Щорічна відпустка після відпустки для догляду за дитиною до 3 років: як розрахувати відпускні і показати у Податковому розрахунку

1. Щорічна відпустка після відпустки для догляду за дитиною до 3 років: робочий період, за який накопичуються дні щорічної відпустки
2. Щорічна відпустка після відпустки для догляду за дитиною до 3 років: розрахунковий період та розрахунок середньої
3. Щорічна відпустка після відпустки для догляду за дитиною до 3 років: відображення у Об’єднаній звітності
4. Висновки

Щорічна відпустка після відпустки для догляду за дитиною до 3 років: робочий період, за який накопичуються дні щорічної відпустки

Відповідно до ст. 9 Закону України від 15.11.1996 №504 «Про відпустки», відпустка по догляду за дитиною до 3-х років не зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку.

Як відомо, щорічна основна відпустка надається за відпрацьований робочий рік, який відлічується з дня укладення трудового договору. Таким чином, робочий період, за який нараховується повна тривалість щорічної відпустки, розпочинається датою початку трудових відносин. Від кількості календарних днів за такий робочий період слід відняти дні, які не зараховуються до стажу для щорічної відпустки.

Приклад 1. Працівниця вийшла на роботу після завершення відпустки по догляду за дитиною до 3-х років 14.02.2025 року. Дата прийому на роботу – 01.05.2019 року. Усі належні їй дні щорічної відпустки були використані до початку відпустки по догляду. На яку кількість днів щорічної відпустки має право працівниця за останній робочий рік, якщо повна тривалість щорічної відпустки – 24 дні?

Робочий період розпочинається з дати прийому на роботу, отже останній робочий період – 01.05.2024 – 30.04.2025.

З вказаного періоду слід відняти час перебування у відпустці по догляду за дитиною: 01.05.2024 – 13.02.2025 (289 кал.днів). Таким чином залишається 76 календарних днів, за які набувається право на відпустку.

Як розраховувати дні щорічної відпустки роз’яснювало Мінекономіки у листі від 24.06.2011 № 208/13/116-11:

1. Визначаємо кількість днів щорічної відпустки, що припадає на 1 календарний день робочого періоду: 24 / 365 за мінусом святкових днів.
2. Рахуємо кількість календарних днів, відпрацьованих працівником.
3. Перемножуємо отримані показники.

Таким чином, розрахунок днів наступний:

24 / 365 х 76 = 5 днів.

За наступний робочий період такої працівниці – 01.05.2025 – 30.04.2026 – розрахунок днів слід проводити аналогічно.

Щорічна відпустка після відпустки для догляду за дитиною до 3 років: розрахунковий період та розрахунок середньої

Розрахунок середньої заробітної плати для оплати днів відпусток проводиться відповідно до вимог Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого Постановою КМУ від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100).

У п. 2 Порядку №100 визначено, що обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

У тому ж пункті читаємо: час, протягом якого працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду.

Приклад 2. Працівниця вийшла з відпустки по догляду за дитиною до 3-х років 08.04.2025 року. За квітень нараховано зарплату у розмірі 13909,10 грн. З 15.05.2025 року бере відпустку на 5 календарних днів.

Розрахунковий період 01.05.2024 – 30.04.2025, з якого віднімаються дні перебування у відпустці по догляду за дитиною. Таким чином фактично залишається період 08.04.2025 – 30.04.2025 (23 календарні дні).

Розрахунок середньої зарплати:

13909,10 грн / 23 к.дн. = 604,74 грн.

Сума відпускних:

604,74 грн х 5 дн. = 3023,70 грн.

Приклад 3. Працівниця вийшла з відпустки по догляду за дитиною до 3-х років 08.05.2025 року. З 15.05.2025 року бере відпустку на 5 календарних днів. Посадовий оклад працівниці – 18000,00 грн.

Розрахунковий період – 01.05.2024 – 30.04.2025. Як бачимо, у розрахунковому періоді є лише дні, на які припадає відпустка по догляду за дитиною, а також відсутній дохід.

За таких умов слід керуватися п. 4 Порядку №100:

1. якщо в розрахунковому періоді у працівника не було заробітної плати, розрахунки проводяться з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

При цьому, такий розмір посадового окладу не повинен бути менший, ніж розмір мінімальної зарплати, встановленої на дату розрахунку, у протилежному випадку розрахунок проводиться саме виходячи із розміру мінімальної ЗП.

Розрахунок середньої зарплати:

18000,00 грн х 12 міс./ 365 дн. = 591,78 грн.

Сума відпускних:

591,78 грн х 5 дн. = 2958,90 грн.

Важливий нюанс! При розрахунку відпускних завжди обираємо розрахунковий період 12 місяців перед місяцем початку відпустки, навіть якщо такі відпустки надаються за попередні роки, в тому числі й за періоди до 31.12.2023 року.

Вимога щодо розрахунку двох середніх окремо за дні відпустки, які накопичені станом на 31.12.2023 року та після 01.01.2024 року, стосується лише розрахунку компенсації за невикористані дні відпусток, яка виплачується, як правило, при звільненні або при виплаті компенсації мобілізованому працівнику.

Щорічна відпустка після відпустки для догляду за дитиною до 3 років: відображення у Об’єднаній звітності

Для відображення нарахованих відпускних у Додатку 1 об’єднаного звіту передбачено окремий код типу нарахувань – «10».

Порядок заповнення додатків до Розрахунку, що містять інформацію щодо сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затверджений наказом Міністерства фінансів України від 13.01.2015 №4 (далі – Порядок №4), відповідно до якого проводиться заповнення об’єднаного звіту, зокрема п. 1 розділ IV Порядку №4 передбачає:

що суми, нараховані за дні щорічних та додаткових відпусток, вносяться до графи 16 «Загальна сума нарахованої заробітної плати (нарахованого доходу) (усього з початку звітного місяця)» із зазначенням відповідного місяця лише в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань «10». Якщо це перехідні відпускні, то слід заповнити ще один рядок, у якому будуть відображені суми відпускних, нараховані за дні наступного місяця.

Такий рядок заповнюється наступним чином:

1. гр. 7 – РНОКПП працівника;
2. гр. 8 – 1 (2 – якщо особа з інвалідністю);
3. гр. 9 – 10;
4. гр. 10 – місяць та рік, на дні якого припадає відпустка;
5. гр. 16,17 – сума відпускних за дні місяця, що вказаний у гр. 10;
6. гр. 20 – сума ЄСВ.

Решта граф заповнюються за звичним алгоритмом.

У Додатку 4ДФ нараховані та виплачені відпускні відображаються в складі зарплати у місяці нарахування без розподілу по періодах з ознакою доходу «101».

Висновки

1. Робочий період, за який накопичуються дні відпустки, розпочинається з дати прийому на роботу, при цьому час перебування у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років, виключається зі стажу, за який нараховується щорічна відпустка.
2. Для розрахунку середньої зарплати для оплати відпускних використовується розрахунковий період 12 місяців перед місяцем початку відпустки, із такого розрахункового періоду віднімаються календарні дні відпустки по догляду за дитиною. Такий розрахунковий період використовується незалежно від того, за який робочий період надається щорічна відпустка.
3. У Додатку Д1 Об’єднаного звіту відпускні відображаються у стількох рядках, на скільки місяців припадають надані дні відпустки, при цьому у гр. 9 вказується КТН «10».