Зміна юридичної адреси підприємства: покроковий алгоритм дій бухгалтера

1. Алгоритм зміни місця реєстрації юрособи
2. Що ще потрібно врахувати бухгалтеру
3. Висновки

Алгоритм зміни місця реєстрації юрособи

1. Загальні збори/рішення засновника

Спочатку потрібно ухвалити Протокол загальних зборів учасників або Рішення одноосібного учасника про зміну юридичної адреси. Якщо адреса зазначена у Статуті, то потрібно затвердити нову редакцію Статуту.

2. Подання документів держреєстратору

На наступному етапі реєструємо зміни в ЄДР. Для цього державному реєстратору потрібно подати:

1. заяву на внесення змін за формою 2;
2. нотаріально завірений Протокол загальних зборів учасників або Рішення одноосібного учасника про зміну юридичної адреси;
3. квитанція про сплату адміністративного збору;
4. нова редакція Статуту (за потреби);
5. паспорт і код директора або іншої уповноваженої особи.

Зауважимо, що в електронному вигляді юрособи це зробити не можуть, тому слід звернутись до держреєстратора або нотаріуса, який виконує функції держреєстратора

3. Повідомлення контролюючих органів

Після внесення змін в ЄДР юридична особа отримує Виписку з оновленими даними. Відомості про нову юридичну адресу автоматично передаються до податкової служби, тому додатково повідомляти її не потрібно. Це передбачено ст. 66 Податкового кодексу України та п. 9.1 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого Наказом Мінфіну від 09.12.2011 №1588 (далі – Порядок №1588), які визначають порядок внесення змін до облікових даних платників податків.

4. Подання звітності та сплата податків

Якщо при зміні місця реєстрації відбувається зміна адміністративно-територіального району, то юридична особа береться на облік до нової податкової інспекції. Це стає її основним місцем обліку. Попередня податкова інспекція залишається як неосновне місце обліку. Такий статус зберігається до закінчення поточного бюджетного року.

Для кожного виду податку встановлені свої правила сплати.

За новим місцем обліку сплачується тільки ЄСВ, всі інші податки та збори сплачуються за попереднім місцем обліку до кінця бюджетного року (ч. 8 ст. 45 Бюджетного кодексу України та п. 10.2 Порядку №1588).

Перед сплатою ЄСВ важливо переконатись, щоб підприємство взяли на облік в контролюючому органі за новим місцезнаходженням. В іншому випадку можливе некоректне зарахування коштів.

Звіти подаються аналогічно. Об’єднана звітність подається в нову податкову, всі інші звіти – в стару до кінця року. З нового року всі звіти подаються вже в нову податкову, навіть уточнення за минулі періоди.

Важливо зазначити, що при надсиланні податкових накладних та звітів в стару податкову в полі «Найменування контролюючого органу» необхідно зазначати код та найменування старої ДПС до 31 грудня включно

А при формуванні об’єднаної звітності в цьому полі потрібно зазначати вже нову ДПС. При цьому, ручне виправлення назви ДПС у шапці звіту не змінює фактичного отримувача – документ все одно потрапить до старої податкової.

Щоб уникнути помилок, потрібно на етапі створення звіту в полі «Код ДПІ» вибрати нову податкову. Тоді назва нової ДПС автоматично відобразиться в шапці головного розрахунку, а головне- розрахунок буде подано в нову ДПС.

Як це зробити, ми навели у зразках.

Якщо для відправки звітності ви користуєтесь програмами Медок або Соната, то у цих програмах зміна податкової інспекції відбувається через зміну параметрів у картці підприємства. Це створює проблему, оскільки доводиться подавати звіти одночасно в обидві податкові (стару й нову) до кінця звітного року та кожного разу вручну перемикати податкову в налаштуваннях.

У такому випадку, щоб не змінювати дані про податкову у програмі, ми радимо подавати об’єднану звітність через альтернативні сервіси, наприклад Електронний кабінет платника, де можна вибирати актуальну податкову вручну.

Важливо зазначити, що існує категорія платників податків, які подають звітність і сплачують податки одразу за новим місцем обліку, без «перехідного періоду». До цієї категорії належать неприбуткові організації, нерезиденти, які є платниками податків в Україні, а також відокремлені підрозділи юридичних осіб – як українських, так і іноземних (п. 10.8 розд. Х Порядку №1588)

5. Форма 20-ОПП

Також бухгалтеру слід врахувати, що за новою адресою має бути подана форма 20-ОПП, оскільки вона є місцем ведення діяльності. Об’єкти за попередньою адресою, які вже не використовуються, слід зняти з обліку. Якщо об’єкти залишаються, то змін не вносимо.

Що ще потрібно врахувати бухгалтеру

Сертифікати ЕЦП. Після зміни юридичної адреси слід перевірити дані у сертифікаті відкритого ключа. Сертифікати, видані з 2022 року, зазвичай не містять повної адреси, а лише назву держави та населеного пункту (відповідно до п. 5 ч. 2 ст. 23 Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію»). Тому при зміні району чи вулиці оновлення ключа не потрібне, але при зміні населеного пункту – обов’язкове. Тому якщо ви змінюєте, наприклад, місто Харків на місто Київ, то потрібно:

1. звернутися до АЦСК;
2. відкликати чинний сертифікат;
3. отримати новий ключ ЕЦП.

Якщо оновлюється ключ керівника, то достатньо направити до податкової перший електронний документ (наприклад, запит чи податкову накладну), підписаний новим ключем, це і буде підтвердженням нового сертифіката.

Щодо ЕЦП печатки та інших уповноважений осіб, які мають право підпису (наприклад, головного бухгалтера), то керівник подає в податкову Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису за ідентифікатором форми J1391104.

1. ПДВ-платникам: перереєстрація не потрібна (ЗІР, категорія 101.02). Зміна місцезнаходження (місця проживання) суб’єкта господарювання, навіть із переходом до іншого адміністративного району, не призводить до анулювання чи повторної реєстрації платника ПДВ. Тому новий електронний рахунок не відкривається, а його номер у СЕА ПДВ залишається без змін. Про це зазначають податківці в ЗІР, категорія 101.17.

1. РРО/ПРРО: Перереєстрація потрібна лише у разі зміни адреси господарської одиниці. Якщо адреса залишилася незмінною, то перереєстрація не потрібна.

1. Єдиний податок: якщо підприємство є платником єдиного податку – то потрібно подати заяву на внесення змін до Реєстру платників ЄП за формою J0102003;
2. Банк: повідомте обслуговуючий банк про зміну місцезнаходження, подавши заяву та необхідні документи згідно з регламентом банку;
3. Ліцензії та дозволи: якщо підприємство має ліцензії чи дозволи, то необхідно подати відповідні заяви для внесення змін до них;
4. Акредитація на митниці: якщо підприємство акредитоване на митниці, то потрібно внести зміни до акредитаційної картки через Єдине вікно на сайті митниці;
5. Повідомлення контрагентів про зміну юридичної адреси: укладати додаткові угоди до чинних договорів не обов’язково. Достатньо повідомити контрагентів про зміну юридичної адреси у довільній формі (листом, поштою тощо). Головне – щоб у вас було підтвердження факту інформування.

Висновки

1. Зміна юридичної адреси підприємства потребує ретельної підготовки та дотримання всіх вимог.
2. Особливу увагу слід приділити поданню звітності та сплаті податків.
3. Після зміни юридичної адреси слід перевірити сертифікати відкритого ключа, адже зміна населеного пункту вимагає отримання нового ЕЦП.

Шаблони та зразки:

Протокол загальних зборів учасників про зміну місцезнаходження ТОВ

Заява про об’єкти оподаткування або об’єкти, пов’язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність(форма 20-ОПП ідентифікатор форми J/F1312007)

Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису

Матеріали на тему:

Різниця в написанні адреси ФОП: коли «36Б» і «36-Б» – одне й те саме

Зміна адреси ТОВ без нотаріуса: коли можливо і як оформити правильно

Перейменували вулицю: чи подавати 20-ОПП при зміні адреси у держреєстратора

Перейменування вулиці в юридичній адресі: коли необхідно повідомляти державні органи

Оренда додаткового приміщення за тією ж адресою: чи потрібно повторно подавати форму 20-ОПП