Чи можна компенсувати витрати директору у відрядженні на власному авто

Директор був у відрядженні на власному авто. Чи можна йому компенсувати витрати на бензин? Як правильно все оформити? Чи буде це вважатися додатковим благом? Є чек з ресторану, корпоративна вечеря, чи можна компенсувати? Чи потрібно прописувати в наказі? Додаткове благо?


👆 Таке питання надійшло до сервісу «Особистий Консультант», наші експерти ретельно працювали над ним та надали вичерпну відповідь🕵️:


1. Компенсація витрат на бензин. Якщо директор вирушив у відрядження на власному автомобілі, звісно, можна відшкодувати працівнику витрати ПММ для його особистого транспортного засобу. Проте ДПС таку компенсацію вважає додатковим благом з усіма супутніми «принадами» у вигляді ПДФО та ВЗ (ЗІР, 103.02).


Ба більше, на цю суму доведеться нарахувати і ЄСВ як на виплату індивідуального характеру, що включається до фонду оплати праці (пп. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5).


Якщо хочете уникнути оподаткування компенсаційних виплат, укладіть із директором - власником автомобіля договір оренди або договір позички транспортного засобу.


У наказі про відрядження обов’язково слід зазначити:


  1. пункт призначення та назву підприємства, на яке відряджається працівник;
  2. мету та строки відрядження;
  3. факт, що відрядження здійснюється на особистому автомобілі працівника (указати марку, державний номер);
  4. маршрут руху.


2. Компенсація корпоративної вечері. Будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу працівника за наявності документів, що підтверджують зв’язок відрядження з господарською діяльністю його роботодавця (пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України). До таких документів, зокрема, належать:


  1. запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця;
  2. укладені договори/контракти;
  3. інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
  4. документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця.


Цей перелік документів не є вичерпним і може бути доповнений іншими підтвердженнями зв’язку відрядження працівника з госпдіяльністю його роботодавця.


При цьому не слід забувати, що включаються до оподатковуваного доходу:


  1. вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів;
  2. суми «чайових», за винятком випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунку згідно із законами країни перебування;
  3. плата за видовищні заходи.


Своєю чергою, доцільно оформити звіт про проведений захід. У ньому описують результати, досягнуті під час переговорів (наприклад, потенційні покупці/замовники/постачальники ознайомлені з діяльністю підприємства, підписано договори про постачання (продаж) продукції/товарів/послуг тощо).


👌 Сервіс «Особистий Консультант» – це письмові безлімітні швидкі відповіді (від 15 хвилин) на професійні питання. Отримайте доступ до сервісу, оформивши передплату у пакетах «Професіонал», «Преміум».


Джерело: 7еminar


Шаблони та зразки документів:


Наказ про відрядження директора

Договір позички транспортного засобу

Договір оренди транспортного засобу (без екіпажу)

Договір оренди транспортного засобу з екіпажем (водієм)


Читайте більше:


Витрати на таксі при віддаленій роботі: як компенсувати

Компенсація за використання авто працівника у службових цілях

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇