Електронні накази на підприємстві: чи потрібно їх друкувати та зберігати на папері

На підприємстві запроваджений електронний документообіг. Чи потрібно зберігати ці накази у друкованому вигляді? Друкувати накази, в яких вже є електронний підпис директора і працівника чи потрібно дублювати ці накази в друкованій формі і підписувати їх власноруч?

5

699


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь 🕵️:


Так, потрібно, але є важливі нюанси.


Згідно з вимогами законодавства (зокрема, пункт 4 розділу І Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мін’юсту від 11.11.2014 №1886/5) установи, в яких здійснюється електронний документообіг, зобов’язані створювати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання у двох формах:


  1. паперовій,
  2. електронній.


Зокрема, це стосується і наказів з основної діяльності підприємства, і кадрових наказів тривалого строку зберігання (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, оплату праці та багатьох інших).


При цьому паперовою формою електронного документа є його засвідчена паперова копія, створення якої визначається інструкцією з діловодства установи. Керівник підписувати її вже вдруге власноруч не повинен. Тому що проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. Тобто не може бути одночасно два оригінали – у електронній формі та у паперовій формі. У паперовій – тільки копія.


Створення в установах документів тимчасового зберігання (до 10 років включно) – заяв працівників, повідомлень, графіків, звітів тощо у паперовій формі не є обов’язковим.



Джерело: 7eminar


Читайте більше:


Електронний архів на підприємстві

Відмова від двосторонніх актів: чи справді бізнесу стане простіше

Акти без підпису з 01.04.2026: що змінилось, коли рахунок замінює акт та як працювати без ризиків

Зберігаємо Податкові розрахунки з ЄСВ, ПДФО та ВЗ: строки, оформлення та практичні вимоги

Довідки від роботодавця: оформлюємо за ДСТУ 4163:2020

Нові правила діловодства та електронних документів: що важливо знати бухгалтерам у 2026 році

5

699

1

8

3

38

3

18

1

17

2

19

1

17

1

16

1

8

3

76

3

915

3

87

4

1844

2

24

2

21

2

18

2

15

2

17

1

35

1

150

1

32