
Експерт
Консалтингова компанія White ConsultingWhite Consulting Group – команда податкових менеджерів і бухгалтерів-практиків
У матеріалі проведено аналіз двох альтернативних сценарії оформлення тривалої поїздки та роботи співробітника компанії в іншій країні: як класичне службове відрядження або як дистанційна робота. Консультант детально розбирає вимоги КЗпП і ПКУ, порівнює податкові наслідки обох варіантів (зокрема, виникнення додаткового блага, утримання ПДФО та військового збору), а також надає практичні рекомендації, як мінімізувати ризики під час перевірок ДПС та правильно задокументувати господарську діяльність поїздки

Компанія планує відправити працівника в іншу країну на довготривалий період.
Як правильно оформити таку поїздку? Чи може Компанія компенсувати працівнику витрати на таку поїздку та як їх оподатковувати?
Відповідь:
Загалом Компанія може компенсувати працівнику будь-які витрати і в будь-якій сумі. Адже відповідно до ч. 1 та ч. 2 ст. 319 Цивільного кодексу України власник володіє, користується, розпоряджається своїм майном на власний розсуд. Окрім цього власник має право вчиняти щодо свого майна будь-які дії, які не суперечать закону. Інше питання в тому як розцінювати такі виплати з метою оподаткування. І це вже буде залежати від того, як Компанією буде оформлено означену поїздку до іншої країни.
Ми вбачаємо в даному разі два варіанти оформлення поїздки в іншу країну (залежно від того, що реально працівник там буде робити): як відрядження або як дистанційна робота.
Варіант 1. Оформлення поїздки до іншої країни як відрядження
Якщо передбачається, що працівник їде в іншу країну для пошуку нових партнерів, вивчення ринку та розвитку співпраці з іншими країнами тощо (тобто він буде там виконувати якусь роботу, відмінну від тієї, яку він виконує тут), то в такому разі можна оформити класичне службове відрядження. Відповідно необхідно видати наказ, в якому, зокрема, треба вказати мету такої поїздки та її строк.
Щодо строку відрядження відмітимо. Зазвичай, закордонні відрядження (а тим більше довготривалі) завжди перебувають під особливим контролем податкових органів. Тому рекомендуємо в цьому випадку для мінімізації податкового ризику не оформляти службове відрядження одразу на всі 180 днів (хоча для госпрозрахункових днів й не встановлено обмежень по максимальному строку закордонних відряджень). Краще оформити таке відрядження на менший строк (наприклад, 60 календарних днів), а потім за потреби Компанія може пролонгувати цей термін.
Важливо, що в наказі на подовження відрядження мають бути чітко зафіксовані причини такої пролонгації. Це може бути:
Стосовно оподаткування таких виплат. Однією з умов відсутності необхідності оподаткування податком на доходи та військовим збором компенсованих працівнику в межах такої поїздки суми (добові, витрати на проїзд та проживання) є наявність її зв’язку із господарською діяльністю (про це прямо говорить пп. 170.9.1 Податкового кодексу України, далі – ПКУ).
Як один із варіантів, перед поїздкою Компанія може скласти план-графік того, що працівник має робити (виконувати) в іншій країні. В подальшому працівник в межах виконання такого плану надсилатиме Компанії звіти щодо виконаної роботи.
Додатковим підтвердження зв’язку із госпдіяльністю може слугувати переписка працівника із потенційними діловими партнерами, його участь там у виставках, конференціях (із фото чи відео фіксацією) тощо.
Однак, хочемо наголосити, що оформлення належним чином всіх вищенаведених документів ще не знімає ризик того, що податкові органи не наполягатимуть на необхідності оподаткування компенсованих працівнику сум в межах такої поїздки.
Особливо, якщо не буде ніякого результату у вигляді укладених контрактів, погоджених домовленостей тощо. Тобто в такому разі є дуже високий ризик класифікації податковими органами таких виплат як додаткове благо. І причиною в цьому разі із високою ймовірністю може бути відсутність зв’язку такого відрядження із госпдіяльністю.
Варіант 2. Оформлення дистанційної роботи працівника
Якщо суть поїздки працівника в іншу країну полягає у виконувані ним тієї ж самої роботи, що й тут в Україні тільки з іншого місця, то в такому разі краще обрати варіант дистанційної роботи.
Згідно з ч. 1 ст. 602 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП) дистанційна робота – це форма організації праці, за якої:
За загальним правилом із ч. 1 ст. 24 КЗпП трудовий договір про дистанційну роботу необхідно укладати в письмовій формі.
Разом з тим, ч. 1 ст. 2 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX визначає, що у період дії воєнного стану сторони вправі за згодою визначати форму трудового договору. На підставі цього працівника держпраці в інформповідомленні зробили висновок, що наразі трудовий договір про дистанційну роботу може бути укладений також в електронній формі.
Укладення такого договору в усній формі можливе лише у випадках, чітко передбачених ст. 602 КЗпП. Згідно з нею роботодавець може ввести дистанційну роботу наказом (розпорядженням) без укладення письмового трудового договору виключно в таких форс-мажорних випадках:
Свого часу наголошували на цьому й спеціалісти Мінекономіки в листі від 04.05.2021 №4712-06/26182-07:
З огляду на викладене вважаємо, переведення працівника з його ініціативи на надомну або дистанційну роботу без обов’язкового укладення відповідного трудового договору в письмовій формі можливе у випадках, зазначених у частині восьмій статті 601 та частині одинадцятій статті 602 КЗпП.
Типову трудового договору про дистанційну роботу затверджено наказом Мінекономіки від 05.05.2021 №913-21. Водночас, фахівці Мінекономіки у своєму роз’ясненні наголошували, що сторонам трудових відносин при укладенні трудового договору про дистанційну роботу не заборонено вносити додаткові зміни та доповнення до нього, які не суперечать законодавству про працю.
Ініціатором переходу на дистанційний характер роботи може бути сам працівник. Для цього йому варто написати заяву із проханням переведення його на дистанційну роботу. Далі на її підставі роботодавець укладає з ним (у письмовій або електронній формі) трудовий договір про дистанційну роботу.
Таким чином, на підставі заяви, отриманої від працівника, Компанія може укласти з ним (в письмовій або електронній формі) трудовий договір на дистанційну роботу. Після цього він може їхати в іншу країну і виконувати там свою роботу.
Оскільки за цього варіанту мова йде про ту ж саму роботу тільки за межами території Компанії, то виплата в такому разі компенсації працівнику витрат на проїзд та проживання буде розцінюватися як додаткове благо (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ).
Тому з неї в обов’язковому порядку доведеться утримувати податок на доходи за ставкою 18% та військовий збір за ставкою 5%.
Про виплату добових в цьому разі мова взагалі не може йти. Адже це не відрядження, а виконання своїх посадових обов’язків тільки поза робочим приміщенням чи територією роботодавця. Тому в такому разі працівнику Компанія може виплачувати лише його звичну заробітну плату.
Джерело: Консалтингова компанія White Consulting
Читайте більше:
Розрахунки з підзвітними особами: бухгалтерські проведення
Доплата до МЗП: як врахувати при оплаті праці за дні відрядження
Продовження відрядження у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю: зразок наказу
Положення про відрядження: зразок + конструктор
Хвороба у відрядженні чи у відпустці: що платити роботодавцю
Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту
ТОП-10 обов'язкових правил розрахунків з підзвітними особами
7 вересня Уряд повторно схвалив пакет законопроєктів щодо оподаткування міжнародних посилок. Документи передбачають ПДВ на імпортні посилки від 0 євро, нові правила для маркетплейсів та збереження пільги для некомерційних відправлень до 45 євро

Внаслідок ракетної атаки знищено орендований склад з товаром та первинні документи. 1. На підставі яких документів не потрібно компенсувати ПДВ по знищених товарах. 2. Чи обов'язково оновлювати первинні документи, за який період часу відновити (маю на увазі з 2021 р. мають бути відповідно до позовної давності чи як). Якщо це кадрові документи - які подальші дії ТОВ. 3. Як швидко необхідно змінити юридичну адресу, якщо знищено склад?

Реорганізація товариства шляхом виділу передбачає передачу новоствореній юридичній особі активів, зобов’язань, прав та обов’язків за розподільчим балансом. При цьому вартість переданих активів може перевищувати розмір статутного капіталу нової юрособи, що викликає питання щодо виникнення ПДВ. Податкова наголошує: сама передача активів у межах реорганізації шляхом виділу не є операцією з постачання та не оподатковується ПДВ, незалежно від співвідношення вартості активів і статутного капіталу. Водночас якщо передача фактично є окремою операцією з постачання товарів або послуг, вона оподатковуватиметься за загальними правилами

Єдиний соціальний внесок є обов’язковим платежем у системі загальнообов’язкового державного соціального страхування та безпосередньо впливає на формування страхового стажу. Його сплата або звільнення від сплати залежить від статусу особи – роботодавець, ФОП чи самозайнята особа – та наявності законодавчо визначених підстав

Бабусі та дідусі можуть отримати одноразову 14-денну оплачувану відпустку при народженні дитини, але лише за умови, що фактично здійснюють догляд за дитиною, яка виховується одинокою матір’ю або батьком. Відпустка надається за заявою працівника та підтверджувальними документами і має бути використана протягом 3 місяців від народження дитини

Обов’язок ФОП вести облік товарних запасів залежить не лише від системи оподаткування, а й від виду товарів, які продає підприємець. Для ФОП на загальній системі, єдинників 3 групи – платників ПДВ та спрощенців, які торгують окремими ризиковими товарами, такий облік є обов’язковим. Причому достатньо однієї ризикової позиції в асортименті, щоб обліковувати всі товари в конкретному місці реалізації

Міноборони надало роз’яснення щодо роботи груп оповіщення ТЦК та СП під час повітряної тривоги. Військовослужбовці таких груп не мають повноважень зупиняти, утримувати чи затримувати громадян у публічних місцях або перешкоджати їхньому прямуванню до укриття. Водночас законодавство не встановлює окремої вимоги автоматично припиняти оповіщення чи перевірку військово-облікових документів після оголошення тривоги, зокрема всередині укриттів. При цьому під час роботи груп має враховуватися пріоритетність захисту життя і здоров’я людей та вимоги цивільного захисту

Під час воєнного стану ВЛК проходять військовозобов’язані, добровольці, окремі категорії жінок і військовослужбовці за потреби. Направлення можна отримати як у ТЦК, так і онлайн через застосунок, а висновок комісії є чинним протягом одного року. Втім, він не означає автоматичну мобілізацію

Якщо е-ТТН належним чином оформлена та зареєстрована в державній Системі е-ТТН, друкувати її та возити паперову копію не потрібно. Водій може пред’явити документ в електронній формі, а інспектор Укртрансбезпеки перевірить його дані безпосередньо в Системі. Водночас у разі технічних проблем із реєстрацією е-ТТН можуть застосовуватися правила щодо паперової ТТН

Фізичні особи – підприємці, які отримують допомогу по вагітності та пологах, не сплачують із неї ПДФО та військовий збір. Податківці також наголосили, що така виплата не враховується як підприємницький дохід і не впливає на визначення податкових зобов'язань платника єдиного податку

Мораторій на безпідставні податкові перевірки не означає повної заборони податкового контролю, а має змінити підхід до відбору платників для перевірок. ДПС роз’яснила, як ці обмеження застосовуються до ФОП, хто визначає рівень податкового ризику та чи може підприємець із незначним ступенем ризику потрапити під позапланову перевірку. Окремі правила діють для бізнесу, пов’язаного з обігом підакцизних товарів

Поворотна фінансова допомога засновнику від товариства на спрощеній системі сама по собі не заборонена, а її отримання фізособою за умови своєчасного повернення не створює оподатковуваного доходу. Водночас ІПК ДПС від 19.06.2026 №3564/ІПК/99-00-04-03-03 містить важливі застереження щодо регулярної видачі позик, яка за певних обставин може бути розцінена як фінансове посередництво. Окремі правила діють і тоді, коли фінансову допомогу отримує саме товариство: для третьої групи критичним є 12-місячний строк її повернення

Знищення або руйнування основних засобів через бойові дії зазвичай означає їх списання з балансу, однак для платника ПДВ важливо правильно підтвердити обставини такої ліквідації. Якщо майно знищене внаслідок обставин непереборної сили, зокрема через збройну агресію, податкові зобов’язання з ПДВ не нараховуються за умови наявності підтверджувального документа від компетентного органу. Водночас для цілей податку на прибуток порядок відображення залишкової вартості залежить від того, чи є зруйнований об’єкт виробничим або невиробничим

Уряд повторно подав до Верховної Ради проєкт нового Трудового кодексу №16010, який позиціонується як основа для сучасного та гнучкого ринку праці. Водночас профспілки звертають увагу на низку положень, які, на їхню думку, можуть послабити чинні трудові гарантії – від правил надурочних і нічних робіт до соціальних відпусток та ролі профспілок у трудових відносинах. Попри майже два роки консультацій, принципові зауваження профспілкової сторони, зокрема визначені як «червоні лінії», у новій редакції документа не враховані

Якщо платник єдиного внеску виявив несвоєчасну сплату ЄСВ або самостійно донарахував раніше не нараховані суми, важливо правильно визначити фінансові наслідки та порядок їх відображення у звітності. За несплату або прострочення сплати ЄСВ застосовується штраф у розмірі 20% недоплаченої суми, а за донарахування – 10% за кожний звітний період, але не більше 50% суми внеску. Водночас самостійно визначати суму штрафу при виправленні помилки платник не повинен – відповідне рішення приймає контролюючий орган

Користувачів судових електронних сервісів попередили про можливі тимчасові перерви в роботі судових електронних сервісів 10 вересня 2026 року з 20:00 до 23:59. У зазначений період Кабінет Електронного суду буде недоступний. У ДП «Інформаційні судові системи» просять врахувати цю інформацію під час планування роботи із сервісами

Платники податків при сплаті зобов’язань з податків, зборів, єдиного внеску та інших платежів повинні правильно заповнювати реквізит «Призначення платежу» у платіжній інструкції. Зокрема, необхідно вказувати «Код виду сплати» та «Додаткову інформацію запису» залежно від статусу платника та результатів перевірок податкових органів. Це допомагає уникнути помилок і забезпечує коректне зарахування платежів

ДПС роз’яснила порядок складання та реєстрації податкових накладних при постачанні готової продукції, отриманої внаслідок переробки давальницької сировини. Номенклатура товару та його код УКТ ЗЕД у податковій накладній мають відповідати первинним документам, однак саме первинні документи не визначають правила класифікації товару за УКТ ЗЕД
