Кадрові документи на підприємстві

1. Трудовий договір
2. Розпорядження (накази) по особовому складу
3. Посадові (робочі) інструкції
4. Штатний розпис
5. Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР)
6. Особові картки, особові справи
7. Положення про оплату праці

Трудовий договір

Перелік випадків, коли дотримання письмової форми трудового договору є обов'язковим, наведений у ч. 1 ст. 24 КЗпП, а саме:

1. при організованому наборі працівників;
2. при укладенні трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними й геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я;
3. при укладенні контракту;
4. у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору у письмовій формі;
5. при укладенні трудового договору з неповнолітнім (ст. 187 КЗпП);
6. при укладенні трудового договору з фізичною особою (тобто, коли роботодавцем виступає фізична особа, зокрема і фізособа-підприємець;
7. при укладенні трудового договору про дистанційну або надомну роботу;
8. при укладенні трудового договору з нефіксованим робочим часом;
9. в інших випадках, передбачених законодавством України.

Отже, у всіх цих випадках роботодавцю і працівнику необхідно укласти письмовий документ під назвою «Трудовий договір». Але це не виключає необхідності видання роботодавцем наказу про прийняття на роботу та подання повідомлення в орган ДПС відповідно до постанови КМУ від 17.06.2015 №413 (ч. 4 ст. 24 КЗпП).

У ст. 24 КЗпП зазначено, що письмова форма трудового договору також обов’язкова в інших випадках, передбачених законодавством. Що це за випадки?

Йдеться про випадки, коли у законі чи іншому нормативно-правовому акті прямо зазначено, що трудовий договір укладається з працівником у письмовій формі в певній ситуації.

Отже, трудовий договір має укладатись у письмовій формі:

1. з працівниками, діяльність яких пов'язана з державною таємницею (п. 1 постанови КМУ від 16.11.1994 №779);
2. з працівниками, що приймаються на роботу до релігійних організацій (ст. 25 Закону України від 23.04.1991 №987-XII «Про свободу совісті та релігійні організації»);
3. з особами, які беруть участь у громадських та інших роботах тимчасового характеру (п. 5 постанови КМУ від 20.03.2013 №175).

Особливості трудових відносин у період дії воєнного стану визначені Законом України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136). Зокрема, норми цього закону стосуються і форми трудового договору.

Отже, у ч. 1 ст. 2 Закону № 2136 передбачено, що у період дії воєнного стану сторони за згодою визначають форму трудового договору, тобто під час воєнного стану дотримуватися письмової форми трудового договору не обов’язково, якщо роботодавець і працівник дійшли такої згоди. Тож для укладення трудового договору достатньо буде оформити заяву працівника, наказ про прийняття на роботу і повідомити орган ДПС про нового працівника.

Але ми радимо вам укладати договори у письмовій формі у тих випадках, коли це передбачено ст. 24 КЗпП, тим більше, що для багатьох з них є затверджені форми, що значно спрощує завдання роботодавця з оформлення трудового договору

Розпорядження (накази) по особовому складу

Накази це розпорядчі документи, які видає керівник установи одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань. Вимоги, викладені у документі, обов’язковій для виконання. Накази стосуються найбільш важливих питань діяльності установи. Накази, як правило, мають необмежений строк дії, на них можна посилатися при виконанні своїх повноважень. І ключове слово цього номіналу розпорядчого документу «НАКАЗУЮ».

Залежно від змісту управлінської дії накази поділяють на такі три основні види:

1. з основної діяльності підприємства,
2. з адміністративно-господарських питань,
3. з кадрових питань.

Розпорядження це розпорядчі документи, які видає керівник установи одноосібно у межах своїх повноважень задля вирішення оперативних завдань. Вимоги, викладені у документі, обов’язкові для виконання. Розпорядження вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату, посилатися на них можна лише в окремих випадках. І ключове слово цього номіналу розпорядчого документа – «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».

Посадові (робочі) інструкції

Це організаційний документ, який визначає організаційно-правовий статус працівників і передбачає відповідний перелік конкретних завдань та обов'язків, прав, повноважень, відповідальності, необхідних знань та кваліфікації, які забезпечують належні умови для ефективної роботи працівника (лист Держпраці від 18.12.2015 №5820/0/4.4-06/6/ДП-15, лист Мінсоцполітики від 25.11.2015 №713/13/116-15).

У КЗпП про посадові інструкції працівників не згадується, але ст. 29 Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП) передбачає, що до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб поінформувати працівника, зокрема, про права та обов’язки. Для цього роботодавцем використовується такий документ як посадова інструкція.

Крім того, про обов’язковість затвердження посадових інструкцій вказано в Довіднику кваліфікаційних характеристик професій працівників, затвердженому наказом Мінпраці та соцполітики від 29.12.2004 №336 (далі – ДКХП). Так, у п. 6 Загальних положень ДКХП зазначено, що посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, зазначених в штатному розписі. Виняток можуть становити окремі керівники, правове положення яких визначено в Статуті (положенні) підприємства, установи, організації або відповідного підрозділу, де зазначено основні завдання, обов'язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій.

Також зазначимо, що посадові інструкції – важливий для роботодавця інструмент, який допомагає здійснювати контроль за виконанням працівниками покладених на них функцій, а також, для застосування до працівників стягнень за порушення трудової дисципліни, передбачених трудовим законодавством.

Спробуйте наш пошуковий сервіс «Класифікатор професій», який завжди перебуває в актуальному стані, зокрема враховує Зміни №14. Він допоможе підібрати назву для посади / перевірити код КП, знайти потрібну посадову інструкцію. За потреби стане основою для приведення «штатки» у відповідність до Класифікатора професії.

Штатний розпис

Закон України від 09.01.2025 №4196-IX «Про особливості регулювання підприємницької діяльності окремих видів юридичних осіб та їх об’єднань у перехідний період» (далі – Закон №4196) набере чинність 28.08.2025.

Однією з його основоположних норм є те, що відповідно до п. 3 ст. 17 Закону №4196 Господарський кодекс України (далі – ГКУ) втратить чинність, з дня введення в дію цього Закону.

Саме в нормах кодексу зазначено, що на підприємстві повинен бути штатний розпис (ст. 64 ГКУ):

Підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис.

Водночас ані в Кодексі законів про працю України (далі – КЗпП), ані в Законі України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці» (далі – Закон про оплату праці) чи інших законах, згадки про штатний розпис немає. Хоча в численних роз’ясненнях йдеться про наявність цього документу на підприємстві (листи Мінсоцполітики від 25.04.2013 №336/13/155-13, від 22.03.2012 № 42/06/186-12, вiд 28.12.2016 №1812/0/101-16/284, від 17.06.2008 №165/06/186-08).

До 28.08.2025. Штатний розпис повинен бути. Адже це пряма норма ГКУ, яка зобов'язує підприємства мати штатний розпис. Отже, штатні розписи на 2025 рік, які були затверджені продовжують діяти.

Після 28.08.2025. ГКУ, як нормативний акт перестане регулювати це питання, так як не буде вже чинний, то і норм про штатний розпис буде відсутня (проте, існує ймовірність, що нормотворці можуть внести відповідні зміни в інші нормативно-правові акти).

Правила внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР)

Це локальний нормативний акт, що регулює внутрішній трудовий розпорядок на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності та визначає взаємні права й обов’язки роботодавця і працівників.

Основний документ, який визначає зміст ПВТР, – це Типові правила №213, які були затверджені ще у 1984 році. Як бачимо, цей документ дуже старий, але він є чинним на підставі постанови ВРУ від 12.09.1991 №1545-XII, у частині, що не суперечить чинному трудовому законодавству. Отже, роботодавець може взяти за основу деякі положення Типових правил №213 при розробці своїх ПВТР.

Також при розробці правил можна як приклад використовувати різні відомчі документи, затверджені з цього питання, зокрема:

1. Типові правила внутрішнього службового розпорядку, затверджені наказом НАДС 03.03.2016 № 50 (застосовуються для органів державної влади, інших державних органів та їх апарату);
2. Галузеві правила внутрішнього трудового розпорядку для працівників закладів, установ, організацій та підприємств системи охорони здоров'я України, затверджені наказом МОЗ від 18.12.2000 № 204-о.

Крім того, рекомендуємо під час розроблення ПВТР використовувати Збірник уніфікованих форм, у якому наведено зразок ПВТР і пояснення щодо їх оформлення.

Особові картки, особові справи

Звертаємо увагу, особова картка, затверджена наказом №495, на сьогодні не є обов'язковою до застосування.

Роботодавець вправі самостійно визначатися з формою кадрового обліку, зважаючи на зміни в законодавстві та власні потреби.

Проте, з огляду на вимоги Інструкції №286 та положення законодавства про працю, особова картка залишається важливим документом у кадровому діловодстві, і її заповнення є рекомендованим. Це допоможе уникнути можливих штрафів та забезпечити належний облік персоналу на підприємстві.

Положення про оплату праці

Питання щодо оплати праці слід врегулювати у колдоговорі або положенні про оплату праці. Положення про оплату праці погоджують із профспілкою або представником трудового колективу та затверджують наказом.

В Положенні про оплату праці погоджують такі питання: форму оплати праці, структуру фонду оплати праці, умови й розміри надбавок і доплат працівникам, матеріальної допомоги, премій та разових винагород, строки й періодичність нарахування та виплати заробітної плати, відпускних.

Презентуємо новий Сервіс – Конструктор Положення про оплату праці! Наш унікальний конструктор – це надійний помічник, який за кілька хвилин допоможе підготувати персоналізований документ. Інтуїтивний інтерфейс, гнучкі налаштування та можливість завантаження готового результату у форматах PDF чи Word!

Джерело: 7еminar

Шаблони та зразки документів:

Трудовий договір з головним бухгалтером

Посадова інструкція головного бухгалтера

Типовий штатний розпис

Правила внутрішнього трудового розпорядку на 2025 рік

Положення про оплату праці