
Кадрова робота
23.02.2026
Кадрові документи на підприємстві у 2026 році
Наводимо перелік кадрових документів, які необхідні на підприємстві у 2026 році

- Локальні кадрові документи, які обов’язкові у 2026 році
- Чи затверджувати штатний розпис і ПВТР
- Кадрові регістри та інструкції
- Особова картка П-2 та особові справи
- Табель обліку робочого часу
- Книга обліку руху трудових книжок
- Письмові трудові договори
- Кадрові документи при прийнятті, відпустці та звільненні
Локальні кадрові документи, які обов’язкові у 2026 році
Колективний договір. Він обов’язковий як для підприємств, так й ФОП-роботодавців. Проте штрафів за його відсутність чинним законодавством не передбачено.
На практиці колективного договору може й не бути. Однак у такому разі подбайте про його замінники:
- Правила внутрішнього трудового розпорядку,
- Положення про оплату праці,
- Положення про преміювання працівників,
- Положення про облік використання робочого часу працівників,
- Положення про відпустки працівників тощо.
Такі Положення дозволять урегулювати важливі моменти й зведуть до мінімуму ризик спорів.
Колеги, спробуйте безкоштовні конструктори від 7eminar:
Перш ніж знищувати документи, переконайтеся, що строки зберігання вже закінчились. І допоможе в цьому Сервіс «Строки зберігання документів». З ним ви будете певні на всі 100%! Спробуйте вже зараз!
Чи затверджувати штатний розпис і ПВТР
Штатний розпис. Для бюджетних установ цей документ залишається обов’язковим. Вважаємо, що штатний розпис має бути й на комерційних підприємствах та у ФОП-роботодавців. Принаймні такого погляду дотримуються і Держпраці, і Мінекономіки.
Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) мають бути й на підприємствах, і у ФОП-роботодавців. Як правило, розробляються їх за наявності у роботодавця трьох і більше найманих працівників.
Зверніть увагу, ПВТР затверджуються протоколом загальних зборів трудового колективу
Кадрові регістри та інструкції
Інструкція з діловодства. Саме у цьому документі можна закріпити правила розробки реєстраційних індексів, правила оформлення та реєстрації кадрових документів, застосування формату датування й багато інших питань.
Також Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 свідчать про те, що Інструкція з діловодства має бути на кожному підприємстві. Що стосується ФОП-роботодавців, то для них Інструкція з діловодства не є обов’язковою.
Графік відпусток. Відповідно до ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки) графік відпусток є обов’язковим документом і для підприємств, і для ФОП-роботодавців.
У графіку відпусток обов’язково потрібно передбачати надання щорічних відпусток. Усі інші оплачувані відпустки, такі як соцвідпустка на дітей, додаткова відпустка учасникам бойових дій, можуть включатися у графік відпусток, але це не обов’язково.
Журнали реєстрації. У роботодавців мають бути журнали реєстрації кадрових документів – заяв працівників, наказі з кадрових питань тимчасового та тривалого строку зберігання тощо. А от скільки їх має бути, як відбувається процес реєстрації, про це варто прописати в Інструкції з діловодства, про яку ми згадували вище.
Посадові та робочі інструкції. На усі посади та професії, які є у штатному розписі, потрібно розробити посадові та робочі інструкції. Про це визначено у Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, випуск один, який залишається чинним. Наявність посадових та робочих інструкцій – це перш за все захист від претензій працівників щодо кола обов’язків, які вони мають виконувати.
Особова картка П-2 та особові справи
Особова картка П-2. Особова картка П-2 за роз’ясненнями Держпраці та Мінекономіки більше не є обов’язковим документом. Тобто роботодавець має право самостійно вирішувати – вести її або ні.
П-2 – це документ, в якому зібрані відомості про працівника, його прийняття та переведення, надання відпусток тощо.
Увага! Стаття 10 Закону про відпустки зобов’язує вести облік відпусток. Тож, якщо ви відмовляєтеся від особової картки П-2, то у вас має бути інший документ для ведення обліку відпусток. Зауважимо: більшість експертів дотримуються думки про доцільність наявності П-2 й надалі
Особова справа. В особовій справі накопичують основні документи по працівнику. Особові справи обов’язкові для підприємств. В обов’язковому порядку особові справи заводять на керівників організацій, професіоналів, спеціалістів та технічних службовців. Тобто за посадами, для яких код за Класифікатором професій розпочинається від 1 до 4.
Щодо представників інших професій, зокрема торгівлі, сфери послуг та найпростіших професій, рішення про оформлення особової справи підприємство приймає самостійно.
Утім, радимо формувати особові справи для всіх працівників незалежно від посади, професії.
Табель обліку робочого часу
Для обліку використання робочого часу застосовується табель обліку використання робочого часу. Як правило, використовується його типова форма П-5.
Для фіксації правил ведення табеля у роботодавця має бути розроблено Положення про табельний облік або Положення про облік робочого часу.
Книга обліку руху трудових книжок
Саме на кадровика покладений функціонал із внесення записів до трудових книжок працівників. При цьому, якщо на підприємстві ще зберігаються паперові трудові книжки, то відповідно має бути й Книга обліку руху трудових книжок.
У ФОП-роботодавця такої книги не може бути, оскільки ФОП ніколи не приймали на зберігання у себе трудові книжки своїх працівників.
Письмові трудові договори
Все частіше роботодавці переходять на укладання письмових трудових договорів.
По-перше, у ньому можна розписати усі подробиці трудових взаємовідносин між працівником та роботодавцем.
По-друге, до цього підштовхує й поява проєкту Трудового кодексу, який передбачає безальтернативне укладання трудових договорів в письмовій або електронній формі.
Що стосується ФОП-роботодавців, то вони із працівниками мають укладати виключно письмові трудові договори. Проте під час воєнного стану можуть прийняти рішення про укладання трудового договору в усній формі. Ми ж радимо ФОП застосовувати письмову форму трудового договору навіть під час дії воєнного стану.
Кадрові документи при прийнятті, відпустці та звільненні
При прийнятті на роботу. Наприклад, при прийнятті на роботу особа, що працевлаштовується, має написати заяву. Далі узгоджується форма трудового договору – «усна» або письмова. Після цього видаємо наказ про прийняття на роботу. Також подається повідомлення до податкової за формою, затвердженою постановою Кабміну від 17.06.2015 № 413.
Перед початком роботи працівника необхідно проінформувати про низку моментів на виконання ст. 29 Кодексу законів про працю України. Доцільно це зробити через спеціально розроблений лист-інформування.
Оформлення щорічних відпусток. Якщо щорічна відпустка надається за графіком відпусток, то працівнику надається повідомлення про початок цієї відпустки, подекуди від нього очікується заява із конкретними датами надання цієї відпустки. Після цього видається наказ про надання щорічної відпустки.
Для надання щорічної відпустки поза графіком відпусток, інших оплачуваних відпусток, відпусток без збереження зарплати достатньо заяви та наказу.
Звільнення. У день звільнення обов’язково має бути видано наказ про звільнення. А ще працівнику слід видати копія наказу про звільнення та повідомлення про нараховані та виплачені суми.
Джерело: kadroland
Читати більше:
Штатний розпис 2026: розробка та складання
Особова картка працівника П-2: заповнення та зразок
Працівниця змінила прізвище: дії роботодавця
Класифікатор професій: правила визначення назви посади
Номенклатура справ: про обов’язковість, оформлення та відповідальність
Помер працівник: дії роботодавця
Працівник передумав працювати: зразок наказу про скасування наказу про прийняття
Податкова та фінзвітність
04.08.2026
Зареєструвалися платником ПДВ, але діяльності не було: чи подавати «нульову» декларацію
Реєстрація платником ПДВ сама по собі не означає обов’язок щомісяця подавати декларацію. Якщо протягом звітного періоду підприємство не здійснювало господарської діяльності та не має показників, які підлягають декларуванню, подавати «нульову» декларацію не потрібно. Таке правило прямо передбачене Податковим кодексом України та Порядком заповнення і подання податкової звітності з ПДВ

ЗЕД
04.08.2026
Імпорт мобільних телефонів під посиленим контролем: нові митні правила вже на підході
Міністерство фінансів продовжує вдосконалювати механізми контролю за обігом мобільних пристроїв та протидії контрабанді засобів зв’язку. Для цього оновлюються правила заповнення митних декларацій, а наступним кроком має стати відображення IMEI-кодів у фіскальних чеках. За інформацією директора БЕБ Олександра Цивінського, відповідний наказ Мінфіну про відображення IMEI в митних деклараціях вже підписано та зареєстровано в Міністерстві юстиції

Єдиний податок
04.08.2026
ФОПу на ЄП повернули кошти, що були списані з рахунку через помилку: що з доходом
Кошти, повернені на рахунок фізичної особи – підприємця – платника єдиного податку першої – третьої груп у зв’язку з помилкою, допущеною такою особою при оформленні платіжної інструкції, не враховуються у складі доходу такої фізичної особи за умови документального підтвердження помилкового переказу та повернення таких коштів

ПДФО
04.08.2026
Чай, кава та вода в офісі: чи потрібно сплачувати ПДФО
Чай, кава та питна вода в офісі давно стали звичною частиною робочого середовища. Водночас у роботодавців нерідко виникає запитання, чи потрібно вважати такі витрати додатковим благом працівників і оподатковувати їх ПДФО. Податківці роз'яснили, що вирішальне значення має можливість визначити конкретного отримувача доходу. Якщо напої призначені для спільного користування працівниками та відвідувачами офісу, об'єкт оподаткування ПДФО не виникає

Е-сервіс
04.08.2026
З 1 вересня Україна офіційно переходить на «Купину»: що буде з вашими КЕП
Із 1 вересня 2026 року нові кваліфіковані електронні підписи в Україні формуватимуться за криптографічним стандартом «Купина». Кабмін ухвалив постанову, яка остаточно закріплює національні стандарти «Купина» замість застарілого радянського алгоритму ГОСТ. Уже видані КЕП і підписані ними документи залишаться чинними, тому перевипускати ключі не потрібно. Водночас бізнесу та розробникам варто завчасно оновити програмне забезпечення, щоб забезпечити безперебійну роботу електронних сервісів

Лікарняні та декретні
04.08.2026
Статуси електронного лікарняного: що потрібно знати
Е–лікарняний є основним документом, що підтверджує тимчасову непрацездатність працівника. Він формується на основі електронного медичного висновку лікаря та відображається в особистому кабінеті роботодавця на вебпорталі Пенсійного фонду України. Оплата е–лікарняного здійснюється після набуття ним статусу «Готовий до сплати», зазвичай через 7 днів після відкриття

Аліменти
04.08.2026
Високий дохід матері не звільняє батька від аліментів: роз'яснення юристів
Навколо аліментів існує чимало поширених міфів, які можуть призвести до помилкових рішень та порушення прав дитини. Дехто вважає, що усної домовленості між батьками достатньо, інші переконані, що високий дохід одного з батьків звільняє іншого від обов'язку сплачувати аліменти. Насправді закон передбачає чіткі правила щодо утримання дітей, а право на аліменти належить насамперед самій дитині

Податкова та фінзвітність
04.08.2026
Заява 1-ОПП: хто може підписати її замість керівника
Податкова служба роз'яснює, що у разі тимчасової відсутності керівника, заяву за формою №1-ОПП може підписати уповноважена особа. Це можливо за наявності відповідної довіреності, або якщо повноваження такої особи підтверджені установчими документами

Податок на майно
04.08.2026
Чи потрібно сплачувати податок на нерухомість, якщо рада не ухвалила нове рішення
Якщо сільська, селищна, міська рада не прийняла рішення про встановлення ставок з податку на нерухоме майно, відмінне від земельної ділянки, то податок на нерухоме майно, відмінне від земельної ділянки, справляється із застосуванням ставок, які діяли до 31 грудня року, що передує бюджетному періоду, в якому планується застосування податку на нерухоме майно, відмінне від земельної ділянки

ПДВ
04.08.2026
Передача пального замість грошей: чи виникає ПДВ
Якщо за умовами договору замовник компенсує перевізнику витрачене пальне не коштами, а передає власне пальне, така операція має податкові наслідки. Податківці роз'яснили, що для цілей ПДВ вирішальне значення має економічна сутність операції, а не спосіб її оформлення. Тому передача пального як компенсації розглядається як окрема операція з постачання товару

ПДВ
04.08.2026
Швидше розблокування податкових накладних і менше спорів: нові зобов'язання ДПС перед МВФ
Державна податкова служба може отримати нові критерії оцінки своєї роботи. Згідно з новим Меморандумом України з МВФ, до кінця 2026 року ДПС має запровадити систему KPI, яка враховуватиме не лише обсяги надходжень до бюджету, а й рівень сервісу для платників податків. Серед ключових завдань – скорочення строків розгляду заблокованих податкових накладних, зменшення кількості судових спорів та оперативне виконання судових рішень

ПДФО
04.08.2026
Службове авто для працівників за аутстафінгом: коли виникає додаткове благо
Чи виникає додаткове благо, якщо компанія надає службовий автомобіль працівникам, залученим за договором аутстафінгу? Податківці пояснили, у яких випадках користування транспортом не оподатковується, а коли його вартість доведеться включити до доходу фізособи та сплатити ПДФО і військовий збір

Відпустка, відпускні
04.08.2026
Чи має право працівник-іноземець на соціальну відпустку: роз'яснення
Іноземці, які офіційно працюють в Україні за дозволом на застосування праці, мають такі самі трудові права, як і громадяни України. Це стосується й права на соціальні відпустки. Зокрема, батько двох дітей може отримати додаткову оплачувану відпустку за умови, що інший з батьків не скористався таким правом

Судова практика
04.08.2026
Загибель працівника під час війни: за яких умов роботодавець нестиме відповідальність
Чи відповідає роботодавець за загибель працівника внаслідок ракетного удару під час виконання роботи? Верховний Суд сформував важливу правову позицію: сама по собі смерть працівника під час війни не означає автоматичної відповідальності роботодавця. Вирішальне значення має те, чи виконав він усі вимоги щодо охорони праці та безпеки, а також чи існує причинний зв’язок між його діями та трагедією

ПДВ
04.08.2026
Реєстрація зупиненої податкової накладної: яка дата вважається датою реєстрації
Згідно з роз'ясненнями, після того, як рішення про реєстрацію зупиненої податкової накладної або розрахунку коригування набуває чинності, документ реєструється в ЄРПН заднім числом. Датою реєстрації вважається та дата, коли податкова накладна була надіслана до ДПС для реєстрації, що зафіксовано у квитанції








