Працівники Дія Сіті: заробітна плата, лікарняні, відпускні + приклади заповнення Податкового розрахунку

1. Пільгове оподаткування доходу персоналу резидентів Дія Сіті
2. Оподаткування заробітної плати працівників резидента Дія Сіті
3. Оподаткування заробітної плати у разі не відповідності вимогам Закону №1667
4. Особливості оподаткування заробітної плати працівників резидентів Дія Сіті – стартапів
5. Відпускні: оподаткування та відображення в додатках Податкового розрахунку
6. Лікарняні працівникам резидента Дія Сіті: оподаткування та відображення в Податковому розрахунку
7. Висновки

Резиденти Дія Сіті є звичайними роботодавцями і мають обов’язок нараховувати та виплачувати заробітну плату найманим працівника, надавати відпустки, призначати та оплачувати лікарняні.

Законодавством для резидентів Дія Сіті передбачено пільговий режим оподаткування ПДФО та ЄСВ. З огляду на специфіку оподаткування резиденти Дія Сіті мають особливості формування відомостей в об’єднаному податковому розрахунку та додатках до нього. Про це все говоримо у статті.

Правові особливості їх функціонування визначені Законом України від 15.07.2021 №1667-ХІ «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» (далі – Закон №1667).

Для резидентів Дія Сіті, які одночасно не мають статусу резидентів Дефес Сіті, передбачено низка податковий пільг, серед іншого з нарахування ПДФО та ЄСВ, що і розглядатимемо в контексті оподаткування заробітної плати, відпускних та лікарняних.

Особливості оподаткування ПДФО визначені в розділі IV Податкового кодексу України (далі – ПКУ), ЄСВ – в ст. 8 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №2464).

Пільгове оподаткування доходу персоналу резидентів Дія Сіті

Пільговий режим нарахування ПДФО полягає у можливості застосування ставки 5% замість 18%, а ЄСВ – в нарахуванні мінвнеску, незалежно від суми нарахованого доходу.

В 2026 році мінвнесок складає 1902,34 грн (8647,00 х 22%) на місяць. Це стосується всіх працівників і гіг-спеціалістів. Дана норма є імперативною, а тому застосовується і для працівників, яким встановлено інвалідність (ЗІР, категорія 201.04.01).

Слід зауважити, що пільговий режим оподаткування не є автоматичним. Його можливо застосувати за дотримання низки вимог:

1. Право на пільговий режим оподаткування виникає у підприємства, що внесене до Реєстру резидентів Дія Сіті з місяця, наступного за набуттям відповідного статусу.

Приміром, статус резидента Дія Сіті набуто в липні 2026 року. Застосовувати ставку ПДФО 5% та сплачувати мінвнесок ЄСВ можливо тільки із серпня 2026 року. В липні 2026 року ставка ПДФО 18%, а ставка ЄСВ залежить від статусу працівника (22% або 8,41% по працівнику з інвалідністю).

2. Пільгове нарахування ПДФО та ЄСВ можливе за умови, що у календарному місяці роботодавець відповідав вимогам, визначеним пп. 2, 3 ч. 1, п. 10 ч. 2 ст. 5 Закону №1667, а саме:

кількість працівників та гіг-спеціалістів не менше 9 та розмір середньомісячної заробітної плати або винагороди залученим працівникам та гіг-спеціалістам не менше, ніж еквівалент 1200 євро за офіційним курсом гривні щодо євро, встановленим НБУ станом на перше число відповідного календарного місяця.

Для ЄСВ ще важливо відсутність податкового боргу більш як 30 днів загальною сумою 10 мінімальних заробітних плат (виходячи з розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 1 січня поточного календарного року).

Окремі вимоги застосування пільгового оподаткування передбачено для стартапів. Але про це буде далі.

3. Пільгове оподаткування можливо не до всіх доходів, а виключно до:

а) заробітної плати;

б) винагороди за гіг-контрактом, укладеним у порядку, передбаченому Законом №1667, у тому числі винагороди за створення та перехід прав на твори, створені за замовленням;

в) авторської винагороди за створення службового твору та перехід прав на службові твори.

Це передбачено в пп. «а» – «в» пп. 170.14 – 1.2 ПКУ та пп. 14-1 ст. 8 Закону №2464.

До всіх решта виплат діє звичайна ставка ПДФО 18% та відповідна ставка ЄСВ – 22% чи 8,41%.

Оподаткування заробітної плати працівників резидента Дія Сіті

Структуру заробітної плати визначено ст. 2 Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці», до якої включаються:

1. основна заробітна плата;
2. додаткова заробітна плата;
3. інші заохочувальні та компенсаційні виплати.

Складові оплати праці роботодавець має визначити на локальному рівні, в колективному договорі, а у разі його відсутності в положенні про оплату праці та преміювання.

При визначенні можливості застосувати пільгову ставку ПДФО 5% та сплатити мінвнесок по ЄСВ важливо орієнтуватися по складових фонду оплати праці за Інструкцією зі статистики заробітної плати, затвердженій наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5.

Приміром, якщо працівнику резидента Дія Сіті встановлено надбавку за роз’їзний характер роботи, то така виплата не є складовою фонду оплати праці (розд. ІІІ Інструкції №5). Відповідно ставка ПДФО має складати 18%. ЄСВ на таку надбавку взагалі не нараховується (п. 10 розд. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 №1170). Це також стосується лікарняних, а також оподаткування компенсації витрат по відрядженню, що не підтверджені документально. До таких виплат ставка ПДФО 18%, адже вони не є фондом оплати праці за розд. ІІІ Інструкції №5.

Зверніть увагу, до загального (річного) оподатковуваного доходу у вигляді заробітної плати чи винагороди, що нараховується (виплачується, надається) платнику податку у зв’язку з трудовими відносинами чи у зв’язку з виконанням гіг-контракту, розмір якого не перевищує еквівалент 240 тисяч євро за календарний рік за офіційним курсом гривні щодо євро, встановленим НБУ станом на 1 січня звітного податкового року. На 01.01.2026: 240 тис. євро х 49,7947 грн/EUR = 11 950 728 грн

При цьому в цілях розрахунку такого розміру до нього не включається дохід спеціаліста резидента Дія Сіті, оподаткований податковим агентом – резидентом Дія Сіті у порядку, передбаченому пп.пп. 170.14-1.4, 170.14-1.6 ПКУ, за ставкою 18%.

У разі якщо сума отриманого доходу перевищує зазначений розмір, до суми такого перевищення застосовується ставка 18%, при цьому платник податків зобов’язаний відобразити суму такого перевищення у складі загального місячного (річного) оподатковуваного доходу за відповідний звітний рік та подати річну декларацію про майновий стан і доходи (податкову декларацію) відповідно до ПКУ і самостійно сплатити податок з суми такого перевищення (пп. 170.14-1.3 ПКУ).

Одне із поширених питань – нарахування ЄСВ на заробітну плату працівника з інвалідністю. На думку ДПС (ЗІР, категорія 201.04.01) у разі дотримання вимог, визначених п. 2, 3 ч. 1, п. 10 ч. 2 ст. 5 Закону №1667 на заробітну плату працівників, в т. ч. осіб з інвалідністю, ЄСВ нараховується в розмірі мінвнеску. Проблемним є питання відображення працівника з інвалідністю в Д1 Податкового розрахунку. Адже це питання не врегульовано в Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкових розрахунків сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску, затвердженому наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4. Рекомендації від ПФУ щодо заповнення Д1 Податкового розрахунку тут.

Якщо роботодавець передає працівнику відповідно до трудового договору (контракту) у безоплатне користування комп’ютерне обладнання для виконання трудової функції, його вартість не включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку, тобто не оподатковується ПДФО та військовим збором (ІПК ДПС від 02.06.2025 №3005/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК).

Оподаткування заробітної плати у разі не відповідності вимогам Закону №1667

Якщо у звітному місяці резидент Дія Сіті не виконав вимоги, визначені пп. 2, 3 ч. 1, п. 10 ч. 2 ст. 5 Закону №1667, такий роботодавець, як податковий агент, зобов’язаний: самостійно нарахувати ПДФО із заробітної плати працівників за ставкою 18 % та за власний рахунок сплатити (перерахувати) до подання податкового розрахунку податок до бюджету за вирахуванням податку, що був сплачений (перерахований) до бюджету з таких доходів. Тобто має доплатити 13% ПДФО. При цьому сума такого сплаченого (перерахованого) податку податковим агентом не включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника резидента Дія Сіті (пп. 170.14 – 1.5 ПКУ).

Як страхувальник, такий роботодавець в місяці н відповідності вимогам зобов’язаний нараховувати ЄСВ у розмірах:

1. 22% на суму нарахованої заробітної плати працівників без інвалідності;
2. 8,41% на суму фактично нарахованої заробітної плати працюючих осіб з інвалідністю (за наявності документального підтвердження).

Особливості оподаткування заробітної плати працівників резидентів Дія Сіті – стартапів

Для новостворених компаній – резидентів Дія Сіті (стартапів) передбачено можливість застосування пільгового оподаткування при дотриманні однієї із вимог ст. 5 Закону №1667.

До 31 грудня календарного року, наступного за календарним роком, у якому податковий агент набув статусу резидента Дія Сіті стартапи можуть нараховувати на заробітну плату працівників ЄСВ в розмірі мінвнеску та утримувати із заробітної плати ПДФО за ставкою 5%, в місяці коли не виконується вимога до середньооблікової кількості працівників. Водночас має виконувати вимоги до середньої місячної винагороди і відсутності податкового боргу (ч. 2 п. 14-1 ст. 8 Закону №2464 та пп. 170.14-1.6 ПКУ).

Увага! Пільгове оподаткування з ПДФО та ЄСВ застосовується стартапами у разі, коли за місяць кількість спеціалістів менша 9, але обов’язково дотримано зарплатний критерій – 1200 євро за офіційним курсом гривні щодо євро, встановленим НБУ станом на перше число відповідного календарного місяця

Якщо після настання 31 грудня календарного року, наступного за календарним роком, у якому податковий агент набув статусу резидента Дія Сіті (тобто на кінець другого року) стартап продовжує не відповідати вимозі, визначеній п. 3 ч. 1 ст. 5 Закону №1667 такий податковий агент – резидент Дія Сіті зобов’язаний у строк, визначений для місячного податкового (звітного) періоду, самостійно нарахувати та сплатити (перерахувати) за власний рахунок до бюджету ПДФО за ставкою 18% із зарплати в межах останніх трьох місяців календарного року, за вирахуванням ПДФО, що був сплачений (перерахований) до бюджету з таких доходів. Тобто доплатити 13%. При цьому сума такого сплаченого (перерахованого) податку податковим агентом не включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівників резидента Дія Сіті (пп. 170.14-1.6 ПКУ).

Відповідно, якщо резидент Дія Сіті – стартап не виконує зарплатну вимогу до кінця другого року – він має нарахувати ЄСВ за ставкою 22% або 8,41% по працівнику з інвалідністю, на заробітну плату в межах останніх трьох місяців календарного року, з вирахуванням мінвнеску, раніше сплачену за такі місяці (п. 14-1 ст. 8 Закону №2464).

Відпускні: оподаткування та відображення в додатках Податкового розрахунку

Наймані працівники резидента Дія Сіті користаються загальними правилами надання відпусток. На них розповсюджується дія Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки», зокрема щодо:

1. видів відпусток (основні й додаткові, оплачувані й без збереження зарплати тощо);
2. тривалості (щорічна основна – мінімум 24 календарних дні);
3. поділу на частини (неподільна частина щорічної основної має становити 14 календарних днів);
4. надання щорічної відпустки повної тривалості після 6-місячної безперервної роботи.

Середній заробіток для оплати відпускних обчислюється за Порядком, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 №100.

Відпускні, а також компенсація за невикористану відпустку, є складовими фонду оплати праці (п. 2.2.12 Інструкції №5). Відповідно їх оподаткування проводиться в складі заробітної плати за місяць.

ЄСВ нараховується на всю суму заробітної плати працівника, включно з відпускними та іншими виплатами. Отже, у місяці відповідності вимогам, визначеним пп. 2, 3 ч. 1, п. 10 ч. 2 ст. 5 Закону №1667, ЄСВ нараховується на всю суму заробітної плати, включаючи відпускні.

В Д1 податкового розрахунку відпускні мають особливий порядок відображення. Їх зазначають окремим рядком від заробітної плати із КТН «10». Відображають відпускні в Д1 того місяця, в якому їх нараховано. Місяць їх виплати значення для заповнення Д1 не має (роз'яснення ПФУ).

Лікарняні працівникам резидента Дія Сіті: оподаткування та відображення в Податковому розрахунку

Працівник резидента Дія Сіті є застрахованою особою, а отже він має право на призначення допомоги у разі настання страхового випадку.

З огляду на специфіку сплати ЄСВ резидентами Дія Сіті розрахунок суми допомоги по тимчасовій непрацездатності має свої особливості: всі лікарняні (звичайний страховий випадок чи вагітність та пологи) оплачується 100%, незалежно від набутого страхового стажу працівника або гіг-спеціаліста.

Розрахунок середньої заробітної плати для лікарняних та допомоги по вагітності та пологах працівників резидента Дія Сіті проводять за Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затвердженим постановою КМУ від 26.09. 2001 №1266.

Сума допомоги по тимчасовій непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною або хворим членом сім’ї), допомоги по вагітності та пологах в розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру заробітної плати або винагороди за гіг-контрактом, з якої фактично сплачено ЄСВ (п. 2 Порядку №1266). Таке обмеження обчислюється шляхом ділення розміру заробітної плати або винагороди гіг-спеціалістів в останньому місяці розрахункового періоду, на середньомісячну кількість календарних днів (30,44) з подальшим множенням отриманої частки на кількість календарних днів тимчасової непрацездатності відповідного місяця.

Отже, при розрахунку лікарняного орієнтуємось на заробітну плату або винагороду за останній місяць розрахункового періоду. В 2026 році таке обмеження складає 284,07 грн (8647 грн : 30,44)

З огляду на норми ч. 3 ст. 17 Закону України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» та те, що в п. 4 Порядку №1266 передбачено використання максимальної величини бази нарахування ЄСВ, встановленої в останньому місяці розрахункового періоду, при обчисленні лікарняного застосовуються розміри максимальної величини бази нарахування ЄСВ, встановлені в останньому місяці розрахункового періоду.

У 2026 році це 20 розмірів мінімальної заробітної плати. Відповідно денна сума лікарняного має не перевищувати для страхових випадків:

1. у січні 2026 року – 5 256,24 грн (8 000 грн х 20/30,44),
2. починаючи із лютого 2026 року 5 681,34 грн (8 647 грн х 20/30,44),

На ці показники резиденту Дія Сіті слід орієнтувати або коли останній місяць розрахункового періоду співпадає із місяцем набуття статусу резидента Дія Сіті або в такому місяці страхувальник не виконує вимоги.

Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку страховий стаж працівника склав менше 6 місяців (п. 29 Порядку №1266).

Допомога по тимчасовій непрацездатності надається виходячи з нарахованої зарплати, але не більше за розмір допомоги, обчислений із мінзарплати, встановленої на час настання страхового випадку.

У 2026 році максимальна межа на день – 284,07 грн (8 647 грн : 30,44).

Допомога по вагітності та пологах надається виходячи з нарахованої заробітної плати, але не більше за розмір допомоги, обчислений із двократного розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку. Відповідно мінімальна величина на день складає 284,07 грн (8 647 грн : 30,44), максимальна 568,13 грн ((8 647 грн: 30,44) х 2).

На лікарняні не розповсюджується пільговий порядок нарахування ПДФО та ЄСВ. Оскільки, дохід у вигляді допомоги по тимчасовій втраті працездатності (лікарняні) не включається до складу заробітної плати (розд. ІІІ Інструкції №5), то оподаткування такого доходу здійснюється у загальному порядку визначеному за ставкою ПДФО 18% (ЗІР, категорія 103.03). На допомогу по вагітності та пологах ПДФО не нараховується (пп. 165.1.1 ПКУ).

В 4 ДФ лікарняні відображають за ознакою доходу «127» окремим рядком від заробітної плати.

Допомога по вагітності та пологах в 4 ДФ за ознакою доходу «128» (заповнюють лише графи 3а та 3).

Відповідно лікарняні та допомога по вагітності та пологах є базою нарахування єдиного внеску на загальних підставах (ЗІР, категорія 201.04.01). Тобто нараховують ЄСВ за ставкою 22% або 8,41% по працівнику з інвалідністю.

В Д1 податкового розрахунку лікарняні відображаються в місяці нарахування (місяць набуття статусу «Готовий до сплати») окремим рядком від заробітної плати. Якщо лікарняне перехідне, формується кількість рядків, що відповідає місцям, на які припадають дні хвороби.

Висновки

1. Резиденти Дія Сіті (крім резидента Дія Сіті, який одночасно має статус резидента Дефенс Сіті) є звичайними роботодавцями, мають обов’язок нараховувати та виплачувати заробітну плату найманим працівника, надавати відпустки, призначати та оплачувати лікарняні.
2. Для резидентів Дія Сіті (крім резидента Дія Сіті, який одночасно має статус резидента Дефенс Сіті) діючим законодавством передбачено пільговий режим оподаткування ПДФО та ЄСВ.
3. З огляду на специфіку оподаткування резиденти Дія Сіті мають особливості формування Податкового розрахунку ПДФО / ВЗ / ЄСВ та додатків до нього.

Читайте більше:

Звіт про відповідність резидента Дія Сіті: інструкція із заповнення та подання

Дія Сіті: що це, які особливості звітування та оподаткування податком на прибуток підприємств

Гіг-спеціалісти резидента Дія Сіті: винагорода, лікарняні, оплачувана перерва, відображення у Податковому розрахунку