
Експерт
Консалтингова компанія White ConsultingWhite Consulting Group – команда податкових менеджерів і бухгалтерів-практиків
У матеріалі проведено аналіз двох альтернативних сценарії оформлення тривалої поїздки та роботи співробітника компанії в іншій країні: як класичне службове відрядження або як дистанційна робота. Консультант детально розбирає вимоги КЗпП і ПКУ, порівнює податкові наслідки обох варіантів (зокрема, виникнення додаткового блага, утримання ПДФО та військового збору), а також надає практичні рекомендації, як мінімізувати ризики під час перевірок ДПС та правильно задокументувати господарську діяльність поїздки

Компанія планує відправити працівника в іншу країну на довготривалий період.
Як правильно оформити таку поїздку? Чи може Компанія компенсувати працівнику витрати на таку поїздку та як їх оподатковувати?
Відповідь:
Загалом Компанія може компенсувати працівнику будь-які витрати і в будь-якій сумі. Адже відповідно до ч. 1 та ч. 2 ст. 319 Цивільного кодексу України власник володіє, користується, розпоряджається своїм майном на власний розсуд. Окрім цього власник має право вчиняти щодо свого майна будь-які дії, які не суперечать закону. Інше питання в тому як розцінювати такі виплати з метою оподаткування. І це вже буде залежати від того, як Компанією буде оформлено означену поїздку до іншої країни.
Ми вбачаємо в даному разі два варіанти оформлення поїздки в іншу країну (залежно від того, що реально працівник там буде робити): як відрядження або як дистанційна робота.
Варіант 1. Оформлення поїздки до іншої країни як відрядження
Якщо передбачається, що працівник їде в іншу країну для пошуку нових партнерів, вивчення ринку та розвитку співпраці з іншими країнами тощо (тобто він буде там виконувати якусь роботу, відмінну від тієї, яку він виконує тут), то в такому разі можна оформити класичне службове відрядження. Відповідно необхідно видати наказ, в якому, зокрема, треба вказати мету такої поїздки та її строк.
Щодо строку відрядження відмітимо. Зазвичай, закордонні відрядження (а тим більше довготривалі) завжди перебувають під особливим контролем податкових органів. Тому рекомендуємо в цьому випадку для мінімізації податкового ризику не оформляти службове відрядження одразу на всі 180 днів (хоча для госпрозрахункових днів й не встановлено обмежень по максимальному строку закордонних відряджень). Краще оформити таке відрядження на менший строк (наприклад, 60 календарних днів), а потім за потреби Компанія може пролонгувати цей термін.
Важливо, що в наказі на подовження відрядження мають бути чітко зафіксовані причини такої пролонгації. Це може бути:
Стосовно оподаткування таких виплат. Однією з умов відсутності необхідності оподаткування податком на доходи та військовим збором компенсованих працівнику в межах такої поїздки суми (добові, витрати на проїзд та проживання) є наявність її зв’язку із господарською діяльністю (про це прямо говорить пп. 170.9.1 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).
Як один із варіантів, перед поїздкою Компанія може скласти план-графік того, що працівник має робити (виконувати) в іншій країні. В подальшому працівник в межах виконання такого плану надсилатиме Компанії звіти щодо виконаної роботи.
Додатковим підтвердження зв’язку із госпдіяльністю може слугувати переписка працівника із потенційними діловими партнерами, його участь там у виставках, конференціях (із фото чи відео фіксацією) тощо.
Однак, хочемо наголосити, що оформлення належним чином всіх вищенаведених документів ще не знімає ризик того, що податкові органи не наполягатимуть на необхідності оподаткування компенсованих працівнику сум в межах такої поїздки.
Особливо, якщо не буде ніякого результату у вигляді укладених контрактів, погоджених домовленостей тощо. Тобто в такому разі є дуже високий ризик класифікації податковими органами таких виплат як додаткове благо. І причиною в цьому разі із високою ймовірністю може бути відсутність зв’язку такого відрядження із госпдіяльністю.
Варіант 2. Оформлення дистанційної роботи працівника
Якщо суть поїздки працівника в іншу країну полягає у виконувані ним тієї ж самої роботи, що й тут в Україні тільки з іншого місця, то в такому разі краще обрати варіант дистанційної роботи.
Згідно з ч. 1 ст. 602 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) дистанційна робота – це форма організації праці, за якої:
За загальним правилом із ч. 1 ст. 24 КЗпП трудовий договір про дистанційну роботу необхідно укладати в письмовій формі.
Разом з тим, ч. 1 ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX визначає, що у період дії воєнного стану сторони вправі за згодою визначати форму трудового договору. На підставі цього працівника держпраці в інформповідомленні зробили висновок, що наразі трудовий договір про дистанційну роботу може бути укладений також в електронній формі.
Укладення такого договору в усній формі можливе лише у випадках, чітко передбачених ст. 602 КЗпП. Згідно з нею роботодавець може ввести дистанційну роботу наказом (розпорядженням) без укладення письмового трудового договору виключно в таких форс-мажорних випадках:
Свого часу наголошували на цьому й спеціалісти Мінекономіки в листі від 04.05.2021 №4712-06/26182-07:
З огляду на викладене вважаємо, переведення працівника з його ініціативи на надомну або дистанційну роботу без обов’язкового укладення відповідного трудового договору в письмовій формі можливе у випадках, зазначених у частині восьмій статті 601 та частині одинадцятій статті 602 КЗпП.
Типову трудового договору про дистанційну роботу затверджено наказом Мінекономіки від 05.05.2021 №913-21. Водночас, фахівці Мінекономіки у своєму роз’ясненні наголошували, що сторонам трудових відносин при укладенні трудового договору про дистанційну роботу не заборонено вносити додаткові зміни та доповнення до нього, які не суперечать законодавству про працю.
Ініціатором переходу на дистанційний характер роботи може бути сам працівник. Для цього йому варто написати заяву із проханням переведення його на дистанційну роботу. Далі на її підставі роботодавець укладає з ним (у письмовій або електронній формі) трудовий договір про дистанційну роботу.
Таким чином, на підставі заяви, отриманої від працівника, Компанія може укласти з ним (в письмовій або електронній формі) трудовий договір на дистанційну роботу. Після цього він може їхати в іншу країну і виконувати там свою роботу.
Оскільки за цього варіанту мова йде про ту ж саму роботу тільки за межами території Компанії, то виплата в такому разі компенсації працівнику витрат на проїзд та проживання буде розцінюватися як додаткове благо (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ).
Тому з неї в обов’язковому порядку доведеться утримувати податок на доходи за ставкою 18% та військовий збір за ставкою 5%.
Про виплату добових в цьому разі мова взагалі не може йти. Адже це не відрядження, а виконання своїх посадових обов’язків тільки поза робочим приміщенням чи територією роботодавця. Тому в такому разі працівнику Компанія може виплачувати лише його звичну заробітну плату.
Джерело: Консалтингова компанія White Consulting
Читайте більше:
Розрахунки з підзвітними особами: бухгалтерські проведення
Доплата до МЗП: як врахувати при оплаті праці за дні відрядження
Продовження відрядження у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю: зразок наказу
Положення про відрядження: зразок + конструктор
Хвороба у відрядженні чи у відпустці: що платити роботодавцю
Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту
ТОП-10 обов'язкових правил розрахунків з підзвітними особами
Після ухвалення КМУ змін до правил бронювання, центральні органи виконавчої влади та обласні військові адміністрації мають протягом 10 днів із дня набрання чинності змінами переглянути галузеві й регіональні критерії критичності. Сам перегляд не означає автоматичного скасування вже наданого статусу, однак порядок повторного підтвердження критичності та наслідки невідповідності новим вимогам будуть зрозумілі після оприлюднення тексту постанови

Президент планує внести до Верховної Ради законопроєкти про продовження воєнного стану та загальної мобілізації ще на 90 днів – до 29 січня 2027 року. Голосування очікується 26 жовтня

ФОП 3 групи ЄП отримав на електронну пошту повідомлення від kyiv.borg@tax.gov.ua, що станом на 13.10.2026 за ним обліковується податковий борг у сумі від 0,01 до 3060,00 грн. Водночас в Електронному кабінеті платника податків заборгованості не відображається – є лише переплати. Чи може йтися про борг, який виник у попередньому році та не відображається у поточному періоді? Де саме перевірити повну історію нарахувань і боргу та як з’ясувати, за яким платежем він обліковується?

Підприємство продає автомобіль. У власника є страховий поліс КАСКО та автоцивілка, до 14.09.2026. Витрати на страхування було віднесено на рахунок 39 «Витрати майбутніх періодів» та щомісячно рівними частинами відображалися на рахунку 92 «Адміністративні витати». Оскільки період дії страхового поліса ще не закінчився, на рахунку 39 буде залишок суми страхового платежу. Страхова компанія не поверне суму авансу та не перенесе його на інші автомобілі, оскільки було страхове відшкодування під час дії договору. Куди в бухгалтерському обліку віднести суму залишку страхового платежу?

Підприємство створило нове робоче місце і перевело на нього працівника. Чи можна таке робоче місце ідентифікувати з працівником при переведенні в Д1 та Д5 і вказати дату створення робочого місця? Чи робоче місце ідентифікується з працівником лише при прийомі?

Європейська Бізнес Асоціація обговорила з представниками Мінагрополітики, МОЗ, Мінекономіки та Держпродспоживслужби практичне застосування законодавства про матеріали й предмети, що контактують із харчовими продуктами. Учасники розглянули вимоги до декларацій відповідності, необхідну інформацію в документах і пропозиції бізнесу щодо гармонізації правил із законодавством ЄС

Уряд підтримав ініціативу щодо спрощення підземного будівництва для підприємств оборонно-промислового комплексу. Приватні інвестори зможуть власним коштом створювати захищені виробничі об’єкти, а після завершення будівництва передавати їх оборонним підприємствам у власність, оренду або користування. При цьому щонайменше 25% площі має бути надано оборонному сектору

На Хмельниччині підприємця визнали винним у незаконному використанні торговельної марки під час виготовлення 582 одиниць спортивного одягу – штанів і костюмів із позначеннями, схожими на знаки відомої компанії. Сторони уклали угоду про примирення, за якою підприємець відшкодував потерпілій компанії 504592,89 грн матеріальної шкоди. Суд затвердив угоду та призначив чоловікові штраф у розмірі 51000 грн

Під час вебінару UNBA NextGen адвокатка Дар’я Тарасенко розповіла, як молодим колегам ефективно організувати роботу, делегувати підготовку документів помічнику та радитися з колегами щодо правової позиції. Вона наголосила, що адвокат має особисто перевіряти готові документи, достовірність судової практики, знайденої за допомогою ШІ, та зберігати конфіденційність інформації про клієнта

На сайті електронних петицій оприлюднили три звернення до Кабміну щодо перегляду постанови №1092, яка визначає вимоги до роботи бізнесу під час повітряної загрози. Автори просять продовжити перехідний період до облаштування укриттів, запровадити фінансову підтримку та враховувати особливості орендованих приміщень

Із 00:00 24 жовтня до ранку 26 жовтня 2026 року ДПС проводитиме технічні роботи, через які можливі тимчасові обмеження в роботі окремих податкових сервісів. Тому платникам варто заздалегідь спланувати подання звітності та виконання інших податкових обов’язків. Якщо через технічні збої в Електронному кабінеті виникнуть проблеми, зверніть увагу на гарантії, передбачені п. 42-1.10 ПКУ

Із 22:00 23 жовтня до 08:00 26 жовтня 2026 року реєстри Мін’юсту тимчасово не працюватимуть через планове технічне обслуговування. Через це частина послуг у Дії та ЦНАПах також буде недоступною, зокрема реєстрація, зміна чи закриття ФОП і ТОВ, отримання окремих довідок, а також послуги, пов’язані з військовим обліком і бронюванням

У разі зміни місцезнаходження роботодавця, що призводить до переходу на облік до іншого податкового органу, важливо правильно визначити, куди подавати Звіт про нарахування, обчислення та сплату внеску на підтримку працевлаштування осіб з інвалідністю. Звітність подають до контролюючого органу за основним місцем обліку платника внеску. Розглянемо, яке правило діє в разі зміни адміністративного району протягом бюджетного року

Сплата єдиного внеску за себе фізичними особами – підприємцями (без найманих працівників), які проводять господарську діяльність з продажу підакцизних товарів, здійснюється з 01 жовтня 2025 року без змін – у межах від мінімального страхового внеску до страхового внеску, обчисленого з максимальної величини бази нарахування єдиного внеску

Закон №4903 запроваджує в Україні правила DAC7 та новий порядок оподаткування доходів із цифрових платформ. У ДПС повідомили, що змінилося вже з 23 жовтня 2026 року, які правила запрацюють з 1 січня 2027 року, як оподатковуватимуть доходи від оренди, продажів на маркетплейсах і надання послуг, які обов’язки матимуть цифрові платформи та як працюватиме автоматичний обмін податковою інформацією

Кабмін просуває зміни до законодавства щодо вдосконалення корпоративного управління державними підприємствами та акціонерними товариствами. Законопроєкт № 16125 комітет Верховної Ради 23 жовтня 2026 року рекомендував прийняти за основу. Документ передбачає розширення повноважень наглядових рад, запровадження профілів і матриць компетенцій їхніх членів, посилення внутрішнього контролю, управління ризиками та аудиту. Також пропонують уточнити правила діяльності наглядових рад і рад директорів, погодження значних правочинів та правочинів із заінтересованістю

Втратили або викрали КОРО чи розрахункову книжку? У таких випадках суб’єкту господарювання потрібно своєчасно повідомити податкову та, за наявності підстав, скасувати реєстрацію. Розглянемо, у яких випадках скасовують КОРО, куди подавати заяву та які строки потрібно дотримати

Українці, які проживають на територіях активних бойових дій або в межах 50 км від фронту чи держкордону, зможуть отримати 19 400 грн зимової допомоги. Виплата передбачена для вразливих категорій населення, зокрема пенсіонерів, людей з інвалідністю, ВПО, багатодітних та одиноких батьків, а цього року програму поширять і на мешканців багатоквартирних будинків. Прийом заявок з 1 вересня до 30 жовтня 2026 року, а подавати їх залежно від переліку громади потрібно через ПФУ, ЦНАП або орган місцевого самоврядування

Якщо член фермерського господарства уклав трудовий договір і роботодавець сплачує за нього ЄСВ, він втрачає статус платника ЄСВ. У такому разі потрібно подати заяву за формою №7-ЄСВ та знятися з обліку відповідно до Порядку №1162
