Електронний кадровий облік: 5 міфів, які досі лякають роботодавців

Багато компаній відкладають перехід на електронний документообіг через страх перевірок, спорів із працівниками та юридичних ризиків. Насправді більшість таких побоювань давно не відповідають реаліям

1

7


Адвокат розбирає, що з них правда, а що – міф.


Страх №1. Це незаконно


Насправді законодавство України не містить заборони на ведення кадрового документообігу в електронній формі.


Навпаки, дозволяють роботодавцям впроваджувати електронний кадровий облік:


  1. Закон України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг»;
  2. Закон України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги»;
  3. окремі норми Кодексу законів про працю України.


Страх №2. Держпраці не прийме електронні документи

Електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий, якщо він оформлений належним чином.

Проблеми виникають не через електронну форму, а через помилки в:


  1. оформленні;
  2. підписанні;
  3. зберіганні документів.


Страх №3. Працівник потім скаже: «Я нічого не підписував»


Це один із найпоширеніших страхів роботодавців.


І частково він обґрунтований.

Саме тому для кадрових документів варто використовувати КЕП або УЕП та системи електронного документообігу.

Скан-копії, фото підпису, повідомлення у Viber, Telegram чи електронній пошті без електронного підпису створюють суттєві ризики під час трудового спору.


Страх №4. Усе одно доведеться залишати папери


Насправді вже сьогодні в електронну форму можна перевести:


  1. заяви працівників;
  2. накази;
  3. трудові договори та додаткові угоди;
  4. посадові інструкції;
  5. правила внутрішнього трудового розпорядку;
  6. табелі;
  7. графіки відпусток;
  8. службові записки, акти, пояснення.
Водночас окремі документи з військового обліку або охорони праці потребують додаткової оцінки ризиків та вимог законодавства

Страх №5. Це складно впровадити


Найбільша помилка – думати, що достатньо купити програму і все запрацює автоматично.


Для безпечного переходу роботодавцю бажано:


  1. затвердити Положення про електронний документообіг;
  2. видати наказ про запровадження ЕДО;
  3. визначити перелік документів, які ведуться електронно;
  4. встановити порядок підписання, зберігання.


Електронний кадровий облік – це вже не майбутнє, а реальність.


Джерело: адвокат Анна Лисенко


Читайте більше:


Догана – звільнення: нові правила дисциплінарного стягнення

Соцвідпустка за період призупинення труддоговору: чи виплачувати компенсацію

5000 професій в Єдиному реєстрі класифікацій: як їх застосовувати роботодавцям

Як працівниці підписувати наказ про зміну прізвища після шлюбу: старим чи новим прізвищем

Чи потрібно змінювати посадові інструкції після набрання чинності Єдиним реєстром кваліфікацій

✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз'яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
1

7

1

2

1

5

1

6

1

7

4

364

3

15

4

22

1

4

1

5

1

5

1

8

1

7

1

18

3

6

5

237

3

192

4

158

2

36

4

298