Компенсація за використання авто працівника у службових цілях

1. Хто має право на компенсацію за використання авто працівника
2. Як оформити виплату компенсації за використання авто працівника
3. Як обчислити суму компенсації за використання авто працівника
4. Як організувати виплату компенсації за використання авто працівника
5. Як підтвердити витрати на використання особистого авто працівника
6. Висновки

Якщо працівник використовує своє особисте майно – наприклад, автомобіль – у робочих цілях, роботодавець зобов’язаний компенсувати ці витрати. Це передбачає і пряме використання транспорту в інтересах підприємства, і витрати на його обслуговування. Підстава – стаття 125 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).

Далі розглянемо, як правильно задокументувати, на підставі чого виплачувати компенсацію і як розраховувати її суму.

Хто має право на компенсацію за використання авто працівника

Компенсація належить тим працівникам, чиї посадові обов’язки передбачають службові поїздки.

Перелік таких осіб визначає керівник, а роз’їзний характер роботи потрібно відобразити у трудовому договорі або посадовій інструкції.

Як оформити виплату компенсації за використання авто працівника

Закон чітко не регламентує, як оформлювати факт використання приватного авто працівника для службових потреб. На практиці роботодавець експлуатує автомобіль працівника на підставі:

1. заяви працівника про використання власного автомобіля для службових потреб. У ній він зазначає вартість автомобіля та суму компенсації за знос. До заяви бажано додати копії документів, що підтверджують належність авто працівникові: договір купівлі-продажу, чек на придбання, техпаспорт тощо;
2. наказу керівника про використання працівником у роботі власного автомобіля з виплатою компенсації. Його погоджують із працівником;
3. наказу про виплату компенсації або наказів про виплату конкретних сум, якщо не встановили її фіксовану суму);
4. договору про використання автомобіля працівника у виробничих потребах підприємства і компенсацію за це тощо.

Формально договір не обов’язковий. Якщо такого договору не уклали, для уникнення непорозумінь усе ж краще прописати у трудовому або колективному договорі, що працівник використовує особисте майно для потреб підприємства й отримує за це компенсацію. Наприклад, можна сформулювати так:

Використання працівником свого особистого майна для потреб роботодавця передбачає виплату компенсації. Її розмір визначається за згодою сторін трудового договору і затверджується відповідним наказом керівника підприємства.

Таку умову можна передбачити й у додатковій угоді до трудового договору, а виплату обґрунтувати відповідним наказом по підприємству. Як окремий договір, так і додаткову угоду достатньо оформити у простій письмовій формі – нотаріального посвідчення не потрібно. За бажання можна додати до договору всі необхідні умови та додатки.

У наказі й договорі слід обов’язково обумовити:

1. суму компенсації;
2. періодичність виплат;
3. порядок розрахунку компенсації (у випадку, якщо вона не фіксована);
4. метод амортизації;
5. документи, які будуть використовуватися;
6. детальні дані про авто (марка, номер, рік випуску), мету і правила його експлуатації та техобслуговування тощо.

У додатковій угоді або окремому договорі потрібно зазначити конкретний строк виплати компенсації, за потреби – умови його продовження (пролонгації). У разі завершення визначеного строку виплату компенсації слід припинити. Якщо є потреба у достроковому припиненні виплат, керівник видає відповідний наказ.

На замітку! Необов’язково оформлювати окремий договір: достатньо мати заяву працівника та наказ керівника про використання автомобіля й виплату компенсації

Отже, загалом законодавство не вимагає прописувати виплату компенсації саме у відповідному договорі, у трудовому договорі, чи додатковій угоді до нього. Тому можна обмежитися наказом керівника. Коли працівник ознайомлюється з наказом і ставить свій підпис, він тим самим підтверджує свою згоду. Конкретні строки виплати компенсації у такому разі встановлюють у наказі. Та все ж радимо по максимуму документувати таку операцію. Це допоможе у можливих спорах із податківцями.

Як обчислити суму компенсації за використання авто працівника

Закон не визначає точного порядку розрахунку компенсації, тож її розмір (як і порядок виплати) встановлюється за домовленістю між роботодавцем і працівником (ч. 2 ст. 125 КЗпП). Він може залежати від багатьох факторів, включаючи вартість автомобіля, період його використання, інтенсивність експлуатації тощо.

Сума компенсації може бути:

1. фіксованою (наприклад, визначеною за аналогією з орендою авто, вартістю таксі в регіоні тощо);
2. змінною, яка залежить від кількості поїздок, пробігу, тривалості використання та витрат на експлуатацію.

Обчислювати компенсацію можна з урахуванням:

1. амортизації авто;
2. витрат на технічне обслуговування та ПММ, підтверджені документами (чеки, акти);
3. інтенсивності використання.

Амортизацію обчислюють за бухгалтерськими правилами, виходячи з вартості авто та строку його експлуатації. Для визначення вартості авто можна скористатися даними оцінювача або ринковими цінами за оголошеннями.

Формула розрахунку може бути такою:

Важливо! У будь-якому разі формулу розрахунку та порядок виплати необхідно затвердити у відповідному договорі, трудовому договорі, додатковій угоді або наказі керівника

Отже, компенсація може покривати:

1. пальне;
2. ремонт;
3. мийку;
4. паркування;
5. техобслуговування тощо.

Якщо працівник самостійно сплачує за пальне та ремонт, ці витрати можуть бути йому відшкодовані. Але все це має бути зафіксовано у внутрішніх документах підприємства.

Як організувати виплату компенсації за використання авто працівника

Є два підходи:

1. Фіксована щомісячна виплата, незалежно від кількості робочих днів чи поїздок.
2. Залежність від інтенсивності використання, з врахуванням фактичних поїздок, відпусток, лікарняних тощо.

Інтенсивність використання автомобіля також має бути визначена наказом або договором. Наприклад, можна розмежувати міські й заміські поїздки, враховувати їхню мету (доставка вантажів, зустрічі з клієнтами тощо) та інші параметри.

Увага! Не нараховуйте компенсацію за час, коли працівник не працював, наприклад, перебував у відпустці або хворів

Для нарахування компенсації від працівника слід вимагати документи, які підтверджують право власності на автомобіль (наприклад, копію технічного паспорта). Якщо автомобіль йому не належить, потрібно надати документ, що підтверджує право користування, наприклад, довіреність.

Розроблений алгоритм нарахування компенсації має відповідати чинному законодавству, аби уникнути проблем із податковими органами.

Як підтвердити витрати на використання особистого авто працівника

Незалежно від домовленостей між роботодавцем і працівником щодо використання особистого автомобіля для службових потреб, компенсація слід виплачувати на підставі документів, які підтверджують фактичне використання транспортного засобу та понесені працівником витрати.

Зокрема, підтвердженням витрат на пальне слугуватимуть подорожні листи, чеки на пальне, відомості про видачу пального, акти його списання та накази щодо норм витрат пального для легкових автомобілів, що використовують працівники для виконання службових обов’язків.

На замітку! Збереження цих документів є важливим, щоб податкова служба не зняла з підприємства суму податкового кредиту, сплачену при придбанні пального

Тож потурбуйтеся про наявність документів, якими обґрунтуєте доцільність установленого розміру компенсації особистих витрат працівника на заправку автомобіля, ремонт (в разі такої потреби), паркування тощо.

Які податково-облікові наслідки виплати компенсації за використання авто працівника

Документи важливі не лише для правильного обліку, а й для захисту позиції роботодавця у разі виникнення податкових спорів.

ПДФО та ВЗ

Адже податкова служба часто трактує компенсацію працівникові як додаткове благо, що підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором (листи від 05.01.2017 №104/6/99-99-13-02-03-15, від 08.12.2017 №2912/6/99-99-15-01-01-15/ІПК, від 15.01.2018 №143/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, від 12.01.2021 №128/ІПК/99-00-04-03-03-06; роз’яснення ГУ ДПС у Чернівецькій області).

Навіть вартість пального, придбаного підприємством для автомобіля, який працівник використовує у службових цілях, податківці нерідко трактують як додаткове благо (лист ГУ ДФС у м. Києві від 23.01.2017 №1244/10/26-15-13-01-12).

Суди, здебільшого, не підтримують податківців і стають на бік платників податків, якщо компенсаційні виплати належно документовані (ухвали Львівського апеляційного адміністративного суду від 27.02.2014 у справі №2а-3190/12/1370 (підтримана ВАСУ); Житомирського апеляційного адміністративного суду від 19.09.2013 у справі №817/1691/13-а (підтримана ВАСУ); постанова ВС від 09.03.2021 у справі №160/3026/19). Наприклад, подорожні листи, накази та акти підтверджують, що витрати були пов’язані з господарською діяльністю, а не є особистими.

Тобто, з позиції судів, компенсація за пальне, витрачене у межах господарської діяльності підприємства, не є додатковим благом, оскільки вона не має особистого характеру і надається винятково для виконання працівником трудових функцій. Тож шанси уникнути визнання компенсації додатковим благом, нехай і через суд, цілком реальні.

Тому, щоб уникнути можливості розцінки компенсації за використання особистого автомобіля працівником у службових цілях як додаткове благо, важливо чітко прописати умови її виплати в трудовому договорі, колективному договорі, а також у внутрішніх актах підприємства. Адже згідно з Податковим кодексом України (ПКУ), така компенсація не буде вважатися додатковим благом, якщо вона передбачена трудовим договором або колективним договором і пов’язана із виконанням трудових обов’язків (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ). Також слід забезпечити належне документальне підтвердження використання пального, наприклад, у вигляді подорожніх листів, що дозволяють визначити обсяги витраченого пального (з показниками спідометра), а також напрямки і графік використання автомобіля (робочі чи позаробочі години та дні).

ЄСВ

На компенсацію працівнику за використання для потреб виробництва його власного інструменту і транспорту не нараховують ЄСВ (п. 11 Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 №1170). Тим більше, що така виплата не входить до фонду оплати праці (п. 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 №5).

Бухоблік

Компенсація за використання працівником власного автомобіля може бути відображена в обліку за кредитом рахунка 663 «Розрахунки за іншими виплатами» і дебетом рахунків витрат, таких як адміністративні, загальновиробничі витрати або витрати на збут.

Висновки

Компенсація за використання особистого автомобіля працівником має бути чітко задокументована, а також прописана у трудовому або колективному договорі підприємства, щоб уникнути можливості її трактування як додаткове благо.

Для підтвердження компенсації необхідно зібрати відповідні документи (подорожні листи, чеки на пальне, технічний паспорт авто) та визначити точну суму компенсації на підставі документованих витрат.

Виплата компенсації не підлягає нарахуванню ЄСВ, але має бути належно облікована у бухгалтерії. Важливо забезпечити, щоб всі документи були на місці для захисту від податкових перевірок.

Джерело: 7eminar

Матеріали за темою:

Використання власного авто у службових цілях: як оформити, якщо директор – єдиний працюючий на підприємстві

Компенсація за використання авто: чи нараховується ЄСВ і чи враховується у відрядженні?

Шаблони та зразки документів:

Наказ про порядок використання власного автомобіля працівника для службових потреб підприємства

Наказ про порядок використання автомобіля, належного працівникові у службових цілях

Договір про використання автомобіля працівника у службових цілях

Трудовий договір з працівником, якому встановлено роз’їзний характер робіт

Трудовий договір з водієм