ЕЦП (електронний цифровий підпис) є різновидом електронного підпису. Тобто електронний підпис не може бути «не ЕЦП». Після набрання чинності Законом про електронні довірчі послуги термін «ЕЦП» у законодавстві переважно замінений на КЕП або УЕП. Для звіту про витрати палива рекомендується використовувати саме КЕП або УЕП.
Відповідно до Закону України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ може використовуватися у господарській діяльності за умови наявності електронного підпису.
Термін «електронний цифровий підпис (ЕЦП)» використовувався у попередньому законодавстві. Наразі відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» застосовуються поняття:
- електронний підпис;
- удосконалений електронний підпис (УЕП);
- кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Тому формулювання «електронний підпис (не ЕЦП)» юридично є некоректним, оскільки ЕЦП саме і є електронним підписом. Фактично у запитанні, ймовірно, мається на увазі різниця між КЕП/УЕП та простим електронним підписом.
Звіт про витрати палива є первинним документом.
Відповідно до ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».
первинні документи можуть складатися в електронній формі за умови наявності реквізитів, які дають змогу ідентифікувати особу, що брала участь у здійсненні господарської операції.
Найбільш безпечним варіантом для податкових цілей є використання КЕП або УЕП.
Відповідно до ст. 18 Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»
кваліфікований електронний підпис прирівнюється до власноручного підпису.
Використання простого електронного підпису (наприклад, вставленого зображення підпису, підпису у Word або ПІБ у кінці документа) створює ризики невизнання документа первинним документом для цілей підтвердження витрат.
Згідно з Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну від 24.05.1995 №88, первинні документи в електронній формі повинні містити електронний підпис відповідно до законодавства.
Якщо звіт про витрати палива буде підписаний неналежним способом, податкові органи можуть поставити під сумнів підтвердження господарського використання палива та розглядати його як додаткове благо працівника відповідно до пп. 164.2.17 Податкового кодексу України.
Для електронного оформлення таких документів бажано:
- затвердити внутрішнє положення про електронний документообіг;
- визначити перелік документів, які оформлюються в електронній формі;
- забезпечити підписання документів КЕП або УЕП відповідальними особами;
- зберігати електронні документи разом із накладеними підписами.
Джерело: 7еminar
Читайте більше:
Як перевірити в Е-кабінеті, кому делеговано право підпису е-документів
Е-підпис для комунальних підприємств: чи потрібен захищений носій
Оновлення Дія.Підпису: електронний підпис стане доступнішим
Безпека електронного цифрового підпису: як захистити особистий ключ
Як отримати та оновити кваліфікований е-підпис від ДПС
