Як роботодавцю подати трудові книжки через портал ПФУ: покрокова інструкція

ПФУ перевів подання відомостей про трудову діяльність працівників у повністю електронний формат через вебпортал електронних послуг. Роботодавці можуть передавати дані як скановані копії документів, так і створювати оцифровані записи в кабінеті страхувальника. Усі документи підписуються кваліфікованим електронним підписом, що забезпечує юридичну значимість та прискорює обробку інформації

2

23

Відомості про трудову діяльність працівників роботодавці подають через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису.


Подати інформацію можна одним із способів:


  1. у вигляді копій документів, виготовлених шляхом сканування;
  2. в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в кабінеті страхувальника з додаванням сканованих копій документів, на підставі яких створюється запис.


Як роботодавцю подати скан-копії трудових книжок


1. Для входу в персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду необхідно обрати вхід «За ЕЦП» як «Юридична особа».



2. Після цього в розділі «Комунікації з ПФУ» потрібно перейти у вкладку «Відомості про трудові відносини робітника/трудова книжка».



3. Далі роботодавець має:


  1. ознайомитися з процедурою надання відомостей та натиснути кнопку «Продовжити»;
  2. заповнити всі обов’язкові поля щодо працівника;
  3. натиснути кнопку «Продовжити».



4. Після цього необхідно натиснути кнопку «Додати файл» та обрати відповідний вид документа.



5. До заяви можна прикріпити документи, які підтверджують трудову діяльність працівника, зокрема:


  1. трудову книжку;
  2. диплом;
  3. військовий квиток;
  4. інші підтвердні документи.

При цьому кількість файлів не повинна перевищувати 50 (розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ)

6. Після завантаження всіх документів потрібно натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».


Джерело: ПФУ


Від редакції: для оцифрування трудової згоди працівника не потрібно і не потрібно додатково оформлювати ніяких документів. Законною підставою обробляти персональні дані є дозвіл, наданий згідно п. 2 ст. 11 Закону України від 01.06.2010 №2297-VI «Про захист персональних даних».


Читайте більше:


Оцифрування паперової трудової книжки до 10.06.2026

Трудова книжка не оцифрована: що буде після 10.06.2026

Як підтвердити стаж роботи і не втратити пенсію: нові правила з 2 серпня 2026 року

Чому ПФУ не зараховує стаж після оцифрування трудової книжки

Нестандарті ситуації в оцифруванні трудової книжки: розбираємо з експертом

Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка: способи для роботодавця і працівника

Сканування паперової трудової книжки: хто, коли та за яких умов

✨ Новинка! Унікальний сервіс – АІ-Консультант для бухгалтера! Ознайомтесь із його можливостями вже зараз за посиланням
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
2

23

4

2611

1

4

1

11

3

9

4

61

3

30

3

42

3

24

3

1683

2

162

4

489

5

84

4

337

3

292

3

33

10

9211

5

34195

4

37

4

51