Запит ДПС: відповідь без ризиків

Кожний новий запит від податкової – це для бухгалтера суцільний стрес. І навіть не через зміст самого запиту, а через питання, що писати, як писати. І головне – хто все це буде писати: я, бухгалтер, чи хтось інший? Бо писати – це не найулюбленіша навичка нас, бухгалтерів. Ми любимо цифри, таблиці, формули. Цифри не сперечаються, а от зі словами все складніше. Вгадали себе? І саме тому кожна відповідь податковій – це трохи як іспит з комунікації. Експерт пояснив, як зробити цей процес не страшним, а навіть приємним і ефективним

4

33


Поговоримо про те, як правильно писати відповіді на запит податкової служби. Тема здається досить проста – лист-відповідь. Але насправді це не просто листування, а процедурний документ, який або знижує ваші ризики, або створює їх з нуля. І дуже часто саме від того, як написаний лист, залежить, як податкова прийме і сприйме вашу позицію.


Коли ми говоримо, головне – емоція. Коли пишемо – головне слово.


Коли ми виступаємо, слова менш важливі: важливо, як ми подаємо думку – емоції, інтонація, енергія. А коли ми пишемо офіційну відповідь, усе навпаки. Тут слова вирішують геть усе.


Кожне речення має бути точним, лаконічним і зрозумілим. Це документ, який може стати або доказом, або підставою для рішень податкових органів, або навіть частиною судового процесу. Тому це дуже важливо. Увага до кожного слова, до кожної коми.


Декілька порад


Порада номер один: стиль – тільки діловий та офіційний. Жодних емоцій, оціночних суджень або виправдань. Тон має бути спокійний, ввічливий і аргументований. Ось приклад неправильної відповіді:

Ми не згодні, тому що це неправильно.

Це пусті слова. Виглядає як дитяча образа.

Правильно треба відповідати так:

Вважаємо, що висновок податкового органу не враховує положення певного пункту, певної статті Податкового кодексу.

Оце професійно, без емоцій і одразу по суті з аргументами. Голова має бути холодною, формулювання – стримані, конкретні й юридично точні.


Друга порада – структура відповіді. Пишіть так, щоб текст можна було швидко сканувати очима. Людина, яка читає ваш лист, має за кілька секунд зрозуміти, про що йдеться, побачити структуру і висновки.


Оптимальна структура наступна


Починаємо з ввічливого звернення:

Шановні представники Головного управління Державної податкової служби у місті Києві.

Далі коротко:

У відповідь на ваш запит (номер, дата) повідомляємо наступне.

Друга частина – інформація про компанію. Буквально два-три речення, щоб надати контекст:


  1. чим займається компанія,
  2. скільки років працює на ринку України,
  3. у чому суть діяльності,
  4. що є предметом запиту.


Це важливо, бо податковий інспектор, який читає ваш лист, дуже часто не знає ваш бізнес, вашу компанію, ваш ринок або специфіку.


Основна частина – викладайте факти чітко і послідовно, з посиланнями на конкретні документи, дати, договори, аргументи з норм Податкового кодексу або інших нормативних актів. Коротко пояснюйте суть операції. Радимо використовувати абзаци, нумерацію та підзаголовки – це допомагає створити логіку і зменшує ризик того, що щось буде пропущено. І головне – ви збережете структуру.


Заключна частина – завершіть чемно у діловому тоні:

Сподіваємося, що наведена інформація є достатньою для розгляду вашого запиту. Додаткові документи можемо надати за вашим окремим зверненням.


Третя порада: без скорочень, без помилок. Жодних орфографічних або пунктуаційних помилок. Пам’ятайте, помилка в офіційному листі, наприклад відсутність коми, – це не лише помилка, а й ризик невірного розуміння або хибних акцентів.


Перевірте кілька разів, а ще краще – прочитайте вголос вашу відповідь. Наш мозок сприймає написаний текст і вимовлене слово дуже по-різному. Коли ви читаєте вголос, ви починаєте чути себе як сторонній читач. І саме тоді часто приходять найкращі ідеї, як переформулювати певні речення, скоротити текст або правильно його структурувати.


Четверта порада – обов’язкові реквізити. Не забувайте, що це офіційна відповідь на запит податкової, тому вона має містити всі реквізити, визначені Податковим кодексом України та діловим етикетом:


  1. повну назву компанії,
  2. реєстраційний код,
  3. адресу,
  4. контакти,
  5. вхідний номер,
  6. дату,
  7. підпис керівника або уповноваженої особи, посаду, прізвище та ініціали, печатку за наявності,
  8. а також перелік додатків, які ви додаєте до відповіді.


Це дрібниці, але саме з них складається враження про професійність. І головне – вас буде правильно ідентифіковано, а запит оформлено відповідно до норм Податкового кодексу України.


Три головні висновки


  1. Будьте офіційні, лаконічні та аргументовані.
  2. Створюйте структуру, щоб податковий інспектор міг легко просканувати ваш лист і зрозуміти його суть за декілька секунд.
  3. Перевіряйте текст, читайте вголос, редагуйте, поки він не стане досконалим.


Олена МАКЕЄВА, Голова Ради директорів Аудиторської фірми «Аксьонова та партнери» і Geneva Group International, заступник Міністра фінансів України (2015-2016), радник Міністра фінансів України по міжнародних питаннях оподаткування (2016-2018)


Читайте більше:


Штраф + пеня: коли подвійна відповідальність стає реальністю

Облік нарахування штрафів та пені

Оперативно-господарські санкції після скасування господарського кодексу: що змінилося для бізнесу

Увага! Листи від Держпраці через низьку зарплату

Податкові перевірки 2026: хто у полі зору фіскалів і чому

Штрафи за рекламу: як не дати Держпродспоживслужбі ошукати вас

Камеральні перевірки: строки, штрафи та оскарження результатів

ФОП і «дроблення бізнесу»: податкова логіка перевірок

Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
4

33

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇

2

2512

4

3691

2

9078

2

34

2

3747

1

5016

4

33

4

392

3

1903

3

340

3

68

4

508

2

19

2

22

4

1498

3

60

4

1464

3

5576

2

20320