Безкоштовний вебінар: Закриття 2026 року без помилок в обліку та звітності & ШІ в роботі бухгалтера

Чи можна компенсувати витрати директору у відрядженні на власному авто

Директор був у відрядженні на власному авто. Чи можна йому компенсувати витрати на бензин? Як правильно все оформити? Чи буде це вважатися додатковим благом? Є чек з ресторану, корпоративна вечеря, чи можна компенсувати? Чи потрібно прописувати в наказі? Додаткове благо?

5

3005

Подобаються наші матеріали? Додайте нас в улюблені джерела Google, щоб частіше бачити наші новини в пошуку та ШІ-оглядах в Google.

Додати


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


Компенсація витрат на бензин. Якщо директор вирушив у відрядження на власному автомобілі, звісно, можна відшкодувати працівнику понесені витрати на пальне для його особистого транспортного засобу. Але, на думку ДПС, така компенсація є додатковим благом для працівника (ЗІР, категорія 103.02) на підставі пп. «г» п. 164.2.17 Податкового кодексу України (далі – ПКУ). Тож з суми компенсації слід утримувати ПДФО та військовий збір.


Якщо працівник використовує власний транспорт для потреб підприємства, а роботодавець компенсує вартість пального, витраченого в межах його господарської діяльності, така компенсація не є базою для нарахування єдиного внеску (Роз'яснення ДПС). Водночас, існує інша позиція податківців. Так, в ІПК від 27.08.2026 №5108/ІПК/99-00-24-03-03 зазначається, що така компенсація належить до фонду оплати праці як індивідуальна заохочувально-компенсаційна виплата, на яку слід нараховувати ЄСВ. Тож ЄСВ безпечніше нараховувати або замовити власну ІПК.


Щоб підприємство могло законно оприбутковувати та списувати витрати на пальне в бухгалтерському обліку без зарплатних податків, використання автомобілів працівників необхідно оформити договором оренди або договором позички (безоплатного користування). В такому разі автомобіль набуває статусу службового транспорту. Витрати на пальне є витратами самого підприємства на здійснення господарської діяльності.


У наказі про відрядження обов’язково слід зазначити:


  1. пункт призначення та назву підприємства, на яке відряджається працівник;
  2. мету та строки відрядження;
  3. факт, що відрядження здійснюється на особистому автомобілі працівника (указати марку, державний номер);
  4. маршрут руху *.


Компенсація корпоративної вечері. Будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу працівника за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю його роботодавця (пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ). До таких документів, зокрема, належать:


  1. запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця;
  2. укладені договори/контракти;
  3. інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
  4. документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця.


Цей перелік документів не є вичерпним і може бути доповнений іншими підтвердженнями зв’язку відрядження працівника з госпдіяльністю його роботодавця.


При цьому не слід забувати, що включаються до оподатковуваного доходу:


  1. вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів;
  2. суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування;
  3. плата за видовищні заходи.


Крім документів, які підтверджують витрати, необхідно забезпечити виконання умови спрямування цих витрат на рекламні цілі. Тож має бути наказ на проведення представницького заходу із зазначенням сторони перемовин, мети, обов’язково рекламна спрямованість заходу, програма офіційного прийому або презентації (ЗІР, категорія 103.17).

Бажано додати плановий кошторис витрат та звіт про фактичні витрати.


Своєю чергою, доцільно оформити звіт про проведений захід. У ньому описують результати, досягнуті під час переговорів (наприклад, потенційні покупці/замовники/постачальники ознайомлені з діяльністю підприємства, підписано договори про постачання (продаж) продукції/товарів/послуг тощо).


Шаблони та зразки документів:


Наказ про відрядження директора

Договір позички транспортного засобу

Договір оренди транспортного засобу (без екіпажу)

Договір оренди транспортного засобу з екіпажем (водієм)


Читайте більше:


Витрати на таксі при віддаленій роботі: як компенсувати

Компенсація за використання авто працівника у службових цілях

Службове відрядження за кордоном: складаємо Звіт правильно

Коли працівник не подає Звіт про добові витрати: роз'яснення ДПС

Кошти під звіт на господарські потреби: складання авансового звіту

Чи можна спростити форму авансового звіту: позиція податківців

Ольга Бондаренко

Експерт

Ольга Бондаренко

Незалежний експерт із трудового законодавства із досвідом роботи понад 25 років

5

3005

1

3

1

5

3

99

3

102

3

103

1

19

1

16

2

18

2

28

2

22

6

1143

2

237

9

1282

5

187

4

504

3

173

3

24

3

25

3

20

1

30