Відомості про трудову діяльність працівників роботодавці подають через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі з обов’язковим накладенням кваліфікованого електронного підпису.
Подати інформацію можна одним із способів:
- у вигляді копій документів, виготовлених шляхом сканування;
- в оцифрованому вигляді – шляхом створення відповідного електронного запису в кабінеті страхувальника з додаванням сканованих копій документів, на підставі яких створюється запис.
Як роботодавцю подати скан-копії трудових книжок
1. Для входу в персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду необхідно обрати вхід «За ЕЦП» як «Юридична особа».

2. Після цього в розділі «Комунікації з ПФУ» потрібно перейти у вкладку «Відомості про трудові відносини робітника/трудова книжка».

3. Далі роботодавець має:
- ознайомитися з процедурою надання відомостей та натиснути кнопку «Продовжити»;
- заповнити всі обов’язкові поля щодо працівника;
- натиснути кнопку «Продовжити».

4. Після цього необхідно натиснути кнопку «Додати файл» та обрати відповідний вид документа.

5. До заяви можна прикріпити документи, які підтверджують трудову діяльність працівника, зокрема:
- трудову книжку;
- диплом;
- військовий квиток;
- інші підтвердні документи.
При цьому кількість файлів не повинна перевищувати 50 (розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ)
6. Після завантаження всіх документів потрібно натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».
Джерело: ПФУ
Від редакції: для оцифрування трудової згоди працівника не потрібно і не потрібно додатково оформлювати ніяких документів. Законною підставою обробляти персональні дані є дозвіл, наданий згідно п. 2 ст. 11 Закону України від 01.06.2010 №2297-VI «Про захист персональних даних».
Читайте більше:
Оцифрування паперової трудової книжки до 10.06.2026
Трудова книжка не оцифрована: що буде після 10.06.2026
Як підтвердити стаж роботи і не втратити пенсію: нові правила з 2 серпня 2026 року
Чому ПФУ не зараховує стаж після оцифрування трудової книжки
Нестандарті ситуації в оцифруванні трудової книжки: розбираємо з експертом
Як перевірити, чи оцифрована трудова книжка: способи для роботодавця і працівника
Сканування паперової трудової книжки: хто, коли та за яких умов




















