Звільнення за прогули: підстави та ризики для роботодавця

1. Правові підстави для звільнення за прогул
2. Звільнення як дисциплінарне стягнення
3. Алгоритм звільнення за прогул
4. Що є поважними причинами відсутності працівника
5. Висновки

Правові підстави для звільнення за прогул

Роботодавець має право розірвати трудовий договір (у тому числі строковий) у разі прогулу працівника без поважних причин. Закон визначає прогул як відсутність працівника на роботі більше ніж 3 години протягом робочого дня (безперервно чи сумарно). Ця підстава для звільнення прямо передбачена п. 4 ч. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП).

Однак правозастосовна практика показує:

роботодавці часто помиляються, трактуючи будь-яку відсутність на роботі як прогул. Пункт 24 Постанови №9 роз’яснює, що прогулом визнається лише необґрунтована відсутність. Тобто роботодавець повинен довести, що причини відсутності були саме неповажними.

У п. 24 постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» від 06.11.1992 №9 (далі – Постанова №9) прогулом без поважних причин є:

1. залишення роботи без відповідного попередження роботодавця в установленому порядку про розірвання трудового договору;
2. залишення роботи до закінчення строку попередження без згоди на це роботодавця, якщо такий договір укладено на невизначений строк;
3. залишення без поважних причин особою, з якою укладено строковий трудовий договір, роботи до закінчення строку трудового договору;
4. самовільне залишення молодим спеціалістом (молодим робітником) роботи, на яку його направили після закінчення відповідного закладу освіти, до закінчення строку обов'язкового відпрацювання;
5. самовільне використання без погодження з роботодавцем днів відгулів, чергової відпустки тощо.

Водночас відсутність працівника через незаконне переведення не може визнаватися прогулом, адже в такому випадку відповідальність лежить на роботодавцеві. Про це було також вказано у п. 24 Постанови №9.

Звільнення як дисциплінарне стягнення

Закон кваліфікує звільнення за прогул як вид дисциплінарного стягнення (ст. 147 КЗпП). Альтернативою стягненням може бути догана.

Зверніть увагу! За кожне порушення трудової дисципліни можна застосувати лише одне стягнення. Тобто якщо роботодавець обирає звільнення за прогул, то додатково оголошувати догану в цьому випадку заборонено

На відміну від звільнення за систематичне невиконання трудових обов'язків (п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП), звільнення за прогул не потребує попередніх дисциплінарних стягнень. Це свідчить про те, що законодавець кваліфікує прогул як грубе одноразове порушення, що саме по собі є достатньою підставою для припинення трудових відносин.

Звільнення за прогул може застосовуватися лише за дотримання всіх процедурних умов. Зокрема:

1. стягнення має накладатися безпосередньо після виявлення проступку, але не пізніше одного місяця з дня його виявлення. Не враховується час звільнення працівника від роботи у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю або перебування його у відпустці;
2. максимальний строк для застосування стягнення – 6 місяців з дня самого прогулу (ст. 148 КЗпП);
3. роботодавець зобов’язаний витребувати від працівника письмові пояснення (ст. 149 КЗпП).

Алгоритм звільнення за прогул

Крок 1. Фіксація відсутності працівника на робочому місці.

Керівник структурного підрозділу складає доповідну або службову записку.

Доповідна записка є додатковим доказом обізнаності керівництва про відсутність працівника. У ній доцільно вказати:

1. точний час виявлення відсутності працівника на робочому місці;
2. обставини, за яких встановлено відсутність працівника;
3. спроби з'ясування причин відсутності;
4. підписи свідків (якщо є).

Зразок Доповідної записки про відсутність працівника на роботі

Завантажуйте шаблон та зразок Доповідна записка про відсутність працівника на роботі

Додатково оформлюється акт про відсутність працівника на робочому місці, який підписують не менш ніж два свідки.

Зразок Акту про відсутність працівника на роботі

Завантажуйте зразок та шаблон Акт про відсутність працівника на роботі

У табелі обліку робочого часу роблять позначку «ПР» (прогул). Якщо причина ще не з’ясована – «НЗ» (неявка з нез’ясованих причин) чи «І» (інші причини неявки).

Крок 2. З’ясування причин відсутності працівника на робочому місці.

У трудовому праві діє принцип захисту працівника, тому роботодавець несе обов'язок довести відсутність поважних причин для неявки на роботу.

Якщо причини відсутності невідомі, то важливим етапом у процедурі звільнення є витребування письмових пояснень у працівника. Відмова від надання пояснень сама по собі не зупиняє процедуру, але факт відмови також фіксується актом.

Тож роботодавець, отримавши доповідну чи службову записку про відсутність працівника, зобов’язаний організувати процес з’ясування причин такої відсутності.

Зразок Наказу про проведення службового розслідування для з’ясування причин відсутності на роботі

Завантажуйте зразок та шаблон Наказ про проведення службового розслідування для з’ясування причин відсутності на роботі

Зазвичай для цього створюється комісія, яка фіксує обставини та вживає можливих заходів, спрямованих на отримання від працівника письмового пояснення причин його неявки. Пояснення причин відсутності повинно бути викладене особисто працівником та підтверджене його підписом.

Якщо ж працівник відмовляється від надання пояснень, комісія складає відповідний акт про відмову

Зразок Акту про відмову працівника надати письмові пояснення причин відсутності на роботі

Завантажуйте зразок та шаблон Акт про відмову працівника надати письмові пояснення причин відсутності на роботі

Такий порядок ґрунтується на положеннях ст. 149 КЗпП, яка чітко встановлює, що до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець зобов’язаний витребувати письмові пояснення від особи, яка порушила трудову дисципліну.

Отже, обов’язок роботодавця вважається виконаним, якщо він звертався до працівника за поясненням причин відсутності, і працівник:

1. надав письмові пояснення;
2. відмовився від їх надання, що підтверджується належним чином оформленим актом.

На це, зокрема, звертало увагу Міністерство соціальної політики в листі від 22.04.2019 №82/0/22-19/133:

Зокрема, відповідно до частини першої статті 149 КЗпП власник або уповноважений ним орган до застосування дисциплінарного стягнення повинен зажадати від порушника трудової дисципліни письмові пояснення. Цей обов'язок роботодавця може бути визнано виконаним, якщо працівник надав необхідні пояснення або відмовився їх надавати, про що складається відповідний акт.

Що є поважними причинами відсутності працівника

Поважними причинами мають бути об`єктивні обставини, які безумовно перешкоджали працівнику з`явитися на роботу і не могли бути ним усунуті (див. постанову Верховного Суду від 15.10.2024 у справі №537/1348/22).

Законодавство не містить вичерпного переліку поважних причин відсутності на роботі. Однак практика та офіційні роз’яснення дозволяють визначити найбільш типові ситуації, що можуть визнаватися обґрунтованими:

1. надзвичайні обставини (стихійні лиха – пожежа, повінь, буревій, а також аварії чи техногенні катастрофи), які унеможливили явку на роботу;
2. транспортні перешкоди (зокрема тривалі затори), що об’єктивно спричинили запізнення;
3. надання допомоги потерпілим від нещасного випадку або здійснення дій із порятунку державного чи приватного майна у надзвичайних умовах;
4. захворювання працівника, навіть якщо воно не підтверджене листком непрацездатності;
5. виїзд працівника за межі міста, області чи навіть країни у зв’язку з воєнною агресією та реальною загрозою життю та здоров’ю в умовах бойових дій.

Надалі роботодавець, оцінивши обставини, може «легалізувати» відсутність працівника, наприклад, надавши йому щорічну відпустку або відпустку без збереження заробітної плати на час воєнного стану.

Первинну оцінку поважності причин відсутності здійснює роботодавець. Водночас слід пам’ятати, що у разі оскарження звільнення в суді саме суд даватиме остаточну оцінку наведеним обставинам. Це означає, що формальний підхід роботодавця (наприклад, відмова визнати поважними очевидні надзвичайні події) може призвести до негативних наслідків у вигляді поновлення працівника та стягнення середнього заробітку за час вимушеного прогулу.

Крім того, важливо враховувати, що роботодавець має право, але не зобов’язаний, розірвати трудовий договір за прогул. Тобто в кожному конкретному випадку необхідно ретельно оцінювати не лише факт відсутності, а й перспективи можливих судових спорів.

Зверніть увагу! Відповідно до статті 5 Закону України від 24.03.2022 №2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136) роботодавець не має підстав для звільнення працівника, який був відсутній на роботі більше трьох годин, якщо робоче місце працівника розташоване на території активних бойових дій

Особливої уваги заслуговує ситуація, коли роботодавець не володіє жодною інформацією про місце перебування працівника та причини його відсутності. У такому разі застосувати дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення неможливо, адже відсутня ключова умова – витребування пояснень (ст. 149 КЗпП).

Якщо працівник не з’являється на роботі, то йому можна відправити лист (із повідомленням про вручення) з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі.

Зразок Листа з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі

Завантажуйте зразок та шаблон Лист з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі

Лише після виконання вищезазначених процедур можна переходити до питання застосування дисциплінарного стягнення, зокрема звільнення працівника. В іншому випадку роботодавець ризикує отримати судове рішення не на свою користь.

Зверніть увагу! Відсутність поважних причин – ключовий елемент, що потребує ретельної перевірки

Крок 3. Прийняття рішення про дисциплінарне стягнення (звільнення).

Власник або уповноважений орган ухвалює наказ про звільнення, дотримуючись строків, передбачених у ст. 148 КЗпП.

Зразок Наказу про звільнення за прогул

Завантажуйте зразок та шаблон Наказу про звільнення за прогул

У наказі про звільнення має бути точне посилання на підставу (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП) та вказані документи, які підтверджують факт прогулу.

Зверніть увагу! У ст. 43 КЗпП передбачено, що якщо працівник є членом профспілки, то для його звільнення за прогул доцільно отримати згоду від профспілки. Однак у період дії воєнного стану норми ст. 43 КЗпП підлягають застосуванню лише в разі звільнення працівників підприємств, установ або організацій, обраних до профспілкових органів (ч. 2 ст. 5 Закону №2136).

У день звільнення працівника роботодавець повинен провести з ним остаточний розрахунок. Відповідно до ст. 47 та ст. 116 КЗпП працівнику слід видати:

1. копію наказу про звільнення (в оригіналі наказу працівник робить позначку, що отримав копію наказу);
2. письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми під час звільнення;
3. трудову книжку (якщо вона зберігалась у роботодавця). Якщо трудова книжка зберігається в працівника, то запис про звільнення вносять до неї на вимогу працівника.

Висновки

1. Роботодавець має право розірвати трудовий договір (у тому числі строковий) у разі прогулу працівника без поважних причин більше ніж 3 години протягом робочого дня.
2. Законодавство не містить вичерпного переліку поважних причин відсутності на роботі. Поважними причинами відсутності працівника мають бути об`єктивні обставини, які безумовно перешкоджали працівнику з`явитися на роботу і не могли бути ним усунуті.
3. Дотримання процедури витребування пояснень є ключовою умовою правомірності звільнення за прогул. Якщо роботодавець не зафіксує відмову працівника надати пояснення або не доведе, що вжив усіх заходів для їх отримання, суд із високою ймовірністю визнає звільнення незаконним.

Читати більше:

Особливості звільнення працівника за прогул

Прогул працівника: нові заборони для звільнення під час воєнного стану

Невихід на роботу після заяви про звільнення: коли це вважається прогулом

Акт про відсутність на роботі: як правильно фіксувати факт прогулу

Звільнення за прогул без ризиків: умови та процедура

Мобілізованого працівника звільнено за прогул: що робити

Звільнення за прогул працівника, що знаходиться за кордоном