Відмова від двосторонніх актів: чи справді бізнесу стане простіше

1. Чому тема викликає стільки дискусій
2. Чому на Заході можуть працювати без актів
3. Що варто взяти українському бізнесу із західного підходу
4. Чому одного пункту в договорі недостатньо
5. Односторонній акт часто виглядає безпечніше за рахунок
6. Де відмовлятися від двосторонніх актів варто обережно
7. Податкові та бухгалтерські питання лише починаються
8. Висновки

Зміни до законодавства про бухгалтерський облік, які набрали чинності в квітні, багато хто сприйняв як початок нової епохи документообігу. Адже тепер первинний документ не обов’язково має містити підпис обох сторін. Це означає, що класичний двосторонній акт наданих послуг поступово може втратити статус «головного» документа для підтвердження господарської операції.

Бізнес уже починає використовувати нові форми документів, насамперед односторонньо підписані акти. Але також в практику входять інші документи: рахунки з додатковими реквізитами «первинки», рахунки-акти, інвойси, комбіновані форми документів.

На перший погляд, це виглядає як спрощення документообігу. Але насправді все не так однозначно.

Чому тема викликає стільки дискусій

Український бізнес десятиліттями працював у системі, де двосторонній акт був не просто бухгалтерським документом. Він одночасно підтверджував факт надання послуг, фіксував дату їх прийняття, частково захищав сторони від спорів, а також психологічно «закривав» операцію для бухгалтера та керівника.

Тому інерція тут дуже сильна. Приблизно така сама, як зі скасуванням обов’язковості печаток підприємств.

При цьому варто чесно сказати, що сам по собі двосторонній акт ніколи не був абсолютним захистом. Підписаний акт не гарантує реальності операції для податкових органів, також він не є абсолютним свідченням належної якості послуг та не гарантує відсутності спорів у майбутньому.

Проте він дійсно був простим і зрозумілим механізмом фіксації домовленостей між сторонами.

Важливо розуміти, що відмова від двосторонніх актів – це не «скасування формальностей», а перехід до іншої моделі документообігу.

Чому на Заході можуть працювати без актів

Часто можна почути аргумент:

У Європі чи США працюють по інвойсах – і нічого.

Це правда. Але там така система формувалася десятиліттями та працює разом з іншими механізмами. Договори складаються детальніше, при цьому активне використання email-листування як елементу договірної практики з’явилося раніше, ніж в Україні. Розвинена ділова практика та значна роль фактичної поведінки сторін історично мали важливе значення при розгляді спорів у суді. Наприклад, якщо компанія отримала послуги чи результат робіт, користується ними, не висловлює претензій, то це вже може вважатися підтвердженням прийняття послуг навіть без окремого акту.

Що варто взяти українському бізнесу із західного підходу

Якщо компанія хоче відмовитися від двосторонніх актів, важливо не просто замінити акт на інвойс. Потрібно:

1. чітко описувати послуги у договорі;
2. визначати порядок їх прийняття;
3. встановлювати строки для претензій;
4. прописувати наслідки мовчання контрагента;
5. погоджувати порядок направлення документів.

Інакше спрощення документообігу може перетворитися на джерело конфліктів.

Фактично роль первинного документа зменшується, але роль якісного договору – навпаки зростає.

Чому одного пункту в договорі недостатньо

Частина 2 статті 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон про бухоблік) визначає, що такий спрощений документообіг первинних документів допускається у разі наявності письмового договору, у якому передбачено вказаний спосіб документування операцій. Проте ми рекомендуємо приділити більшу увагу умовам договору, які регулюють порядок прийняття робіт чи послуг. Бажано окремо прописувати:

1. порядок направлення рахунків або односторонніх актів;
2. спосіб підтвердження їх отримання;
3. строки для зауважень;
4. порядок подання претензій;
5. правила погодження додаткових робіт;
6. порядок визначення вартості послуг.

Особливо обережно варто працювати з новими або разовими контрагентами.

Для постійних партнерів, між якими вже є довіра та зрозуміла практика роботи, модель без двосторонніх актів може працювати досить комфортно.

Але для «випадкового» контрагента двосторонній акт іноді все ще залишається найбезпечнішим варіантом.

Односторонній акт часто виглядає безпечніше за рахунок

На практиці умова договору про можливість оформлення одностороннього акту часто виглядає безпечнішою, ніж використання рахунку-фактури з реквізитами первинного документа.

Причина проста: односторонній акт хоча б оформлюється після надання послуг або виконання робіт. А рахунок нерідко передує наданню послуг і не фіксує остаточний обсяг робіт. Саме тому можуть виникати спори щодо того, коли послуга фактично надана, коли вона прийнята і який обсяг робіт/послуг погоджено сторонами.

На нашу думку, важливо не лише прописати відповідні умови у договорі, але й дублювати ключові застереження безпосередньо у рахунку, інвойсі або односторонньому акті. Наприклад, що оплата підтверджує відсутність претензій, або що неподання зауважень протягом певного строку означає прийняття послуг.

Де відмовлятися від двосторонніх актів варто обережно

Є сфери, де двосторонній акт досі залишається дуже корисним інструментом. Ба більше, вимагає деталізації, а нерідко і складання додаткових документів (протоколи, сертифікати про завершення, документи про затвердження). Крім тих сфер, де застосування спрощеного документообігу прямо заборонено статтею 9 Закону про бухоблік, слід зазначити, як приклад, корпоративне IT, складні довгострокові проєкти тощо. Адже у таких сферах важливо чітко фіксувати етапи реалізації проєкту та його завершення, наявність або відсутність дефектів.

Податкові та бухгалтерські питання лише починаються

Окремий блок проблем – це бухгалтерський облік та ПДВ.

Найперше питання:

Коли саме виникає «перша подія» для цілей ПДВ?

Особливо складною ситуація може бути при використанні рахунків-актів, або, наприклад, коли компанія надає безперервні послуги, такі як бухгалтерський аутсорсинг, ІТ-підтримка тощо.

Візьмемо такий приклад: 5 червня оформлено рахунок-акт за послуги за весь червень, але самі послуги ще продовжують надаватися до кінця місяця. Тут виникає питання, коли саме відбулося постачання, чи не вважатиме податкова такий документ підтвердженням уже наданих послуг.

Не менш цікавою може бути ситуація у сфері ЗЕД. Якщо «гуляє» дата постачання, оформлення документа, прийняття виконання, то може змінюватися і дата визначення валютного курсу. А отже – і сума курсових різниць.

Саме тому найближчими роками, ймовірно, ми побачимо різні підходи з цього питання у бухгалтерів, аудиторів, юристів, і особливо у контролюючих органів.

Висновки

1. Відмова від обов’язкового двостороннього підписання первинних документів – це дійсно крок до більш гнучкого документообігу. Але не варто сприймати це як просте «скасування актів». Для частини бізнесу нові моделі справді можуть спростити роботу. Особливо там, де є довіра між сторонами, повторювані операції, налагоджений електронний документообіг, договори якісно підготовлені.
2. Водночас для багатьох компаній це означатиме складніші договори, більшу увагу до формулювань у документах, і нові податкові питання. Тобто система стає менш формальною, але точно не простішою.

Дмитро ГАРНИЙ, партнер #BusinessOceanUA

Читайте більше:

Інвойс: з погляду змін щодо актів виконаних робіт

Акти без підпису з 01.04.2026: що змінилось, коли рахунок замінює акт та як працювати без ризиків

Договір оферти і відсутність підпису клієнта: як оформлювати акти з 01.04.2026

Спрощений акт наданих послуг після 1 квітня: яка фраза в договорі дозволяє прибрати реквізити

Надання послуг фізособам: чи можна з 1 квітня 2026 року не підписувати акти наданих послуг

Акти послуг, робіт та оренди по-новому з 1 квітня: податківці про Закон №4791