
Документообіг, первинні документи
06.10.2025
У якому форматі зберігати електронні первинні документи та архіви звітності
Податкове законодавство зобов’язує платників зберігати електронні документи у формі, що забезпечує їхню цілісність та доступність для перевірки. Важливо дотримуватися не лише технічних вимог, а й визначених строків зберігання, які залежать від норм Податкового кодексу та особливостей воєнно-карантинного перенесення строків

В якому форматі повинні зберігатися у платника податків електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім єдиного внеску), а також архіви файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді та який термін їх зберігання (у т. ч. якщо органом ДПС перевірка не проводилась більше 1095/1825/2555 днів)?
Організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлені Законом України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851).
Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (ст. 13 Закону №851).
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері
У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством.
Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:
- інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
- має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
- у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Отже, електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування), а також архів файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їх цілісності на цих носіях, протягом строку, встановленого законодавством, але не менше ніж визначено у п. 44.3 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).
У разі, якщо органом ДПС перевірка не проводилась більше 1095/1825/2555 днів, документи повинні зберігатись платником податків з урахуванням положень карантинно-воєнного переносу (ст. 102 ПКУ, п. 52-2 та п. 69 підрозд. 10 розд. XX «Перехідні положення» ПКУ).
Джерело: ЗІР, категорія 129.03
Читайте більше:
Строки зберігання документів ФОП: офіційні вимоги та реальні ризики
Паперові vs електронні документи: чи відрізняються терміни зберігання
Документальну перевірку ФОП не проводили більше 5 років: чи зберігати документи
Строки позовної давності поновлюються: як підготуватися
Матеріали на сайті https://7eminar.ua можуть містити роз’яснення державних органів та погляди зовнішніх авторів. Їхній зміст не завжди збігається з позицією редакції. Кожна публікація відображає особисту думку автора. Редакція не редагує авторські тексти і не несе відповідальності за їх зміст.
Відрядження, підзвітні кошти
06.08.2026
Податківці роз'яснили облік витрат на відрядження, якщо готель оплачено карткою працівника
Податківці зазначили, що Податковий кодекс не передбачає коригувань фінансового результату щодо витрат на відрядження, якщо проживання в готелі працівник оплатив власною банківською карткою. Водночас порядок бухгалтерського обліку та документального підтвердження таких витрат належить до компетенції Мінфіну

Податкова та фінзвітність
06.08.2026
ДПС пояснила порядок заповнення граф 7–12 додатка ГД до Звіту неприбуткової організації
Податківці нагадали, які відомості потрібно зазначати у графах 7–12 додатка ГД до Звіту неприбуткової організації при отриманні гуманітарної допомоги. Якщо вартість допомоги дорівнює нулю, її слід відобразити за правилами бухгалтерського обліку, а за необхідності додати до Звіту пояснення у довільній формі

ЗЕД
06.08.2026
Порядок оформлення аркуша коригування митної декларації планують змінити
Мінфін пропонує оновити порядок оформлення аркуша коригування митної декларації та деталізувати процедуру внесення змін після завершення митного оформлення. Проєкт передбачає обов'язкове погодження окремих коригувань керівником митниці, уточнює порядок роботи у разі повернення або доплати митних платежів і визначає, що всі раніше оформлені аркуші коригування зберігатимуться в інформаційних системах

ПДФО
06.08.2026
Податківці роз'яснили порядок сплати ПДФО при оренді нерухомості нерезидента
ДПС нагадала, що нерезидент може здавати нерухомість в оренду в Україні лише через уповноважену юридичну особу або ФОП-резидента, які виконують функції податкового агента. Саме вони зобов'язані утримувати та сплачувати ПДФО під час виплати доходу від оренди

Бронювання, критичність
06.08.2026
Укртрансбезпека застерегла перевізників від шахрайських схем під час підтвердження статусу критичності
В Укртрансбезпеці наголосили, що рішення про визначення підприємств такими, що мають важливе значення для національної економіки, ухвалюються виключно за результатами розгляду документів у порядку їх надходження. Перевізників закликали не довіряти посередникам, які за винагороду обіцяють вплинути на рішення Комісії

Пенсія, соцпільги
06.08.2026
Хто може отримати субсидію на дрова і скраплений газ у 2026 році
Пенсійний фонд приймає заяви на призначення субсидії для придбання дров і скрапленого газу на новий опалювальний сезон. Для отримання допомоги потрібно відповідати встановленим умовам та подати необхідний пакет документів

Працевлаштування, переведення
06.08.2026
Чи потрібно звільняти сумісника, щоб зробити його основним працівником
Чинне законодавство не містить прямої вимоги звільняти працівника для зміни статусу роботи із сумісництва на основне місце роботи. Водночас КЗпП не визначає процедури такого переходу, через що Мінекономіки рекомендує оформлювати звільнення і нове прийняття

Працевлаштування, переведення
06.08.2026
Автоперевізникам роз’яснили вимоги щодо легального працевлаштування водіїв
Фахівці Держпраці провели інформаційно-роз’яснювальну роботу серед автомобільних перевізників щодо легального працевлаштування водіїв. Роботодавцям також нагадали про необхідність дотримання режиму праці та відпочинку водіїв

Пенсія, соцпільги
06.08.2026
Мінсоцполітики готує масштабну пенсійну реформу: що може змінитися вже з 2027 року
Мінсоцполітики планує вже восени винести до Верховної Ради законопроєкт про масштабну реформу пенсійної системи. Серед ключових змін – базова та страхова пенсії, добровільна накопичувальна система, новий підхід до спеціальних пенсій і поетапне впровадження реформи з 2027 року

ФОП
05.08.2026
ФОП-загальник продає вантажний автомобіль: коли виникає ПДВ та як оподатковується дохід
Податківці роз'яснили, як оподатковується продаж вантажного автомобіля фізичною особою – підприємцем на загальній системі оподаткування. Хоча дохід від відчуження транспортного засобу оподатковується за правилами, встановленими для фізичних осіб, якщо автомобіль використовувався у господарській діяльності та за ним було сформовано податковий кредит, виникають і ПДВ-зобов'язання. ДПС також нагадала, коли виникає обов'язок нарахувати ПДВ та за якою датою потрібно складати податкову накладну

Готівкові кошти, розрахунки
05.08.2026
Звільнення за станом здоров’я: які виплати належать працівнику у 2026 році
У разі припинення трудового договору з працівником через стан здоров’я, який не дозволяє виконувати роботу, звільнення здійснюється за п. 2 ст. 40 КЗпП України. При такому звільненні роботодавець зобов’язаний провести з працівником повний розрахунок, що включає заробітну плату, компенсацію за невикористані відпустки та вихідну допомогу. Розмір вихідної допомоги не може бути меншим за середньомісячний заробіток, але може бути збільшений колективним договором

ФОП
05.08.2026
ФОП-агенти повинні проводити через РРО всю суму коштів: роз'яснення ДПС
Податківці нагадали про особливості визначення доходу ФОП-єдинників, які працюють за договорами доручення, комісії, транспортного експедирування чи агентськими договорами. Для цілей оподаткування доходом таких підприємців є лише сума отриманої винагороди. Водночас при здійсненні розрахункових операцій через РРО або ПРРО необхідно проводити всю суму коштів, отриману від клієнта, а не лише агентську винагороду. ДПС також наголосила, що застосування РРО/ПРРО для таких ФОП є обов'язковим незалежно від обсягу доходу, якщо вони не використовують виключно безготівкові розрахунки

Самозайняті особи
05.08.2026
Чи може фізособа, яка отримала КЕП, скористатись ним для звітування як самозайнята особа
Податківці пояснили, що фізична особа, яка отримала КЕП у кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, може скористатись ним для подання звітності в електронному вигляді, як самозайнята особа

ПДВ
05.08.2026
Передача автомобілів для ЗСУ: коли виникає ПДВ
Податкова служба роз'яснила, які ПДВ-наслідки виникають у разі передачі транспортних засобів для потреб Збройних Сил України в межах військово-транспортного обов'язку. Якщо автомобіль залучено за актом приймання-передачі, право власності на нього залишається за підприємством, а сама передача не вважається постачанням товарів. Водночас податкові наслідки залежать від подальшої долі транспортного засобу: його повернення, знищення або виплати компенсації

Документообіг, первинні документи
05.08.2026
Паспорт, трудова, військовий квиток – чому їх не апостилюють і що робити
Проставлення апостиля – найпоширеніший спосіб міжнародного підтвердження українських документів, однак застосовується не до всіх категорій. Апостиль не ставиться на оригінали паспортів, трудових книжок, військових квитків, техпаспортів, дозволів на зброю, листування та деякі інші документи. У таких випадках допускається апостилювання лише нотаріально засвідчених копій. Крім того, для ряду документів попереднє апостилювання оригіналу є обов’язковим для подальшої легалізації копій

Відстрочки, ВЛК
05.08.2026
Як змінились строки розгляду заяв по оформленню відстрочки
Кабінет Міністрів змінив порядок розгляду заяв про надання та переоформлення відстрочки від мобілізації. Відтепер строки розгляду обчислюються у робочих, а не календарних днях, що фактично подовжує час очікування рішення. Нові правила застосовуються до заяв, які подаються через ЦНАП для розгляду комісіями при ТЦК та СП. Водночас до завершення розгляду заяви зберігається заборона на мобілізацію, однак заявникам варто самостійно контролювати статус розгляду, щоб не пропустити можливу відмову

Відстрочки, ВЛК
05.08.2026
Багатодітні чоловіки можуть втратити відстрочку від мобілізації: що відомо зараз
В Україні пропонують переглянути одну з підстав для надання відстрочки від мобілізації під час воєнного стану. Йдеться про скасування автоматичного права на відстрочку для чоловіків, які мають на утриманні трьох і більше дітей віком до 18 років. Відповідне звернення адресоване Кабінету Міністрів із пропозицією підготувати законодавчі зміни та привести у відповідність підзаконні акти

ПДВ
05.08.2026
Який порядок формування податкового кредиту туроператором
ДПС роз'яснила особливості формування податкового кредиту з ПДВ для туроператорів і турагентів. Незважаючи на спеціальні правила оподаткування туристичних послуг, після запровадження системи електронного адміністрування ПДВ податковий кредит формується за загальними нормами Податкового кодексу. До нього включаються всі суми ПДВ, сплачені при придбанні товарів і послуг, що використовуються у туристичній діяльності




