Як працівник може дистанційно підписувати кадрові документи

Перехід на електронний кадровий документообіг потребує не лише сучасних сервісів, а й правильного використання електронних підписів. Для надання кадровим документам юридичної сили працівник і роботодавець мають використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП), тоді як скан підпису, повідомлення в месенджері чи електронний лист не можуть замінити офіційне підписання документа

2

25


Для юридичної сили кадрових документів рекомендує використовувати:


  1. КЕП (кваліфікований електронний підпис);
  2. системи електронного документообігу («Вчасно», «Вчасно. Кадри», Dubidoc та інші), де підписання відбувається через КЕП.
А який електронний ключ повинен мати працівник?

КЕП (кваліфікований електронний підпис) – найбезпечніший та найбільш універсальний варіант.


КЕП можна отримати:


  1. у податковій;
  2. у банках (наприклад, через Приват24, Ощадбанк тощо);
  3. в акредитованих надавачів електронних довірчих послуг.
  4. УЕП (удосконалений електронний підпис) – лише у випадках, передбачених законодавством, для працівника він не обов'язковий.


Не є електронним підписом:


  1. скан підпису:
  2. фото підпису;
  3. відправка документа електронною поштою;
  4. повідомлення «ознайомлений» у Viber або Telegram:
  5. натискання кнопки «прочитав» без належної ідентифікації особи.

Електронний документ має бути підписаний належним електронним підписом, а не просто відправлений електронною поштою чи через месенджер

Джерело: Трудові нотатки Ганни Лисенко


Читайте більше:


Чи можна звільнити працівника через Viber

Електронні накази на підприємстві: чи потрібно їх друкувати та зберігати на папері

Електронний кадровий облік: 5 міфів, які досі лякають роботодавців

КЕП, УЕП чи простий електронний підпис: як правильно підписати звіт про пальне

Отримання електронного підпису (КЕП): інфографіка

✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
2

25

4

6

1

9

2

12

18

1

111

2

25

8

4149

3

26

4

16

3

22

3

1913

1

7

2

19

6

5695

4

73

6

898

15

11329

4

19

3

197