Касові документи: як заповнити (зі зразками)

Для ефективного ведення касових операцій на підприємствах необхідно дотримуватись чітко визначених правил оформлення документів. Приймання та видача готівки здійснюється на підставі прибуткових і видаткових касових ордерів, які мають бути належним чином зареєстровані та оформлені. У статті розглядаються основні вимоги до заповнення таких ордерів, порядок проведення касових операцій та заборона виправлень у відповідній документації


  1. Загальні характеристики касових документів
  2. Приймання готівки в касу
  3. Видача готівки з кас
  4. Довідник бухгалтерських проведень відображення касових операцій


Загальні характеристики касових документів


Касові документи документи, за допомогою яких відповідно до законодавства України оформляються касові операції, звіти про використання коштів, а також відповідні журнали встановленої форми для реєстрації цих документів та книги обліку.


Форми касових документів затверджені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (постанова Правління НБУ від 29.12.2017 №148).


Приймання готівки в касу


Приймання готівки в касу проводиться за прибутковим касовим ордером (Типова форма №КО-1), підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником установи / підприємства. До прибуткових касових ордерів можуть додаватися документи, які є підставою для їх складання.


Про приймання підприємствами готівки в касу за прибутковими касовими ордерами видається квитанція (що є відривною частиною прибуткового касового ордера), підписана головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником, підпис яких може бути засвідчений відбитком печатки цього підприємства.Використання печатки установою / підприємством не є обов'язковим.


Реквізити у прибутковому ордері «Прийнято від» не заповнюються в касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування її в касі). Інші реквізити є обов'язковими до заповнення.


Зразок прибуткового касового ордеру



Як заповнити прибутковий касовий ордер, дивіться у відео:



Видача готівки з кас


Видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (Типова форма №КО-2) або видатковими відомостями.


Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки. Підпис керівника підприємства на видаткових касових ордерах не обов'язковий, якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках є його дозвільний напис.


Зразок видаткового касового ордеру


Виплати, пов'язані з оплатою праці, проводяться касиром підприємства за видатковими касовими ордерами, складеними на кожного одержувача чи за видатковими відомостями. Дозвільний напис про видачу готівки за підписами керівника і головного бухгалтера або осіб, уповноважених керівником, робиться на титульній сторінці видаткової відомості із зазначенням строків видачі готівки і суми (гривень словами, копійок цифрами).


Одноразові видачі готівки на виплати, пов'язані з оплатою праці, окремим особам проводяться за видатковими касовими ордерами.


Реквізити у видатковому ордері «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, що засвідчує особу отримувача, не заповнюються в касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених установою / підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, електронними платіжними засобами, здавання готівки до банку).


Інші реквізити в касових ордерах та видаткових відомостях є обов'язковими до заповнення. Приймання і видача готівки за касовими ордерами проводиться тільки в день їх складання.

Виправлення в касових ордерах та видаткових відомостях забороняються.

Прибуткові та видаткові касові ордери до передавання в касу реєструються бухгалтером у журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (Типові форми №КО-3 та №КО-3а), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями.


Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються в такому журналі після здійснення виплат, зазначених у видатковій відомості. Типові форми КО-3, КО-3а ведуться за рішенням керівника.


Довідник бухгалтерських проведень відображення касових операцій



№ з/п

Зміст господарської операції

Кореспонденція рахунків

Дебет

Кредит

1

Отримано гроші з поточного рахунку

301 «Каса в національній валюті»

311 «Поточні рахунки в національній валюті»


3

Внесено гроші працівником з метою відшкодування збитків

301 «Каса в національній валюті»

375 «Розрахунки за

відшкодуванням завданих збитків»

5

Отримання позики:


301 «Каса в національній валюті»


довгострокової

50 «Довгострокові позики»

короткострокової

60 «Короткострокові позики»

6

Надійшла готівка від реалізації товару

301 «Каса в національній валюті»

702 «Дохід від реалізації товарів»

8

Повернуто невикористані залишки підзвітних сум

301 «Каса в національній валюті»

372 «Розрахунки з

підзвітними особами»

9

Оприбутковано надлишки при інвентаризації каси

301 «Каса в національній валюті»

719 «Інші доходи від

операційної діяльності»

10

Внесено готівку з каси на поточний рахунок

311 «Поточні рахунки в національній валюті»

301 «Каса в національній валюті»

11

Передано готівку інкасатору

333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті»

301 «Каса в національній валюті»

12

Видано готівку на відрядження

372 «Розрахунки з підзвітними особами»

301 «Каса в національній валюті»


13

Повернення позики:



301 «Каса в національній валюті»

довгострокової

50 «Довгострокові позики

короткострокової

60 «Короткострокові позики»

16

Проведено розрахунки з іншими кредиторами

685 «Розрахунки з іншими кредиторами»

301 «Каса в національній валюті»

17

Виплачено заробітну плату

661 «Розрахунки за заробітною платою»

301 «Каса в національній валюті»


Джерело: 7eminar


Шаблони та зразки документів:


Наказ про затвердження Порядку оприбуткування готівки в касі

Наказ про видачу підзвітних сум із каси

Прибутковий касовий ордер

Видатковий касовий ордер

Журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів

Відомість на виплату готівки

Відомість на виплату готівки (у ФОП)

Отримуйте щодня свіжі новини та корисні подарунки 🎁👇