнятті на роботу особа, що працевлаштовується, має написати заяву. Далі узгоджується форма трудового договору – «усна» або письмова. Після цього видаємо наказ про прийняття на роботу. Також подається повідомлення до податкової за формою, затвердженою постановою Кабміну від 17.06.2015 № 413.
Перед початком роботи працівника необхідно проінформувати про низку моментів на виконання ст. 29 Кодексу законів про працю України. Доцільно це зробити через спеціально розроблений лист-інформування.
Оформлення щорічних відпусток. Якщо щорічна відпустка надається за графіком відпусток, то працівнику надається повідомлення про початок цієї відпустки, подекуди від нього очікується заява із конкретними датами надання цієї відпустки. Після цього видається наказ про надання щорічної відпустки.
Для надання щорічної відпустки поза графіком відпусток, інших оплачуваних відпусток, відпусток без збереження зарплати достатньо заяви та наказу.
Звільнення. У день звільнення обов’язково має бути видано наказ про звільнення. А ще працівнику слід видати копія наказу про звільнення та повідомлення про нараховані та виплачені суми.
Джерело: kadroland
Читати більше:
Штатний розпис 2026: розробка та складання
Особова картка працівника П-2: заповнення та зразок
Працівниця змінила прізвище: дії роботодавця
Класифікатор професій: правила визначення назви посади
Номенклатура справ: про обов’язковість, оформлення та відповідальність
Помер працівник: дії роботодавця
Працівник передумав працювати: зразок наказу про скасування наказу про прийняття
ФОП 3 група 5%. Декларація по єдиному податку за «9 місяців 2026» подана 16.10.2026 року, але сьогодні знайшли помилку, занизили суму доходу. Як правильно подати Уточнюючу декларацію? Чи є якісь нюанси, про які потрібно знати заздалегідь?

На підприємстві немає посади головний бухгалтер. Є лише бухгалтер, який робить звітність. Він не має права підпису за головного бухгалтера, а директор її підписує. Коли реєстрували ТОВ, податківці не захотіли залишати графу «головний бухгалтер» пустою, тому в нас стоїть в обліковій карточці ТОВ в базі податківців, що директор й гол.бухгалтер одна й та сама особа. Директор виконує функцію касира, тому в касових ордерах він ставить свій підпис за Директора та за Касира. А поле гол.бухгалтер залишається без підпису. Чи правильно так робити? Чи не буде при перевірці проблем з касовими ордерами без підпису головного бухгалтера?

Уряд оновив правила отримання та підтвердження статусу критично важливого підприємства. Перехід на нові критерії передбачає погодження та державну реєстрацію галузевих вимог, перегляд раніше наданих статусів, коригування квот на бронювання для підприємств ОПК і ПЕК, а також додаткові умови для отримання та продовження критичності. Розповідаємо деталі в інфографіці

На платформі ІТ-студій Дія.Освіта запрацювала ШІ-менторка, інтегрована в уроки інформатики для учнів 1–11 класів. Вона допомагає розібратися зі складними завданнями, підказує алгоритми та навчає формулювати запити до штучного інтелекту, але не виконує роботу замість школяра

Пенсійний фонд у картці нагадав вимоги до страхового стажу для призначення пенсії за віком у 2027 році. Зокрема, для виходу на пенсію після досягнення 60 років потрібно буде мати не менше 34 років стажу. Для виходу на пенсію у 63 та 65 років потрібний менший стаж

Під час пошуку роботи можна натрапити не лише на шахрайські вакансії, а й на пропозиції, пов’язані з ризиком примусової праці. Держпраці нагадує, які ознаки мають насторожити кандидата, як перевірити роботодавця та чому не варто платити за працевлаштування або передавати особисті дані до співбесіди

Уряд поповнив статутний капітал Фонду енергоефективності на 630 млн грн, що дасть змогу відновити прийом заявок на участь у програмах «Енергодім» та «ВідновиДІМ». Наразі Фонд очікує необхідних погоджень від ЄС і міжнародних партнерів. Втім, ОСББ вже можуть визначити потреби будинків і підготуватися до подання документів

Мінекономіки та представники Єврокомісії обговорили впровадження Нітратної директиви ЄС, яка передбачає захист поверхневих і підземних вод від забруднення нітратами із сільськогосподарських джерел. Законопроєкт №11486, який запроваджує європейські підходи до використання добрив і запобігання забрудненню вод, уже підтримано ВРУ у першому читанні

Податкова не повідомила підприємство про дату, час і місце розгляду заперечень на акт перевірки – і це стало підставою для скасування податкових повідомлень-рішень. Верховний Суд наголосив: платник має право брати участь у розгляді своїх заперечень, а контролюючий орган зобов’язаний забезпечити таку можливість у порядку та строки, визначені п. 86.7 ПКУ. Порушення цієї процедури є самостійною підставою для скасування ППР незалежно від обґрунтованості висновків перевірки

Припинення юридичної особи – це не лише формальне рішення власників, а комплексна процедура з чіткими етапами, строками та обов’язками. Від правильності дій на кожному з них залежить відсутність претензій з боку кредиторів і контролюючих органів

ДПС надала індивідуальну податкову консультацію щодо можливості здійснення ФОП на другій групі спрощеної системи оподаткування діяльності зі створення та продажу оригінальних літературних творів (театральних сценаріїв)

19 листопада 2026 року – граничний строк сплати низки податків і платежів за ІІІ квартал. Зокрема, це податок на прибуток, єдиний податок для платників 3-ї групи, військовий збір, туристичний та екологічний збори, рентна плата й інші платежі. Також до цієї дати роботодавці мають сплатити внесок на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю за ІІІ квартал

Чи можна отримати ліцензію на зберігання пального для власних потреб, якщо земельній ділянці не присвоєно кадастровий номер? ДПС роз’яснила, як у такому разі заповнювати пункт 7 заяви та чи потрібно зазначати дані у графі 12 «Кадастровий номер». Відсутність кадастрового номера не означає, що відповідне поле потрібно заповнювати умовними даними, однак адресу місця зберігання та інші передбачені відомості зазначити обов’язково

З 23 жовтня 2026 року доходи фізосіб від оренди житлової та нежитлової нерухомості оподатковують ПДФО за ставкою 5% замість 18%. Водночас пільгова ставка не поширюється на всі види оренди: для земельних ділянок та іншої нерухомості діє ставка 18%. ДПС також роз’яснила, чи потрібно перераховувати податок із орендної плати, виплаченої до 23 жовтня, та нагадала про військовий збір

За загальним правилом, у разі виключення платника податку з переліку платників, які відповідають критеріям ризиковості платника податку, на підставі рішення комісії регіонального рівня, або рішення суду, автоматично виключаються з переліку ризикових його контрагенти. Рішення про відповідність/невідповідність критеріям ризиковості платника податку набирає чинності у день засідання комісії регіонального рівня та прийняття відповідного рішення

З 14 листопада 2026 року банки знижують місячні ліміти переказів для окремих категорій ФОП: для першої групи – до 400 тис. грн, для другої та третьої – до 1 млн грн. Чи означає це заборону на перекази понад ці суми та кому загрожує додаткова перевірка? Розбираємо, кого торкнуться зміни, які документи може запросити банк і як підготуватися, щоб не затримувати розрахунки з контрагентами

Запровадження електронної простежуваності обігу алкоголю, тютюнових виробів та рідин для електронних сигарет перенесли з 1 листопада 2026 року на 1 липня 2027 року. Через це для платників акцизного податку змінюється і порядок відображення сум податку з втрачених марок акцизного податку. Оскільки додаток 5 до акцизної декларації вже виключено, за звітні періоди з листопада 2026-го до червня 2027 року такі показники потрібно зазначати в додатку 9, використовуючи таблиці старої форми
